Offboarding – Professionelles Exit-Management

Was ist Offboarding und warum ist es wichtig?

Offboarding ist ein Prozess in der Personalabteilung eines Unternehmens, durch den sich Mitarbeiter:innen offiziell von ihren Arbeitgeber:innen trennen, entweder nachdem eine Kündigung eingereicht oder die Arbeitsstelle wegrationalisiert wurde oder die Person in den Ruhestand geht.

Ziel des Offboarding ist es, positive Beziehungen zu ausscheidenden Mitarbeiter:innen aufrechtzuerhalten, die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten, das Wissen und Know-how an Nachfolger:innen oder das Team weiterzugeben, Störungen zu minimieren und Feedback für das Unternehmen zu sammeln. Der Prozess findet in der letzten Woche des Arbeitsverhältnisses statt, wobei die meisten Aufgaben am letzten Arbeitstag erledigt werden.

Offboarding vs. Onboarding

Das Offboarding findet am Ende des Arbeitsverhältnisses statt, während das Onboarding am Anfang des Verhältnisses steht. Der Onboarding-Prozess umfasst die Orientierung neuer Mitarbeiter:innen im Unternehmen, Schulungen, das Kennenlernen neuer Teammitglieder und Ähnliches. Das Offboarding konzentriert sich auf einen reibungslosen Ausstieg für Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen verlassen.

Das Onboarding ist über die HR-Abteilung hinaus ein bekannter Begriff und die Chance für Ihr Unternehmen, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Ein Offboarding bietet hingegen die Chance für Ihr Unternehmen, einen positiven letzten Eindruck zu hinterlassen, den scheidenden Mitarbeiter:innen nach dem letzten Arbeitstag ein gutes Gefühl zu geben und den Ruf Ihres Unternehmens zu fördern.

Wer leitet den Offboarding-Prozess?

In der Regel leitet die Personalabteilung das Offboarding-Verfahren. Je nach Rolle ausscheidender Mitarbeiter:innen und dem Grund für das Ausscheiden aus dem Unternehmen können auch andere Teammitglieder beteiligt sein, z. B. Vorgesetzte oder Mitglieder der Geschäftsführung.

Checkliste für das Offboarding von Mitarbeiter:innen

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie ein professionelles Offboarding korrekt durchführen, können Sie sich an der folgenden Checkliste orientieren, die die wichtigsten Punkte erläutert:

• Dokumentation: Lassen Sie sich von den ausscheidenden Mitarbeiter:innen ein formelles Kündigungsschreiben aushändigen oder ein Kündigungsschreiben unterschreiben. In diesen Dokumenten sollten das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und der Grund für die Kündigung (falls zutreffend) offiziell angegeben sein. Geben Sie ausscheidenden Mitarbeiter:innen einen Überblick über den Offboarding-Prozess, damit sie wissen, welche Aufgaben sie bei der Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses haben.
• Wissenstransfer: Planen Sie Zeit für ausscheidende Mitarbeiter:innen ein, um Prozesse und Anweisungen für das Team oder Nachfolger:innen zu dokumentieren. Möglicherweise müssen diese geschult und ihnen bestimmte Akten übergeben werden.
• Rückgabe von Firmeneigentum: Senden Sie den ausscheidenden Mitarbeitenden Unterlagen, die sie durch den Prozess der Rückgabe von Firmeneigentum (Laptop, Monitore, Telefon, Parkausweis, Firmenfahrzeug usw.) führen. Gelegentlich gerät die Rückgabe von teurem Unternehmenseigentum in Vergessenheit.
• Arbeitsablauf: Entfernen Sie ausscheidende Mitarbeiter:innen aus Ihren etablierten Arbeitsabläufen und Prozessen und bestimmen Sie einen Ersatz, der diese Lücke füllt, wie beispielsweise Manager:innen, Kolleg:innen oder neue Mitarbeiter:innen).
• Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen: Bereiten Sie den letzten Gehaltsscheck vor, der auch nicht genutztes Urlaubsgeld, nicht gezahlte Boni und Provisionen, Rückerstattungen usw. enthalten kann. Schließen Sie den Sozialplan ab (stellen Sie die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung) und lassen Sie ihnen die erforderlichen Steuerunterlagen zukommen. Entfernen Sie ausgeschiedene Mitarbeitende von der Gehaltsliste, sobald die letzte Zahlung erfolgt ist.
• Deaktivierung: Schließen Sie die berufsbezogenen Konten ausgeschiedener Mitarbeiter:innen (sichern oder exportieren Sie vorher die Daten und wichtigen Informationen). Entfernen Sie Zugriffsrechte und den Zugang zu den internen Kommunikationskanälen des Unternehmens, zu E-Mail-Konten, zu Software von Drittanbietern, zu Google Drive, zu den Konten in den sozialen Medien des Unternehmens, zu Kreditkarten, Personalausweisen und Zugangsberechtigungen für das Büro.
• Öffentliche Bekanntmachungen: Aktualisieren Sie die Unternehmenswebsite und das Mitarbeiterverzeichnis. Benachrichtigen Sie Teammitglieder, externe Kontakte und Kund:innen, die mit ausgeschiedenen Mitarbeitenden zusammengearbeitet haben, und stellen Sie eine Verbindung zu Nachfolger:innen her, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
• Arbeitszeugnis erstellen: Die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses ist für Arbeitgebende verpflichtend. Es dient als schriftliche Bestätigung der Tätigkeit und der erbrachten Leistungen und kann für zukünftige Bewerbungen für die ehemaligen Angestellten von großer Relevanz sein.
• Austrittsgespräch: Führen Sie ein Austrittsinterview, um Informationen von ausscheidenden Mitarbeiter:innen zu erhalten. Stellen Sie Fragen zu den Gründen für das Ausscheiden und bitten Sie um Feedback zum Team, zu Vorgesetzten und zum Unternehmen als Ganzes – was hat ihnen gefallen, was kann das Unternehmen verbessern und was hätten wir als Unternehmen machen können, damit sie bleiben? Solch ein Exitgespräch kann wertvolle Einblicke für Ihr Unternehmen bieten.

Ein strukturiertes Offboarding ist von tragender Wichtigkeit. Informieren Sie ausscheidende Mitarbeiter:innen über das voraussichtliche Datum der letzten Zahlung und gegebenenfalls über das Verfahren zum Erhalt einer Abfindung. Zudem muss Klarheit über die Verfügung von möglichem Resturlaub herrschen. Alle offenen Vergütungen, Boni, Urlaubstage und sonstigen Leistungen sollten gemäß den Unternehmensrichtlinien und den geltenden Arbeitsverträgen abgewickelt werden. Lassen Sie Mitarbeiter:innen bei dieser Gelegenheit auch ein Wettbewerbsverbot und eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben.

Warum ist ein Offboarding wichtig?

Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess erleichtert Ihrer Personalabteilung die Arbeit, verbessert Ihre Arbeitgebermarke und stellt sicher, dass ausscheidende Mitarbeiter:innen das Unternehmen in gutem Einvernehmen verlassen.

Positive Erfahrungen von Mitarbeitenden

Ausscheidende Mitarbeiter:innen sollten während ihres Offboarding-Prozesses eine positive Erfahrung machen. Wenn sie einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen beim Verlassen behalten, lässt es Ihr Unternehmen in einem guten Licht erscheinen und ermutigt sie, Ihr Unternehmen anderen, kompetenten Personen zu empfehlen. Es zeigt auch Ihren derzeitigen Mitarbeiter:innen, dass Sie auf das Offboarding vorbereitet sind, verbessert Ihr Arbeitgeberimage und Sie zeigen, dass Sie sich um die Person als Ganzes kümmern.

Sicherheit des Unternehmens

Wenn Sie den Trennungsprozess ordnungsgemäß durchführen, erhöhen Sie die Sicherheit für Ihr Unternehmen. Eine offizielle Offboarding-Checkliste hilft Ihrem HR-Team, sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben erledigt werden, und minimiert Sicherheitsrisiken, z. B. dass ehemalige Mitarbeiter:innen geschützte Informationen an nächste Arbeitgeber:innen weitergeben oder das Bürogebäude unbefugt betreten.

Reibungslose Übergänge für das Team

Der Offboarding-Prozess ist ohne einen Wissenstransfer zwischen ausscheidenden Mitarbeiter:innen und ihren Teammitgliedern oder Nachfolger:innen nicht vollständig. Dieser Wissenstransfer ermöglicht es den ausscheidenden Mitarbeiter:innen, Kolleg:innen auf ihr Ausscheiden vorzubereiten, sodass es nur zu minimalen Unterbrechungen im Team und in der Produktivität kommt.

Lernmöglichkeiten für das Unternehmen

Lassen Sie wertvolles Feedback nicht ungenutzt. Gewinnen Sie in einem Offboarding-Gespräch Informationen, die Ihnen helfen könnten, zukünftig wichtige Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen zu halten. Im Exit-Interview können ausscheidende Mitarbeiter:innen ein ehrliches Feedback über ihre Arbeitserfahrung geben. Wenn diese Gespräche in einer freundlichen und offenen Art und Weise geführt werden, ist es eine einmalige Chance, um an Informationen zu kommen, die sonst im Stillen verborgen bleiben. Sie können erfahren, was Ihr Unternehmen, Ihr HR-Team und Ihre Führungskräfte verändern können, um die Fluktuation zu verringern und bessere Mitarbeitererfahrungen zu bieten.

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