6 Gründe für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung in 2024

Die Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeitenden in Deutschland oder im Ausland umfasst mehr als nur die Gehaltszahlung am Ende des Monats. Heutige Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse gestalten sich äußerst komplex und nehmen viel wertvolle Zeit in Anspruch. Eine Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister mit Know-how auf dem neuesten Stand bietet Entlastung und Einsparpotenziale.

Das Outsourcing der Lohnabrechnung macht die Steuererklärung, die Berechnung der Gehaltsabrechnung und andere mit der Gehaltsabrechnung zusammenhängende Angelegenheiten einfacher und effizienter. Und das unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer:in oder Payroll-Expert:in in einem großen Unternehmen sind.

Mit Deel können Sie Zahlungen an Freelancer:innen, Dienste des Arbeitgebers (Employer of Record, EOR) sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf einer Plattform bündeln.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Vorteile eines Outsourcings bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung vor. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den richtigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister auswählen, damit Sie die Entgeltabrechnung für Ihre Mitarbeitenden kostengünstiger und einfacher gestalten können.

Was genau ist Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Bei der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird ein externer Dienstleister mit der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen beauftragt. Ein Dienstleister für die Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass:

• alle Lohn- und Gehaltszahlungen pünktlich und gemäß Ihren Mitarbeitervereinbarungen ausgezahlt werden.
• die Zahlungen genau und unter Einhaltung der Gesetze in Deutschland und örtlichen Bestimmungen im Ausland erfolgen.
• die Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen und Mitarbeiterdaten nach DIN ISO/IEC 27001 sicher verwaltet werden.

Es besteht teilweise die Annahme, dass das Outsourcing von Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch Personaldienstleistungen beinhaltet, die bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitern unterstützen. Das Personalwesen grenzt sich allerdings deutlich on der Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab. Es kann grundsätzlich ebenfalls an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass externe Lohnbuchhaltungsunternehmen nur die Auszahlung an Ihre Mitarbeitenden übernehmen. Einige zukunftsorientierte Unternehmen wie z. B. Deel bieten beides an.

Die größten Vorteile bei der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Warum die Gehaltsabrechnung vom Kerngeschäft outsourcen? Eine teilweise oder komplette Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister kann dazu beitragen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse deutlich zu verschlanken. Das Risiko von Gesetzesverstößen wird verringert – korrekte Steuerzahlungen und zuverlässige Gehaltsabrechnungen sind abgesichert. Sehen wir uns die Vorteile einmal genauer an.

Geringeres Risiko von Gesetzesverstößen

Unabhängig davon, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland oder im Ausland durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze eingehalten werden.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze variieren von Land zu Land. Es kommt auch vor, dass sich regionale Tarifverträge je nach Bundesland unterscheiden. Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze schreiben grundsätzlich vor, wie Mitarbeitende ihr Gehalt erhalten, wann sie zu bezahlen sind und welche Abgaben und Abzüge sie z. B. für die Krankenversicherung und die Sozialversicherung zu entrichten haben.

Wenn Ihre Lohnbuchhaltung oder ihr Lohnbüro nicht mit den lokalen Gesetzen zur Einstufung von Arbeitnehmer:innen vertraut ist, besteht die Gefahr, dass sie falsch eingestuft werden. Die Zusammenarbeit mit einem globalen Payroll-Anbieter, der Erfahrung mit internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetzen hat, schließt ein solches Risiko aus. Die Missachtung der Gesetzgebung führt in der Regel zu horrenden Geldstrafen und Bußgeldern, die Hunderttausende von Euros kosten.

Die Compliance mit regionalen Gesetzen in einer ausländischen Region erfordert viel Zeit und Know-how. Wenn Ihr Unternehmen international expandiert, wächst diese Arbeitsbelastung entsprechend mit. Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben an einen Dienstleister mit lokal ansässigen Spezialisten schafft Sicherheit und Entlastung. Sie und Ihr Team können sich darauf verlassen, die internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze einzuhalten.

Einsparung von Kosten

Das Outsourcing von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an externe Dienstleister kostet in der Regel weniger als der Aufbau einer eigenen Lohnbuchhaltung. Diese Kosteneinsparungen machen sich für Unternehmen in Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten besonders bemerkbar. Hier stellt die Einstellung, Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildung einer eigenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung oftmals eine beträchtliche Investition dar.

Global aufgestellte Unternehmen erzielen durch Outsourcing der Gehaltsabrechnung an einen internationalen Anbieter ebenfalls deutliche Einsparpotenziale. Die Einstellung und Bezahlung von Mitarbeitern in mehreren Ländern erfordert zusätzliche Lohnbuchhalter und Rechtsberater.

Der Einsatz einer Full-Service-Lösung wie Deel, die Lohnbuchhaltung und Personalwesen in einer Plattform vereint, bietet kleinen und großen Unternehmen viele wertvolle Perspektiven.

Gute Erfahrung bei wachsenden Teams

Die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen und die Einhaltung von Compliance-Standards ist für überlastete Payroll-Abteilungen äußerst schwierig. Insbesondere wenn das Unternehmen schnell wächst. Diese Überlastung führt oft zu Verzögerungen und Fehlern bei der Gehaltsabrechnung.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, brauchen Sie bei der Entgeltabrechnung einen Anbieter, der automatisch mit Ihnen wächst. Durch das Outsourcing von Aufgaben können Sie sicherstellen, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit der nötigen Sorgfalt durchgeführt werden und reibungslos funktionieren. Ihre interne Buchhaltungsabteilung kann sich dabei voll auf das Kerngeschäft konzentrieren und das Unternehmen beim Wachstum unterstützen.

Erhöhte Datensicherheit

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gewährleistet maximale Datensicherheit und verhindert sogar Unterschlagung und Identitätsdiebstahl.

Wenn ein externer Anbieter Gehaltsabrechnungsdaten für Mitarbeitende in der Europäischen Union (EU) verarbeitet, muss er die Standards der Allgemeinen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen. Ihr Anbieter sollte auch über eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) verfügen, in der dargelegt wird, wie die Parteien Ihre Daten in Übereinstimmung mit der GDPR verarbeiten und speichern. Dazu gehören angemessene Sicherheitsrichtlinien, Verschlüsselung, physische Datenschutzmaßnahmen und Risikobewertungen.

Weniger Fehler in der Gehaltsabrechnung

Für Unternehmen sind oftmals ungenaue Daten die Ursache, weshalb die Gehaltsabrechnung nicht effizient gestaltet werden kann. Ein Lohnbuchhaltungsdienstleister trägt die alleinige Verantwortung, dass Zahlungen korrekt erfolgen und Steuergesetze eingehalten werden. Dadurch ist die Fehlerwahrscheinlichkeit geringer als bei einer internen Buchhaltungsabteilung.

Fehler in der Gehaltsabrechnung wirken sich nicht selten negativ auf die Stimmung Ihrer Mitarbeitenden aus: Wenn Finanzen in Verzug geraten, dann entsteht Stress. Differenzen und Verzögerungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung beeinträchtigen zudem das Vertrauen und können dem Image Ihres Unternehmens schaden. Möglicherweise werden sogar Ihre Managementfähigkeiten und die finanzielle Lage des gesamten Unternehmens und in Frage gestellt.

Die Folgen einer fehlerhaften Lohnabrechnung können deutlich schwerwiegender sein als eine Mitarbeiterbeschwerde über fehlendes Geld auf dem Gehaltskonto. Eine nicht ordnungsgemäß eingereichte Lohnsteuer bedeutet Strafzahlungen und rechtliche Konsequenzen mit den örtlichen Regierungsbehörden.

Effizientere Prozesse

Die meisten Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten sind auf dem Stand der neuesten Technologien. Dadurch können sie ihren Kunden innovative Dienstleistungen auf höchstem Level bieten. Automatisierungs- und KI-Funktionen ermöglichen es den Gehaltsabrechnungsexperten, sich auf die Optimierung Ihres Gehaltsabrechnungssystems zu konzentrieren. Dadurch werden menschliche Fehler reduziert, die Effizienz steigt.

Um die Effizienz ihrer Gehaltsabrechnung zu maximieren, sollten Sie sich für einen zentralisierten Payroll-Anbieter wie Deel entscheiden.

Wie funktioniert das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Die Beauftragung eines externen Dienstleisters bedeutet, dass Sie die Daten Ihrer Arbeitnehmer weitergeben müssen. Bevor Sie einen Gehaltsabrechnungsdienstleister beauftragen, sollten Sie sich vergewissern, dass eine angemessene Datenschutzvereinbarung und die Einhaltung der DIN ISO/IEC 27001 zum Schutz von Informationen vorliegen, um mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden, falls der Outsourcing-Dienstleister die Gehaltsabrechnungsdaten falsch handhabt. Sicherheitszertifikate sollten auf Aktualität geprüft werden.

Das Lohnbuchhaltungsunternehmen benötigt in der Regel folgende Mitarbeiterdaten:

• Kontaktinformationen der Mitarbeitenden, persönliche Daten
• Lohnsatz
• Berufsbezeichnung
• Einstellungsdatum
• Art des Vertrags

Verwenden Ihre Mitarbeitenden Zeitkarten oder Zeiterfassungssoftware? Der Gehaltsabrechnungsdienstleister wird wahrscheinlich Zugang zu diesen Informationen benötigen, um die Zahlungen zu berechnen und per Gehaltsscheck oder direkter Einzahlung zu übermitteln.

Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen können auch die Lohnsteuer abwickeln und sicherstellen, dass Sie die entsprechenden Steuervorschriften einhalten – unabhängig davon, woher Ihre Mitarbeitenden kommen. Hierzu müssen Sie Steuerformulare und andere Mitarbeiterinformationen bereitstellen, wie z. B. Sozialversicherungsnummern oder Steueridentifikationsnummern (Steuer-ID).

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch einen Dienstleister umfasst folgende Schritte:

1. Die Einrichtungsphase – Sie übermitteln dem beauftragten Lohnbuchhaltungsunternehmen alle erforderlichen Informationen. Sie müssen den Tarif und die Arbeitsstunden für jeden Mitarbeitenden bestätigen.
2. Während des Lohn- und Gehaltszahlungszeitraums benötigt das Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden für jeden Mitarbeitenden, damit es die Daten in seine Software eingeben und die Löhne und Gehälter berechnen kann. Möglicherweise müssen Sie diese Informationen bestätigen.
3. Nach der Berechnung des Bruttolohns nimmt der Gehaltsabrechnungsdienstleister gegebenenfalls die Abzüge vor. Dazu gehören Steuern, Kindergeld, Sozialleistungen und ggf. betriebliche Altersvorsorge.
4. Bei der Berechnung des Nettolohns nimmt Ihr Gehaltsabrechnungsdienstleister Überweisungen vor, stellt Ihren Arbeitnehmer:innen bei Bedarf Schecks aus und nimmt notwendige Zahlungen wie z. B. Steuern vor
5. Als Unternehmenseigentümer oder Finanzvorstand erhalten Sie für jeden Lohn- und Abrechnungszeitraum die Lohnabrechnungen.

Welche Möglichkeiten gibt es für das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?

Bei der Auswahl eines Outsourcing-Anbieters für die Gehaltsabrechnung sollten Sie Ihr Budget und Ihre Wachstumsziele zu Grunde legen. Berücksichtigen Sie außerdem, wie Ihre interne Lohnbuchhaltung aufgestellt ist.

Full-Service-Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Full-Service-Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verfügen über viel Erfahrung mit der Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und der Einhaltung von Steuervorschriften für Unternehmen. Wenn Sie Mitarbeitende auf globaler Ebene einstellen, sollten Sie sich nach einem internationalen Payroll-Anbieter in Betracht ziehen.

Entsprechende Anbieter, zu denen auch Deel gehört, übernehmen für Sie die Verantwortung und sind mit undurchsichtigen Gehaltsabrechnungsgesetzen und bewährten Verfahren bestens vertraut.

Deel ist eine All-in-One-Human Resources-Plattform für internationale Teams. Im Vergleich zu anderen Anbietern bietet Deel:

• Größere Abdeckung mit weltweit verfügbarer Gehaltsabrechnung, Einstellung von Freelancer:innen in 150 Ländern und Einstellung von Mitarbeitenden über eine eigene Infrastruktur
• Schnellerer und zuverlässigerer 24/7-Support sowie eigene Account Manager für jedes Team
• Weniger manuelle Arbeit mit mehr als 11 Automatisierungen, automatischen Zahlungen und Rechnungen sowie Vertragsänderungen über die Plattform
• Mehr Zahlungskontrolle und Flexibilität mit erweiterten Optionen für die Gehaltsabrechnung, Off-Cycle-Zahlungen wie Provision oder Urlaubsgeld, mehr als 8 Optionen für die Vertragsrücknahme, Deel Cards und mehr

Professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO)

PEOs, oder Professional Employer Organizations, sind Unternehmen, die umfassende Outsourcing-Dienstleistungen für Personalmanagement und HR-Funktionen anbieten. Die Beauftragung eines PEO bietet Ihnen neben der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Abzüge und der Berichterstattung auch Personaldienstleistungen wie Sozialleistungen, Compliance und Risikomanagement. PEOs sind für kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmen und große Unternehmen geeignet, da sie über die Flexibilität und das Fachwissen verfügen, um die verschiedenen Rechtssysteme und Steuergesetze zu handhaben.

Ein PEO-Service kann teurer sein als einfache Outsourcing-Optionen für die Gehaltsabrechnung. Diese Kosten spiegeln jedoch die breit gefächerten HR-Dienstleistungen wider, die sie anbieten. Während ein normaler Gehaltsabrechnungsdienst nur die Gehaltsabrechnung und die Steuern abwickelt, handelt ein PEO für Sie auch günstige Tarife für Gesundheitsleistungen aus, wickelt die Bearbeitung von Ansprüchen ab und verwaltet weitere Personalaufgaben, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.

Suchen Sie nach einem PEO, der sowohl über umfangreiche internationale Erfahrung als auch über stabile Integrationen in Ihre bestehende Software verfügt. Diese Skalierbarkeit macht zusätzliche Investitionen in die Personalinfrastruktur überflüssig, so dass sich Ihr Team auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Software für die Gehaltsabrechnung

Der Einsatz von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in der Regel nicht als Outsourcing betrachtet, da dies immer noch Arbeitsaufwand für Ihr Team bedeutet. Wenn Ihr Team jedoch derzeit Tabellenkalkulationen verwendet, um die Gehaltsabrechnung manuell zu verwalten, ist die Investition in eine Gehaltsabrechnungssoftware ein guter erster Schritt zur Verbesserung Ihrer Prozesse und trägt zur Zeitersparnis bei.

Freelance-Buchhalter:in

Für kleine Unternehmen kann es von Vorteil sein, mit einem Freelancer:in zusammenzuarbeiten, da dies weniger kostenintensiv ist. Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag mit den freiberuflichen Buchhalter:innen keine Eventualitäten offen lässt, um mögliche Probleme bei einer falschen Einstufung zu vermeiden.

Vereinfachen Sie die globale Gehaltsabrechnung mit Deel

Ein internationales Team fördert Innovation, Kreativität und Vielfalt. Aber es erschwert auch die Gehaltsabrechnung. Sie müssen sich mit unterschiedlichen Währungen, Wechselkursen, Bankgesetzen und Compliance-Anforderungen auseinandersetzen. Und wenn Ihr Team wächst, wächst auch Ihr Bedarf an Gehaltsabrechnungen.

Mit der globalen Gehaltsabrechnungslösung von Deel werden Ihnen Arbeit und Sorgen abgenommen. Führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einer Plattform auf der ganzen durch. Vereinfachen Sie internationale Abläufe und beheben Sie die laufende Verwaltung der lokalen Compliance, Steuern und Sozialleistungen.

Sehen Sie, wie einfach globale Gehaltsabrechnung sein kann..