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6 min
Lohnsteuer und Lohnnebenkosten bei der US-Payroll: Definition, Beispiele und Kosten
US-Gehaltsabrechnung
Autor
Das Deel-Team
Veröffentlicht
24 Mai, 2023
Letzte Aktualisierung
08 Oktober, 2024
Das Wichtigste in Kürze
- Die Lohnsteuer ist eine Steuerart, die vom Bruttolohn der Arbeitnehmer:innen abgezogen und an die Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden abgeführt wird.
- Die vier häufigsten Lohnsteuerabzüge in den USA sind: die Einkommensteuer, die Sozialabgaben, 401(k)-Beiträge und Lohnpfändungen.
- Die Lohnsteuersätze werden durch die jeweiligen vor Ort geltenden gesetzlichen Bestimmungen festgelegt und variieren daher von Land zu Land (bzw. Bundesstaat).
Wenn Sie Ihr Personal aufstocken wollen, müssen Sie die Lohnnebenkosten für internationale Mitarbeitende, einschließlich Gehalt, Benefits und Lohnsteuer, genau prüfen. In diesem Leitfaden werden die Definition der Lohnsteuer und die damit einhergehenden Abgaben erläutert, damit Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen besser beurteilen können.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel enthält Informationen zur Lohnsteuer in Bezug auf geltende US-amerikanische Gesetze und darf nicht als Rechts- oder Steuerberatung verstanden werden. Die angegebenen Kosten und Sätze beziehen sich auf den Zeitpunkt der Veröffentlichung.
Was ist die Lohnsteuer?
Die Lohnsteuer ist eine Steuer, die vom Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers abgeführt wird. In einigen Fällen wird die Lohnsteuer vom Arbeitnehmergehalt einbehalten, in anderen Fällen wird sie von Arbeitgeber:innen übernommen und in wieder anderen Fällen wird sie 50:50 geteilt.
In den USA finanziert der Staat mit Lohnsteuern die Kosten für verschiedene öffentliche Programme, darunter die Sozialversicherung (Social Security) und Medicare. Die Kommunalverwaltungen verwenden die Lohnsteuer in der Regel zweckgebunden, etwa für den öffentlichen Nahverkehr oder die Instandsetzung der Infrastruktur. Einige Programme tragen dazu bei, Menschen ein existenzsicherndes Einkommen zu sichern, wenn sie in Rente gehen.
Lohnsteuer und Lohnnebenkosten: Beispiele
Die Lohnsteuer in den USA beinhaltet unter anderem folgende Abgaben:
- Steuern auf den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, einschließlich des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils der fälligen Sozialabgaben
- Medicare-Steuern, die von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer:innen einbehalten werden
- Arbeitslosenversicherungssteuer auf den Arbeitgeber-Beitragssatz für Arbeitnehmer in den meisten Bundesstaaten, sowie Beiträge zum Arbeitslosengeld
- Staatliche Arbeitslosenversicherungssteuer auf den Beitragssatz des Arbeitgeber:in für Arbeitnehmer:innen in den meisten Bundesstaaten. Dieser basiert in der Regel auf den von den Arbeitnehmer:innen geleisteten Arbeitsstunden oder ihrem Verdienst innerhalb eines bestimmten Zeitraumes.
- Die Steuern gemäß dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) werden an die US-amerikanische Regierung entrichtet. Einige Arbeitgeber:innen erhalten eine Ausgleichsgutschrift für gezahlte staatliche Arbeitslosensteuern.
- Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Workers' Compensation), die Arbeitsunfälle oder Krankheiten abdeckt, die während der Ausübung der beruflichen Tätigkeit auftreten. Diese Versicherung muss in den meisten US-Bundesstaaten von den Arbeitgeber:innen für ihre Arbeitnehmer:innen abgeschlossen werden.
- Einbehaltung der Einkommensteuer auf Löhne und Gehälter von Arbeitnehmer:innen
Die Lohnsteuer variiert von Land zu Land. Im Vereinigten Königreich werden Lohnsteuern auf die Löhne der Arbeitnehmer:innen erhoben, um deren Sozialversicherungsprogramme zu finanzieren. Dazu zählen die Pay As You Earn (PAYE)-Einkommenssteuer sowie die Beiträge zur Sozialversicherung für Arbeitnehmer:innen.
So berechnen und entrichten Sie Lohnsteuern und Lohnnebenkosten
In der Regel erfassen Arbeitgeber:innen den Umfang der Steuern, die sie vom Lohn eines Arbeitnehmers einbehalten, und melden diese Informationen dann an die zuständige staatliche Behörde. Diese berechnet daraufhin den Zusatzbeitrag.
Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, Einkommensteuern vom Bruttoeinkommen ihrer Mitarbeitenden einzubehalten, es sei denn, sie bescheinigen ihre Befreiung gemäß den jeweiligen landesspezifischen steuerlichen Bestimmungen. Der Staat kann außerdem verlangen, dass Sie private Einkommensteuern vom Lohn einbehalten.
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—Daniel Aksioutine,
COO, Divbrands
Um den genauen Steuerbetrag zu ermitteln, der in den USA vom Gehalt der Arbeitnehmer:innen einzubehalten ist, benötigen Arbeitgeber:innen das Formular W-4, das Arbeitnehmer ausfüllen und einreichen müssen. Zudem müssen Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeitenden das IRS-Formular W-2 aushändigen, einen Jahresbericht, in dem der Verdienst der Mitarbeitenden und die einbehaltenen Steuern aufgeführt sind. Die meisten Arbeitgeber:innen sind zudem verpflichtet, die Lohnsteuerberechnungen auf den Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer auszuweisen.
Der Internal Revenue Service (IRS) verlangt von Arbeitgeber:innen, dass sie zusammen mit ihrer jährlichen Steuererklärung zusätzliche Formulare einreichen, um die Beträge zu melden, die sie von den Löhnen der Arbeitnehmer:innen einbehalten haben. Arbeitgeber:innen müssen darüber hinaus auch den Arbeitgeberanteil an den FICA-Steuern (Federal Insurance Contributions Act) und alle anderen, sie betreffenden lohnbezogenen Posten melden.
Deel US Payroll
Payroll-Compliance in allen 50 US-Bundesstaaten
Wie hoch ist der Arbeitgeberanteil an der Lohnsteuer und was beinhaltet sie?
Mit dem deutschen Sozialsystem sind viele deutsche Arbeitgeber:innen hinlänglich vertraut. In Deutschland sind für Arbeitgeber:innen vor allem Lohnnebenkosten wie Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuer, Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) bzw. privaten Krankenversicherung und der Solidaritätszuschlag relevant. Was jedoch Pflichtversicherungen in anderen Ländern, insbesondere in den USA betrifft, so sehen sich Arbeitgeber:innen hier mit komplexen Sozialabgaben und Lohnnebenkosten konfrontiert, die die Expertise von einheimischen Rechtsexpert:innen erfordern.
Die Höhe der Lohnsteuersätze und Sozialabgaben richtet sich nach den jeweiligen Landesgesetzen und variiert von Land zu Land. In einigen Ländern variieren die Beiträge auch je nach Bundesstaat oder Region. In den USA zahlen Arbeitgeber:innen vier Bundessteuern auf die Lohnsumme: Sozialversicherungsbeiträge (Social Security), Medicare, Arbeitslosensteuer und Einkommensteuer. In einigen Fällen teilen sich Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen die Kosten.
Sozialversicherungsbeiträge (Social Security)
Gemäß dem Federal Insurance Contribution Act (FICA) müssen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen Beiträge zu Medicare und der Sozialversicherung leisten. Der Sozialversicherungsanteil der FICA-Steuern sieht gemäß den Beitragsbemessungsgrenzen des IRS einen Abzug in Höhe von 12,4 % des Arbeitnehmereinkommens vor. Dieser Betrag wird zur Hälfte (6,2 %) von Arbeitgeber:innen und zur anderen Hälfte von Arbeitnehmer:innen getragen.
Medicare
Der Beitragssatz für die US-bundesstaatliche Krankenversicherung Medicare beläuft sich auf 2,9 % der Einkünfte Ihrer Arbeitnehmer:innen in den USA. Die Hälfte wird vom Arbeitgeber:innen, die andere Hälfte von den Arbeitnehmer:innen getragen. Allerdings erhöht sich der Beitragssatz für Arbeitnehmer in der Regel um 0,9 %, wenn ihr Verdienst über 200.000 $ (USD) pro Jahr liegt. Abhängig von Ihrem Basislohn, Ihrem Verdienst und der Art der Versicherung kann eine zusätzliche Medicare-Steuer anfallen.
Arbeitslosensteuer
Der Arbeitgeber:in führt für die Arbeitslosensteuer einen allgemeinen Beitragssatz von bis zu 6 % auf die ersten 7.000 US-Dollar ab, die der Arbeitnehmer:in verdient. Letztlich übernimmt hier der Arbeitgeber:in die gesamte Steuer. Werden die Steuern pünktlich abgeführt, kann der ermäßigte Beitragssatz auf bis zu 0,6 % sinken.
Einkommensteuer
Die Einkommensteuer kann vollständig vom Lohn der Arbeitnehmer:in abgezogen werden. Der Steuersatz variiert jedoch entsprechend der Höhe des Einkommens. Darüber hinaus können Sie für Ihre Mitarbeitenden Freibeträge geltend machen, wodurch die Steuerlast zusätzlich reduziert wird. Je mehr Freibeträge die Arbeitnehmer:innen in Anspruch nehmen, desto weniger Kosten fallen für den Arbeitgeber:in am Jahresende an Lohnsteuern an.
Abzüge
Arbeitgeber:innen dürfen Ausgaben (z. B. für Uniformen oder Arbeitsmittel) vom Gehalt ihrer Mitarbeitenden abziehen, solange dies nicht dazu führt, dass der Lohn der Mitarbeitenden unter den Mindestlohn sinkt. In einigen Fällen können Abzüge vom Verdienst geltend gemacht werden, wenn Arbeitnehmer:innen ihre Schicht verspätet oder überhaupt nicht angetreten sind, oder unentschuldigt fehlen.
Steuergutschriften
Abhängig vom Steuerjahr, von Ihrer Organisation oder davon, ob Sie ein selbstständiger Unternehmer sind, haben Sie möglicherweise Anspruch auf eine Steuergutschrift. In einigen Ländern können Sie von der Besteuerung befreit werden, wenn Sie eine gemeinnützige Organisation leiten. Auch das Alter kann ausschlaggebend dafür sein, wie viel Steuergutschrift Ihnen pro Jahr zusteht. Personen, die Anspruch auf eine Invaliditätsversicherung haben, können ebenfalls von der staatlichen Lohnsteuer befreit werden. Ferner können Steuerzahler eine Steuergutschrift für Kinder beantragen.
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Die Daten basieren auf den über 260.000 Arbeitsverträgen von Deel, den Zahlungsströmen in Höhe von 5 Milliarden US-Dollar und den über 15.000 Kunden in 160 Ländern.
FAQs
Worin unterscheiden sich Lohnsteuer und Einkommensteuer?
Der Unterschied zwischen Lohn- und Einkommensteuer besteht in der Frage, wer die Steuern abführen muss und was damit finanziert wird.
Für die Lohnsteuer sind die Arbeitgeber:innen verantwortlich, obwohl einige Beiträge gemeinsam von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen getragen werden. Die Lohnsteuer in den USA fließt in der Regel in Sozialversicherungsprogramme wie Social Security und Medicare. Dies hängt jedoch von der Ebene der jeweiligen Regierung (Staat oder Bundesstaat) ab.
Die Einkommensteuer ist eine Steuer, die auf den Geldbetrag gezahlt wird, den Sie pro Jahr verdienen und für dessen Abführung die Arbeitnehmer:innen verantwortlich sind. Sie wird in der Regel für Staatsausgaben und öffentliche Dienste verwendet.
Was ist eine Lohnabzugszahlung?
Beim Lohnsteuerabzug wird ein Teil des Einkommens eines Arbeitnehmers von seinem Arbeitgeber:in zu Steuerzwecken vom Bruttogehalt einbehalten. Dies wird auch als Lohnsteuereinbehalt bezeichnet.
Der Lohnsteuereinbehalt erfolgt, ehe die Arbeitnehmer:innen ihre Gehaltsschecks erhalten. Der einbehaltene Betrag richtet sich nach dem Einkommen der Arbeitnehmer:innen und den örtlich geltenden Einkommensteuergesetzen. Die einbehaltenen Beträge werden an lokale Regierungen und Behörden, wie z. B. den IRS, abgeführt.
Zu welchem Zeitpunkt müssen Arbeitgeber:innen die Lohnsteuer entrichten?
Als Arbeitgeber:in müssen Sie bei der Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden in jedem Steuerjahr Lohnsteuern einbehalten. In der Regel wird die Steuer von deren regulärem Gehaltsscheck einbehalten und monatlich oder alle zwei Wochen an die zuständigen Behörden abgeführt.
Wer muss die Lohnsteuer entrichten (Arbeitnehmer:in oder Auftragnehmer:in)?
Wenn Sie bei einem Arbeitgeber:in angestellt sind, muss dieser für die Lohnsteuer aufkommen. Freelancer hingegen müssen sich selbst um die Abführung von Sozialversicherungsleistungen kümmern und die Steuern auf die selbstständige Tätigkeit abführen.
Abhängig vom Verhältnis zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in, dem Umfang der Arbeit und anderen Faktoren können selbstständige Auftragnehmer:innen unter Umständen als Angestellte eingestuft werden und unterliegen somit anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen.
Wie lässt sich die Lohnsteuer senken?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Anteil, den Ihr Unternehmen an Steuern entrichten muss, zu reduzieren:
- Stellen Sie sicher, dass Sie alle vierteljährlich fälligen Vorauszahlungen pünktlich einreichen und bezahlen. Wenn Sie dies nicht tun, drohen Ihnen Bußgelder und Zinsen.
- Reichen Sie Ihre Steuererklärungen ein, auch wenn Sie keine Steuern schulden. Bei Nichtabgabe drohen Strafen und Bußgelder. Einige Bundesstaaten erheben Gebühren für die Einreichung, während andere zusätzliche Strafen für verspätete Zahlungen oder die Nichtbegleichung von Steuerverpflichtungen verhängen
- Bewahren Sie Quittungen und Rechnungen für alle Geschäftsausgaben auf, die Sie im Rahmen der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens tätigen. Hierzu zählen beispielsweise Bürobedarf, der Kauf von Ausrüstung und Mitarbeitervergütungen.
- Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Abzüge auf den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass die abgeführte Steuerlast nicht zu hoch ist und Ihnen keine Fehler unterlaufen.
- Halten Sie auch alle Kosten fest, die von den Gehaltsschecks der Mitarbeitenden oder an anderer Stelle abgezogen wurden, um zu vermeiden, dass Sie zu viel Lohnsteuer entrichten oder ungenaue Steuermeldungen einreichen.
- Nutzen Sie Steuerabzüge und andere finanzielle Anreize oder Programme, für die sich Ihr Unternehmen möglicherweise qualifiziert. Hierzu zählen Gutschriften auf nationaler, bundesstaatlicher und kommunaler Ebene sowie vom Arbeitgeber:in gesponsorte Altersvorsorgepläne wie 401(k)-Programme (die es Ihnen ermöglichen, Ihr Einkommen auf einen späteren Zeitpunkt im Leben zu verschieben), Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung über den Small Business Health Options Program (SHOP) Marketplace und vieles mehr.
- Ziehen Sie in Erwägung, eine Buchhaltungsfirma zu beauftragen, die Ihnen bei der Buchführung, Archivierung und anderen steuerlichen Verpflichtungen hilft.
Endlich Klarheit: So unterstützte Deel Mixtiles beim Thema Gehaltsabrechnung
Mixtiles ist ein Startup-Unternehmen mit Sitz in Tel Aviv, das erschwingliche Wandkunst herstellt und Menschen dabei hilft, ihr Zuhause zu verschönern.
Ehe Mixtiles mit Deel zusammenarbeitete, nutzte das Unternehmen eine Reihe verschiedener, relativ ineffizienter Tools. Zu den Herausforderungen, mit denen sich das Unternehmen konfrontiert sah, gehörten die Bezahlung der Belegschaft in den jeweils gewünschten Währungen sowie dezentrale Dokumente und Prozesse im Bereich Gehaltsabrechnung.
„Die Zusammenarbeit mit Deel hat uns das Leben wesentlich erleichtert, da wir nun sämtliche Vorgänge zentral abwickeln und jederzeit wissen, wie es um unsere Zahlungen steht. Der größte Vorteil bei der Zusammenarbeit mit Deel ist die einfache Art und Weise, mit der Deel einen relativ komplexen Prozess abwickelt und ihn zum Selbstläufer macht.“
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