La figura de EOR y los riesgos de establecimiento permanente

Activar el establecimiento permanente en otro país tiene sus complejidades. Puedes pasar a ser responsable del impuesto sobre la renta corporativo, multas correspondientes, cargos por intereses y requisitos adicionales de registro de impuestos locales.

Para eliminar por completo el riesgo permanente, tendrías que restringir las actividades comerciales a tu jurisdicción inmediata, escenario poco ideal si lo que quieres es construir una empresa global.

En cambio, puedes reducir significativamente el riesgo de establecimiento permanente contratando y pagando a colaboradores internacionales a través de un employer of record. En la actualidad, Deel es el mayor proveedor de EOR con más de 20,000 colaboradores activos en más de 95 entidades que se apalancan de los expertos en nómina y experiencia de los colaboradores en el país.

Veamos qué es un EOR y cómo puede ayudar a mitigar los riesgos de expansión global, como el establecimiento permanente.

¿Qué es un employer of record (EOR)?

Un EOR permite a las empresas trabajar legalmente con colaboradores internacionales sin establecer una entidad legal en cada país en el que contrata.

El employer of record contrata al trabajador para la empresa cliente, garantiza el compliance de las leyes y reglamentos laborales locales, procesa la nómina y lleva a cabo otras funciones administrativas o de RR.HH. Los servicios de EOR no incluyen búsqueda de talentos, dotación de personal o verificación de antecedentes, sino que entran cuando ya se selecciona al candidato adecuado. Los servicios de EOR no son necesarios para contratar freelancers.

Los empleados contratados a través de un EOR estarán en la nómina del EOR, pero trabajarán para Tu empresa como cualquier otro empleado directo. Cuando el EOR incorpora al empleado, el empleado firmará un contrato localizado con detalles explícitos de su función y responsabilidades.

El caso más común en el que se usa un EOR es cuando como empresa quieres incursionar en un nuevo país y no te interesa configurar una entidad porque además de ser costoso, es abrumador: debes ser auditado, mantenerte al día con temas de RR.HH. y compliance, declarar impuestos al final del año periódicamente, etc. La capacidad de contratar a cualquier persona en cualquier lugar sin tener que crear una entidad hace toda la diferencia para las empresas.

Alex Bouaziz, Deel Co-founder and CEO, via Stratechery

Servicios del Employer Of Record

Los servicios EOR de Deel cubren lo siguiente:

• Crear de contratos de trabajo localizados y herméticos
• Recopilar de documentos de impuestos, permisos y compliance que se guardan en un seguimiento limpio de auditoría
• Asegurarse de deducir la cantidad correcta de impuestos sobre la nómina, pensiones y otras tarifas del gobierno local
• Procesar nóminas y pagar en más de 200 monedas directamente a las cuentas bancarias de los colaboradores (u otros métodos de pago)
• Ofrecer a los empleados beneficios competitivos
• Proteger la propiedad intelectual y los datos de los colaboradores
• Asumir toda la responsabilidad legal de los colaboradores
• Administrar los gastos, las bonificaciones y el tiempo libre de los colaboradores a nivel global

Cómo los EOR protegen a las empresas del riesgo de establecimiento permanente

El término establecimiento permanente (EP) es un concepto fiscal que hace referencia a cuando un agente fiscal determina que una empresa tiene una presencia estable, continua y sujeta a impuestos en un país extranjero. Cuando esta llega a ese punto, queda sujeta a impuestos tanto en su país de origen como en el extranjero.

Cada país tiene criterios específicos para identificar cuándo la actividad empresarial deja de ser esporádica o de corta duración y alcanza un nivel que provoque EP y por consiguiente quede sujeta a la doble imposición.

Las razones más comunes que pueden provocar el establecimiento permanente son:

• Tener un lugar fijo de negocios, dirección, cuenta bancaria u otra presencia física
• Llevar a cabo una actividad generadora de ingresos por colaboradores en un país anfitrión
• Que exista un período de tiempo adecuado para activar el EP bajo decretos locales o tratados fiscales
• Que se evidencie mando y control de la actividad de los colaboradores por parte de la empresa matriz

Nota: no todas las actividades comerciales en un país extranjero desencadenarán este riesgo de EP, ya que no todas las actividades comerciales generan ingresos.

Para reducir el riesgo de EP, algunas empresas trabajan con un experto legal y fiscal local y abren una subsidiaria extranjera en el país de las operaciones comerciales. Esto presenta beneficios fiscales para la empresa y disminuye el riesgo de EP al garantizar el compliance con las autoridades fiscales locales, ya que una subsidiaria extranjera opera de manera autónoma de su empresa matriz, es responsable de sus propios activos y pasivos y se considera una entidad legal separada en términos de control de impuestos y de regulaciones.

Pero establecer una entidad comercial local es costoso y lleva mucho tiempo, por lo general, tarda entre tres y doce meses en completarse y cuesta más de $100,000 USD por entidad, según la ubicación y los costos de mantenimiento. Esta inversión puede obstaculizar tu capacidad de adaptarte a los mercados cambiantes y además requiere de mantenimiento constante que te distrae de las operaciones comerciales principales.

En cambio, muchas empresas usan un EOR que ya tiene entidades en tu país de destino. Un EOR como Deel reduce significativamente el riesgo de EP para sus clientes, ya que opera como el empleador legal de sus empleados de EOR y ofrece lo siguiente:

• Contratos localizados: la experiencia de Deel proviene de más de 350 socios contables y de derecho laboral que garantizan que sus contratos estén actualizados en todas las jurisdicciones.
• Beneficios legales específicos del país: los expertos de Deel entienden los mercados locales y aseguran que los planes incluyan beneficios, atención médica y beneficios que cumplan con las expectativas locales.
• Nómina interna: tenemos más de 95 entidades en todo el mundo que pertenecen y son administradas exclusivamente por Deel, con nómina interna y asesoría legal y sin subcontratación de proveedores externos.

Ayudando a SiteMinder a ahorrar tiempo y a fortalecer el compliance

Fundada en 2006, SiteMinder se ha convertido en la plataforma abierta de comercio hotelero líder en el mundo, diseñada para que los hoteles y los proveedores de alojamiento vendan, comercialicen, administren y hagan crecer su negocio.

Con colaboradores trabajando en todo el mundo y nuevas oficinas en la mira, garantizar el compliance de las leyes laborales y fiscales locales era un desafío constante para SiteMinder. Debido a que es una empresa que cotiza en bolsa, está sujeta a estrictas auditorías y estándares de compliance regulatorio.

Con el dashboard de Deel, Bec ahora se siente más seguro de que los miembros del equipo de SiteMinder están siendo pagados, contratados y atendidos correctamente dentro de sus propios países y zonas horarias.

Contratos de trabajo localizados

Cuando contratas a un colaborador a través de un EOR, este se convierte en el empleador legal de esa persona y asume todas las responsabilidades legales y fiscales de dicho colaborador, incluida la creación de contratos que cumplan con todos los requisitos legales, la clasificación correcta de los colaboradores, los procesos de despido entre otros, todo las leyes laborales locales.

Un director de HR o un director ejecutivo debe poder gestionar rápidamente contratos localizados para cualquier persona, independientemente de su estatus. Si una empresa quisiera desarrollar su actividad en otro país, debería poder acceder al contrato local en unos pocos clics (respetando la normativa vigente) y pagar los servicios en la moneda local.

Julien Couderc, ountry Leader y Head of Expansion para Francia en Deel, via My RH Line.

Las leyes laborales locales varían según el país y dictarán cómo estructurarás tus contratos, a quién puedes contratar, cuales son sus derechos legales y cuál es el tipo de trabajo que pueden realizar. En algunos países, las leyes varían según el estado o la jurisdicción. Puedes utilizar la herramienta de comparación de empleo global de Deel para comparar las leyes locales, los beneficios, las vacaciones, los salarios mínimos y los tiempos de onboarding de los colaboradores en más de 80 países.

Deel adapta cada contrato a las leyes locales del lugar en el que esté el colaborador, y los expertos internos revisan periódicamente los contratos para anticiparse a los cambios legales. Dependiendo de dónde se encuentre tu empleado, este tendrá derecho a:

• Beneficios obligatorios
• Fiestas regionales
• Derechos de licencia
• Ingreso mínimo mensual
• Derechos laborales
• Horario laboral establecido

También habrá requisitos específicos para impuestos sobre la nómina, tarifas del gobierno local, documentación de contratación (identificación del gobierno, evaluaciones, acuerdos de procesamiento de datos), visas y permisos de trabajo.

Deel agiliza el onboarding de nuevos empleados al integrar más pasos en el proceso, como la verificación de antecedentes, para asegurar el fortalecimiento del compliance. Puedes editar, enviar y firmar contratos localizados para colaboradores y freelancers en minutos desde tu dashboard de Deel.

Beneficios legales para colaboradores específicos de cada país

Cada país define su propio conjunto de beneficios obligatorios que los empleadores deben ofrecer a sus colaboradores directos, desde seguro médico y seguro de desempleo hasta seguridad social y compensación laboral. Puedes usar la herramienta de beneficios de Deel para identificar los beneficios legales, y los más comunes y competitivos en nuevos mercados para que puedas contratar de manera legal y mantenerte un paso adelante de tu competencia.

Deel se asegura de que cada empleado reciba los beneficios localizados necesarios junto con cualquier perk opcional y adicional que te gustaría ofrecer. El EOR de Deel se ocupa de los beneficios globales para tu equipo, ayudándote a lograr lo siguiente:

• Garantizar el compliance: Deel se asegura de que tus nuevos colaboradores estén equipados con los beneficios obligatorios correctos, protegiendo tu negocio de los problemas legales.
• Ser y mantenerse competitivo: los expertos de Deel te ayudarán a crear paquetes de beneficios que cumplan (o superen) las expectativas locales para atraer al mejor talento disponible.
• Obtener tarifas de planes exclusivos: las alianzas estratégicas de Deel nos permiten reducir los costos a través de planes grupales y revisiones periódicas del mercado.
• Acceso a los servicios de RR.HH: Deel administra todo por ti a través de una plataforma que combina RR.HH., nómina y beneficios, todo en un solo lugar.

Nuestro equipo trabajará muy de la mano contigo para evaluar cómo se pueden adaptar tus beneficios actuales para cada país con planes de beneficios localizados. O bien, podemos ayudarte a desarrollar una estrategia integral de beneficios globales que se alinee con las mejores prácticas. Los planes globales brindan ofertas estándar en varios países, mientras que los planes localizados se adaptan a los requisitos y demandas específicos de cada país.

Todos los beneficios obligatorios están cubiertos a través de las ofertas de Deel y, en la mayoría de los países, los clientes también pueden ofrecer a los empleados opciones complementarias opcionales para atención médica y pensión. Deel es compatible con la mayoría de los demás beneficios que las empresas ya ofrecen a sus colaboradores.

Obtén más información sobre cómo administrar los beneficios globales en el webinar en inglés de Deel. En 30 minutos, las expertas en Expansión y Business Operations de Deel, Kate Welsh y Sia Mahajan, cubren:

• La importancia de priorizar los beneficios globales
• Gestión de beneficios globales frente a beneficios locales
• Qué incluir en los planes de beneficios globales
• Cómo administrar los beneficios globales con los servicios de Deel EOR

Nómina e impuestos transfronterizos

Cuando contratas a un EOR, este asume la responsabilidad de administrar tu nómina a nivel internacional y se encarga de los impuestos del empleador y del colaborador de acuerdo con las leyes fiscales locales. Los equipos internos de nómina de Deel gestiona todo lo que tiene que ver con los impuestos sobre la nómina locales, el procesamiento de la nómina, las retenciones, las deducciones, las contribuciones, los beneficios y los requisitos adicionales específicos de cada país.

Con Deel, los clientes pueden hacer fácilmente ajustes de nómina para los gastos, subsidios o bonificaciones de los colaboradores en la plataforma, con soporte adicional para pagos fuera de ciclo, finalizaciones de contrato y actualizaciones. Financiar la nómina también es fácil: puedes realizar un único pago masivo a Deel y nosotros nos encargamos del resto. Los colaboradores reciben un depósito directo en su cuenta bancaria local en su moneda local con un recibo de pago.

Finalizaciones de contrato e indemnizaciones

Las empresas globales deben manejar las indemnizaciones y los despidos de acuerdo con las leyes laborales locales de cada país. Por lo general, debes prestar atención al preaviso de finalización de contrato que exigen, los pagos de indemnización y la gestión de los beneficios acumulados, como los días de vacaciones no disfrutados. Deel gestiona todo el proceso para garantizar que todo se haga y fluya sin problemas.

Bonos: equity para colaboradores internacionales de EOR

¿Puede una empresa que utiliza un EOR ofrecer equity a esos colaboradores? La respuesta corta es sí, pero depende del país.

Debido a que los colaboradores de EOR no están en tu nómina directa, la emisión de opciones sobre acciones no calificadas (NSO) suele ser la mejor manera de ofrecer una compensación adicional. En la mayoría de los casos, los equity grants para los colaboradores de EOR se considerarán una bonificación. Para esto, se aplican impuestos regulares sobre el empleo y la renta y se calcularán en función de las leyes locales del colaborador y el tipo de equity otorgado.

El equity grant para un colaborador de EOR puede considerarse una base para la recalificación de "co-empleo", lo que eventualmente puede conducir a un riesgo relacionado con el establecimiento permanente. El framework legal de Deel ayuda a mitigar este riesgo.

Otras opciones para otorgar capital a los empleados de EOR incluyen:

• Un grant directo de la empresa al colaborador
• Derechos de apreciación de acciones (SAR) y acciones fantasma a través de Deel
• Grants de equity a través de Deel (NSO, RSU, RTU, Warrants)

Además, con Deel puedes disfrutar de la integración de datos desde Carta. Ahora puedes sincronizar automáticamente la información de equity con nuestra plataforma. Conoce aquí cómo configurarla.

Preguntas frecuentes sobre los proveedores de servicios de EOR

¿Cómo se cotizan los servicios de EOR?

El precio de EOR común se desglosa por mes, por contrato. En Deel, proporcionamos precios transparentes para este servicio y te entregamos una cotizacion aparte para productos adicionales como Deel Contractor of Record y Global Payroll.

¿Puede un EOR ayudar a proteger la propiedad intelectual?

Dado que las leyes de propiedad intelectual (PI) varían de un país a otro, tu EOR debe contar con una estrategia para administrar los derechos de PI y poder recomendar asesores legales locales para crear contratos que cumplan con los requisitos. En Deel, tenemos estrictas cláusulas de protección de la propiedad intelectual integradas en los contratos, lo que significa que toda la propiedad intelectual pasa a ti como cliente.

¿Cuándo no debería usar un EOR?

Es posible que un EOR no sea la figura adecuada para ti en caso de que establecer una entidad en tu país de destino lleva menos de dos meses para un mayor número de colaboradores. Si existen problemas claros de riesgo de establecimiento permanente (EP), como la contratación de ejecutivos C-level, no se debe utilizar esta figura. Puedes usar un EOR como solución a corto o largo plazo al ingresar a una nueva región. Obtén más información en la guía para usar un EOR para fusiones y adquisiciones.

¿Cuánto tiempo lleva contratar colaboradores a través de un EOR?

Con Deel, generalmente toma tres días contratar a un colaborador en otro país, pero sin Deel, ese proceso dura de tres a cinco meses. También puedes implementar la nómina global en solo dos o tres meses con Deel, en comparación con los tres a seis meses que tarda hacerlo a través de entidades individuales.

¿Cuál es la diferencia de Deel en relación a sus competidores?

Obtén más información sobre cómo Deel se compara con la competencia. Al comparar proveedores potenciales, puedes utilizar la plantilla de solicitud de propuesta de EOR para invitarlos a crear propuestas que coincidan con tus necesidades comerciales.

Protege tu empresa contra los riesgos de expansión con Deel

A través de los servicios EOR de Deel, puedes acceder a una red global de entidades locales y aliados quienes se encargan de hacer el trabajo preliminar legal por ti, lo que reduce el riesgo de non-compliance.

Puedes utilizar el EOR de Deel para:

• Probar y expandirse fácilmente en los mercados globales
• Contratar colaboradores remotos a tiempo completo sin abrir una subsidiaria
• Garantizar el compliance de las leyes y reglamentos laborales en un país extranjero
• Eliminar los riesgos de non-compliance y clasificación errónea en la contratación de freelancers
• Acceder al conocimiento y la experiencia operativa que no tienes internamente

Obtén más información sobre los servicios EOR de Deel o reserva un demo de producto de 30 minutos con un experto de Deel para aclarar todas tus dudas.