Guía para contratar y gestionar equipos remotos en 2025

A pesar de que muchas empresas están pidiendo a sus empleados volver a la oficina, el trabajo remoto sigue siendo una realidad y no parece que vaya a desaparecer. En EE.UU., aproximadamente un 35% de los trabajadores pueden trabajar desde casa toda la semana. Según Forbes, quienes tienen horarios flexibles suelen ser más productivos y hasta un 20% más felices que quienes trabajan en oficinas tradicionales con horarios fijos.

Pero ojo: el trabajo remoto no es solo cambiar la oficina tradicional por el home office. Gestionar un equipo a distancia requiere nuevos estilos de comunicación, herramientas digitales y procesos específicos.

En esta guía, te contamos las ventajas y los retos del trabajo remoto y las mejores estrategias para contratar y gestionar equipos distribuidos.

¿Qué es un equipo remoto?

Un equipo remoto está formado por empleados y freelancers que trabajan desde distintas ubicaciones. Pueden estar en diferentes ciudades, países o incluso en zonas horarias opuestas.

Aunque ahora es más común que nunca, los equipos remotos no son una novedad. La evolución de la tecnología cloud-based y las herramientas de colaboración online han permitido que las empresas puedan contratar fácilmente talento en cualquier parte del mundo.

¿Es lo mismo ser una empresa "remote-first" que "remote-friendly"?

Aunque a veces se usan como sinónimos, remote-first y remote-friendly no significan lo mismo.

Remote-first: las empresas que siguen este modelo están diseñadas desde el inicio para operar 100% en remoto. Sus procesos, herramientas y cultura están pensados para que los empleados trabajen sin necesidad de ir a una oficina. Algunas pueden organizar encuentros presenciales cada cierto tiempo (trimestrales o anuales), pero el día a día es completamente remoto.

Remote-friendly: estas empresas permiten el trabajo remoto, pero no al 100%. En algunos casos, los empleados deben acudir a la oficina en ciertos momentos o seguir reglas híbridas. Aquí, es clave encontrar un equilibrio entre quienes trabajan desde casa y quienes van a la oficina para que nadie se sienta en desventaja.

¿Quieres saber más sobre estas diferencias? Descubre cómo elegir el modelo adecuado para tu equipo.

Ventajas de trabajar con equipos remotos

Un equipo remoto solo funciona bien si tiene una buena cultura, procesos eficientes y liderazgo sólido. Cuando esto se logra, los beneficios son muchos:

Empleados más felices y productivos

La mayor ventaja del trabajo remoto es la flexibilidad real. Al eliminar los desplazamientos y, en muchos casos, los horarios rígidos, los empleados pueden organizar su día de manera más eficiente.

Los trabajadores remotos a veces pueden tener horarios o turnos específicos, especialmente si trabajan en atención al cliente. Pero muchos trabajadores remotos pueden tener horarios flexibles y adaptar su jornada laboral a su vida, no al revés. Esto permite un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y por ende una fuerza laboral más feliz y productiva.

Acceso a un pool de talento ilimitado

El trabajo a distancia te permite contratar a los mejores talentos, no a los que solo están más cerca. Muchas empresas remotas contratan desde cualquier lugar de su país -o incluso del mundo- para acceder a los mejores talentos. La mayoría de las empresas también pueden encontrar trabajadores cualificados de empresas con costos de vida más bajos para contratar el talento que no podrían permitirse en zonas más caras.

Ahorro en costos de oficina

Muchas empresas han optado por eliminar o reducir significativamente sus espacios de oficina, lo que les permite ahorrar muchísimo dinero al mes en costos de alquiler y mantenimiento.

Este ahorro se puede reinvertir en beneficios para los empleados, como un presupuesto para dotar su home office.

Expansión global sin barreras

Un equipo remoto global te permite operar en diferentes zonas horarias e idiomas y ofrecer servicios 24/7. Esto es especialmente útil para equipos de ventas y servicio al cliente, ya que pueden dar soporte a clientes en cualquier parte del mundo sin depender de un solo huso horario.

Retos únicos de los equipos internacionales y remotos

Contratar equipos remotos se complica cuando se incluyen candidatos de otros países. A continuación, te contamos algunos de los principales desafíos al contratar talento a nivel global.

Cumplimiento de las leyes laborales locales

Cuando contratas empleados de otros países, debes cumplir con las leyes del país de origen del empleado, no las del país del empleador. Las empresas realmente globales generan contratos y gestionan el trabajo de acuerdo con varios requisitos laborales, como días de descanso o documentación fiscal.

Nómina global y cumplimiento fiscal

La nómina global es mucho más compleja que la nómina local, especialmente si contratas empleados de varios países. Por ejemplo, imagina que contratas a personas de Países Bajos, Colombia y Nigeria. Estos países tienen leyes diferentes sobre el salario mínimo, métodos de pago disponibles, legislación fiscal, requisitos sobre la clasificación de empleados y mucho más. Las multas por incumplimiento legal son altas, por lo que las empresas generalmente prefieren tercerizar la nómina global para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.

Cómo contratar un equipo remoto

Las entrevistas presenciales y virtuales tienen el mismo objetivo: determinar si un candidato y una empresa son una buena combinación. Sin embargo, aunque los enfoques son más o menos similares, una entrevista para contratar a un empleado remoto requiere que pongas más atención en la parte tecnológica.

Usa tecnología remota para mejorar el reclutamiento virtual

Una entrevista remota necesita un conjunto específico de herramientas. Probablemente tu empresa haya usado muchas de estas herramientas por la transición repentina al trabajo remoto durante la pandemia. Pero si no es así, vas a necesitar algunas herramientas para superar la falta de interacción cara a cara, como Zoom o cualquier otra plataforma de videoconferencia.

Prepárate para posibles problemas técnicos durante las entrevistas remotas

Tu profesionalismo y la primera impresión que tenga el candidato dependen de una conexión a internet estable y de la capacidad de ambos para manejar problemas técnicos o distracciones inesperadas que puedan surgir.

Como entrevistador, deberías abordar cualquier incomodidad tranquilizando al candidato, explicándole que los problemas técnicos y las distracciones son parte de las entrevistas remotas y que no influirán en sus posibilidades de conseguir el puesto. Para superar cualquier dificultad técnica:

• Envía con antelación un e-mail al candidato con toda la información relacionada con la entrevista
• Ten un plan B por si la tecnología o la conexión a internet fallan
• Empieza la entrevista con una charla informal

Determina el pago de los trabajadores remotos

El pago a los trabajadores remotos depende de su clasificación y ubicación. Si tus empleados viven en el mismo país o región que tu empresa, pagarles es bastante sencillo, ya que sigues el mismo proceso que para los empleados de oficina. Debes:

• Añadir al empleado en tu sistema de nómina
• Pagar las contribuciones locales
• Deducir los impuestos correspondientes de su salario

Por otro lado, tienes tres opciones para pagar a tu equipo remoto internacional:

Crear una subsidiaria extranjera y gestionar la nómina localmente: abrir una subsidiaria extranjera es un proceso complejo, pero es la solución más permanente y completa para las empresas que quieren expandirse a otro país. Una vez que abres la subsidiaria, operarás como una empresa totalmente funcional en ese país y podrás gestionar la nómina local de cualquier empleado que contrates allí.

Subcontratar la nómina con un Employer of Record (EOR): un EOR es una entidad que opera en muchos países y contrata empleados en nombre de otras empresas, evitando que tengas que establecer subsidiarias extranjeras. Los proveedores de EOR también gestionan los registros de nómina y pueden pagar a varios empleados remotos internacionales en sus monedas locales, en diferentes países y regiones, así como también hacer un seguimiento del rendimiento de la nómina. Un EOR es una opción ideal para pagar a empleados extranjeros, ya que este se encarga completamente del cumplimiento legal local y automatiza la nómina, mientras tú gestionas los horarios y el trabajo de los empleados.

Contratar y pagar a trabajadores remotos como freelancers

Si necesitas apoyo a corto plazo o por proyectos, contratar freelancers puede ser una mejor opción vs. sumar empleados a la nómina. Como cliente del freelancer, no necesitas tener una empresa en su país para contratarlo legalmente, solo te encargas de pagar su factura en la moneda local y bajo los términos acordados, sin preocuparte por temas fiscales o beneficios laborales, ya que es este quien se ocupa de sus impuestos y prestaciones.

Algunas de las herramientas más populares para pagar a freelancers son las plataformas digitales como PayPal y las tarjetas prepago como Deel Card.

Importante: no es lo mismo contratar empleados que contratar freelancers. Los empleados deben seguir las normas y procesos de la empresa, mientras que los freelancers tienen libertad para decidir cómo, cuándo y dónde trabajan. Si gestionas a un freelancer como si fuera un empleado, podrías enfrentarte a sanciones por clasificación errónea.

12 claves para gestionar un equipo remoto productivo y comprometido

Para que un equipo remoto funcione bien, es fundamental establecer expectativas claras desde el primer día, ofrecer acceso a las herramientas adecuadas para la comunicación / colaboración, y explicar bien las políticas y procesos de trabajo remoto.

1. Redefine tu proceso de incorporación

El onboarding (proceso de integración de nuevos empleados) es clave para causar una buena primera impresión, retener talento y garantizar que los nuevos miembros del equipo tengan éxito en su rol.

En una oficina tradicional, el onboarding suele empezar con un recorrido por las instalaciones y presentaciones cara a cara. En un entorno remoto, todo esto cambia. Es necesario adaptar el proceso para que, aunque sea a distancia, la experiencia sea fluida y agradable, recreando estos escenarios sociales “orgánicos” aprovechando la tecnología.

Aunque a primera vista el onboarding remoto puede parecer más frío o menos natural, muchas empresas han descubierto que es más eficiente y fácil de escalar gracias a las herramientas digitales.

Por ejemplo, Deel Onboarding es un plugin de recursos humanos diseñado para equipos distribuidos, que automatiza este proceso. Funciona dentro de Slack, asignando tareas automáticamente según la ubicación o el departamento del nuevo empleado y reduciendo la carga manual del equipo de RR.HH.

Además, cada semana, los empleados reciben un mensaje en Slack emparejándolos con otro compañero y dándoles la opción de coordinar una reunión virtual o presencial.

Descarga una checklist completa para onboarding asíncrono y optimiza tu proceso.

2. Adopta herramientas y procesos de comunicación remotos

En un entorno remoto, la comunicación efectiva depende de un liderazgo virtual sólido y del uso adecuado de herramientas.

Los equipos distribuidos en distintas zonas horarias no siempre estarán disponibles al mismo tiempo. Por eso, es clave combinar comunicación síncrona (en tiempo real) y asíncrona (cada quien responde cuando puede).

Ejemplos de comunicación síncrona:

• Videollamadas en Zoom o Google Meet
• Llamadas telefónicas uno a uno o en conferencia
• Reuniones virtuales de equipo o generales en plataformas como Livestorm

Ejemplos de comunicación asíncrona:

• Emails
• Videos pregrabados (con herramientas como Loom)
• Notas en herramientas de gestión de proyectos como Basecamp, Asana y Trello

Algunas herramientas, como Slack, combinan comunicación sincrónica y asincrónica. En teoría esta es una herramienta de comunicación en tiempo real porque la gente suele usar los mensajes para chatear dentro de la app, sin embargo no requiere una respuesta inmediata, por lo que también es asincrónica.

3. Fomenta la conexión con actividades de equipo

Cuando las personas no pasan tiempo en el mismo lugar de trabajo y carecen de interacción cara a cara, puede resultar complicado establecer conexiones con sus colegas y desarrollar un sentido de pertenencia. Para superar esto puedes facilitar la interacción social online y organizar actividades de team building remoto. Esto puede ayudarte a crear y mantener la cultura de empresa, fortalecer vínculos dentro de los equipos y aumentar el compromiso de los empleados.

Estas son algunas ideas para fortalecer el equipo a distancia:

• Crea canales informales en Slack donde los miembros puedan hablar de sus intereses personales.
• Anima a los empleados a tener pausas virtuales con compañeros para tomar un café.
• Organiza videollamadas casuales para jugar, charlar y conectar sin hablar de trabajo.

4. Prioriza la inclusión en equipos remotos

La diversidad, equidad e inclusión son tan importantes en equipos remotos como en oficinas presenciales. Cuando las empresas adoptan prácticas laborales inclusivas, los empleados sienten que trabajan en igualdad de condiciones sin importar su ubicación, cargo o contexto.

Buenas prácticas para fomentar la inclusión:

• Define una política de diversidad e inclusión y compártela tanto a nivel interno como externo. Esto ayuda a atraer talento diverso y a reforzar estos valores en el equipo.
• Fomenta la transparencia y la comunicación abierta. Crea espacios seguros donde los empleados puedan expresar sus experiencias sin miedo a lo que pueda pasar.
• Revisa y elimina sesgos en los procesos internos. Evalúa el lenguaje en tus ofertas de empleo, evita requisitos discriminatorios y revisa prácticas que puedan excluir a ciertos grupos.

5. Haz seguimiento al rendimiento sin caer en la microgestión

Establece procesos y sistemas para medir la productividad de los empleados remotos que no debiliten la confianza ni caigan en la microgestión. Por ejemplo, la fijación de objetivos, las reuniones semanales uno-a-uno y los KPI son una excelente manera de seguir el desempeño de los empleados remotos y, al mismo tiempo, respetar su independencia.

Sin embargo, prácticas como el seguimiento del tiempo y el monitoreo de pantallas pueden ser invasivas y causar estrés innecesario.

6. Ayuda a prevenir el burnout en empleados remotos

Uno de los mayores desafíos del trabajo remoto es separar la vida personal del trabajo. Sin horarios fijos ni necesidad de desplazarse, es común que las jornadas se alarguen, lo que puede llevar al burnout y afectar la productividad tanto a nivel individual como de empresa.

Para cuidar el bienestar de tu equipo y aumentar su productividad en casa, es importante apoyar a tus empleados remotos en lograr un buen equilibrio entre lo profesional y lo personal, promoviendo prácticas saludables de trabajo remoto y alentándolos a descansar y disfrutar de su tiempo con sus seres queridos.

Un equipo bien descansado es más productivo y creativo.

7. Organiza capacitaciones para empleados remotos

Quienes recién empiezan a trabajar de forma remota necesitan capacitación y apoyo para adaptarse y tener éxito.

Algunos temas clave para la capacitación de equipos remotos son:

• Ciberseguridad
• Comunicación efectiva
• Prevención del burnout

Una vez que hayas decidido los temas de tus capacitaciones, decide el formato. Puedes optar por sesiones en vivo con instructores o plataformas de e-learning para que cada empleado aprenda a su ritmo (¡o hacer ambas cosas!)

8. Reduce o elimina reuniones innecesarias

Todos hemos sentido alguna vez que “esta reunión pudo haber sido un e-mail”. Aunque muchos equipos tienen la creencia de que las reuniones de equipo aumentan la productividad, en realidad estas pueden afectar negativamente la eficiencia y la concentración de los empleados cuando abusamos de ellas. Una vez que tus nuevos empleados estén completamente integrados, por ejemplo, no es necesario reunirse diariamente, es suficiente hacerlo semanal.

Para ayudar a que tus equipos remotos se enfoquen en su trabajo, elimina reuniones en las que:

• No tengan un objetivo claro.
• No tengan un problema específico a resolver.
• El mensaje pueda comunicarse de forma asíncrona.

Eso sí, aunque elimines reuniones, mantén abiertos otros canales de comunicación. En un entorno remoto, no podemos pasar por el escritorio de un compañero para hacer una pregunta, así que es importante que todos sepan cómo y cuándo pueden contactar a su equipo.

9. Crea una política de trabajo remoto

Si tu empresa está adoptando el modelo remoto por primera vez, necesitarás documentar los procesos desde cero o adaptarlos a la nueva realidad. Crear una política de trabajo remoto te permitirá comunicar todas las reglas y procesos desde el principio y ofrecer claridad a toda la empresa sobre diferentes temas.

Esta políticas de trabajo remoto debe formar parte del material de onboarding para que los nuevos empleados lo conozcan desde el primer día, y debería incluir puntos clave como horarios y disponibilidad esperada, canales de comunicación oficiales, normas sobre el uso de herramientas digitales, expectativas sobre seguridad y manejo de datos, entre otros.

Aquí puedes descargar nuestras plantillas editables para crear tu política de trabajo remoto:

• Plantilla de política de PTO
• Plantilla de política para re-localizar empleados
• Plantilla de política de asistencia y time-tracking de equipos remotos
• Plantilla de política de beneficios obligatorios globales

10. Desarrolla tus habilidades de gestión

Una parte fundamental de gestionar bien a los trabajadores remotos es desarrollar y trabajar en tus habilidades de liderazgo.

Una encuesta de Ten Spot reveló que casi la mitad de los empleados está considerando renunciar a su trabajo debido a una mala gestión, lo que demuestra que un liderazgo sólido puede marcar la diferencia en la retención y satisfacción del equipo.

Además de organizar capacitaciones para tu equipo, dedica tiempo a fortalecer tu estilo de liderazgo, fomentar la colaboración y reforzar los valores clave dentro del equipo. Celebra sus logros e hitos para mantener la motivación alta y apóyalos en su crecimiento profesional.

11. Fomenta una comunicación efectiva

La clave para que un equipo remoto funcione sin problemas es establecer procesos de comunicación claros y accesibles para todos, y compartirlos durante el proceso de onboarding.

Dale a tus equipos remotos la oportunidad de dar su opinión sobre estos procesos y herramientas para garantizar una mejora continua.

12. Invierte en herramientas para la colaboración remota

Cada empresa tiene necesidades y objetivos únicos. Sin embargo, el stack tecnológico que utilizan muchos equipos remotos incluye:

• Trello
• Asana
• Monday.com
• HubSpot
• Jira
• Slack
• Microsoft Teams
• Basecamp

Estas herramientas ofrecen videoconferencia, mensajería instantánea, gestión de proyectos y otras funciones que los equipos necesitan para garantizar que el trabajo se haga de la manera más eficiente posible.

Contrata y gestiona los pagos de tu equipo global con Deel

¿Necesitas contratar talento internacional rápidamente? Con Deel, puedes contratar en minutos en cualquier parte del mundo, de forma sencilla y sin complicaciones legales.

Nuestros expertos locales en contratación se encargan de todo el proceso, para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio.