¿Qué es una política de trabajo remoto y cómo crear una?

Ya sea que tu empresa sea completamente remota o simplemente esté en transición, es probable que encuentres obstáculos y malentendidos relacionados con esta forma de trabajo. Una posible solución para esos desafíos es redactar una buena política de trabajo remoto, es decir, un acuerdo de trabajo que describe todos los aspectos relacionados con este: deberes, expectativas y procedimientos.Y aunque la palabra política puede parecer un poco fuerte y hacerte pensar en burocracia, ese no tiene por qué ser el caso. Los procedimientos informales o verbales pueden sonar muy bien, especialmente en equipos donde la confianza es lo primero, sin embargo, pueden causar dolores de cabeza incluso con las mejores intenciones.

¿Por qué tener una política de trabajo remoto?

Quizás te estés preguntando por qué se necesita una política de trabajo remoto, así que, como hemos cubierto en uno de nuestros artículos anteriores, cabe recordar que el trabajo remoto no se trata de una ubicación de trabajo o un lugar de trabajo, sino de un método y un entorno completamente diferentes. Una sólida política de teletrabajo es una necesidad que facilita la vida de todos: los directivos, los equipos y la empresa en su conjunto. Incluso si tu empresa solo está introduciendo el trabajo remoto a corto plazo, deberías considerar crear uno.

Con espacio para malentendidos fuera del camino, todos pueden concentrarse en establecer confianza y hacer su mejor trabajo.

¿Qué incluir en una política de trabajo remoto?

El primer paso para una política integral de trabajo remoto es comprender qué es y qué elementos debe contener. Es importante cubrir los conceptos básicos antes de redactar, ya sea que planees usar una plantilla que se encuentra en Internet y adaptarla a tus necesidades o que prefieras escribir la tuya propia desde cero.

Al redactar una política de trabajo remoto para tu empresa, debes pensar en todos los aspectos del desempeño laboral, incluso aquellos que no considerarías importantes en una oficina tradicional. Los elementos de la política como la capacidad de respuesta y las prácticas de comunicación pueden no pasar por tu mente, por lo que un consejo vital es incluir miembros del equipo de todos los departamentos, no solo de RR.HH., en la creación de esta guía. Algunos de ellos pueden ofrecer ideas que resultarán esenciales, así que reúne a tu equipo y analiza todo con ellos.

Profundicemos en algunos de los elementos cruciales de una buena política de trabajo remoto y explorémoslos individualmente.

Elegibilidad para trabajar a distancia

El primer capítulo en la creación de una política y una guía completa de teletrabajo establece qué cargos son elegibles para trabajar de forma remota y los describe claramente. Si la empresa no es completamente remota, el departamento de RRHH deberá analizar la estructura organizacional y determinar cuales miembros pueden teletrabajar y con qué frecuencia. Por supuesto, en los casos de funciones no adecuadas para el trabajo remoto, también deben incluirse en el capítulo de elegibilidad. En situaciones específicas, como trabajar desde casa a tiempo parcial y el resto del desde la oficina, la política de hogar también debe analizarse para cada puesto dentro de la empresa.

Autorización de trabajo remoto

Una vez que hayas completado la lista de puestos y personal elegible para convertirse en trabajadores a distancia, debes hacer oficial esta transición. Los trabajadores deben enviar una solicitud de trabajo remoto y especificar si desean teletrabajar a tiempo completo o a tiempo parcial. Esta solicitud debe aprobarse, lo que nos lleva al siguiente paso: la autorización. Asegúrate de documentar quién aprueba las solicitudes y cómo funciona el procedimiento para enviar una solicitud.

Gestión de expectativas laborales

Gestionar las expectativas es uno de los elementos más críticos de un acuerdo de trabajo remoto bien elaborado. Dado que los trabajadores remotos a menudo terminan trabajando más horas y, por lo tanto, ponen en peligro su equilibrio entre el trabajo y la vida personal, la política de trabajo remoto debe abordar la disponibilidad de los teletrabajadores y especificar sus horas de trabajo. Ya sea que tu equipo remoto cumpla con el horario de 9 a 5 o tenga horarios flexibles, asegúrate de que su compromiso de disponibilidad se indique en el acuerdo de trabajo remoto. Además de lo anterior, la política debe contener el resultado esperado (métricas de rendimiento) del trabajo y las responsabilidades de cada uno de los miembros de tu equipo. Enfatiza en cualquier cambio que pueda afectar a determinados puestos y su carga de trabajo, establece pautas para la asistencia y no olvides dar instrucciones sobre los procesos de comunicación para la gestión de expectativas laborales.

Compensación y beneficios para trabajadores

Una política de trabajo remoto profesional contiene información sobre el salario base y cualquier otro beneficio o gasto al que tienen derecho los teletrabajadores (o incluso sus familiares). El tiempo libre remunerado, la licencia por enfermedad, el seguro médico, entre otras contribuciones deben especificarse claramente, especialmente si haces parte de una empresa híbrida.

Algunas empresas remotas ofrecen beneficios atractivos, como días de vacaciones ilimitados o donation matching; otros tienen presupuestos de educación y formación para sus equipos. Si tu empresa ofrece beneficios adicionales, incluso según cada caso, asegúrate de incluirlos en la política de la empresa con todas sus limitaciones y condiciones.

Hablemos de los gastos del trabajo remoto. Tus trabajadores remotos ahorran mucha energía y tiempo en los desplazamientos, pero tienen gastos y necesidades incluso cuando trabajan desde casa. Teniendo en cuenta la posición de cada trabajador remoto, piensa en formas de mantenerlos más productivos y satisfechos. ¿Hay un subsidio mensual para su bienestar y salud, como una membresía de gimnasio o una clase de yoga? Incluye todos los presupuestos u opciones de reembolso, sus limitaciones y procedimientos para aprobación en la política de trabajo remoto.

Finalización legal de contrato

Esto es una parte estándar de la mayoría de las políticas de las compañías. Cubre la base para la finalización de los contratos y los procedimientos relacionados con esta. Sin embargo, una política de trabajo remoto debe contener una cláusula que establezca que los trabajadores no pueden ser despedidos por trabajar de forma remota. Esta simple inclusión evita que los directivos traten a los trabajadores remotos de manera diferente a los que trabajan en la oficina simplemente por la falta de contacto de manera presencial.

La cláusula de finalización legal también debe cubrir los procedimientos relacionados con el equipo cuando un empleado remoto deja la empresa.

Cumplimiento de las políticas de la empresa

Ya sea que trabajen de forma remota o no, todos los trabajadores deben cumplir con las reglas y las políticas de la empresa, como el Código de Conducta y el Código de ética. Si tu empresa tiene una política contra la discriminación o igualdad de oportunidades, tus trabajadores remotos deben cumplirla y también beneficiarse de ella. Dado que no tienen la misma visibilidad que el personal de oficina, los teletrabajadores pueden ser pasados por alto fácilmente a la hora de dar ascensos y bonificaciones. La política de trabajo remoto debe establecer claramente la igualdad de oportunidades para sus teletrabajadores.

El cumplimiento de las políticas de la empresa puede mejorar el sentido de pertenencia de los trabajadores remotos. A veces es difícil para las personas sentirse parte de un equipo cuando trabajan desde una ubicación remota. Un código de conducta exacto puede ayudar a ajustar su mentalidad y aumentar su adhesión a los valores de la empresa, lo que llevará a la retención de talento.

Seguridad y protección

Una política de trabajo remoto ejemplar debe abordar el seguro y la responsabilidad relacionados con la seguridad y la protección de los trabajadores. La empresa puede exigir que los espacios de trabajo de los miembros remotos sean examinados y aprobados u ofrecer pautas para crear un espacio de trabajo seguro en el hogar. De cualquier manera, los procedimientos, las reglas y la cobertura de lesiones relacionadas con el trabajo deben especificarse en la política de trabajo remoto.

Otra cosa que debes considerar incluir en tu política de trabajo remoto es la sección de ciberseguridad. El trabajo desde casa puede tener numerosos beneficios, pero puede poner en riesgo la información confidencial de tu empresa. Si tus trabajadores utilizan equipos personales o dispositivos móviles, haz que tu departamento de TI describa las mejores prácticas y el software que se debe implementar.

Medición de la productividad para el trabajo remoto

Ya sea que tengas una política de trabajo remoto o no, evaluar la productividad de tus trabajadores requiere algo de sentido común y solo un poco de esfuerzo. En primer lugar, desarrolla planes de trabajo que describan las responsabilidades y tareas de tus trabajadores remotos. Luego piensa en las métricas de productividad y rendimiento. El auge de los entornos de trabajo flexibles hizo posible medir los resultados del trabajo de alguien en lugar de la cantidad de horas que pasó sentado en el escritorio. Un consejo útil es revisar el proceso de contratación de trabajadores independientes: establece los entregables porque los resultados y la calidad del trabajo son lo que importa.

Protocolos de comunicación y política de capacidad de respuesta

La multitud de opciones disponibles para ponerse en contacto puede, en ocasiones, dificultar la optimización de la forma en que nos comunicamos en el trabajo. Es útil crear protocolos que expliquen qué se comunica a través de qué canal cuando las personas trabajan de forma remota. Dichos protocolos garantizarán que nada se pierda en la bandeja de entrada del correo electrónico cuando debería haberse enviado a través de una aplicación de mensajería como Slack y viceversa. También elimina las videoconferencias innecesarias por Zoom. Ten en cuenta que reglas como estas también cubren puntos de contacto como las reuniones de seguimiento y feedback periódicas con tus trabajadores.

La capacidad de respuesta de los trabajadores remotos es un área a la que se debe prestar especial atención. Define la rapidez con la que alguien debe responder a un compañero de trabajo o supervisor y el horario de trabajo cuando el tiempo de respuesta es crucial.

Confidencialidad

Al igual que otras políticas de la empresa, los trabajadores deben cumplir con los acuerdos de confidencialidad que firmaron. La mayoría de las personas no piensan activamente en cómo trabajar de forma remota puede conducir a la violación de los acuerdos de confidencialidad, por lo que es esencial tratar este tema por escrito. Señala cualquier situación de riesgo, como realizar una reunión con un cliente a través de Zoom en una cafetería y discutir información confidencial en presencia de otras personas. Ofrece orientación y consejos sobre cómo manejar situaciones similares que los trabajadores remotos siempre pueden consultar en caso de duda.

Protección de datos para el trabajo remoto

La protección de datos va de la mano con la confidencialidad. Cuando las personas trabajan fuera de la oficina, la información confidencial necesita una protección excepcional. Piensa en los riesgos del trabajo remoto de tu empresa en particular e intenta mitigarlos con reglas y procedimientos claros para los trabajadores.

Si tus trabajadores necesitan tener documentos impresos en su poder mientras trabajan de forma remota, incluye una cláusula sobre mantenerlos en un cajón cerrado. Crea una regla sobre el cambio de contraseñas regularmente, el no uso de redes Wi-Fi públicas y enfatiza sobre las regulaciones relacionadas con la descarga de softwares sospechosos o ilegales. Define quién necesita usar una VPN y asegúrate de que todos los trabajadores cumplan con las mejores prácticas de encriptación. Finalmente, define qué software proporcionará la empresa para ayudar a los trabajadores remotos a proteger la información confidencial.

Equipo y soporte técnico

El equipo necesario para realizar determinado trabajo es un elemento crucial de la política de trabajo remoto; se refiere tanto a la protección de datos como a los gastos y beneficios. En primer lugar, determina las necesidades de equipo de tus trabajadores remotos y revisa si la empresa necesita asignar un presupuesto para la adecuación de una oficina en casa. Pagar un subsidio mensual por los costos de administrar una oficina en el hogar también es un beneficio que muchos trabajadores remotos apreciarán, así que considera incluirlo en la política para trabajadores remotos.

Describir las obligaciones para el mantenimiento y la reparación de equipos averiados evitará confusiones y desacuerdos; asegúrate de abordar también este tema.

Empieza también a pensar en los equipos desde la perspectiva de la seguridad y la protección de datos. Por ejemplo, es posible que quieras introducir una política de telefonía celular que obligue a los trabajadores a utilizar un teléfono entregado por la empresa para las llamadas de trabajo.

Finalmente, no olvides las dificultades técnicas que a todos nos ocurren alguna vez. Si la empresa ofrece personal de soporte técnico designado para trabajadores remotos, enumera sus nombres, contactos y horas de trabajo en la política de trabajo remoto. Anímalos a pedir ayuda cada vez que surja un problema, por pequeño que sea. Esto puede mejorar la seguridad de los datos y garantizar que las personas no pierdan demasiado tiempo en problemas técnicos.

Cómo implementar una política de trabajo remoto

Una vez que hayas establecido todas las reglas y procedimientos relacionados con el trabajo remoto, debes implementarla. Empieza por asegurarte de que todos los trabajadores estén familiarizados con el contenido de la política y lo entiendan. Puede requerir tiempo repasar el documento con todos, así que lo mejor es organizar una reunión con todos los trabajadores remotos o hacer llamadas individuales con cada uno de ellos.

Es una buena idea verificar periódicamente si todos cumplen con las reglas o si tienen alguna dificultad con ellas. Después de todo, es posible que la política de trabajo remoto deba modificarse o ampliarse según las circunstancias, por lo que implementarla una vez y olvidarse de ella no es una opción.

Allana el camino hacia el futuro de trabajo

Cada comienzo es difícil, así que dale a tu equipo algo de tiempo para acostumbrarse al trabajo remoto y crear nuevos hábitos. Con una política bien elaborada, las empresas apoyan a sus equipos en la transición al teletrabajo y garantizan que sea rápido, eficiente y productivo para todos.