5 consejos para reducir costos en Recursos Humanos

Toda compañía que tiene como meta alcanzar los objetivos del negocio para expandir sus horizontes y aumentar su ventaja competitiva en el mercado, debe comenzar por el ahorro de costes. El área de Recursos Humanos no es la excepción. Se tiene que trabajar en esta tarea con la optimización y la maximización de recursos e inversión como pilar de trabajo. 

De hecho, el 80 % de los empleados cree que es probable que su empresa reduzca los costes en los próximos 12 meses, según un estudio de Gartner; lo cual ayuda a RR.HH. a planificar iniciativas de este estilo y obtener una mejor aceptación del equipo.

¿Qué son los costos en una empresa?

Los costos son un desembolso económico que una organización hace para producir un determinado bien o mejorar la oferta comercial. Como puede ser la compra de maquinaria o materia prima, la incorporación de más personal, gastos administrativos o productivos asociados, entre otros.

Por lo tanto, existen diferentes tipos de costos según el comportamiento. Estos son:

• Costos fijos: su valor no cambia según el volumen de producción y suelen estipularse a corto plazo.
• Costos variables: según la producción, estos costos varían. Así, cuanta más producción haya, más costo habrá.
• Costos semi variables: si bien son variables, son más progresivos que los anteriores.

De esta manera, el área de Recursos Humanos tiene sus costos. Por ejemplo, al iniciar un proceso de selección y reclutamiento o al implementar un programa de capacitación nuevo.

¿Cuáles son los principales costos de RR.HH?

El primer paso para aplicar una estrategia de reducción de costos de la empresa es muy importante identificar cuáles son, sobre todo en el departamento de Recursos Humanos. Es común que allí se presenten la mayoría de costos ocultos que pueden afectar a tu empresa en el corto plazo.

La gestión de nóminas, el pago de horas extra, las bajas médicas o absentismo, la introducción u onboarding de nuevos empleados, el proceso de reclutamiento de nuevo talento requieren un seguimiento estratégico. En general, cualquier proceso que implique el funcionamiento y gestión de tu equipo de trabajo lo necesitan. 

A continuación, te listaremos cuáles son los principales para que puedas medir y hacer un correcto seguimiento de los costes de Recursos Humanos dentro de tu presupuesto:

1. Reclutamiento y atracción del talento

Aquí se contempla todo lo que una empresa gasta para el logro de las contrataciones de personal. Puede medirse según cada proceso de selección iniciado y luego obtener un promedio para utilizar dicho importe como un parámetro a optimizar. Entran en juego dos tipos de costos:

• Internos: asociados a los costos internos del equipo para cubrir un cargo de trabajo. Pueden ser sueldos internos, costos a nivel tiempo, costos del programa de bonificación a empleados, entre otros.
• Externos: en el caso de que se haya contratado a proveedores o agencias de reclutamiento durante el proceso. Por ejemplo, tarifas por anuncios de empleo o pago de entrevistas a reclutadores.

Por lo tanto, el costo por reclutamiento y atracción es igual a la sumatoria de costos internos de selección y costos externos de reclutamiento, dividido el total de contrataciones realizadas.

2. Onboarding

Implementar un onboarding exitoso representa múltiples beneficios, como el hecho de evitar estrés adicional o acelerar el entrenamiento de los nuevos integrantes del equipo de trabajo. Por el contrario, tal como se afirma en una publicación de El Economista, un mal comienzo con los nuevos empleados puede incrementar 33 % los costos laborales.

Entonces, ¿qué costes están relacionados con el proceso de onboarding?

• Software especializado o diseñado para atender esta fase (como un Sistema de Información de Recursos Humanos).
• Tiempo de los líderes y equipo de RRHH dedicado.
• Carga de trabajo en el resto del personal, el cual disminuye a medida que finaliza esta etapa.

3. Contratación de cada colaborador

Ya sea empleado o trabajador independiente, el costo de contratación es una métrica clave de Recursos Humanos. Permite conocer cuál es el verdadero costo de seleccionar e incorporar a un nuevo colaborador en la empresa. Por lo tanto, este importe contempla gastos relacionados con la búsqueda y atracción de talento, como es la publicidad en bolsas de empleo y honorarios pagos a agencias de reclutamiento externas.

4. Fuga de talento

La rotación del personal es uno de los desafíos más importantes que tienen las empresas a nivel global en la actualidad. Sin embargo, aún hay mucho por hacer para demostrar el impacto que realmente tiene la rotación en el plano económico de una empresa.

De acuerdo con Deloitte, hay dos costos directos relacionados con el reemplazo: la selección y los días de inducción, además de que la salida de una persona en un puesto clave para el funcionamiento interno trae aparejada la disminución del costo laboral y los niveles de productividad. A tener en cuenta: las curvas de aprendizaje pueden variar según el perfil y la madurez profesional.

5. Absentismo y bajas médicas

Un problema que genera costes en Recursos Humanos tiene que ver con la ausencia del trabajador remoto en el lugar de trabajo, ya sea por bajas médicas o injustificadas. En general, el absentismo laboral es un inconveniente que muchas empresas tienen y que tiene su impacto en el PIB. Ahora bien, como se pudo observar tras la pandemia por el Covid-19, un mayor incremento de riesgos laborales repercute en el aumento del absentismo, como la depresión y el burnout. Por eso, es importante que las organizaciones trabajen en medidas vinculadas al cuidado de la salud mental.

Según sea la causa de absentismo, pueden entrar en juego algunos de estos costes:

• Salarios pagos por tiempo sin productividad.
• Gastos médicos.
• Pago de primas de seguros.
• Pérdida de la productividad.
• Indemnizaciones.
• Daños producidos a maquinarias.
• Pérdidas por defectuosidad.
• Pérdidas en el rendimiento del personal.
• Programa de beneficios (para revertir el absentismo) y de cuidado de la salud mental.
• Capacitación.

6. Retención de talento

Ya hemos visto lo que supone una alta rotación de capital humano. Sin lugar a dudas, no solo supone costos económicos sino que también se refleja en el clima laboral y el rendimiento del resto del equipo. Ahora, las estrategias de retención de empleados pueden implementarse para evitar o revertir esta situación. Una vez puestos en práctica e identificados, se puede hacer un seguimiento para optimizar la inversión con este propósito:

• Contratación de perfiles adecuados, a partir de un enfoque correcto de lo que la empresa está buscando (no solo en términos de habilidades blandas y duras sino, además, en cuanto a valores y misión compartidas por ambas partes).
• Implementación de planes de incentivos.
• Instauración del reconocimiento.
• Creación de planes de desarrollo profesional (de carrera).

7. Pago y gestión de la nómina

Se trata de un costo compartido con Finanzas, incluyendo impuestos, seguridad social y contribuciones de este tipo). Representa un costo de Recursos Humanos en tanto es la remuneración (bruta y neta) que se paga al personal a cambio de las horas de trabajo o logro de objetivos por mes, quincena o el esquema de pago que se haya pautado.

Cumplir con este punto es fundamental para responder a las obligaciones como empleador, según el marco normativo sobre derecho laboral en cada país, como así también es relevante para un trabajo armonioso entre ambas partes con reglas claras.

No quedan dudas de que la mayoría de estos procesos tienen un gran impacto en la productividad a largo plazo, por eso es importante hacer un buen trabajo en cada etapa.

5 consejos para reducir costos en tus procesos de Recursos Humanos

Si quieres iniciar el proceso de ahorro de costes, una buena idea es tener en cuenta estas prácticas recomendadas para tu departamento de RR.HH.:

1. Centraliza tus bases de datos y gestión de nómina

Evalúa las plataformas y tecnología que acompañan tus procesos de RR.HH., reclutamiento e inducción. Es importante elegir bien el software de Recursos Humanos, si lo que se pretende es optimizar procesos y garantizar una mejor experiencia del empleado.

¿De qué manera la tecnología puede ayudarte?

• Simplifica procesos y centraliza todo en un mismo lugar para mayor eficiencia.
• Identifica ineficiencias en tus sistemas y corre tus procesos de mejor manera.
• Reduce la dependencia de terceros.
• Ayuda a la gestión del rendimiento.
• Permite el seguimiento del timpo y asistencia.
• Almacena y organiza los datos.

2. Combate siempre una alta tasa de rotación

Una buena práctica de RR.HH. es la inclusión de un plan de inversión para tu capital humano. Está comprobado que dentro de los costes de personal, la alta rotación es uno de los más altos, tal como hemos visto antes. Por eso, funciona mejor invertir en la gestión del talento para ofrecer experiencias gratas y así tener colaboradores felices y duraderos.

¿Cómo puedes lograrlo? Revisa estos consejos:

• Pon en práctica la escucha activa y ofrece retroalimentación 360 para tener un panorama mucho más claro sobre el rendimiento y desempeño de cada empleado, como así también para medir de una mejor manera sus niveles de compromiso laboral.
• Establece objetivos claros, transparentes y alcanzables.
• Delega tareas operativas, una vez que hayas comprobado que los empleados son capaces de realizar esas actividades con éxito.
• Celebra los logros por medio de un programa de reconocimiento en el que haya muchos recursos de gamificación.

3. Estandariza los procesos de selección

El proceso de reclutamiento es uno de los más costosos. Sin embargo, puede ayudarte a acelerar el crecimiento interno y analizar la viabilidad del mercado global. Pero aquí toma protagonismo el interrogante sobre cómo lidiar con los requerimientos legales y fiscales según el país de cada empleado. Entonces, ¿cómo garantizar los mejores talentos teniendo en cuenta los requisitos legales?

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4. Utiliza el poder de las nuevas tecnologías

Si revisas la cantidad de horas invertidas por parte de tu equipo en tareas manual, repetitivas y sumamente operativas, descubrirás que hay miles de horas del mes que se pierden en productividad. La digitalización es de esos procesos que toda empresa necesita implementar a la brevedad para no quedar fuera del mercado. No importa el tamaño, pequeña, mediana o grande. Los procesos y tareas realizadas en hojas de cálculo y diversos formatos sin vinculación ni una plataforma que los centralice, generan obstáculos en el funcionamiento productivo de toda organización.

Por eso, automatiza tus procesos más operativos y los respectivos seguimientos. De esta forma podrás disminuir la carga operativa de tu equipo de Recursos Humanos, mientras conservas la información al día y en tiempo real. Asimismo, podrás disfrutar de los beneficios que representa la eliminación o reducción al máximo del error humano en la gestión de nóminas y diversos procesos de RRHH.

Por otro lado, tu departamento de gestión de talento podrá centrarse en tareas más estratégicas ligadas con preguntas como:

• ¿Cómo mejorar el clima laboral?
• ¿Qué acciones se pueden poner en práctica para elevar el compromiso interno?
• ¿Cómo desarrollar una marca empleadora más robusta?
• ¿De qué forma se puede expandir mi empresa a nivel global?

5. Explora diferentes modelos de contratación y retribución

¿Con qué objetivo? Para garantizar que cubres lo que necesitas con tu fuerza laboral. En ocasiones, una contratación como empleados es ideal para ciertos cargos, pero considerar opciones híbridas como trabajadores independientes o freelancers también puede impulsar tu capacidad operativa.

Asimismo, la retribución flexible puede ser la respuesta a la reducción de costes sin necesidad de recortar sueldos o de despedir a personal. Por ejemplo:

• Retribución por objetivos: cuando la retribución se fija en función del cumplimiento de objetivos. Es importante cuidar el hecho de que los objetivos sean alcanzables y realistas, para incrementar la productividad.
• Retribución en especie: hay empresas que, además del salario, ofrecen una retribución adicional en especie. Puede ser el pago de servicios de entretenimiento, gimnasios, restaurantes, bono para el supermercado, seguro médico y demás.
• Salario emocional: cuando se activan estrategias que permiten un buen balance entre la vida profesional y la personal. Como es el caso de la igualdad de oportunidades o la posibilidad de trabajar con horarios flexibles.

6. Flexibiliza la estructura de personal

Otra opción para reducir costes en Recursos Humanos puede ser la flexibilización del equipo interno. De esta forma, los responsables de dicha área pueden adoptar un enfoque flexible para alinear las necesidades y demandas del negocio con los recursos disponibles. ¿De qué manera podría lograrse esto?

La respuesta tiene que ver con la modificación de la visión y perspectiva sobre el funcionamiento de los departamentos. En lugar de tener áreas especializadas en un determinado aspecto del negocio (como compartimentos), se pueden diseñar equipos multifuncionales y multidisciplinarios que sean capaces de cubrir diferentes necesidades, roles y actividades.

¿Cómo ahorrar hasta 60% en costos de contratación?: la historia de Senders

Senders es la infraestructura para las empresas que quieren estar en contacto con sus clientes a través de la prospección de e-mail.

Steve Baltodano, COO de Senders, nos contó que al inicio el proceso de pagos era un dolor de cabeza. Al tener empleados en todo LATAM, el pago se hacía con otras plataformas hasta que los colaboradores empezaron a sufrir por la comisión que se cobraba. Probaron con diferentes opciones pero ninguna les brindaba una solución de pagos que sirviera para todos; lo que a largo plazo representaba muchos más costos operativos en tiempo, gestión y transaccionales.

Encontraron a Deel y lo compararon con los competidores: “El proceso con Deel era más sencillo de usar y más rápido en la gestión”, dijo Steve Baltodano. Esta fue la razón para elegir a Deel.

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