Cómo el cambio a Deel le ahorra una semana de admin al mes a Teamflow

Teamflow es un espacio de oficina virtual en 2D donde los equipos distribuidos pueden conectarse y hablar en tiempo real. Su objetivo es recuperar la sensación de estar en la oficina: la energía de colaborar en la misma sala, la espontaneidad de las charlas en los pasillos y la emoción de sentirse como un equipo.

Flo Crivello, fundador y CEO de Teamflow, quería que su empresa fuera 100% remota para poder experimentar lo mismo que sus clientes. También quería que sus equipos internacionales tuvieran la opción de ser contratados como trabajadores independientes o empleados, por lo que buscó un employer of record.

Al principio, Teamflow eligió a un competidor de Deel para contratar y pagar a su equipo global con la promesa de un precio más barato, pero la experiencia les resultó bastante difícil.

Los problemas con su proveedor anterior empezaron cuando Teamflow se dio cuenta de que había más de 100.000 USD en efectivo sin conciliar. Se pusieron en contacto con su proveedor de EOR para que les diera una explicación, y este les respondió que ellos (el proveedor) habían cometido un error al usar dólares estadounidenses en lugar de pesos mexicanos al ejecutar su payroll mexicana.

En lugar de restar la diferencia de la cuenta, el proveedor de EOR sacó todo el ciclo de payroll de la cuenta de Teamflow. Según Chris Baugh, Jefe de Business Operations de Teamflow, pasó más de una semana antes de que el proveedor de EOR admitiera lo que había sucedido, además de otras siete semanas hasta que el proveedor devolvió el dinero a Teamflow.

“The entire support coverage was the biggest problem because they had no urgency whatsoever to resolve what was a significant mistake,” said Baugh.

Pero las frustraciones no acabaron ahí. Teamflow se encontró con otro problema cuando su proveedor procesó incorrectamente el despido de un colaborador y siguió pagando a la persona durante más de dos meses antes de que se detectara y rectificara.

Para Teamflow, y para la mayoría de las empresas de software, una parte significativa de sus gastos proviene del payroll. Como ese costo básico era incorrecto de forma rutinaria, decidieron abandonar los servicios de ese proveedor.

Pero incluso el proceso de desvinculación supuso un desafío, ya que duró más de dos semanas y el proveedor estableció reglas arbitrarias y no documentadas.

Hoping to avoid working with another EOR provider that handled everything manually, with potential for similar payroll errors, Teamflow sought out a new solution. They wanted commitment, automation, fast support, and efficiency. Deel checked all the boxes (and more), so Teamflow reached out.

“We chose Deel mostly because of its extreme commitment to their mission and prioritization of customer success,” said Baugh.

En última instancia, Teamflow recupera aproximadamente una semana de tiempo de administración al mes desde que se pasó a Deel.

Gracias a Deel, Teamflow ha podido mejorar de forma significativa los procesos que les han ayudado a optimizar sus tareas de recursos humanos.

En lo que respecta a la automatización, integraron Deel con Quickbooks. Les encanta porque pueden sincronizar rápidamente todos los datos y hacer el balance a final de mes con mayor rapidez y con mucha más precisión, evitando cualquier problema con los estados financieros. Con su anterior proveedor, se cometió un gran error debido a la gestión manual de la nómina internacional. Esto provocó que Teamflow pasara casi dos meses solicitando asistencia hasta que se resolvió el problema.

Con Deel tienen un Customer Success Manager dedicado que les guía y apoya en todos los procesos, resolviendo los problemas con mayor rapidez, mientras que con su proveedor anterior tenían largas esperas y procesos que no llevaban a ninguna parte.

También han gestionado las finalizaciones de contrato voluntarias de forma más rápida y sencilla. Todo se puede hacer en tres sencillos pasos en la plataforma de Deel, a diferencia de lo que sucedía anteriormente, cuando todo se gestionaba por correo electrónico con un proceso largo y arbitrario que requería una mayor coordinación con los colaboradores. Además, el proveedor siguió pagando al colaborador cuyo contrato finalizó durante más de dos meses.