¿Qué es un Agent of Record o Agente de Registro?

Un Agent of Record, Agente de Registro o Agente Registrado, es una empresa o persona que está autorizada para representar a otra organización al momento de gestionar sus responsabilidades legales, actuando como punto de contacto en relación con asuntos regulatorios. También puede ayudar en el proceso de evaluación y selección de beneficios para los empleados, como seguros de salud y planes de jubilación. Es un termino comúnmente utilizado en EE.UU.

El agente registrado o agente de registro trabaja como intermediario a lo largo del compromiso entre la empresa y el colaborador, asegurándose de que se cumplan todas las normas y leyes de los diferentes estados o países. Sumado a esto, tiene conocimientos en contratos, acuerdos, verificación de antecedentes y revisión de referencias y recopila información en tiempo real sobre esta temática, ya que es clave tener en cuenta el cumplimiento normativo o compliance al contratar en todo el mundo.

¿Cuál es la diferencia entre un AOR y un EOR?

La principal diferencia entre un AOR (Agente de Registro) y un EOR (Empleador de Registro) es el tipo de trabajador que ayudan a contratar y gestionar. En general, cuando piensas contratar freelancers en todo el mundo, puedes tener en mente a un Agent of Record o Agente de Registro, que se enfoca en la contratación y gestión de contratistas independientes, mientras que un Empleador de Registro está relacionado con la contratación de empleados a tiempo completo y parcial.

Otra de las preguntas frecuentes es ¿de qué se encarga un agente de registro? Un EOR –o registered agent, como se dice en Estados Unidos— también se ocupa de que las empresas puedan cumplir con las responsabilidades específicas que tienen hacia sus empleados. Como puede ser llevar a cabo operaciones de recursos humanos, ofrecer beneficios a empleados en diferentes países, declarar impuestos y manejar protocolos de terminación. 

Por otro lado, un AOR se enfoca en la incorporación y el pago a los contratistas independientes, lo que incluye clasificación de trabajadores, contratos, facturación y nómina, y cumplimiento continuo en una base de datos.

Si quieres contratar colaboradores a través de un EOR vs. contratar freelancers, debes saber que el Empleador de Registro de tu organización tiene que cumplir con las leyes y regulaciones que aplican a cada país en donde hayas empleado trabajadores de medio tiempo o tiempo completo.

Según el tipo de EOR que contratas, el servicio puede incluir la gestión de leyes laborales, fiscales y de seguridad social, y la gestión de los requisitos de inmigración y VISA.

¿Para qué se usa un Agente de Registro?

La función de un AOR es la de actuar como intermediario entre la organización, ya sea pequeña, mediana o grande, y los freelancers, lo que reduce el riesgo de una elección de perfil errónea.

Un Agente de Registro tiene experiencia en el campo de contratación y se mantiene al tanto de los diferentes matices de la clasificación de trabajadores en diferentes estados y países alrededor del mundo, por lo que puede estar seguro de que está contratando a un trabajador independiente (freelancer) y no a un empleado a tiempo parcial o completo.

Al igual que el Empleador de Registro, el AOR garantiza que la empresa esté al tanto del contenido principal de las leyes y las normas a medida que evolucionan, lo que ayuda a reducir el riesgo de incumplimiento normativo. Además, cuentan con una descripción general de cada una de las normativas.

Importancia de un Agent of Record o Agente de registro

Contar con un Agente de Registro en el contexto empresarial es importante porque actúa como intermediario entre la empresa y los trabajadores. Poseen alta disponibilidad y equipos especializados para llevar a cabo el trabajo y registros a corto o a largo plazo. 

Además, el AOR puede ayudar con los contratos y acuerdos, asegurándose de que la empresa firme solamente los contratos correctos, acuerdos de no divulgación, cláusulas de confidencialidad y otros, dependiendo de las leyes de diferentes países. Un AOR examina la documentación y asegura a la empresa que todos los términos descritos son legales y válidos, brindándole una vista previa de cada uno. 

Si lo necesitas para tu empresa, el AOR también puede ayudarte con el proceso de pago, administrando todo: la nómina, los gastos, la facturación y el mantenimiento de registros. Permite tener una lista completa organizada de actividades clave para recursos humanos y finanzas, sobretodo en el proceso de selección y contratación de trabajadores independientes que provienen de diferentes países.

¿Cuáles son las razones para terminar un acuerdo con un AOR?

Lo que puede llevarte a terminar o modificar el acuerdo con un AOR está relacionado con las posibles desventajas que conlleva contratar a un nuevo Agente de Registro. Por empezar, algunos agent of record trabajan únicamente con determinadas compañías de seguro, por lo que se limitan las opciones de cobertura y marcación y la capacidad de tu empresa de elegir un precio más competitivo.

Siguiendo la línea de los costos, un AOR puede cobrar tarifas adicionales, aumentando los costos generales de seguro. También existe la posibilidad de que no comprenda por completo cuáles son las necesidades específicas de tu negocio, y que termine seleccionando y adquiriendo una póliza de seguro que brinde una cobertura inadecuada.

No podemos olvidar que una gran razón para terminar un acuerdo con un Agente de Registro es cambiarlo por un EOR. Si buscas expandir tu negocio y tener presencia en nuevos mercados, contratando empleados de diferentes partes del mundo, los servicios de un Empleador de Registro pueden ser más valorados. El EOR te ahorra el costo y esfuerzo de gestionar entidades legales en cada país donde quieres tener presencia de colaboradores para tu empresa. Esto ayuda a tener una expansión más fácil y controlada.

Podemos concluir en que, en la mayoría de las ocasiones, cuando se hace un cambio de agente de seguros es porque la organización no se encuentra satisfecha con sus servicios o porque hay problemas de comunicación que derivan en otras cuestiones.

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