¿Qué es el compliance?

El concepto de compliance(en inglés) o de cumplimiento normativo, es un término que ha ganado prominencia en el mundo empresarial. En esencia, el compliance se refiere a la adhesión de una organización a las leyes y regulaciones y al cumplimiento de las normas que son aplicables a su operación.

Al profundizar en la función de compliance, descubrimos que no solo implica el conocimiento de estas normativas, sino también la implementación de sistemas y procedimientos para asegurar un cumplimiento constante.

¿Cuáles son los tipos de compliance?

El cumplimiento normativo abarca un amplio espectro de procedimientos, códigos éticos y buenas prácticas.

Las empresas implementan políticas y sistemas para asegurarse de que cumplen con el marco regulatorio de las obligaciones legales y normativas que les son aplicables.

Cada tipo de compliance aborda áreas particulares de cumplimiento normativo, asegurando que la empresa se adhiera a las leyes y regulaciones que son relevantes para su funcionamiento.

• Compliance legal: Se enfoca en cumplir con las leyes y regulaciones específicas que se aplican a la industria o país en el que opera la empresa.

• Compliance penal: Asegura que la organización cumple con las leyes penales y evita conductas delictivas o sanciones legales.

• Compliance corporativo: Se concentra en garantizar que la organización cumple con sus propias políticas y está alineada con sus objetivos y valores corporativos.

• Compliance ambiental: Se relaciona con el cumplimiento de las regulaciones ambientales para reducir el impacto ambiental de las operaciones de la empresa.

• Compliance financiero: Asegura que la empresa cumple con las regulaciones financieras y contables, garantizando la transparencia y la integridad en las prácticas financieras.

• Compliance de datos y privacidad: Se encarga de cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad para proteger la información confidencial y los derechos de privacidad de las partes interesadas.

• Compliance de seguridad y salud laboral: Garantiza el cumplimiento de las normativas de seguridad y salud en el lugar de trabajo, protegiendo a los empleados de riesgos laborales.

• Compliance de Normativas de la Industria: Se refiere al cumplimiento de regulaciones específicas de la industria en la que opera la empresa.

¿Qué es un programa de compliance?

Un programa de cumplimiento o compliance program es un sistema formal implementado por una empresa para garantizar una cultura de cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Este programa puede incluir políticas escritas, formación de empleados, sistemas de informes y auditorías regulares.

¿Cuál es la importancia del compliance para las empresas?

Los objetivos del compliance son crear un entorno de trabajo seguro, ético y legalmente responsable. Además, las empresas tienen varias razones para dar prioridad al cumplimiento normativo, lo que destaca los beneficios del compliance:

• Evitar posibles riesgos legales o incurrir multas y sanciones mediante un buen gobierno corporativo.
• Preservar la reputación de la empresa y proteger la responsabilidad penal de la misma.
• Prevenir demandas por parte de empleados o clientes.
• Prevención de riesgos penales.

El compliance no solo asegura el cumplimiento de las leyes y regulaciones, sino que también aporta ventajas sustanciales al garantizar un funcionamiento ético y legal de la empresa, lo que contribuye a su éxito y sostenibilidad a largo plazo.

¿Cuál es la importancia del compliance en el ámbito de los recursos humanos (RRHH)?

El cumplimiento normativo, o compliance, también desempeña un papel crucial en el ámbito de los Recursos Humanos (RRHH). Se refiere al proceso de asegurar que una organización cumple con todas las leyes, regulaciones, normas y códigos de conducta aplicables a su actividad comercial.

La persona encargada de supervisar esta función es el compliance officer, un profesional fundamental en garantizar que la organización se adhiera a las políticas internas y cumpla con los requisitos legales.

Además, en este contexto, se vuelve esencial la implementación de un sistema de gestión de compliance, que incluye la gestión de riesgos, un conjunto de procedimientos y controles internos.

¿Cómo se mide el compliance?

La efectividad del cumplimiento normativo se mide a través de auditorías internas y externas. Estas evaluaciones determinan si se están cumpliendo la normativa vigente y las leyes y regulaciones aplicables.

Además, se pueden utilizar indicadores clave de rendimiento (KPIs), como el número de violaciones detectadas, el número de empleados que han completado la formación en compliance y el tiempo que se tarda en responder a las quejas de compliance, para evaluar su estado.

¿Cómo asegurar el compliance?

Para garantizar el cumplimiento normativo, las organizaciones deben seguir un proceso estructurado que involucra a diversas áreas:

• Desarrollar políticas claras.
• Proporcionar formación regular sobre cumplimiento a los empleados.
• Establecer planes de prevención y sistemas para monitorear y reportar incumplimientos.
• Buscar asesoramiento legal para asegurarse de que están al tanto de todas las leyes y regulaciones aplicables.

¿Cuál es la importancia de las políticas empresariales en el compliance?

El uso de políticas de compliance es esencial para garantizar que los empleados comprendan y sigan los procedimientos requeridos para cumplir con las leyes y regulaciones.

Recomendamos el uso de plantillas de políticas, como:

• Política de licencia parental justa y asequible: tips y plantilla
• Plantilla de política de beneficios obligatorios globales
• Plantilla para una política global de licencia por enfermedad
• Plantilla de política de entrega de equipos y herramientas
• Plantilla de política de programa de referidos de colaboradores
• Plantilla de política para re-localizar empleados
• Plantilla de política de PTO (tiempo libre remunerado) ilimitado
• Plantilla de acuerdo de confidencialidad

¿Cuál es el papel del compliance en la contratación global?

En la contratación global, el objetivo principal del compliance es garantizar que la empresa cumple con las leyes laborales y de inmigración de cada país en el que opera.

Esto incluye asegurarse de que los contratos de trabajo cumplan con las leyes locales, que los empleados tengan los permisos de trabajo necesarios y que la empresa cumpla con las leyes de protección de datos al transferir información personal entre países.

Mantener el cumplimiento legal en una fuerza laboral global puede requerir la implementación de políticas y procedimientos uniformes en todas las ubicaciones, la formación regular de los empleados en compliance y la contratación de expertos legales locales para asegurarse de que se cumplen todas las leyes y regulaciones locales.

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