¿Qué es un formulario W-8BEN?

El formulario W-8BEN es un documento requerido por el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) que permite a las empresas estadounidenses contratar trabajadores extranjeros y cumplir con sus obligaciones fiscales de manera adecuada. Este formulario es parte de un conjunto de formularios de impuestos que incluye el formulario W-9 para ciudadanos estadounidenses o residentes.

En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre el Formulario W-8BEN, quiénes deben completarlo y por qué es esencial tanto para los empleados como para las empresas.

Disclaimer: Este artículo se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Las regulaciones del IRS pueden cambiar, por lo tanto, verifica las actualizaciones en la página web del IRS: www.irs.gov y/o consulta a un contador o asesor fiscal para obtener ayuda con las leyes fiscales, ya que las normativas fiscales y los nuevos formularios como el ITIN pueden afectar tus obligaciones tributarias.

¿Quién necesita completar el formulario W-8BEN?

El Formulario W-8BEN debe ser completado por cualquier individuo que no sea ciudadano estadounidense y que reciba ingresos de una fuente estadounidense. Esto incluye a empleados, contratistas independientes y cualquier otra persona que preste servicios para un pagador estadounidense. 

Para las empresas estadounidenses, asegurar que los empleados extranjeros completen este formulario es de vital importancia para evitar sanciones fiscales y garantizar el cumplimiento tributario tanto para la empresa como para el empleado.

¿Cuándo no es necesario completar el formulario W-8BEN?

Existen situaciones específicas en las que no es necesario completar el Formulario W-8BEN, como cuando un individuo es ciudadano estadounidense o residente fiscal en los Estados Unidos (EE.UU). Otras excepciones pueden aplicarse dependiendo de las circunstancias individuales, por lo que es importante consultar con un profesional de impuestos para determinar si el formulario es necesario en un caso particular.

¿Cuál es la diferencia entre el formulario W-8BEN y el W-8BEN-E?

Ambos formularios sirven para certificar el estado de extranjero y el país de residencia para fines fiscales, pero están destinados a tipos diferentes de beneficiarios de ingresos de origen estadounidense; el formulario W-8BEN se utiliza solo para personas físicas y el formulario W-8BEN-E para entidades extranjeras. 

Ambos son esenciales para determinar el tipo de ingreso y la retención de impuestos aplicable.

¿Cómo se diligencia el formulario W-8BEN?

A continuación, te presentamos un paso a paso para completar este formulario de manera adecuada, independientemente de si estás completando un nuevo formulario o actualizando uno existente:

Parte 1 - Información del Beneficiario:

• Pregunta 1: Indica tu nombre completo y fecha de nacimiento tal como aparece en tu documentación oficial.
• Pregunta 2: Proporciona tu país de residencia fiscal. Este es el país donde eres considerado residente a efectos fiscales y tienes una dirección permanente.
• Pregunta 3: De ser aplicable, proporciona tu número de identificación fiscal extranjero o número de identificación del contribuyente. Este es el número de identificación fiscal asignado por tu país de residencia fiscal o país de ciudadanía.
• Pregunta 4: Indica la dirección completa de tu residencia fiscal, incluyendo calle, ciudad, estado o provincia (si aplica), código postal y país.

Parte 2 - Certificación:

• Pregunta 5: Certifica que eres el beneficiario de los ingresos y que no eres ciudadano estadounidense.
• Pregunta 6: Certifica que el ingreso para el cual estás presentando el formulario está sujeto a un tratado de impuestos, un tratado tributario o un tratado fiscal entre tu país de residencia fiscal y los Estados Unidos (si corresponde).
• Pregunta 7: Indica si has proporcionado tu número de identificación fiscal extranjero en la Pregunta 3.
• Pregunta 8: Si estás reclamando una exención específica según un tratado tributario, proporciona detalles sobre dicha exención.

Parte 3 - Espacio para el Agente Retenedor Extranjero (si aplica): 

Esta sección se completa únicamente si tienes un agente retenedor extranjero que actúa en tu nombre. De lo contrario, déjala en blanco.

Parte 4 - Certificación del Beneficiario (opcional): 

Esta sección se utiliza para certificar que eres el beneficiario final de los ingresos y que no estás actuando como intermediario.

Firma y Fecha: 

La fecha debe ser la fecha en la que firmaste el formulario.

Envío del formulario: 

Una vez que hayas completado y firmado el formulario W-8BEN, debes enviarlo a la fuente de ingresos en los EE.UU. que te lo haya solicitado. Asegúrate de mantener una copia para tus registros personales.

¿Cómo se diligencia el formulario W-8BEN-E?

El proceso para completar el formulario W-8BEN-E es similar al del formulario W-8BEN, pero está diseñado para entidades extranjeras, no para individuos. Debe incluir información detallada sobre la entidad, su dirección postal, su estructura, su información fiscal, su estado FATCA o Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas en el Extranjero y sus beneficiarios finales.

Título: 

En la parte superior del formulario, debes proporcionar el título de la entidad extranjera, así como el nombre de la empresa o la organización.

Parte 1 - Identificación de la Entidad Beneficiaria:

• Sección 1: Completa la información básica, incluyendo el nombre de la entidad, dirección, país de organización y número de identificación fiscal extranjero (si lo tienes).
• Sección 2: Detalla la clasificación de la entidad para fines fiscales. Esto determinará el tratamiento tributario aplicable. Selecciona la categoría que mejor describa tu entidad, como corporación, sociedad, fideicomiso, etc.

Parte 2 - Certificación:

Indica si la entidad está reclamando un beneficio de tratado tributario y proporciona información adicional según corresponda.

Asegúrate de completar la Certificación bajo Penas de Perjurio con la firma y fecha del representante autorizado de la entidad.

Parte 3 - Reclamaciones de Beneficios de Tratado Tributario (si corresponde):

Si la entidad está reclamando beneficios de un tratado tributario, debe completar esta sección detallando los ingresos y las tasas aplicables según el tratado.

Parte 4 - Reservada para el IRS:

Esta sección es para uso exclusivo del IRS y no debe ser completada por la entidad.

Parte 5 - Certificación del Propietario Beneficiario (si es aplicable):

Si la entidad es propiedad de otra entidad, esta sección debe ser completada por el propietario beneficiario final, proporcionando su información personal y detalles de su participación en la entidad.

Anexos y Documentación Adicional:

A menudo, el formulario W-8BEN-E requiere la presentación de documentos adicionales, como certificados de residencia fiscal o tratados tributarios aplicables. Asegúrate de adjuntar todos los documentos requeridos.

Envío del formulario:

Una vez completado, el formulario W-8BEN-E debe ser proporcionado a la fuente de ingresos en los Estados Unidos y, en algunos casos, al IRS. La entidad debe mantener una copia de los registros para futuras referencias.

Es importante que la entidad diligencie el formulario W-8BEN-E con precisión, que actualice cualquier información adicional y notifique si hay cambios en su estructura o estatus fiscal.

¿Puede un empleado ser penalizado si no completa el formulario W-8BEN?

Sí, un empleado que no complete el formulario W-8BEN puede enfrentar sanciones fiscales y una tasa de retención en exceso. En ausencia de este formulario, el empleado podría ser considerado como un contribuyente estadounidense y estar sujeto a pagar impuestos según las tasas de los EE.UU.

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En resumen, el formulario W-8BEN es un documento esencial para extranjeros no residentes que trabajan con empresas de los Estados Unidos y desean beneficiarse de ciertas ventajas fiscales. Su correcta diligencia es crucial tanto para los empleados como para las empresas que buscan contratar globalmente y cumplir con sus obligaciones tributarias y fiscales.

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