¿Qué es la nómina?

La nómina es un registro detallado que contiene la información de los pagos realizados a los empleados por su trabajo durante un período específico. Este documento refleja el salario bruto, las deducciones aplicables y el salario neto que el empleado recibe. La nómina no solo cumple una función administrativa, sino que también tiene implicaciones legales y fiscales.

La nómina es un elemento crucial para la gestión del departamento de Recursos Humanos, ya que implica el cumplimiento de las obligaciones financieras de una empresa con su fuerza laboral o trabajadores.

En resumen, la nómina es el proceso de pago a los empleados e implica calcular los ingresos del empleado, deducir los impuestos de nómina y distribuir los fondos.

Existen varios tipos de nómina, cada uno adaptado a diferentes necesidades empresariales. La nómina ordinaria cubre pagos regulares como salarios y deducciones habituales, mientras que la nómina extraordinaria incluye pagos no regulares como bonificaciones. La nómina de sueldos es para empleados con salario fijo, y la de jornales para trabajadores pagados por hora o día. La nómina electrónica automatiza y facilita el proceso, y la nómina global gestiona pagos en múltiples países. También existen nóminas específicas para contratistas independientes y para empleados que ganan por comisiones. Cada tipo asegura el pago y cumplimiento normativo adecuados según las características de la empresa y su personal.

¿Cuál es la importancia de la nómina?

La nómina es crucial en la gestión de recursos humanos y finanzas de una empresa por varias razones:

• Cumplimiento legal: La nómina es fundamental para cumplir con las leyes laborales y fiscales. Asegura que los empleados reciban el pago justo y que se realicen las contribuciones necesarias a la seguridad social y otros fondos.

• Transparencia: Proporciona claridad y transparencia sobre cómo se calculan los pagos de los empleados, detallando ingresos y deducciones.

• Control financiero: Ayuda a la empresa a gestionar y controlar los costos laborales, permitiendo una planificación financiera más precisa así como favorece la toma de decisiones informadas en tiempo real.

• Moral y satisfacción del empleado: Una nómina precisa y puntual es crucial para mantener la moral y la satisfacción del empleado, lo cual puede influir positivamente en la productividad y la retención del personal.

¿Cómo se calcula la nómina?

El cálculo de la nómina es un proceso crucial en la gestión de recursos humanos y finanzas de cualquier empresa. A continuación, se describe un enfoque paso a paso para calcular la nómina:

1. Recopilación de información

• Datos del empleado: Nombre, identificación, posición, salario base, tipo de contrato.

• Horas trabajadas: Total de horas regulares, horas extras, y cualquier tiempo no trabajado (vacaciones, licencias, etc.).

• Beneficios y deducciones: Beneficios (bonos, comisiones) y deducciones (impuestos, seguridad social, pensiones, etc.).

2. Cálculo del salario bruto

• Salario base: El salario acordado con el empleado.

• Horas extras: Horas trabajadas más allá de las horas regulares, pagadas con un porcentaje adicional según las leyes laborales locales.

• Bonos y comisiones: Pagos adicionales acordados previamente con el empleado.

Salario bruto = Salario base + (Horas extras x Tarifa extra) + Bonos + Comisiones

3. Cálculo de deducciones

• Impuestos: Retención de impuestos sobre la renta según la legislación fiscal local.

• Seguridad social: Aportes obligatorios a la seguridad social.

• Pensiones: Contribuciones a fondos de pensiones.

• Otras deducciones: Préstamos, cuotas sindicales, seguros, etc.

Deducciones totales= Impuestos + Seguridad Social + Pensiones 

4. Cálculo del salario neto

• El salario neto es lo que el empleado recibe después de todas las deducciones.

Salario neto = Salario bruto - Deducciones totales

5. Registro y pago

• Generar recibos de nómina: Detallar todos los componentes del salario.

• Pago: Transferencia bancaria o cualquier otro método de pago acordado.

• Reportes: Mantener registros precisos para auditorías y cumplimiento normativo.

Consideraciones internacionales

El cálculo de la nómina está influenciado por el país donde sea contratado el empleado o trabajador. Las leyes laborales, fiscales y de seguridad social varían significativamente de un país a otro, afectando tanto el salario bruto como las deducciones aplicables. Es fundamental estar al tanto de las normativas locales para asegurar el cumplimiento y la precisión en el cálculo de la nómina.

Disclaimer: Este artículo se escribe únicamente con propósitos informativos. Si tienes dudas sobre el cálculo de la nómina para tus empleados, te invitamos siempre a asesorarte de expertos en ejecución de nómina y obtener asesoría legal.

¿Cuál es la diferencia entre nómina y salario?

Mientras que el salario hace referencia a la cantidad fija o cantidad de dinero que un empleado recibe regularmente por su trabajo, la nómina abarca el proceso completo de pago, incluyendo la contabilización de salarios, deducciones y registros de pago a todos los empleados de una organización.

¿Cuál es el período de liquidación de la nómina?

El período de liquidación de la nómina se refiere al intervalo de tiempo en el que se calculan y pagan los salarios de los empleados. Este período puede variar según las políticas de la empresa y las regulaciones laborales del país. A continuación, se explican los diferentes tipos de períodos de liquidación comunes:

1. Semanal

• El pago de la nómina se realiza cada semana. Este método es común en trabajos de medio tiempo y en industrias como la construcción y la hostelería.

2. Quincenal

• La nómina se liquida y se paga cada dos semanas. Este es uno de los métodos más comunes y ofrece un equilibrio entre la frecuencia de pago y la gestión administrativa.

3. Quincena

• La nómina se liquida y se paga dos veces al mes, generalmente el 15 y el último día del mes. Este método es frecuente en países de habla hispana y proporciona una frecuencia de pago regular para los empleados.

4. Mensual

• La nómina se liquida y se paga una vez al mes. Este es el método más común en muchas industrias, especialmente para empleados asalariados y puestos administrativos.

Factores que influyen en la elección del período de liquidación

Regulaciones laborales

En algunos países, la legislación laboral puede dictar la frecuencia mínima con la que los empleados deben ser pagados. Es crucial cumplir con estas regulaciones para evitar sanciones.

Preferencias del empleado

Algunos empleados pueden preferir pagos más frecuentes para gestionar mejor sus finanzas personales. Las empresas pueden considerar estas preferencias para mejorar la satisfacción y retención de los empleados.

Capacidad administrativa

La frecuencia de la nómina puede afectar la carga administrativa y los costos operativos. Pagar a los empleados más frecuentemente puede requerir más recursos y tiempo para el procesamiento de la nómina.

Flujo de caja de la empresa

La capacidad de la empresa para mantener un flujo de caja adecuado también puede influir en la decisión. Pagos más frecuentes pueden requerir una gestión más estricta del flujo de efectivo.

¿Cómo gestionar la nómina?

Una empresa puede llevar a cabo la gestión de la nómina de varias maneras:

• Nómina interna o in-house: Las empresas con departamentos de recursos humanos (RRHH) sólidos pueden gestionar la nómina manualmente de forma interna, usar software de nómina o una solución de nómina para automatizar muchos de los procesos de nómina.

• Nómina externalizada o tercerizada: En inglés se le conoce como outsourced, Los dueños de pequeñas empresas que carecen de recursos o las grandes empresas que desean liberar a sus departamentos de RRHH de la administración de nómina que consume mucho tiempo pueden externalizar la nómina a un proveedor de servicios de nómina externo.

¿Qué es la nómina global o internacional?

La nómina global o internacional, conocida en inglés como global payroll es el proceso de gestionar y pagar a los empleados que trabajan en diferentes países desde una única plataforma o sistema centralizado. Este proceso incluye el cálculo de salarios, deducción de impuestos, cumplimiento de las leyes laborales locales y la distribución de fondos a nivel internacional.

La nómina multipaís es un proceso complejo pero esencial para empresas con operaciones a nivel global. Un sistema de nómina global eficiente asegura el cumplimiento normativo, mejora la eficiencia operativa y garantiza la satisfacción de los empleados a nivel mundial. Para esto es importante asesorarse con expertos locales que conozcan los detalles de las operaciones de nómina en coherencia con lo demandado por las autoridades fiscales.

La nómina internacional permite el pago a trabajadores que están vinculados en diferentes modelos, ya sea bajo un EOR o Employer of Record o por contratación directa cuando la empresa tiene entidades locales donde reside el talento.

No importa si tu equipo se encuentra en España, Estados Unidos, México o Colombia, utilizar soluciones especializadas como Deel puede ayudar a las empresas a gestionar estos desafíos de manera efectiva.

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¿Qué es la nómina multinacional y cuál es su complejidad?

La nómina multipaís es el proceso de gestionar el pago de salarios y beneficios a empleados ubicados en diferentes países. Este proceso es esencial para empresas con operaciones globales que buscan administrar su capital humano de manera eficiente.

La complejidad de la nómina multipaís radica en la necesidad de cumplir con las leyes y regulaciones laborales, incluyendo contratos de trabajo específicos de cada país, lo que implica manejar diversos datos de nómina y realizar cálculos de nóminas precisos para cada región. Además, se deben considerar factores como los impuestos, beneficios y deducciones, que varían entre diferentes países.

Para lograr una escalabilidad efectiva, muchas empresas optan por la externalización de su nómina multipaís, lo que les permite concentrarse en sus operaciones principales mientras expertos gestionan las complejidades administrativas y legales de la nómina.

¿Cuáles son los beneficios de subcontratar la nómina?

Subcontratar o externalizar la nómina puede ofrecer beneficios como:

• Ahorro de tiempo: Libera tiempo del equipo de RRHH para enfocarse en tareas más estratégicas.

• Cumplimiento normativo: Asegura que la empresa cumple con todas las leyes laborales y fiscales.

• Reducción de errores: Minimiza los errores en el cálculo de la nómina y las deducciones.

• Acceso a expertos: Permite acceder a especialistas en nómina y legislación laboral.

• Flexibilidad: Facilita la adaptación a cambios en las regulaciones y en el tamaño de la plantilla.

• Costos operativos más bajos: Reduce los costos asociados con el mantenimiento de un departamento de nómina interno.

• Seguridad: Mejora la seguridad de los datos confidenciales de los empleados.

• Actualizaciones automáticas: Mantiene el software y los procesos de nómina actualizados sin esfuerzo adicional.

• Relación de confianza con la fuerza laboral global: Recibir el pago del salario a tiempo favorece la satisfacción laboral así como la relación de confianza entre los trabajadores y la empresa.

• Centralizar diferentes procesos en un mismo lugar: Asegura la unificación de la información y el cumplimiento legal, sin importar si se ejecuta la nómina en distintos países o no.

¿Cómo impacta la nómina internacional en la contratación global?

La nómina internacional juega un papel clave en la contratación global al asegurar que los empleados internacionales sean pagados de acuerdo con las regulaciones locales y en su moneda local. Esto puede influir en la percepción de la empresa por parte de talentos globales y su capacidad para atraer y retener a los mejores candidatos.

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Pagar a tu equipo no debería ser un desafío. Con Deel, puedes financiar la nómina con solo un clic y calcular los impuestos automáticamente sin mover un dedo, todos los países desde un mismo proveedor de nómina. Nuestras opciones de múltiples monedas y diversos métodos de retiro aseguran que todos, incluso los contratistas independientes, tengan un excelente día de pago.

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