¿Qué es nómina descentralizada?

La nómina descentralizada es un modelo de gestión salarial en el cual cada departamento o unidad dentro de una organización asume la responsabilidad de administrar y procesar sus propias nóminas. Se presenta comúnmente en empresas con varias entidades u oficinas en el mundo.

Mientras que la nómina centralizada contempla la existencia de un equipo central que es el que se encarga de realizar todas las operaciones salariales, la descentralizada es un tipo de gestión de Recursos Humanos que contribuye a la autonomía del departamento y a un control más eficiente de los procesos implicados.

¿Cómo funciona una nómina descentralizada?

La nómina descentralizada puede funcionar bajo dos mecanismos diferentes. Por un lado, a partir de la distribución de la responsabilidad del procesamiento o la gestión de la nómina entre varios departamentos dentro de una organización. Entonces, cada departamento dispone de un sistema de nómina y procesamiento de pago, lo cual permite adaptar los cálculos y los factores particulares si los hubiera.

Siguiendo este mecanismo, cada una de las unidades de la empresa es responsable de la recolección de los datos salariales de los empleados que conforman sus equipos. Incluye el cálculo de los pagos y la retención de impuestos.

Otra forma de funcionamiento tiene que ver con la subcontratación de proveedores externos para dicha gestión. Así, el cliente se encarga de hacer los registros correspondientes del trabajo a pagar. El proveedor recibe esos mismos datos y los transmite al proveedor local, quien lo revisa y devuelve con los cálculos que correspondan. El proceso continúa con unos cuantos pasos más entre “idas y vueltas” de información entre el proveedor, el proveedor local y el cliente para la aprobación y transmisión de fondos.

¿Cuáles son las características de una nómina descentralizada?

Aquí te compartimos las características a modo de checklist para que puedas identificar si tienes este tipo de payroll:

• Cada departamento o unidad tiene su propio sistema de nómina y proceso de pago.

• Los responsables de la nómina en cada departamento tienen un conocimiento más profundo de las necesidades y particularidades de sus empleados.

• Solo se gestiona la nómina para empleados directos.

• Mucha carga manual y operativa para efectuar los cálculos y proceder al envío de la información.

¿Cuáles son las ventajas y desafíos de una nómina descentralizada?

Entre las principales ventajas, se encuentran las siguientes:

• Promueve la flexibilidad al poder adaptar este proceso a la realidad de cada departamento, así como también facilita su personalización. Esto reduce la demora en la aprobación por parte de un equipo centralizado.

• Mayor agilidad para tomar decisiones respecto al salario, considerando las particularidades de cada unidad, dado que los responsables de cada área tienen un conocimiento más profundo sobre los empleados que están bajo su cargo y, por ende, pueden incluir incentivos, bonificaciones o comisiones específicas.

Respecto a los desafíos, podemos mencionar:

• Posible falta de estandarización y consistencia en los procesos y cálculos salariales en cada departamento.

• No hay lugar para la automatización de tareas implicadas en este proceso, lo que podría ahorrar tiempo, dinero y esfuerzos.

• Necesidad de una comunicación totalmente efectiva y coordinación entre los responsables de nómina de cada unidad.

• Mayor complejidad y dificultad para monitorear y asegurar el cumplimiento de las regulaciones laborales y fiscales en cada departamento.

• Poco escalable, en tanto no se incluyen los trabajadores independientes o autónomos que pueden prestar servicios a la empresa.

• Muchas personas tienen acceso a datos confidenciales que pueden aumentar el riesgo en materia de privacidad y seguridad.

¿Cómo migrar de una nómina descentralizada a una centralizada?

La transición de una nómina descentralizada a una centralizada no es un proceso rápido para su ejecución. Por el contrario, esto requiere una planificación cuidadosa, para asegurarse que los resultados que finalmente se obtengan sean los deseados. A continuación, te detallamos cuáles son los pasos que debes seguir para hacerlo de forma efectiva:

• Evaluar las necesidades y estructura de la organización: esto significa realizar un correcto análisis acerca del tamaño de la empresa, su alcance geográfico, la complejidad de los procesos de gestión de nómina internos y los recursos disponibles. Se debe determinar si la migración a una nómina centralizada es adecuada para la organización y si los beneficios superan los desafíos que podrían presentarse.

• Establecer políticas y procedimientos claros: resulta esencial el establecimiento de políticas y procedimientos internos claros, los cuales deben definir aspectos relacionados con la estructura salarial, los beneficios, las deducciones y los plazos de pago. Aquí también es recomendable incluir cuáles son las mejores prácticas, priorizando la estandarización del proceso, además de garantizar que la transición sea efectiva.

• Utilizar tecnología y herramientas adecuadas: si se emplean la tecnología y las herramientas adecuadas es posible que haya una comunicación transparente. La implementación de un sistema de gestión de nómina centralizado, respaldado por software especializado, puede simplificar en gran medida los procesos, asegurando la precisión, la eficiencia y la seguridad de los datos. Asimismo, estas herramientas pueden ayudar en la consolidación de información y generar informes globales para una toma de decisiones estratégica en base a datos confiables, objetivos e incluso en tiempo real.

• Establecer canales de retroalimentación y revisión periódica de los procesos: ¿qué se debería contemplar aquí? Por ejemplo, la realización de evaluaciones regulares para medir la eficiencia y la identificación de áreas de mejora. No hay que olvidar el cumplimiento normativo en materia de derecho laboral y las regulaciones a nivel local, sobre todo si se cuenta con equipos distribuidos en todo el mundo. Por otro lado, contar con la posibilidad de recibir y entregar retroalimentación constante entre los empleados y los responsables de nómina es crucial para el abordaje de cualquier problemática de esta índole.

• Comunicar y capacitar a los empleados: para que la información sea clara y todos estén alineados con los cambios; esto es brindar capacitación sobre los nuevos procesos y herramientas empleadas en la nómina centralizada. Esto es necesario para reducir potenciales resistencias al cambio (lo cual es muy frecuente) y asegurar una transición exitosa.

• Considerar apoyo externo: tener el apoyo de consultores especializados o proveedores de servicios de nómina expertos en el tema es una ventaja inigualable porque pueden brindar asesoramiento en la migración, ayudar en la implementación de tecnología y proporcionar conocimientos y mejores prácticas para una transición exitosa. Así, puedes evitar errores comunes y adoptar métodos que se han probado que funcionan al 100%.

¿Quieres saber más sobre la diferencia entre sistemas de Payroll centralizados vs. descentralizados? Descubre esta infografía, en la que te contamos cómo puedes hacer una comparación efectiva entre cada tipo de sistema de pago de nómina y los procesos, además de las señales de alerta que suelen indicar cuándo es el momento oportuno para cambiar a un sistema centralizado.

La importancia de la nómina descentralizada en México

En América Latina, México fue el país que estableció la obligatoriedad de la nómina electrónica y el timbrado de nómina en febrero de 2021 a nivel nacional. ¿De qué se trata? El Gobierno Federal, a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) implementó la nómina electrónica que se realiza mediante el uso del SAT.

El timbrado de nómina consiste en la validación electrónica de los datos de la nómina de las personas físicas, ya sean los empleados de una empresa, incluso de los empleados estatales, es decir, los que desarrollan una función pública. Todos los trabajadores que se desarrollen en el sector público, en el privado y los paraestatales tienen su nómina digitalizada y con el timbrado, se le da legalidad.

En términos de administración pública, finanzas públicas y gasto público, el Gobierno Federal tiene todo digitalizado y es más fácil a nivel nacional llevar a cabo del presupuesto de egresos de la federación y la rendición de cuentas. Sin dudas, para el área de recursos humanos de los distintos organismos públicos, el pago de nómina es más rápido y simple.

Por otro lado, garantiza el acceso a los servicios de seguridad social y la transparencia de la transferencia de recursos. Tanto es así que, cualquier persona puede acceder a la página oficial gob.mx y ver la nómina de todos los servidores públicos tanto del poder ejecutivo como de la administración pública y el sector educativo.

La Secretaría de la Función Pública muestra el sueldo bruto mensual más reciente de las personas servidoras públicas activas en la Administración Pública Federal. Este ejercicio fiscal, con la nómina electrónica descentralizada, permite a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP)tener más control sobre los recursos públicos, los pagos a los servidores públicos y la inversión que se realiza en los servicios públicos.

Por último, con respecto a la nómina, el Gobierno Federal tiene tabuladores de sueldos y se puede acceder a través de gob.mx. Allí se puede observar parte del gasto público: cuánto gana un director general, un personal de administración pública, miembros del poder ejecutivo y los , miembros de la Secretaría de Educación Pública, entre otros trabajadores de la función pública.