¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa. Es una herramienta visual que muestra las diferentes áreas, departamentos y niveles de jerarquía dentro de la organización.

El organigrama proporciona una descripción clara de la cadena de mando, las relaciones jerárquicas y las responsabilidades de cada puesto, lo que facilita la comprensión de la estructura de la empresa. Es gestionado por el departamento de recursos humanos y resume de forma sencilla los equipos de trabajo y las distintas áreas dentro de una empresa.

Es ideal que el organigrama se mantenga actualizado, con información al día en tiempo real.

¿Por qué es importante el organigrama de una empresa?

El organigrama de una empresa es de vital importancia, te lo resumimos en tres razones:

1. Claridad en la estructura organizativa: El organigrama brinda una representación visual de cómo está estructurada la empresa, mostrando las diferentes áreas, departamentos y niveles de jerarquía. Esto ayuda a los empleados a comprender la cadena de mando y las relaciones dentro de la organización, lo que facilita la comunicación y la colaboración entre los diferentes equipos.

2. Identificación de responsabilidades y roles: El organigrama define claramente las responsabilidades y funciones de cada puesto dentro de la organización. Esto ayuda a evitar duplicidades o confusiones sobre quién es responsable de qué tareas, lo que mejora la eficiencia y la productividad.

3. Orientación para nuevos colaboradores: Para los nuevos empleados, comprender la estructura de la empresa puede ser abrumador. El organigrama les proporciona una visión general ordenada de la organización y les ayuda a ubicarse en su departamento y en la cadena de mando. Esto acelera su proceso de integración y facilita su adaptación al entorno laboral.

¿Cuáles son los beneficios de tener un organigrama empresarial?

Tener un organigrama preciso y actualizado ofrece una serie de beneficios para la empresa:

• Comunicación efectiva: El organigrama facilita la comunicación dentro de la empresa al establecer canales claros de información y permitir que los empleados identifiquen fácilmente a quién deben dirigirse en diferentes situaciones.

• Eficiencia y coordinación: Con un organigrama bien definido, se evitan duplicidades y se mejora la coordinación entre los diferentes equipos y departamentos. Los empleados saben a quién deben reportar y quiénes son sus colaboradores directos, lo que agiliza los procesos de trabajo.

• Identificación de oportunidades de crecimiento: El organigrama permite identificar oportunidades de crecimiento dentro de la organización. Los empleados pueden ver claramente la estructura jerárquica y los niveles de autoridad, lo que les ayuda a comprender las posibilidades de ascenso y desarrollo profesional.

• Toma de decisiones informada: Al visualizar la estructura de la empresa a través del organigrama, los líderes pueden tomar decisiones más informadas sobre la asignación de recursos, la delegación de responsabilidades y la planificación estratégica.

¿Cuáles son los elementos de un organigrama?

Un organigrama básico contiene los siguientes elementos:

• Cajas o rectángulos: Representan los diferentes puestos o roles dentro de la organización. Cada caja muestra el nombre del empleado y su posición en la estructura jerárquica.

• Líneas de conexión: Establecen las relaciones jerárquicas entre los diferentes puestos. Las líneas pueden ser sólidas o punteadas, y se utilizan para mostrar la cadena de mando y la estructura de reporte.

• Niveles de jerarquía: Los organigramas muestran claramente los diferentes niveles de jerarquía dentro de la organización, desde la alta dirección hasta los empleados de nivel operativo.

• Departamentos y áreas: El organigrama muestra los diferentes departamentos y áreas funcionales de la empresa, lo que ayuda a identificar las distintas unidades de trabajo y sus responsabilidades específicas.

• Títulos y roles: Cada caja en el organigrama incluye el título del puesto y una breve descripción de las responsabilidades y funciones asociadas.

¿Cómo hacer un organigrama funcional?

Crear un organigrama eficiente y preciso para tu empresa es un proceso que requiere planificación y atención a los detalles. Aquí te presento algunos pasos para ayudarte a hacer un organigrama efectivo:

1. Identifica las posiciones clave: Comienza identificando las posiciones clave dentro de tu organización. Esto incluye a los miembros del equipo directivo, gerentes de departamento y otros roles importantes.

2. Establece las relaciones jerárquicas: Determina las relaciones de autoridad y reporte entre las diferentes posiciones. Define quién reporta a quién y cómo se estructura la cadena de mando en tu empresa.

3. Organiza los departamentos y áreas: Identifica los diferentes departamentos y áreas funcionales de tu empresa. Agrupa las posiciones relevantes en cada departamento para visualizar claramente la estructura organizativa.

4. Elige el tipo de organigrama: Decide qué tipo de organigrama se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa. Puede ser vertical, horizontal, circular o matricial, según la complejidad y la naturaleza de tu organización.

5. Utiliza herramientas adecuadas: Para crear un organigrama visualmente atractivo y fácil de entender, puedes utilizar herramientas y software especializados. Estas herramientas te permiten arrastrar y soltar las cajas y líneas de conexión, y ajustar la estructura según sea necesario.

6. Actualiza y revisa regularmente: El organigrama debe mantenerse actualizado a medida que se produzcan cambios en la estructura organizativa, como nuevas contrataciones, promociones o reorganizaciones. Revisa y actualiza el organigrama regularmente teniendo en cuenta los distintos departamentos para asegurarte de que refleje con precisión la realidad de la empresa.

Recuerda que un organigrama efectivo es aquel que es comprensible, claro y se ajusta a las necesidades de tu empresa. Puedes utilizar herramientas como Power Point o una plantilla de organigrama para iniciar y crear tu propio organigrama.

¿Cuáles son los tipos de organigramas más comunes?

Existen diferentes tipos de organigrama utilizados en las empresas para representar su estructura organizativa. Algunos de los más comunes son:

1. Organigrama vertical: También se conoce como organigrama jerárquico y muestra la estructura jerárquica de la empresa de arriba hacia abajo. Las cajas representan los diferentes niveles de autoridad, con la alta dirección en la parte superior y los empleados de nivel operativo en la parte inferior.

2. Organigrama horizontal: En este tipo de organigrama, se utilizan columnas para representar los diferentes departamentos o áreas funcionales de la empresa. Las cajas dentro de cada columna muestran los puestos y las relaciones jerárquicas dentro de cada departamento.

3. Organigrama circular: Este tipo de organigrama utiliza un formato circular para representar la estructura organizativa. La parte superior del círculo muestra la alta dirección, y las cajas se distribuyen en círculos concéntricos para representar los diferentes niveles de jerarquía.

4. Organigrama matricial: Este tipo de organigrama se utiliza cuando una empresa tiene una estructura organizativa compleja con múltiples líneas de reporte. Se utilizan filas y columnas para mostrar las diferentes áreas funcionales y los empleados que se encuentran en cada área.

Al momento de elegir el tipo de organigrama más adecuado para tu empresa o tipo de organización, es importante considerar varios factores, como la estructura interna, los niveles de mando, la cultura empresarial y las necesidades específicas de tu empresa.

Si tu empresa tiene una mayor jerarquía y una cadena de mando bien definida, un organigrama vertical puede ser la opción más adecuada. Si tu organización se basa en la colaboración y el trabajo en equipo, un organigrama horizontal puede ser más apropiado. Por otro lado, si tu empresa tiene una estructura matricial, donde los empleados trabajan en diferentes proyectos o equipos a la vez, un organigrama matricial puede ser la elección adecuada.

Ayuda a tu equipo a encontrar a la persona adecuada para lo que buscan

Entender cómo está estructurada una empresa puede ser complejo, especialmente para un nuevo colaborador. Además, con el modelo de trabajo remoto, esto se vuelve aún más tedioso. La creación de un organigrama (org chart) es una solución popular para este problema, ya que proporciona una descripción general ordenada de la estructura de una empresa, ideal para presentar a nuevas contrataciones o incluso a los inversionistas.

Sin embargo, el proceso de crear y mantener un organigrama preciso puede llevar mucho tiempo a los equipos de Recursos Humanos (RR.HH.), especialmente cuando no tienen las herramientas adecuadas a su disposición. Conoce aquí Org Charts, y descubre cómo esta herramienta puede agilizar la comunicación y mejorar la colaboración en tu empresa.