¿Qué es payroll global o gestión de nómina global?

El payroll global es un proceso centralizado para llevar a cabo el cálculo de los salarios de los empleados, además de los impuestos, beneficios y bonificaciones, sin importar la ubicación geográfica en la que se encuentren. Por lo tanto, la gestión de nómina global se refiere al proceso de administrar y procesar la nómina de empleados en múltiples países y jurisdicciones.

Aquí se contempla el seguimiento de las horas de trabajo, la entrega de nóminas, la protección de datos y el tiempo libre pagado. Por otro lado, este concepto no es ajeno a las normativas que rigen en cada país. La gestión de la nómina global también implica el cumplimiento de las regulaciones laborales, fiscales y de seguridad social de cada país, así como la gestión de los diferentes requisitos y sistemas de pago disponibles.

¿Cuáles son los beneficios del payroll global?

Estos son los principales para las operaciones de nóminas internacionales:

• Aporta agilidad: permite a las empresas gestionar de manera eficiente y centralizada la nómina de sus empleados en diferentes países, simplificando el proceso y reduciendo la carga administrativa.

• Asegura el cumplimiento: garantiza el cumplimiento de las leyes locales laborales y fiscales en cada país donde opera la empresa. Se evitan posibles sanciones y riesgos legales, lo que proporciona tranquilidad y seguridad jurídica. Para eso, es importante contar con el asesoramiento de expertos locales.

• Mayor coherencia operativa: al usar una sola plataforma, esto facilita la estandarización de los procesos y políticas de nómina en toda la organización, mejorando la coherencia y la eficiencia operativa. Por lo tanto, promueve la uniformidad en los cálculos, lo cual ayuda a la reducción del margen de error y ofrece una experiencia más consistente para la fuerza laboral.

• Acceso a reportes consolidados: se pueden generar análisis y reportes a nivel global con el aprovechamiento de servicios de nómina global en tanto plataformas de nóminas o soluciones de proveedores de nómina. Así, es más sencillo acceder a una visión holística de la situación administrativa de los empleados, en tanto costos laborales, para tomar mejores decisiones (informadas y objetivas) y tener una planificación financiera superior. Además, es útil para visualizar datos en tiempo real, creando una cultura data-driven en la empresa.

• Ahorro en costes significativos: gracias a la simplificación del proceso. En adición, el hecho de evitar sanciones y riesgos también se traduce en la prevención de gastos innecesarios relacionados con la falta de cumplimiento de la normativa local.

¿Cómo gestionar la nómina global?

Cuando se trata de gestionar los procesos de nómina global, las consideraciones a contemplar para hacerlo con éxito son varias por parte de Recursos Humanos. Este proceso abarca la comprensión y aplicación de regulaciones laborales y fiscales de cada país, incluyendo tasas impositivas, deducciones obligatorias, beneficios sociales y requisitos de informes, hasta la gestión de diferentes sistemas de pago, monedas y fechas de pago adaptándose a las prácticas y costumbres locales.

Un tema que no es menor es la relevancia de que el equipo de RRHH mantenga una comunicación clara y efectiva con los proveedores de servicios de nómina locales, quienes poseen un conocimiento profundo de las leyes y regulaciones específicas de cada país. Asimismo, es necesario establecer una comunicación abierta tanto con los empleados como con las autoridades gubernamentales en cada ubicación para garantizar el cumplimiento normativo y resolver cualquier problema que pueda surgir.

Ahora bien, puedes recurrir a tres opciones de modelos de contratación:

• Trabajadores independientes: ofrecen más flexibilidad pero es necesario saber cuándo y de qué forma recurrir a ellos, dado que no se encuentran bajo una relación de subordinación como ocurre entre empleador y empleado. Este modelo es útil para la contratación de servicios especializados y profesionales, ya que agiliza la entrega de resultados positivos gracias a sus habilidades y experiencia específica para llevar a cabo determinados proyectos.

• Empleados a través de un EOR: simplifica todo el proceso de asumir la responsabilidad legal y administrativa de tener trabajadores en diferentes países.

• Abrir una subsidiaria: es una opción para obtener un mayor control de la situación pero esto se traduce en mayores requisitos a nivel legal y financiero.

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¿Cómo cumplir con las regulaciones legales en la nómina o payroll global?

Embarcarse en el desafío de la expansión global significa que la contratación y el pago de empleados internacionales puede ser complejo. Porque hay un nuevo mundo de leyes laborales, que varía de un país a otro, con las que hay que cumplir. ¿Qué áreas se incluyen en el cumplimiento?

• Leyes laborales: al contratar a un empleado en el extranjero, se deben cumplir una serie de normativas y regulaciones locales. Estas leyes establecen el salario mínimo, la cantidad máxima de horas de trabajo permitida, cuáles son los beneficios para los empleados, cómo se gestiona la seguridad social y demás.

• Regulaciones fiscales: hay impuestos sobre la renta federal y regional de cada país, además del impuesto sobre la nómina y los plazos de pago.

• Gestión y seguridad de datos: dado que se manejan datos sensibles y confidenciales para el procesamiento del payroll global, es importante adoptar medidas de seguridad, además de cumplir con lo que establecen las leyes al respecto. Así, si las empresas globales manejan datos de nóminas de empleados de la Unión Europea, el cumplimiento de los estándares GDPR es fundamental.

• Transferencias transfronterizas: hay tarifas que pueden agregarse en las transferencias internacionales. Asimismo, hay que considerar que no todos los métodos de pago se encuentran disponibles en todos los países, por lo que puede ser todo un reto manejar varios métodos de pago para un mismo equipo.

Considerando todos estos puntos, la elección de un aliado confiable y estratégico hace la diferencia. Imagina la posibilidad de contratar a cualquier empleado, en cualquier punto del globo, en cuestión de minutos garantizando el compliance. Eso puedes hacerlo con Deel.

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