¿Qué es un software de recursos humanos?

Un software de recursos humanos es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar y automatizar las tareas y procesos relacionados con la gestión del capital humano en una organización.

Si trabajas en el departamento de recursos humanos o en el área informática y quieres conocer cómo funcionan estos programas, qué tipos de software existen y cómo pueden resultar útiles en una empresa, te recomendamos que sigas leyendo.

¿Cuáles son las características y funcionalidades de un software de RRHH?

El software de recursos humanos facilita la gestión de personal y agiliza los tiempos para el departamento. Las características típicas y las funcionalidades más destacadas son:

1. Manejo de la nómina:

La gestión de nómina se basa en la administración de los salarios de las personas vinculadas laboralmente a la empresa, de los aportes a la Seguridad Social y del pago de las obligaciones fiscales. Hay programas de nóminas según cada necesidad, ya que no es lo mismo las pequeñas y medianas empresas que las multinacionales.

2. Reclutamiento y selección de personal:

El proceso de reclutamiento se refiere a la búsqueda del mejor talento que coincide con los atributos requeridos en la oferta laboral de la empresa. La selección de personal se da en una segunda instancia, en el cual se eligen los aspirantes más capacitados para el puesto. En este caso se puede hacer -o no- evaluaciones de desempeño o pruebas técnicas de habilidades específicas.

Y en tercer lugar, el proceso de contratación en el que se incorporan todos los datos personales a la base de datos del staff al software de gestión de recursos humanos y se realiza el onboarding.

3. Gestión del rendimiento:

El análisis del rendimiento de los empleados son procedimientos y técnicas que colaboran en la evaluación del desempeño de los trabajadores en la empresa en la jornada laboral. El software de gestión de recursos humanos brinda datos sobre los flujos de trabajo

4. Seguimiento de tiempo y asistencia:

Este seguimiento consiste en el control horario, la gestión de ausencias, la gestión del tiempo, el fichaje, la gestión de turnos y la puntualidad. Además, la firma electrónica sirve para calcular la cantidad de horas trabajadas y luego, para categorizarlas como horas extras, nocturnas, etc.

5. Administración de beneficios:

La administración de los beneficios incluye todas las prestaciones que una compañía ofrece a sus empleados. Según los tipos de software de recursos humanos y el programa de recursos humanos que se implemente, serán los beneficios que se apliquen.

6. Gestión de talento y desarrollo:

La gestión del talento humano de las empresas son procesos que se encuentran centrados en atraer, gestionar, desarrollar, motivar y retener a los trabajadores. Por ello, en el software rrhh cuentan con un portal del empleado para una mejor gestión de capital humano (y gestión de la nómina).

7. Planificación de recursos empresariales (ERP):

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema de información gerencial que se vincula a las operaciones de producción y distribución de bienes o servicios. Este sistema especializado posibilita la agrupación y organización de todas las áreas, y así, optimiza la utilización de los recursos. A su vez, con estos datos, los directivos y el departamento de rrhh puede tomar mejores decisiones.

Aprende más aquí sobre cómo escalar los procesos de RR.HH. a nivel global.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de recursos humanos?

La utilización de un software de recursos humanos tiene una serie de ventajas para las empresas. Algunas de ellas son:

• La automatización de tareas administrativas.

• La mejora de la eficiencia y de la productividad.

• La centralización de la información en una base de datos.

• La generación de informes y análisis. 

• La facilitación del cumplimiento normativo.

• La optimización de la experiencia del empleado.

• La reducción del tiempo y de los costos asociados a la gestión del personal.

• El perfeccionamiento de la toma de decisiones.

• La simplicidad de la gestión de personal con el teletrabajo.

¿Qué tipos de software HR existen?

Ante de detallar qué tipos de software de recursos humanos existen, es necesario diferenciar entre dos clases de software HR, de acuerdo con su modo de funcionamiento: 

• Aquellos que se hallan instalados en una computadora individual, los cuales operan en una pequeña red.

• Los que se encuentran basados en la nube y permiten acceder desde cualquier dispositivo con internet. Únicamente se requiere contar con los datos para el inicio de sesión. 

Esta especie de softwares que utilizan la nube son los más populares en las compañías más importantes del mundo. Por otra parte, pueden integrarse fácilmente con otros programas de gestión de datos e intercambiar información en tiempo real (integración API).

Desde otro punto de vista, existen cinco tipos de software de RRHH que se explicarán a continuación. La decisión de elegir entre uno u otro dependerá, fundamentalmente, de las necesidades que tenga cada empresa.

Sistemas de información de recursos humanos (HRIS)

Este software permite a las compañías, ya sean PYMES o grandes empresas, almacenar, organizar y administrar los datos de los empleados, creando una base centralizada. De esta manera, evita que la información se duplique y que se comentan errores que pueden resultar costosos.

Sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS)

Este sistema de gestión de recursos humanos colabora con el monitoreo de la satisfacción laboral de los trabajadores y con los análisis comerciales, entre otras funciones fundamentales del área de RRHH.

Sistemas de gestión del talento (TMS)

El sistema de gestión del talento o del capital humano supervisa las habilidades de los empleados, su grado de formación y su desempeño en la empresa. Este software evalúa eficazmente la productividad de los trabajadores.

Sistemas de nómina

Gracias a estos sistemas informáticos, es posible automatizar el proceso de administración de la nómina. Así se logra que los asalariados reciban su pago en la fecha correcta y que cobren el monto preciso, según las horas que hayan trabajado.

Sistemas de reclutamiento y seguimiento de candidatos (ATS)

Este software de reclutamiento y seguimiento de candidatos ayuda al equipo de HR a optimizar el proceso de selección de personal, desde el comienzo hasta la contratación. Entre sus funciones más destacadas se encuentran: la publicación de las vacantes en la bolsa de trabajo, el almacenamiento de datos y la evaluación de los CV de los interesados.

¿Por qué centralizar la gestión de RRHH?

Centralizar la gestión de RRHH es una excelente idea para las empresas, ya que permite la organización de los datos y facilita el trabajo a los empleados del área para que puedan ejercer otras funciones que la tecnología aún no puede suplir.

Por otra parte, es fundamental que las compañías se encuentren en sintonía con las nuevas tendencias tecnológicas, ya que pueden agilizar procesos tan importantes como los de reclutamiento y selección de personal.

A pesar de que en la actualidad existen una gran variedad de softwares de recursos humanos, el futuro es todavía más prometedor. Ciertas herramientas como la inteligencia artificial, la automatización avanzada, la analítica de datos, la movilidad y la experiencia del usuario desarrollarán esta tecnología para hacerla cada vez más eficiente.

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