Qu’est-ce que le per diem ?

Le per diem permet de gérer facilement les budgets liés aux déplacements des salariés en leur versant une indemnité fixe, qui ne dépend pas des notes de frais, et qui est adapté au temps et à la destination du déplacement. Deel vous aide à gérer ces démarches RH en toute conformité, peu importe le pays dans lequel se trouve votre salarié. Suivez le guide !

Définition du per diem

Le terme per diem provient du latin et signifie “par jour”. En France et dans le cadre de l’entreprise, celui-ci se réfère à une indemnité journalière allouée par une entreprise pour couvrir les frais de déplacement professionnel d’un salarié.

C’est une compensation financière, qui permet aux employés de recevoir une somme fixe pour des dépenses spécifiques, comme les repas, l’hébergement, ou d’autres frais annexes, sans avoir ) constamment nécessiter un justificatif pour chaque dépense. L’indemnité per diem simplifie la gestion des frais professionnels et facilite le temps de traitement de la paie des salariés.

Cette allocation quotidienne peut être versée pour un déplacement sur le territoire ou à l’étranger, et son montant peut varier en fonction de la destination ou des barèmes internes de l’entreprise.

Dans certains cas, le per diem peut aussi être utilisé pour désigner le forfait quotidien payé aux travailleurs temporaires ou aux intermittents, comme lors de remplacements dans le secteur de l’éducation ou pour les professionnels de santé, qui peuvent alors être payés à la journée.

Quel est le taux d’un per diem ?

Le taux du per diem est généralement fixé à l’avance, dans le contrat de travail ou par la convention collective d’une entreprise. Cette somme peut être versée en amont du déplacement ou calculée et payée après le retour de l’employé.

Utiliser ce type d’indemnité de déplacement comporte plusieurs avantages. Le salarié n’a plus à fournir des notes de frais pour chaque dépense, du ticket de métro à la nuit d’hôtel et est cantonné à un budget spécifique à ne pas dépasser. Cela simplifie aussi la gestion du budget de l’entreprise, et fait gagner un temps précieux aux équipes de gestion.

Comment calculer les indemnités per diem

Le taux per diem varie d’une entreprise et d’un secteur à un autre. Néanmoins, voici quelques astuces pour faciliter son calcul :

• Définir le taux per diem de votre entreprise : Celui peut s’inspirer des plafonds fixés par l’administration fiscale française, notamment pour les frais de repas et d’hébergement. Il doit être transparent et clair pour tous vos employés.
• Préciser le nombre de jours et de nuits de déplacement éligibles pour le remboursement des frais de séjours.
• Multiplier le taux per diem par le nombre de jours de déplacement.

Par exemple :

Imaginons qu’un membre de votre équipe commercial doive partir en déplacement aux états-unis pour discuter du placement d’un de vos produits chez un distributeur présent sur place et au canada. Ce déplacement nécessite au moins deux jours de voyage aller-retour puis au moins 5 jours ouvrés sur place. Si l’entreprise prévoit un budget de 400 € par nuit pour l’hébergement et de 150 € par jours pour les frais de repas, le calcul de l’indemnité per diem serait le suivant :

(400 € x 5 nuits ) + (150 € x 5 jours) = 2 750 €

En France, l'administration fiscale publie des plafonds annuels pour les indemnités de frais professionnels de repas et d'hébergement, qui peuvent servir de référence pour les entreprises souhaitant définir leurs taux per diem. Ces plafonds sont révisés régulièrement pour tenir compte des changements dans le coût de la vie, les tarifs des hôtels et le prix des repas.

L’employeur peut ajuster ces taux selon les besoins de l’entreprise. Dans notre exemple, le per diem est plus élevé pour les États-Unis qu’il ne le serait pour un déplacement à Paris ou en province.

Le per diem est-il calculé par jour ou par nuit ?

La réponse est les deux ! En effet, Le per diem dépend des dépenses spécifiques couvertes.

• Per diem par jour : Cette indemnité couvre généralement les repas, les frais de transport, et les dépenses accessoires. Elle est calculée en fonction du nombre de jours passés en déplacement.
• Per diem par nuit : Cette indemnité couvre les frais d'hébergement, calculés sur le nombre de nuits réservées à l’hôtel ou dans un autre type de logement.

Quelle est la fiscalité du per diem en France ?

En France, le per diem (ou indemnité de frais de déplacement) est généralement exonéré d’impôt, mais uniquement si ce taux respecte certaines limites imposées par l’administration fiscale. Ces plafonds subissent des mise à jour publiées chaque année et sont consultables auprès des services fiscaux.

Cependant, si le montant de l'indemnité dépasse ce plafond, la partie excédentaire est alors intégrée dans le revenu imposable du salarié.

Ces frais de déplacement en dehors du lieu de travail peuvent également être imposable dans certains cas spécifiques :

• Absence de justificatif : Si le salarié ne fournit pas les justificatifs nécessaires, comme les dates précises et l'objet du déplacement, l’indemnité peut être réintégrée dans le salaire imposable.
• Indemnité forfaitaire non justifiée : Si l'employeur verse un montant forfaitaire sans s’assurer qu’il est conforme aux règles fiscales, l’indemnité peut être considérée comme un avantage imposable. Les salariés peuvent-ils déduire le per diem des impôts ?

Les salariés ne peuvent pas déduire les frais de déplacement indemnisés par un per diem dans leur déclaration d’impôt, car ces indemnités sont supposées couvrir l’intégralité des frais professionnels. Toutefois, s'ils engagent des dépenses supérieures aux indemnités reçues et qu'elles sont justifiées, il est parfois possible de négocier une réévaluation de l’indemnité auprès de l’employeur.

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