Wat is een 1099-werknemer?

De onderstaande informatie betreft Amerikaanse arbeidswetten.

Een 1099-werknemer is een freelancer die samenwerkt met klanten in plaats van rechtstreeks door hen in dienst te worden genomen. Het label "1099-werknemer" komt voort uit het 1099-MISC-formulier dat ze gebruiken om inkomen aan te geven bij de IRS, de Amerikaanse belastingdienst.

Deze werknemers onderscheiden zich van traditionele werknemers door hun eigen schema's te bepalen, hun eigen werktools te leveren en hun eigen belastingen te beheren, inclusief die voor zelfstandige arbeid. Veel van hen werken als freelancers of runnen hun eigen kleine bedrijven, waardoor ze een niveau van autonomie genieten dat doorgaans niet wordt gevonden in standaard arbeidsrelaties.

Belangrijke kenmerken van een freelancer zijn:

• Het bepalen van hun eigen werkschema.
• Het leveren van hun eigen gereedschap en uitrusting.
• Het zelf afhandelen van hun belastingbetalingen, inclusief belastingen voor freelancers.
• Mogelijk opereren als een kleine ondernemer.

Fulltime werknemer versus freelancer

Fulltime werknemers (ook bekend als W-2 werknemers vanwege het W-2 formulier dat ze invullen bij het indienen van belastingen) werken doorgaans voor één werkgever en ontvangen een salaris dat op regelmatige intervallen wordt betaald. De werkgever heeft een hogere mate van controle over de werkroosters en werklast van hun werknemers, voorziet de werknemers van de benodigde tools, apparatuur en training voor de baan, en biedt werknemersvoordelen en extraatjes (zoals particuliere ziektekostenverzekering of een opleidingsbudget).

Freelancers werken met meerdere klanten tegelijk en hebben een flexibelere werkschema. Ze worden meestal ingehuurd als externe experts die weinig tot geen training en inwerkperiode nodig hebben en al hun eigen tools en apparatuur voor de klus hebben, zodat de klant de bedrijfskosten van de freelancer niet hoeft te vergoeden.

Wettelijke voordelen vallen ook onder de verantwoordelijkheid van de freelancer—de klant hoeft niet te betalen voor:

• Sociale zekerheidsbelastingen
• Zorgverzekering
• Betaald verlof
• Werknemerscompensatie
• Pensioenplannen
• Werkloosheidsbelastingen
• Ouderschapsverlof
• Ziekteverlof

W-2 werknemers genieten ook van meer rechten en bescherming onder de federale en staatswetten. Freelancers hebben volgens het Department of Labor (DOL) geen recht op minimumlonen of overuren.

Wat zijn de meest voorkomende soorten 1099-werknemers (freelancers)?

Freelancers werken meestal aan projecten die hun constante aanwezigheid niet vereisen en die niet gerelateerd zijn aan de kernactiviteiten van de werkgever.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Grafisch ontwerp
• Schrijven
• Boekhouding
• Klantenservice
• Websiteontwikkeling
• Schoonmaakdiensten
• Human resources
• Payroll

Waarom een 1099-werknemer inhuren?

Freelancers kunnen je team op verschillende manieren ten goede komen.

• Je totale werkgeverskosten zullen lager zijn met een 1099-werknemer, omdat je niet hoeft te betalen voor de werknemersvoordelen of licentiekosten voor tools van de freelancer.
• Je hoeft geen training te bieden aan de freelancer, aangezien zij zelf investeren in hun opleiding en vaardigheidsontwikkeling.
• Je hoeft de freelancer niet te voorzien van apparatuur (laptops, monitoren, enz.).
• Je kunt gemakkelijk freelancers inhuren voor korte termijn projecten of een onverwachte toename van de werkdruk en de samenwerking beëindigen zodra hun diensten niet langer nodig zijn.
• Je kunt gemakkelijker uit het buitenland inhuren, aangezien je geen buitenlandse entiteit hoeft op te zetten om een freelancer in te huren.

Problemen met werknemersclassificatie

Werknemersmisclassificatie verwijst naar de verkeerde categorisatie van werknemers als freelancers om de belastingdruk te vermijden en de totale werkgeverskosten per werknemer te verlagen.

Omdat de grens vaag is en de IRS alleen richtlijnen biedt, is het niet altijd gemakkelijk om de status van een werknemer te bepalen, waardoor sommige bedrijven eerlijke fouten maken en hun werknemers per ongeluk verkeerd classificeren.

Bij twijfel kun je het SS-8 formulier indienen bij de IRS om een definitief oordeel te krijgen. Houd er rekening mee dat freelancers ook het recht hebben om dit formulier in te dienen, en als de IRS vaststelt dat je hen verkeerd hebt geclassificeerd, loop je waarschijnlijk het risico op ernstige juridische en financiële sancties, afhankelijk van of je de fout bewust hebt gemaakt.

Download onze interactieve verzameling van drie classificatietests voor werknemers die je helpen de arbeidsstatus van je werknemer te bepalen.

Welke documenten hebben 1099-werknemers nodig?

Schriftelijke overeenkomst

Freelancers moeten een schriftelijk contract ondertekenen met hun klanten.

Het contract moet alle belangrijke informatie over beide partijen bevatten, evenals de betalingsmethoden, verwachtingen en boetes. Soms is de overeenkomst tussen de twee partijen mondeling, maar het is veel gemakkelijker om de samenwerking te beheren als alle punten zijn gedocumenteerd.

Je kunt een 1099-freelancer niet op de traditionele manier ontslaan, maar je kunt de samenwerking met hen beëindigen als je hun diensten niet langer nodig hebt. Als je een schriftelijk contract hebt, is het beste om de freelancer schriftelijk op de hoogte te stellen - bijvoorbeeld via e-mail.

Belastingformulieren

Om hun belastingen correct te berekenen en in te dienen, moeten freelancers hun klanten informatie over hun bedrijf verstrekken via een belastingformulier.

Als ze Amerikaanse staatsburgers zijn, hebben ze een W-9 formulier nodig, terwijl buitenlandse individuen of bedrijfsentiteiten respectievelijk de twee formulieren W-8BEN en W-8BEN-E moeten indienen. Deze formulieren bevatten verschillende belangrijke informatie van je freelancer, waaronder het belastingbetalersidentificatienummer (TIN).

Wanneer het tijd is om belastingen in te dienen, leveren freelancers het 1099-NEC formulier in bij de IRS. Je hebt een TIN-nummer nodig om het 1099-NEC formulier in te vullen. In 2020 werd de eerder gebruikte Box 7 van het 1099-MISC formulier vervangen door een nieuw formulier, dat eerder was ingetrokken, namelijk het 1099-NEC formulier.

Hoe worden 1099-werknemers betaald?

1099-werknemers hebben geen vast salaris en staan niet op de loonlijst van een bedrijf. Daarom ontvangen ze geen loonstroken, maar sturen ze facturen naar hun klanten.

Ze hebben meestal een specifiek tarief en of ze per uur of per project worden betaald, hangt af van hen en hun klanten.

Welke belastingen betaalt een 1099-werknemer?

In de VS zijn 1099-werknemers zelf verantwoordelijk voor het indienen van hun belastingen. Werkgevers betalen loonbelastingen voor hun werknemers, terwijl freelancers een zelfstandigen belasting betalen om hun bijdrage aan de sociale zekerheid en Medicare-belastingen te dekken.

Daarnaast moeten ze inkomstenbelasting betalen. Een freelancer kan zijn totale belastbare inkomen berekenen door alle aftrekkingen af te schrijven. Vervolgens kunnen ze de belastingtabellen voor het betreffende belastingjaar controleren om te zien in welke categorie ze vallen en berekenen hoeveel ze verschuldigd zijn voor het indienen van belasting.

Freelancers hebben recht op belastingaftrekken. Als je besluit je eigen bedrijf te runnen, wat het geval is voor alle freelancers, zijn er veel zakelijke kosten die je kunt afschrijven om een teruggave te ontvangen in je belastingaangifte.

Neem moeiteloos freelancers aan met Deel

Sta je voor een onverwachte toename van de werkdruk? Moet je snel personeel aannemen?

Met Deel kun je binnen enkele minuten talent uit verschillende landen aannemen, kostenefficiënt en met minimale inspanning van jouw kant. Het hele wervingsproces wordt afgehandeld door lokale wervingsexperts, zodat jij je kunt concentreren op het opbouwen van je beste bedrijf.

Lees meer over hoe Deel werkt of boek een demo om te zien hoe wij jou en je team kunnen helpen groeien.

Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding.