Wat is een Agent of Record (AOR)?

Een AOR (Agent of Record), ook bekend als een makelaar van record, is een bedrijf of individu met de wettelijke bevoegdheid om de verzekerde partij te vertegenwoordigen en namens hen een verzekeringspolis te beheren.

Bedrijven nemen Agents of Record in dienst als dienstverleners om zelf niet met ziektekostenverzekeringen om te hoeven gaan. AOR's besparen tijd voor de polishouders, waardoor ze zich meer kunnen concentreren op strategische aspecten van hun bedrijf. De AOR helpt het bedrijf ook om slimme, kosteneffectieve beslissingen te nemen met betrekking tot werknemersvoordelen.

Omdat Agents of Record optreden als de wettelijk geautoriseerde organisatorische vertegenwoordiger van het bedrijf, gaan ze direct om met de verzekeringsmaatschappij. Het bedrijf hoeft niet te interacteren met de aangewezen verzekeraar.

Verzekeraars zullen niet omgaan met andere entiteiten of personen die niet de geautoriseerde Agents of Record zijn voor de verzekerde partij: de AOR is de verplichte tussenpersoon.

Ben je actief op zoek naar een verzekeringspolis voor je bedrijf? Zo ja, dan moet je op een gegeven moment tijdens het proces mogelijk een Agent of Record (AOR) of Broker of Record (BOR) brief ondertekenen.

Misschien ben je bezig met het verkrijgen van de eerste AOR of makelaar voor je bedrijf. Of, je verandert je huidige verzekeringsagent of makelaar omdat hun premies hoger zijn dan het marktgemiddelde. Of misschien is je bestaande AOR niet proactief geweest in het beheren van je verzekeringsdekking behoeften. In elk geval moet je mogelijk een AOR ondertekenen om een agent aan te wijzen die je vertegenwoordigt bij verzekeringsmaatschappijen.

Wat is een Agent of Record brief?

Een Agent of Record brief, of Broker of Record brief, is een formeel document ondertekend door een bedrijfseigenaar die specificeert welke agent zij willen dat hun bedrijf vertegenwoordigt. Bedrijfseigenaren vereisen een Agent of Record brief om een bestaande AOR te vervangen.

De brief benoemt een agent of makelaar als vertegenwoordiger van het bedrijf om premies en dekking te onderhandelen met een specifieke verzekeringsmaatschappij. Deze agent fungeert als een tussenpersoon, die de communicatie van verzekeringsquotes, verzekeringscontracten, polisdetails, beheer van voordelen en niet-verplichte voordelen namens het bedrijf afhandelt.

Wanneer een Agent of Record (AOR) of Broker of Record (BOR) een brief ondertekent om een nieuwe agent in te huren, wordt de oude automatisch beëindigd. Vandaar dat een AOR brief alleen nodig is voor bedrijven met bestaande polissen die met iemand nieuw willen werken of hulp nodig hebben bij het vinden van nieuwe polissen.

Wanneer moet je een AOR overeenkomst beëindigen?

Hier zijn scenario's die je kunnen aanzetten tot het beëindigen of veranderen van je AOR.

• Je bent ontevreden over de diensten of communicatie van het huidige agentschap
• Een ander agentschap heeft meer expertise in jouw industrie
• Je agentschap van record heeft een belangrijk probleem niet voorzien
• De huidige agent heeft een taak slecht afgehandeld
• De huidige agent heeft geen toegang tot een bepaalde markt

In de meeste gevallen kiezen polishouders ervoor om van verzekeringsagent te veranderen omdat ze ontevreden zijn over hun diensten of er een communicatiebreuk is.

Een ander scenario dat je kan aanzetten tot het beëindigen van een AOR overeenkomst is wanneer je een significant expertiseverschil waarneemt tussen twee verzekeringsagentschappen.

Bijvoorbeeld, laten we zeggen dat je in de tech business zit en je agent biedt basisverzekeringsdiensten. Je wordt later bewust van een ander bedrijf dat een gespecialiseerd en op maat gemaakt proces voor techbedrijven heeft ontwikkeld. Dit bedrijf biedt cyber risicobeheer en toegewijde claims en rechtszaakdiensten die je bedrijf nodig heeft. In dit geval zou het logisch zijn om een wijziging in de Agent of Record te maken. Je bedrijf wordt beter beschermd, bediend en gemonitord door de nieuwe.

Wat moet je weten voordat je een AOR brief ondertekent?

Een nieuwe agent krijgen om je bedrijfsverzekeringsaccounts te beheren is een relatief eenvoudige taak. Maar het nieuwe akkoord grondig lezen vooraf is de beste manier om problemen later te voorkomen.

Merk op dat niet elke AOR of BOR brief hetzelfde is. Elke brief schetst de details van de overeenkomst specifiek voor die agent, dus het nauwkeurig doornemen van de contractdetails is cruciaal.

Dat gezegd hebbende, hier zijn twee dingen waar je van op de hoogte moet zijn:

Je moet je oude AOR ontslaan om met een nieuwe agent te werken: Een AOR ondertekenen betekent je oude agent ontslaan en een nieuwe inhuren. Omdat dit een officiële overdracht is, moet je ervoor zorgen dat je het niet te vroeg ondertekent.

Doe je due diligence omdat makelaars niet altijd transparant zullen zijn en kunnen proberen stiekem te zijn over het ondertekenen van AOR.

Je kunt servicekosten oplopen: AOR's worden niet betaald voor het hele jaar als je de overeenkomst in het midden van een polistermijn beëindigt. De AOR werkt in wezen gratis vanaf de datum dat ze de AOR brief hebben ondertekend tot de dag waarop de effectieve datum van de polis begint. Om deze reden kan de agent/makelaar je een servicekosten in rekening brengen aangezien de verzekeringsdrager hen niet betaalt. Nogmaals, niet alle agenten zullen je dit van tevoren vertellen, dus lees altijd het contract grondig door om verrassingskosten of misverstanden later te voorkomen.

Hoe werkt het AOR proces?

Het AOR proces begint zodra je hebt besloten om met een bepaalde agent te werken en duurt ongeveer tien dagen om te voltooien.

• Fase 1: De nieuwe agent stuurt je een Agent of Record brief met de naam van je bedrijf, de naam van de drager, het polisnummer en de effectieve polisdatum
• Fase 2: Je bekijkt de brief, leest deze grondig, plaatst deze op het briefhoofd van je bedrijf, ondertekent deze als een erkenning van ontvangst, dateert deze en stuurt deze terug naar de agent
• Fase 3: Je nieuwe agent stuurt de ondertekende AOR brief naar de verzekeringsdrager
• Fase 4: De polissen worden overgedragen in 5-10 dagen, tenzij de drager een intrekkende AOR van de huidige agent ontvangt ondertekend door de polishouder

Zodra de verzekeringsdrager de AOR brief accepteert, begint de nieuwe agentschapsrelatie en houdt de oude op te bestaan.

Wat moet je doen als je een slechte Agent of Record brief hebt ondertekend?

Als je spijt hebt van het ondertekenen van een Agent of Record formulier, heb je meestal 5-10 dagen na het ondertekenen van de brief om deze in te trekken.

Om je terug te trekken uit een brief, moet je een intrekkende Agent of Record brief ondertekenen, waardoor de oorspronkelijke AOR die je hebt ondertekend nietig en zonder waarde wordt.

Als je het contract na tien dagen wilt intrekken, kun je dat niet doen door een intrekkende Agent of Record brief te ondertekenen. In dit geval is je enige optie om een nieuwe AOR met een andere agent te ondertekenen, wat die agent zal inhuren en de vorige zal ontslaan.

Deel helpt je bij het beheren en administreren van voordelen over de hele wereld

Wanneer je buitenlandse freelancers of buitenlandse werknemers inhuurt via Deel, krijg je toegang tot ons uitgebreide netwerk van voordelen en extraatjes. We helpen je te begrijpen en verplichte voordelen aan werknemers in buitenlandse landen te leveren, en helpen je met het administreren van extra voordelen om top talent aan te trekken.

Bekijk onze bibliotheek van extraatjes en vraag een demo aan om te zien hoe Deel wereldwijde aanwerving en betalingen vandaag de dag vereenvoudigt om jouw internationale mobiliteit te vergroten.

Bekijk ook eens:

• Bankoverschrijving

Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding.