Wat is een kennismanagementsysteem?

Een kennismanagementsysteem (KMS) is een hulpmiddel dat bedrijven gebruiken om hen te helpen bedrijfskennis te organiseren, zodat deze gemakkelijk toegankelijk is.

Bedrijven beschikken over een schat aan organisatorische kennis, bekend als een kennisbank. Een kennisbank is de gezamenlijke kennis van een bedrijf die mensen kunnen raadplegen om antwoorden op veelgestelde vragen, oplossingen en bronnen te vinden.

Bedrijven kunnen kennismanagementsystemen gebruiken als onderdeel van hun algehele kennisbeheerstrategie om hun interne en externe kennisbanken in één centrale hub te huisvesten.

Er zijn twee soorten kennisbanken: externe en interne kennisbanken.

Een interne kennisbank omvat de privé- of vertrouwelijke informatie van een bedrijf en is alleen bedoeld voor de teamleden van het bedrijf. Daarentegen bevat een externe kennisbank informatie die klanten, cliënten, belanghebbenden of het grote publiek kunnen raadplegen.

Organisaties kunnen kennismanagementsystemen gebruiken om kennis op te slaan, te organiseren en te delen in verschillende formaten, zoals:

• Veelgestelde vragen (FAQ's)
• Prestatie-indicatoren
• Casestudies
• Onboarding-materialen
• Bedrijfsprocessen en -beleid
• Tutorials
• Sjablonen
• Werkstromen
• Bronnen
• Documenten

Hoe werken kennisbeheersystemen?

Functioneel zal een kennisbeheersysteem het kennisbeheerproces automatiseren door de kennis van een organisatie uit verschillende bronnen binnen het bedrijf te halen en op te slaan op één centrale plaats.

Een KMS stelt je in staat om gemakkelijk door grote hoeveelheden kennis te bladeren, dankzij handige functies zoals een krachtige zoekmachine, aangepaste segmentatie en automatisering van onderhoud.

Er zijn drie belangrijke soorten kennisbeheersystemen: organisatiebrede kennisbeheersystemen, kenniswerk systemen en intelligente systemen.

Organisatiebrede kennisbeheersystemen:

Dergelijke systemen ondersteunen organisatiebrede inspanningen om kennis te verzamelen, op te slaan, te verspreiden en toe te passen. Vaak bevatten deze systemen samenwerkingstools voor groepen, portalen om informatie toegankelijker te maken, zoekhulpmiddelen en tools voor het classificeren van informatie op basis van een taxonomie die geschikt is voor de organisatie.

Kenniswerksystemen (KWS):

Deze systemen ondersteunen het creëren van nieuwe kennis en de integratie ervan in een organisatie. Het systeem draait op werkstations die zijn aangepast aan de unieke activiteiten van kenniswerkers. Bijvoorbeeld, KWS voor financiële professionals biedt toegang tot externe databases en de mogelijkheid om snel enorme hoeveelheden financiële gegevens te analyseren.

Intelligente systemen:

Systemen die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie kunnen impliciete kennis vastleggen en behouden die te complex is om door mensen te worden geanalyseerd. Intelligente systemen kunnen leren zonder programmering en de informatie ontcijferen. Deze systemen worden voornamelijk gebruikt in wetenschap, geneeskunde en bedrijfsleven om patronen te herkennen, variabelen te evalueren en bruikbare informatie te vinden in enorme hoeveelheden gegevens.

Het vinden van de beste kennisbeheeroplossing voor je bedrijf hangt af van de grootte van je bedrijf, het budget en de behoeften.

Alternatieve kennisbeheertools en kennisbeheersoftware zijn onder meer:

• Documentbeheersystemen
• Contentmanagementsystemen
• Databases
• Datawarehouses
• Intranetten
• Wiki's

Voordelen van een effectief kennismanagementsystemen

Een kennismanagementsysteem heeft verschillende voordelen voor je organisatie.

Verbeterde klantbeleving:

Het opzetten van een kennisbeheersysteem zorgt voor een meer proactieve aanpak bij het aanpakken van veelvoorkomende vragen en zorgen van klanten. Gebruikers kunnen zelfstandig informatie opzoeken en antwoorden vinden in realtime, zonder hulp te hoeven vragen. Deze aanpak verbetert de algehele klanttevredenheid en biedt een concurrentievoordeel op de markt.

Verlaagde kosten voor klantenondersteuning:

Een robuust kennismanagementsystemen vermindert het aantal interne ondersteuningstickets dat uw ondersteuningsteam moet afhandelen. Ze stellen bedrijven in staat om hun klantenondersteuningsteams te verkleinen en ondersteuningsmedewerkers zich te laten richten op complexere zaken en initiatieven.

Verbeterde bedrijfsprestaties:

Kennisbeheersystemen maken het delen van kennis eenvoudiger. Ze verwijderen silo's tussen afdelingen, bevorderen nauwkeurige besluitvorming en stimuleren samenwerking en innovatie tussen teamleden.

Verbeterde gegevensbeveiliging:

Een goed kennismanagementsystemen stelt organisaties in staat om de controle over machtigingen, kijkerscontrole en het beveiligingsniveau van documenten aan te passen. Als gevolg hiervan wordt informatie alleen gedeeld via de juiste kanalen of met geselecteerde personen.

Gestroomlijnde probleemoplossing:

Vaak gebruiken teams talrijke apps, software en databases binnen hetzelfde bedrijf om organisatorische kennis op te slaan. Verspreide informatie leidt tot gefragmenteerde en moeilijk vindbare informatie. Het hebben van één bron van waarheid stroomlijnt het proces van probleemoplossing en geeft teams eenvoudig toegang tot de juiste kennis wanneer dat nodig is.

Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding.