Global HR Begrippenlijst
- Results for "undefined"
Table of Contents
Redenen voor off-cycle payroll
Typen off-cycle betalingen
Uitdagingen en overwegingen
Nauwkeurigheid van de off-cycle payroll oplossing
Tijdige communicatie
Impact op werknemers
Best practices voor het beheren van off-cycle payroll
Off-cycle payroll oplossing met Deel
Wat is off cycle payroll?
Off-cycle payroll verwijst naar het proces waarbij werkgevers salarisbetalingen aan werknemers doen buiten hun reguliere looncyclus.
Terwijl reguliere looncycli een vast schema volgen voor terugkerende betalingen, wordt off-cycle payroll selectief gebruikt om ervoor te zorgen dat werknemers snel en nauwkeurig worden gecompenseerd tijdens onvoorziene gebeurtenissen. Off-cycle payroll wordt ook gebruikt voor unieke betalingsvereisten.
Voorbeelden hiervan zijn het corrigeren van fouten in het reguliere loon, het tijdig verstrekken van betalingen aan vertrekkende werknemers, het compenseren van gemiste betaaltermijnen, het uitkeren van bonussen of incentives, en het aanpakken van andere uitzonderlijke omstandigheden.
Het begrijpen van off-cycle payroll is cruciaal voor zowel werkgevers als werknemers omdat het zorgt voor tijdige en nauwkeurige compensatie tijdens onverwachte situaties. Het onderhoudt ook het vertrouwen en de tevredenheid van werknemers door tijdige betalingen mogelijk te maken, waardoor bedrijven efficiënt door loonuitdagingen kunnen navigeren.
Deel's On-Demand Payroll stelt werkgevers in staat om nieuwe of bestaande betalingsitems uit te voeren, evenals off-cycle salarisvoorschotten aan werknemers te verstrekken.
Deel is een van de weinige wereldwijde payroll-platforms die een moeiteloze, zelfbedieningsmanier bieden om off-cycle betalingen te verwerken. Omdat er enige handmatige arbeid nodig is om belastingen af te stemmen en betalingen voor off-cycle payroll af te ronden, rekenen we een kleine vaste vergoeding van $29.
Zie ook: Introducing Faster, More Flexible Payroll
Redenen voor off-cycle payroll
Er zijn verschillende situaties waarin off-cycle payroll-betalingen noodzakelijk zijn, zowel voor de tevredenheid van werknemers als voor naleving van arbeidswetten en -regelgeving. Als u met een remote team werkt, is het essentieel om rekening te houden met deze vereisten voor werknemers in verschillende geografische locaties. Overweeg de volgende veelvoorkomende redenen voor het uitschrijven van een off-cycle cheque:
- Het corrigeren van fouten in het reguliere salaris van een werknemer, zoals onjuiste aftrekkingen of verkeerd berekende uren op de tijdsheet.
- Uitbetaling bij beëindiging of ontslag, wat onmiddellijke aandacht en off-cycle verwerking vereist.
- Gemiste loondeadlines door onvoorziene omstandigheden.
- Bonus- of incentivebetalingen die geen onderdeel zijn van de reguliere loonsom.
- Commissies of overwerkbetalingen die niet binnen de reguliere loonsom worden berekend.
- Salarisaanpassingen tijdens de loonperiode als gevolg van promoties, functiewijzigingen of andere redenen.
- Correctie van belastinginhoudingen.
- Noodbetalingen waarbij werknemers dringend loon moeten ontvangen vanwege financiële moeilijkheden.
Off-cycle betalingen bieden flexibiliteit en gemak, waardoor werkgevers de bovengenoemde betalingsbehoeften zonder vertraging kunnen aanpakken. Met off-cycle betalingen kunnen werknemers tijdige compensatie ontvangen voor unieke situaties buiten de reguliere looncycli om.
Het beste aan Deel vind ik de meerdere opties om je geld op te nemen. Het maakt het echt eenvoudig om toegang te krijgen tot je geld, met meerdere opnameopties, waaronder crypto. Ook zijn de opnames naadloos en de betalingen op tijd.” — Tifuh Cedric, Turing
Typen off-cycle betalingen
Off-cycle betalingen omvatten een reeks gespecialiseerde loontransacties die zijn ontworpen om unieke omstandigheden en uitzonderlijke behoeften buiten de reguliere looncyclus aan te pakken.
Overweeg de volgende typen off-cycle betalingen:
Eenmalige bonussen
Eenmalige bonussen worden gegeven aan werknemers voor uitzonderlijke prestaties of bijdragen buiten hun functiebeschrijving. Het uitbetalen van een eenmalige bonus als een off-cycle betaling biedt een stimulans en motiveert werknemers om hun beste beentje voor te zetten. Het erkent ook hun inspanningen, wat het moreel van de werknemers verbetert en hun betrokkenheid bij de organisatie vergroot.
Ontslagvergoedingen
Ontslagvergoedingen worden aangeboden aan werknemers die worden ontslagen of afgedankt. De onmiddellijke noodzaak van betaling maakt ontslagvergoedingen een off-cycle betaling en omvat doorgaans compensatie, voordelen en andere incentives, zoals verlengde ziektekostenverzekering, die werknemers ondersteunen tijdens de overgangsperiode tussen banen.
Voorschotbetalingen
Voorschotbetalingen zijn off-cycle betalingen die werknemers een deel van hun toekomstige verdiensten verschaffen vóór de reguliere betaaldag. Deze betalingen worden goedgekeurd in dringende situaties, zoals onvoorziene financiële noodgevallen, waarbij een directe storting op de bankrekening van de werknemer een redding kan zijn.
Terugbetalingen
Het terugbetalen van uit eigen zak gemaakte kosten door een werknemer voor zakelijke activiteiten vormt vaak een off-cycle betaling. Deze terugbetalingen kunnen reiskosten, kantoorbenodigdheden en andere werkgerelateerde uitgaven omvatten. Door terugbetalingen buiten de reguliere loonadministratie te verwerken, zorgt u ervoor dat werknemers zonder vertraging worden vergoed voor hun uitgaven.
Uitdagingen en overwegingen
Het afhandelen van off-cycle betalingen biedt werkgevers potentiële uitdagingen en belangrijke overwegingen. Het is belangrijk om deze uitdagingen te overwinnen, aangezien ongeplande loontransacties nauwkeurige uitvoering vereisen om te zorgen voor naleving, nauwkeurigheid en tevredenheid van werknemers.
Overweeg de volgende veelvoorkomende uitdagingen:
Wettelijke naleving
Werkgevers moeten de arbeidswetten en -regels volgen die de loonprocessen regelen, zoals de tijdige betaling van het laatste loon aan vertrekkende werknemers, nauwkeurige overwerkberekeningen en het waarborgen van het juiste inhoudingstarief voor belasting.
Blijf op de hoogte van arbeidswetten en -regelgeving in elke regio waar u een werknemer in dienst heeft. Creëer een duidelijk beleid dat de juiste omstandigheden voor off-cycle payroll schetst en zorg ervoor dat uw loonadministratie- en HR-team op de hoogte zijn van nalevingsvereisten.
Belastingimplicaties
Off-cycle betalingen kunnen specifieke belastingimplicaties hebben, dus het is belangrijk om nauwkeurig het juiste bedrag aan belastingen te berekenen en in te houden voor off-cycle betalingen. Het niet naleven hiervan kan leiden tot problemen met de belastingnaleving.
Om belastingimplicaties te voorkomen, raadpleeg belastingdeskundigen of uw loonadministratieprovider om de effecten van verschillende off-cycle betalingen te begrijpen. Een robuust payrollsysteem helpt bij het nauwkeurig berekenen en inhouden van de juiste belastingen voor elke off-cycle betaling.
Gegevensvertrouwelijkheid
Gevoelige werknemersinformatie is vaak betrokken bij off-cycle betalingen. Bijvoorbeeld redenen voor ontslag of bonusuitkeringen. Deze details moeten discreet worden behandeld om de privacy van werknemers te beschermen en mogelijke juridische of ethische zorgen te voorkomen.
Het opstellen van strikte protocollen voor het omgaan met gevoelige werknemersgegevens tijdens een off-cycle payroll run is essentieel om vertrouwelijkheid te waarborgen. Beperk de toegang tot informatie op basis van de noodzaak, versleutel elektronische gegevens en geef training aan payrollmedewerkers over gegevensbescherming.
Door aandacht te besteden aan belastingimplicaties en gegevensvertrouwelijkheid kunnen werkgevers off-cycle betalingen effectief beheren, belastingnaleving waarborgen en de privacy van werknemers beschermen.
De ongrijpbare waarde is dat we Deel gebruiken om alle nalevingsaspecten van het inhuren en beheren van payrollprocessen over de hele wereld af te handelen. We kunnen nu eenvoudig de payroll beheren omdat ik precies kan zien wanneer elke betaling wordt gedaan. Bovendien kan ik vitale statistieken monitoren, zoals analyses en naleving van belastingformulieren." — Doni Andriansyah, Chief of Finance and Risk Management Officer, Telin
Lees meer over hoe Deel Telin helpt bij het vereenvoudigen van payroll en naleving.
Nauwkeurigheid van de off-cycle payroll oplossing
Off-cycle betalingen beïnvloeden de payroll en vereisen nauwkeurige berekeningen om fouten in de compensatie te vermijden. Payrollfouten kunnen leiden tot ontevredenheid van werknemers, potentiële juridische geschillen of financiële discrepanties.
Implementeer een grondig beoordelingsproces voor off-cycle betalingen om de nauwkeurigheid van berekeningen en werknemersinformatie te verifiëren. Het is ook nuttig om regelmatig audits van het payrollsysteem uit te voeren om ervoor te zorgen dat off-cycle betalingen nauwkeurig en foutloos zijn.
Tijdige communicatie
Het is belangrijk dat werkgevers werknemers tijdig informeren over de reden voor off-cycle betalingen, het uit te keren bedrag en de betaaldatum. Tijdige communicatie bevordert transparantie en voorkomt misverstanden.
Maak een inspanning om open en transparante communicatiekanalen met werknemers te onderhouden en gebruik meerdere communicatiekanalen, zoals e-mails en persoonlijke gesprekken, om duidelijke communicatie te waarborgen.
Door nauwkeurigheid in de payroll en tijdige communicatie te handhaven, kunnen werkgevers off-cycle betalingen effectief beheren en bijdragen aan de tevredenheid en vertrouwen van werknemers.
Impact op werknemers
Off-cycle betalingen hebben een aanzienlijke invloed op de financiële situatie en de algehele werktevredenheid van werknemers.
Hier zijn enkele manieren waarop off-cycle betalingen werknemers beïnvloeden:
-Financiële stabiliteit tijdens noodgevallen of overgangsperioden: Off-cycle betalingen kunnen werknemers helpen om financiële moeilijkheden te overwinnen tijdens onverwachte situaties, zoals nooduitgaven of bij het verlaten van een baan. -Verbeterd moraal en motivatie: Werknemers voelen zich erkend en gewaardeerd voor hun werk buiten de reguliere compensatie wanneer zij eenmalige bonussen of extra betalingen ontvangen. -Hogere werktevredenheid: Werkgevers die snel en aandachtig inspelen op de behoeften van hun werknemers door off-cycle betalingen, dragen bij aan een hogere werktevredenheid. -Vertrouwen en transparantie: Een goede afhandeling van off-cycle betalingen bevordert vertrouwen en transparantie tussen werknemers en werkgevers. -Betere medewerkersbetrokkenheid en loyaliteit: Wanneer off-cycle betalingen worden gekoppeld aan prestaties of moeilijke tijden, helpen ze de betrokkenheid en loyaliteit van werknemers te vergroten, wat de medewerkerretentie ten goede komt. -Aantrekken van talent: Kandidaten zien het bedrijf als zorgzaam en ondersteunend, wat het aantrekkelijker maakt voor potentiële werknemers. -Verbeterde productiviteit en prestaties: Werknemers die vertrouwen hebben in hun financiële situatie en een hogere werktevredenheid ervaren, zijn vaak productiever en presteren beter.
Zie ook: How On-Demand Pay Unlocks Higher Employee Productivity, Satisfaction, and Retention
"Met On-Demand Payroll krijgen onze klanten extra flexibiliteit. Ze kunnen gemakkelijk een late aanwerving accommoderen of bonussen uitbetalen voor speciale gelegenheden buiten het normale loonschema, wat leidt tot hogere werknemerstevredenheid en -retentie." — Ouail El Gharniti, Director of Product (Global Payroll Vertical), Deel
Best practices voor het beheren van off-cycle payroll
De volgende tips zijn effectief om uw off-cycle payrollprocessen te stroomlijnen en uitdagingen te overwinnen.
- Stel duidelijke beleidslijnen en procedures op die specifieke omstandigheden voor off-cycle betalingen beschrijven, om consistentie en eerlijkheid te waarborgen.
- Houd nauwkeurige administratie bij van alle off-cycle betalingen, inclusief redenen, bedragen en datums van uitbetaling, om te helpen bij auditing en rapportage.
- Gebruik technologische oplossingen zoals Deel’s geavanceerde payrollsoftware en tools om het proces te stroomlijnen, berekeningen te automatiseren en het risico op fouten te verminderen.
- **Communiceer open en transparant met werknemers over off-cycle betalingen.
- Blijf op de hoogte van arbeidswetten en -regelgeving om volledige naleving van wettelijke vereisten, belastingimplicaties en werknemersrechten te waarborgen.
- Implementeer databeveiligingsmaatregelen om gevoelige werknemersgegevens te beschermen.
- Verwerk off-cycle betalingen tijdig, vooral in geval van een noodgeval, om de zorgen van werknemers aan te pakken en hun vertrouwen te behouden.
- Koppel off-cycle betalingen aan meetbare prestatie-indicatoren.
- **Bied training aan payrollmedewerkers over het nauwkeurig afhandelen van off-cycle betalingen.
- Evalueer regelmatig de processen voor off-cycle betalingen en voer interne audits uit om verbeterpunten te identificeren.
Off-cycle payroll oplossing met Deel
Bij Deel bieden we een robuuste payroll software-oplossing om de payrollverwerking te stroomlijnen en tegelijkertijd te zorgen voor naleving. Met onze On-Demand Payroll-functie kunnen EOR-klanten (Employer of Record) werknemers buiten de reguliere cyclus rechtstreeks in het Deel-platform betalen. Hier is hoe: Op het Deel-platform, ga naar de profielpagina van de werknemer en selecteer de knop 'On-Demand Payroll'. Kies het type eenmalige betaling dat je wilt verwerken, voeg de details van je verzoek toe en dien je verzoek in.
Het EOR-team zal de buitengewone betaling beoordelen. Zodra deze is goedgekeurd, zullen zij een buitengewone factuur aan de klant uitgeven, die toegankelijk is via het tabblad 'Betalingen' op de Deel-startpagina.
Deel zal een buitengewone loonstrook voor de werknemer uitgeven. De loonstrook wordt onmiddellijk of op de volgende betaaldag verstrekt, afhankelijk van de lokale vereisten van de werknemer.
Zie ook: Over buitengewone betalingen en on-demand payroll voor EOR-werknemers
Bij Deel zijn we er trots op dat we 15.000 internationale klanten in staat stellen om wereldwijd zonder beperkingen of vertragingen salarisbetalingen uit te voeren, wanneer zij dat nodig hebben.
Boek een demo van 30 minuten om meer te leren over het uitgeven van buitengewone betalingen op Deel.
Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding.