Wat is een virtuele vergadering?

"deelnemers aan de vergadering bevinden zich niet in dezelfde fysieke ruimte, maar zijn met elkaar verbonden door middel van technologie.

Met de opkomst van thuiswerken en de verspreiding van de werkplek, maken virtuele meetings het mogelijk voor medewerkers en management om productief te communiceren. Virtuele meetings kunnen alleen audio bevatten of zowel audio- als videofuncties hebben voor een interactievere ervaring.

Wat is een virtuele vergadering?

Met behulp van videoconferentie tools vinden virtuele vergaderingen in realtime plaats en kunnen teamleden elkaar face-to-face ontmoeten, ondanks dat ze zich op verschillende locaties en in verschillende tijdzones bevinden. Een off site meeting vereist een betrouwbare internetverbinding om succesvol te zijn.

De pandemie heeft de populariteit van online vergaderen doen toenemen, aangezien de virtuele omgeving de noodzaak van face-to-face vergaderingen heeft weggenomen. Populaire bijbehorende termen zijn:

• Webconferentie - online vergaderingen met geavanceerdere functionaliteit voor samenwerking
• Webinar - vergelijkbaar met webconferenties, maar met eenrichtingscommunicatie van de presentator
• Teleconferentie - virtuele vergaderingen met alleen audio, zonder video, zijn toegankelijker omdat er geen webcam nodig is
• Videoconferentie - online vergaderingen die gebruikmaken van video

Leden van een extern team gebruiken verschillende soorten virtuele vergaderingen voor discussies, brainstormsessies, het delen van regelmatige updates, het uitvoeren van prestatiebeoordelingen en meer.

Populaire platformopties voor virtuele meetings en voor een 1 op 1 gesprek zijn Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts en Zoom. De meeste hiervan zijn compatibel met mobiele apparaten voor extra gemak.

Voordelen van een virtuele vergadering

Online teamvergaderingen worden steeds populairder naarmate de werkomgeving blijft evolueren. Een online vergadering bieden de volgende voordelen:

• Het interviewen en aannemen van een wereldwijd extern team
• Tijd en geld besparen door reiskosten en reistijd te verminderen
• Gemakkelijke toegankelijkheid, ongeacht locatie of tijdzone
• Een efficiënte manier om informatie te delen
• Verhoogde aanwezigheid
• Gemakkelijk voor teamleden om te vertrekken tijdens niet-relevante discussies
• Stroomlijning van de communicatie met een extern of virtueel team
• Mogelijkheid tot opnemen voor referentie en delen
• Strakkere agenda
• Verbinding maken met teamleden in de virtuele werkplek
• Verbeterde samenwerking

Nuttige functies van software voor virtuele vergaderingen

Een succesvolle virtuele vergadering maakt gebruik van verschillende conferentie softwaretools. Afhankelijk van het doel van de vergadering, zijn verschillende functies het overwegen waard, zoals de volgende.

Scherm delen

Het scherm van een deelnemer wordt gedeeld met andere teamleden in de vergadering, wat helpt bij het communiceren van gegevens, het tonen van een scenario en het verbeteren van de samenwerking. Door de communicatie te stroomlijnen, verbetert het delen van schermen ook de efficiëntie.

Beveiligingscontroles

Beveiligingscontroles helpen virtuele vergaderruimtes te beveiligen en te voorkomen dat ongewenste deelnemers aan de vergadering deelnemen. Hosts kunnen bijvoorbeeld de vergaderruimte vergrendelen, een wachtkamer inschakelen en gebruik maken van unieke vergader-ID's en wachtwoorden.

Agenda-integraties

Agenda-integraties verminderen het risico op problemen met tijdzones en planningsfouten. Videoconferentie tools die integreren met populaire agenda's helpen bij het van tevoren plannen van vergaderingen en het gemakkelijk openen van de uitnodigingslink.

Berichtentools

Chattools bieden een extra communicatiemethode. Berichtentools zijn handig wanneer de internetverbinding onstabiel is, wanneer deelnemers verlegen zijn om te spreken, en om de belangrijkste punten uit een sessie vast te leggen.

Multi-display kijkvensters

Multi-display kijkvensters stellen hosts in staat om het scherm te kiezen. Bijvoorbeeld, alle deelnemers kunnen zichtbaar zijn, of alleen de hoofdspreker is in beeld. Een andere controlefunctie is de deelnemersbeheer, waarmee deelnemers gedempt kunnen worden of hun venster verwijderd kan worden.

Vergaderopnamen

Hoewel virtuele vergaderingen de aanwezigheid verbeteren, kunnen sommige deelnemers een belangrijke update missen. Het opnemen van de video en het distribueren van het bestand aan teamleden houdt iedereen op de hoogte en zorgt voor verantwoordelijkheid.

Hoe bereid je je voor op een virtuele vergadering

Een effectieve virtuele meeting is een van de beste manieren om remote medewerkers te beheren en productiviteit te waarborgen. Hier zijn enkele tips om je voor te bereiden op een effectieve virtuele vergadering:

• Stel een vergaderagenda op en deel deze van tevoren
• Kies een moderator om de vergadering te hosten
• Gebruik een planningssysteem dat rekening houdt met verschillende tijdzones
• Moedig deelname van deelnemers aan door vergaderingen boeiender te maken en virtuele icebreakers op te nemen
• Spiegel de structuur en agenda van fysieke vergaderingen
• Gebruik samenwerkingshulpmiddelen
• Zorg ervoor dat alle deelnemers een betrouwbare internetverbinding hebben
• Stel vergaderetiquette vast, zoals het dempen van de microfoon wanneer je niet praat, het verminderen van achtergrondgeluiden en letten op lichaamstaal
• Houd notulen bij en deel belangrijke punten en vervolgacties

Bij Deel bieden we een robuust en uitgebreid platform voor remote bedrijven om remote werknemers eenvoudig aan te nemen en te beheren. Van werving en naleving tot onboarding en loonadministratie — wij bieden het allemaal.

Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding."