Wat is IRS-W-9 formulier?

In de VS is het W-9 formulier, voluit een ‘Verzoek om Belastingbetaler Identificatienummer en Certificering’, een belastingformulier dat door Amerikaanse bedrijven wordt gebruikt om informatie te krijgen van freelancers die Amerikaanse burgers of Amerikaanse belastinginwoners zijn. Dit is ongeacht hun fysieke locatie.

Waarom heb je W-9 formulier nodig?

Bedrijven in de Verenigde Staten die werken met freelancers houden geen loonbelasting in of bieden geen voordelen, maar toch wil de IRS weten hoeveel de freelancers hebben ontvangen om ervoor te zorgen dat ze hun inkomen correct opgeven. Voor belastingdoeleinden moet een bedrijf een informatieretour indienen via een formulier 1099-NEC wanneer ze in een jaar meer dan $600 aan een freelancer betalen. Het W-9 formulier is de officiële manier om het belasting-ID van de freelancer te verkrijgen.

Het W-9 formulier is bedoeld voor Amerikaanse belastingbetalers om in te vullen. Als een Amerikaans bedrijf een freelancer inhuurt die geen Amerikaans burger of Amerikaanse belastinginwoner is, verzamelen ze in plaats daarvan formulier W-8BEN (voor individuen) of W-8BEN-E (voor entiteiten).

IRS-formulier W-9

Je kunt het W-9 formulier downloaden van de officiële IRS-website. Het W-9 formulier aanvragen is dus niet nodig. Daarna kun je zelf het W-9 formulier invullen. Kom je er niet helemaal uit? Dan kan je een video bekijken om te zien hoe je het W-9 formulier moet invullen.

Waarvoor wordt W-9 formulier gebruikt?

Een W-9 formulier dient als een verzoek om Belastingbetaler Identificatienummer (TIN) van de persoon (of bedrijf) die een informatieretour moet indienen bij de IRS. Je kunt worden gevraagd een formulier W-9 in te vullen als je:

• Inkomsten hebt ontvangen binnen een belastingjaar
• Vastgoedtransacties hebt gehad (zodat je een 1099-S kunt krijgen)
• Rente hebt betaald op een hypotheek voor een woning of studentenlening (zodat je een 1098 formulier kunt krijgen)
• Een beveiligd eigendom hebt verworven of verlaten (zodat je een 1099-A kunt krijgen)
• Een schuldannulering hebt gehad (zodat je een 1099-C kunt krijgen)
• Bijdragen hebt gedaan aan een IRA

W-9 formulieren worden niet naar de IRS gestuurd - de aanvrager gebruikt de informatie alleen om het 1099-formulier voor te bereiden.

Wie moet IRS-formulier W-9 verzamelen en indienen?

Elk in de Verenigde Staten gevestigd bedrijf dat een Amerikaanse persoon als freelancer heeft gecontracteerd, moet een ingevuld W-9 formulier verzamelen. Elke freelancer (meestal werkzaam als een zelfstandige of een klein bedrijf) in de Verenigde Staten moet de informatie teruggeven via een W-9 formulier.

Een klant, financiële instelling of een andere betaler zal je hoogstwaarschijnlijk vragen een W-9 formulier in te vullen. Je hoeft dit formulier niet naar de IRS te sturen, alleen terug te geven aan de aanvrager en een kopie ervan te bewaren.

Hoe krijg ik W-9 formulier?

Je kunt online een exemplaar verkrijgen. Een W-9 formulier aanvragen is niet nodig. Je kunt een gedrukte of een elektronische versie gebruiken.

Hoe vul je IRS-formulier W-9 in?

Volg de onderstaande instructies om een W-9 formulier correct in te vullen.

Box 1: Je wettelijke naam zoals die op je belastingdocumenten staat.

Box 2: Bedrijfsnaam/Naam genegeerde entiteit. Je kunt kiezen uit het volgende:

• Eenmanszaak/enig lid LLC (als je zaken doet als individu en in geval je je bedrijf niet hebt geïncorporeerd)
• C-corporatie (als je bedrijf aandeelhouders en een raad van bestuur heeft en je belastingen apart van de bedrijfseigenaren betaalt)
• S-corporatie (als je bedrijf geen vennootschapsbelasting betaalt, maar in plaats daarvan bedrijfsaandeelhouders het inkomen opsplitsen en opgeven op hun eigen persoonlijke inkomstenbelastingaangiften)
• Partnerschap (als je bedrijf niet is geïncorporeerd maar eerder gedeeld eigendom heeft met andere personen)
• Trust/estate
• Limited liability company (LLC) (als je bedrijf zich gedraagt als een corporatie (op staatsniveau) maar wordt belast als een partnerschap of eenmanszaak (op federaal niveau))
• Anders (als je het formulier W-9 buiten de Verenigde Staten indient. Bekijk de gids van de IRS voor internationale bedrijfsentiteiten voor meer informatie.)

Box 3: Vink het juiste vakje aan om het type bedrijfsentiteit voor federale belastingclassificatie aan te geven: eenmanszaak, partnerschap, C-corporatie, S-corporatie, trust/estate, limited liability company, of "anders". Als je het niet zeker weet, is het waarschijnlijk een eenmanszaak.

Box 4: Vrijstellingen. Laat leeg als je een individu bent. Gedetailleerde vrijstellingsgevallen worden beschreven in de instructies op pagina 3, maar sommige daarvan kunnen bijvoorbeeld payees zijn die zijn vrijgesteld van backup withholding (corporaties, bijvoorbeeld) of payees die belastingvrij zijn onder de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).

Box 5 en 6: Je straatadres, stad, staat en postcode. Zorg ervoor dat je het adres opgeeft dat je op je belastingaangifte zult gebruiken om ervoor te zorgen dat de IRS je formulieren correct kan matchen. Als je een eenmanszaak bent die kantoorruimte huurt, maar je thuisadres op de inkomstenbelastingaangifte zet, moet je je thuisadres invoeren.

Deel I Voer het juiste TIN van je bedrijf in.

Als je optreedt als individu, voer dan je Burgerservicenummer (SSN) in. Als je optreedt als een andere bedrijfsentiteit, voer dan je Employer Identification Number (EIN) in.

Als je een eenmanszaak bent met een Employer Identification Number, is het nog steeds beter om je Burgerservicenummer in te voeren. Dit geeft de IRS de mogelijkheid om eventuele formulieren 1099 die je ontvangt te matchen met je belastingaangifte (deze zijn ingevuld met je SSN).

Als je een nieuw opgerichte bedrijfsentiteit hebt en nog geen Employer Identification Number hebt, stelt de IRS voor om dit zo snel mogelijk aan te vragen en "Aangevraagd" te vermelden. Je kunt onderworpen zijn aan backup withholding in de tussentijd. Als je geen SSN kunt krijgen omdat je een resident alien bent, gebruik dan je IRS individueel belastingbetaler identificatienummer (ITIN) in plaats daarvan.

Deel II, Certificering Voordat je een W-9 formulier ondertekent en voltooit, bevestig het volgende:

1. _Het nummer dat op dit formulier wordt getoond, is mijn correcte belastingbetaler identificatienummer. Gebruik nooit een verzonnen of iemand anders zijn belasting-ID-nummer. 2. _Je bent niet onderworpen aan backup withholding omdat: (a) je bent vrijgesteld van backup withholding, of (b) je bent niet door de Internal Revenue Service (IRS) op de hoogte gesteld dat je onderworpen bent aan backup withholding als gevolg van een mislukking om alle rente of dividenden te rapporteren, of (c) de IRS heeft mij op de hoogte gesteld dat je niet langer onderworpen bent aan backup withholding. De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van backup withholding, dus als de IRS je hierover niet heeft geïnformeerd, zit je goed. Als je niet bent vrijgesteld van backup withholding, moet het bedrijf dat je heeft ingehuurd inkomstenbelasting inhouden op je loon tegen een tarief van 24%. 3. _Je bent een Amerikaanse burger of een andere Amerikaanse persoon. Volgens de IRS is een "Amerikaanse persoon een partnerschap, corporatie, bedrijf of vereniging gecreëerd of georganiseerd in de Verenigde Staten of onder de wetten van de Verenigde Staten; een binnenlands landgoed; en een binnenlands trust." Als je een resident alien bent, zit je goed. Onthoud, als je geen Amerikaanse burger bent, wordt gevraagd om je een W-8BEN formulier wilt invullen (als een buitenlands individu) of om een formulier W-8BEN-E (als een buitenlandse entiteit) in te vullen in plaats daarvan. 4. _De FATCA-code(s) ingevoerd op dit formulier (indien van toepassing) die aangeven dat je bent vrijgesteld van FATCA-rapportage is correct. Negeer als je vakje 4 leeg hebt gelaten.

Om het formulier te voltooien, onderteken het met je volledige (wettelijke) naam en de datum.

Wanneer is de deadline om IRS-formulier W-9 te verzamelen?

Er is geen officiële uiterste datum om een W-9 formulier te verzamelen, maar het is meestal het gemakkelijkst om dit te voltooien en ingediend te krijgen voordat de eerste betaling wordt gedaan. Op die manier hoef je niet te haasten om de vereiste informatie te krijgen tijdens het belastingseizoen.

Disclaimer: Dit artikel is alleen voor informatieve doeleinden te gebruiken en mag niet als belastingadvies worden beschouwd. Controleer de officiële IRS-website (irs.gov) voor de meest actuele informatie of zoek advies van een belastingprofessional.