Guia de contabilidade e conformidade para PMEs

Um escriturário profissional ou contador não é obrigatório para a maioria das pequenas e médias empresas. Se você tiver recursos internos, poderá executar essas tarefas internamente, mas certifique-se de ter uma política contábil e consistentemente manter seus livros financeiros.

Um CPA é um profissional licenciado que pode fazer auditorias, revisões e compilações, enquanto um escriturário ou contador (se não for um CPA) não pode fazer isso e assinar os resultados. Os CPAs também têm autoridade para representar um cliente perante a receita.

Os serviços de CPA são geralmente mais caros e exigem muito mais diligência e cooperação/tempo administrativo dos proprietários. Muitas PMEs não necessitam destes serviços e podem adquiri-los se e quando necessário, reduzindo assim os seus custos.

As demonstrações financeiras da sua empresa serão necessárias por alguns motivos principais:

• Embora a receita não obrigue as pequenas e médias empresas (geralmente empresas com receitas inferiores a US$ 26 milhões nos últimos 3 anos) a manterem livros financeiros, você precisaria de uma demonstração de resultados simples (e provavelmente de um balanço patrimonial após uma determinada escala) para poder preparar suas declarações fiscais.
• No caso de uma inspeção, a receita consideraria os seus argumentos mais defensáveis ​​(e, por vezes, como um requisito mínimo) se você tivesse uma política contabilística consistente aplicada às finanças e os livros fossem mantidos conforme necessário.
• Você, como acionista, e também seus investidores atuais/potenciais, contarão com as finanças para tomar decisões e projeções de negócios. Portanto, você precisa avaliar se precisa terceirizar a contabilidade desde o primeiro dia.
• Se você solicitar um empréstimo, também poderá precisar de seus livros e demonstrações financeiras.

É altamente recomendável que você tenha uma política contábil e mantenha seus livros financeiros consistentes com essa política. Extratos bancários e documentos de cobrança/pagamento não são livros financeiros ou registros financeiros – eles são o que chamamos de documentos comprobatórios.

Se você não está pronto para ter um contador em sua empresa, é aconselhável contratar um consultor profissional para garantir que seus registros estejam sob controle.

Você tem sua demonstração de resultados e balanço?

Você precisará de um balanço patrimonial e uma demonstração de resultados de sua empresa para avaliar sua situação financeira e lucratividade, projetar suas obrigações fiscais, analisar índices setoriais e assim por diante.

Um balanço mostra a fotografia da sua posição financeira em um determinado momento (como “em 31 de dezembro de 2023”), mostrando os ativos, passivos e o patrimônio líquido resultante da empresa.

Uma demonstração de resultados mostra o desempenho financeiro da empresa em um determinado período de tempo (como um determinado mês como “agosto de 2023” ou um determinado ano como “1º de janeiro - 31 de dezembro de 2023”)

Além disso, pode ser necessário que você relate seu balanço patrimonial anual e demonstração de resultados ao preencher declarações fiscais.

Caixa versus base de competência contábil versus USGAAP

Nem todas as demonstrações financeiras são iguais. Você precisa entender qual base contábil é usada para gerá-las. Suas demonstrações financeiras, assim como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados, refletem sua posição financeira e dependem da metodologia contábil utilizada.

No regime de caixa, os recebimentos são registrados como receita quando o dinheiro é recebido e as despesas são deduzidas quando efetivamente pagas. Para pequenas e médias empresas, a contabilidade de caixa e os impostos são permitidos pela receita.

No entanto, se você usar o regime de competência, as receitas e despesas serão registradas à medida que forem incorridas, mesmo que não haja entrada ou saída real. O regime de competência é a norma geral e representa uma posição mais precisa da empresa. As políticas contábeis mais rígidas, como as metodologias USGAAP e IFRS, seguem o regime de competência.

Como a base contábil que você utiliza tem um impacto significativo no seu lucro tributável e também no seu balanço, você precisa avaliar qual é mais conveniente para adaptar de acordo com a estrutura do seu negócio. Por exemplo, a contabilidade de caixa pode ser mais adequada para você se você dirige uma pequena empresa.

As empresas com determinados critérios são obrigadas a manter seus livros contábeis de acordo com o USGAAP, que é uma metodologia contábil mais rigorosa e descritiva. Muitas pequenas e médias empresas preferem mantê-lo simples e usar a contabilidade de caixa ou de competência (ambas podem ser categorizadas como “Outras Bases Abrangentes de Contabilidade”), a menos que seja exigido por seus investidores ou eles vejam que atendem ao mandato do USGAAP no início do seu ciclo de vida.

É muito difícil e custoso alterar posteriormente a metodologia contabilística e fiscal. Recomendamos que você avalie isso ao iniciar seu negócio e talvez até procure aconselhamento profissional sobre qual deles se adapta melhor ao seu caso.

Requisitos de documentação da transação

A receita exige que você substancie todas as transações da sua empresa, documentando e arquivando-as por pelo menos 5 anos (e você deve fazer isso para se proteger em caso de inspeção tributária). Esses documentos podem incluir faturas, recibos, contas, contratos, quadros de horários, formulários fiscais e extratos bancários.

Além disso, os documentos também podem ser exigidos pelos investidores como evidências de apoio às despesas e como prova de que você não uniu as despesas pessoais e comerciais. Consequentemente, você precisa determinar como armazenar e fazer backup de documentos da sua empresa.

Despesas de Pesquisa e Desenvolvimento

As despesas de pesquisa e desenvolvimento são despesas incorridas no curso de encontrar, desenvolver e melhorar novos produtos e serviços, como desenvolvimento de software, formulação de produtos, designs de processos etc.

Algumas dessas despesas podem não ser permitidas para dedução, mas podem precisar ser capitalizadas. O tratamento das despesas de P&D é muito complexo e pode mudar ao longo dos anos, impactando materialmente a lucratividade e os impostos relatados.

Políticas Internas

As políticas contábeis estabelecem a base da contabilidade usada, mantêm consistência e aumentam a eficiência. Essas políticas servem como evidência de que as transações contábeis são avaliadas sistematicamente e processadas de forma consistente, conforme exigido pela receita.

As políticas também podem ser úteis para uma revisão geral das demonstrações financeiras de potenciais investidores. Consequentemente, você precisa comprovar seus procedimentos contábeis com políticas, como metodologia contábil, ativos fixos, despesas de viagem e entretenimento, despesas não dedutíveis e assim por diante.

Partes Relacionadas e Preços de Transferência

Sua empresa nos EUA pode ter partes relacionadas, como proprietários, acionistas, subsidiárias, controladoras e/ou empresas de propriedade de qualquer uma delas.

As transações entre sua empresa nos EUA e partes relacionadas devem ser precificadas em conformidade com o princípio de plena concorrência e podem precisar ser divulgadas com sua declaração fiscal anual. Para garantir que as transações da sua empresa estejam em conformidade com os regulamentos de preços de transferência, impostos e divulgação, você precisa identificar suas partes relacionadas, ter contratos fundamentados e informar seu preparador fiscal.

Investidores e Tabela de Capitalização

Principalmente para os acionistas e investidores da sua empresa, é necessário ter uma tabela de capitalização (cap table) atualizada para acompanhar a participação acionária e garantir que ela seja contabilizada corretamente. Recomendamos que seu advogado corporativo mantenha sua tabela de capitalização.

Gestão de Inventário

Se sua empresa possui itens de estoque que você produz ou compra para vender, você precisa avaliar como rastreá-los de forma eficiente e calcular o custo dos produtos vendidos. Você também deve realizar contagens regulares de estoque físico. Você pode usar um sistema de gerenciamento de estoque online para ajudá-lo a rastrear a quantidade e o valor em dólares do seu estoque.

Incentivos Fiscais

A receita e alguns estados oferecem muitas isenções e incentivos fiscais, especialmente para ajudar as pequenas e médias empresas, tais como apoio à investigação e desenvolvimento, incentivos e ajudas à recuperação da COVID e isenções de imposto sobre o rendimento.

Despesas Dedutíveis vs. Não Dedutíveis

Você só pode deduzir despesas relacionadas às atividades comerciais de sua empresa, embora certas despesas comerciais possam ser especificamente proibidas para dedução, como multas.

Despesas pessoais (mesmo de proprietários ou acionistas) geralmente não são dedutíveis. Para garantir o cumprimento das obrigações fiscais, você precisa avaliar quais de suas despesas são dedutíveis e quais não são, e lembrar de não misturar despesas pessoais e comerciais.

Conta bancária pessoal vs. conta bancária empresarial

Certifique-se de que todas as contas bancárias e PSP da sua empresa estejam no nome da empresa, e não em seu nome ou de qualquer outra pessoa. Você deve manter suas finanças pessoais e empresariais em contas bancárias separadas.

Governança e Operações

Além dos requisitos fiscais e legais, é necessário considerar muitos aspectos de governança e operações para administrar e manter um negócio de sucesso.

Estrutura de Governança Corporativa

Acionistas (Assembleia Geral)

Os acionistas da empresa nomeiam e mandatam o conselho de administração com determinados poderes e deveres para a governança corporativa, emitindo um cronograma de autoridade.

Diretores (Conselho de Administração)

O Conselho de Administração contrata então os dirigentes da empresa para gerir as operações do dia a dia, guiado pelo seu próprio subconjunto de horários de autoridade e políticas da empresa aprovados pelos administradores.

Diretores (por exemplo, CEO, CFO, CTO, CMO)

Nas pequenas empresas, normalmente, acionistas, membros do conselho e diretores podem ser as mesmas pessoas.

Poderá ser convocada uma assembleia geral pelo menos uma vez por ano, de acordo com o estatuto da sociedade, para a execução de nomeações e mandatos. Também é recomendado proteger o caráter corporativo.

Como remover ou adicionar alguém como acionista ou cofundador?

A remoção ou adição de acionistas ou cofundadores deverá ser realizada em conformidade com o estatuto social e os contratos de compra e venda de ações (SPAs) da empresa. Sugerimos que você consulte seu advogado corporativo para saber mais.

Como remover ou adicionar alguém do conselho?

A destituição dos conselheiros deverá ser feita de acordo com o estatuto social da companhia e realizada por deliberação da assembleia geral. Observe que um membro do conselho ou diretor pode ser diferente do acionista ou do diretor da empresa (por exemplo, CEO, CFO).

Seguro

Você pode precisar de diferentes tipos de seguro para proteger seu negócio contra riscos potenciais. Alguns seguros são obrigatórios (como compensação trabalhista se você tiver funcionários nos EUA, etc.) e outros são opcionais (como segurança, privacidade de dados, perda de negócios, etc.).

Seus requisitos de seguro podem diferir com base nos riscos únicos comerciais, de setor, licenças, ambiente operacional, estado, etc. Você pode precisar trabalhar com profissionais para avaliar seus riscos e requisitos.

Segurança e conformidade de dados

Quer você administre um negócio online ou offline, você deve cumprir as regras de segurança de dados, política de privacidade, GDPR, política de cookies, etc.

Além dos requisitos legais, você também pode tomar precauções para proteger os dados contra hackers e violações.

IPs, marcas registradas, ativos

Você pode proteger sua propriedade intelectual, como nome de marca, nome comercial ou desenvolvimento de produto, registrando uma marca, patente, acordos comerciais, etc. Além disso, esses ativos também podem precisar ser refletidos em seus registros financeiros.

Financiando sua empresa

Você pode financiar sua empresa de várias maneiras, como conseguindo investidores, injetando capital próprio ou empréstimos. Notavelmente, os investidores de capital são o melhor caminho. Mas se você está autofinanciando seu negócio, pode considerar injetar capital ou conceder um empréstimo para ele. Você pode discutir as opções com seu contador ou advogado corporativo.

É muito importante contabilizar estes financiamentos corretamente, uma vez que os registros contabilísticos alimentam as declarações fiscais e também podem ser utilizados em tribunal em caso de litígio com acionistas ou investidores.

Pagando-se como funcionário ou contratado

Se você for proprietário de uma empresa nos EUA, fora dos EUA, sem SSN ou autorização de trabalho/residência, não poderá ser tratado como funcionário. No entanto, você ainda pode ser pago pela sua empresa em diversos formatos, como prestador de serviõs ou por meio de dividendos.

Por Cenk Tukel, fundador e CEO da Tukel, Inc. Accounting e licenciado CPA dos EUA

Isenção de responsabilidade: este guia é apresentado para fins informativos e não deve ser considerado aconselhamento profissional ou jurídico. Consulte um profissional como um contador certificado para obter ajuda.