Como migrar dados para SIRH (+ checklist de implementação)

Conforme sua empresa cresce, suas necessidades de SIRH (Sistema de Informação de Recursos Humanos) também evoluem. A expansão para novos mercados e a contratação de talentos globais podem tornar seu sistema atual insuficiente.

No entanto, encontrar um novo SIRH e migrar toda a sua base de dados pode parecer um processo complexo e desafiador, fazendo com que muitas equipes de RH permaneçam presas a softwares ultrapassados por muito tempo.

A boa notícia é que a migração de dados de RH pode ser simples. Empresas de todos os portes podem migrar suas informações com o plano de implementação certo e evitar interrupções nos fluxos de trabalho ou erros críticos.

Como migrar seus dados de RH em 8 etapas

A migração dos dados de colaboradores e prestadores de serviços pode ser um processo simples. Para clientes da Deel, é ainda mais fácil, pois oferecemos suporte dedicado e funcionalidades de autoatendimento que eliminam a necessidade de inserir dados manualmente.

Confira o processo de migração de dados de RH:

1. Colete os dados existentes dos colaboradores: baixe um arquivo CSV com os dados dos trabalhadores do seu sistema atual. Reúna outras fontes de dados (planilhas Excel, PDFs etc.).
2. Faça a limpeza dos dados: padronize os dados para garantir consistência entre as plataformas. A equipe de onboarding da Deel pode ajudar a resolver conflitos de dados e corrigir erros nos perfis dos trabalhadores.
3. Faça o upload dos dados no novo sistema: suba os dados na Deel com o suporte da equipe de onboarding.
4. Defina gestores e funcionários diretos: configure a estrutura hierárquica da organização. Atribua gestores durante o onboarding ou diretamente nos perfis dos funcionários.
5. Revise e edite a lista de colaboradores: após a migração, revise a Lista de Funcionários para garantir que todas as informações estejam corretas.
6. Crie políticas de férias e afastamentos: defina regras de saldo de férias, aprovações e políticas de afastamento. Na Deel, você pode usar templates pré-configurados para garantir conformidade com as leis locais.
7. Importe dados históricos de férias e licenças: transfira os registros anteriores para garantir que o saldo de dias de folga esteja atualizado.
8. Desative o SIRH antigo: defina um prazo interno para que o RH pare de usar o sistema antigo. Garanta a remoção segura dos dados e o encerramento das contas desnecessárias.

Checklist pós-migração de dado

Depois de migrar os dados dos colaboradores, siga estas etapas para garantir uma transição tranquila para o novo sistema:

Atualize suas integrações

Liste todas as ferramentas e softwares que estavam conectados ao SIRH anterior, como:

• Sistemas de recrutamento e seleção
• Plataformas de avaliação de desempenho
• Sistemas de folha de pagamento
• Sistemas de gestão de aprendizagem
• Ferramentas de controle de ponto
• Integrações para gestão de força de trabalho

Remova essas integrações do sistema antigo e configure-as no novo software. A Deel possui integração com mais de 20 ferramentas de RH e permite a criação de automações personalizadas através da Deel API. Com nossa configuração dentro do sistema, você pode instalar facilmente novas integrações e criar automações em apenas alguns minutos. Não é necessário nenhum especialista ou suporte adicional.

Teste o SIRH e treine a equipe

Como em qualquer novo software ou integração, é essencial garantir a configuração correta e a transferência de dados. O SIRH certo será intuitivo o suficiente para que os usuários possam navegar facilmente. Os membros da equipe principal precisarão de treinamento básico para concluir as principais funções de RH, como a integração de novos funcionários durante o processo de contratação, o gerenciamento de registros de funcionários, a remoção de perfis de funcionários e a execução de relatórios. Você receberá vídeos de orientação e recursos de treinamento da nossa equipe de integração para facilitar a transição.

Implemente o novo SIRH em toda a empresa

Envie um comunicado para toda a empresa apresentando o novo SIRH e as instruções de registro. Inclua instruções para os funcionários, recursos de treinamento e informações sobre o cronograma de implementação e o suporte técnico. A mensagem pode ser diferente dependendo da função ou do departamento do destinatário (RH, finanças, liderança) ou do tipo de emprego (funcionário direto, funcionário de EOR, prestador de serviços).

Colete feedback e otimize o uso do SIRH

Obtenha feedback da sua equipe de gerenciamento de RH durante a fase de testes e dos usuários finais após o lançamento. Trabalhe com seu fornecedor de SRH para comunicar melhorias, solicitar ajustes e desenvolver um plano para futuras integrações e complementos para escalabilidade.

Template de Plano de Migração para SIRH

Antes de migrar os dados do seu SIRH, você precisa de um plano de implementação. Esse plano deve definir as tarefas necessárias, quem é o responsável, quem a tarefa afeta, as ações necessárias para concluir cada tarefa e a data de entrega.

O estabelecimento desse processo de RH é necessário para preparar com sucesso os membros da equipe para a próxima migração e garantir uma experiência tranquila para os funcionários. Abaixo, você encontrará um modelo inspirado no plano que usamos para simplificar a migração de um software de RH externo para o SIRH integrado da Deel.

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A Deel é uma solução completa para gestão de RH e folha de pagamento, permitindo contratar, gerenciar e pagar equipes globais—sejam funcionários diretos, funcionários de EOR ou prestadores de serviços—tudo em uma única plataforma.

• Gerenciamento consolidado de prestadores de serviços e funcionários que mantém despesas, aprovações de folgas, registros de funcionários e todo o seu diretório de pessoal em um só lugar
• Melhoria da gestão de capital humano (GCH) com dashboards em tempo real, métricas de headcount, relatórios de processamento de folha de pagamento e módulos de RH que fornecem insights relevantes sobre seus negócios diários
• Onboarding de funcionários fácil de usar, que abrange equipamentos, espaços de trabalho, verificações de antecedentes, contratos localizados, administração de benefícios, provisionamento de aplicativos e um portal de autoatendimento para prestadores de serviços/funcionários
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