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Glossário de Trabalho Remoto

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Conteúdos

Por que as empresas contratam AORs?

Quais são os benefícios de ter um AOR?

Quais são as possíveis desvantagens de ter um AOR?

O que é uma carta de Agent of Record?

Por que eu rescindiria um contrato de AOR?

Preciso de um AOR para minha equipe global?

Qual é a diferença entre EOR e AOR?

Acompanhe e gerencie seus contratos e políticas com a Deel

O que é um Agent of Record (AOR)?

Um Agent of Record é um indivíduo ou agência autorizado a representar um segurado em assuntos relacionados à cobertura e a gerenciar suas apólices de seguro.

Os AORs agem em nome dos segurados, lidando com tarefas como renovação de apólices, modificações e apresentação de sinistros. Seu trabalho é garantir que suas necessidades de seguro sejam bem representadas e protegidas.

Veja também: Como mitigar riscos de erro de classificação com o Contractor of Record (COR) da Deel

O que um Agent of Record faz?

As empresas contratam agents of record como prestadores de serviços para evitar lidar com as seguradoras. Os AORs economizam o tempo dos segurados, permitindo que eles se concentrem nos aspectos mais estratégicos de seus negócios.

Como os agents of record atuam como representantes de seguros legalmente autorizados da empresa, eles lidam diretamente com a seguradora.

As seguradoras não negociarão com nenhuma entidade ou pessoa que não sejam seus agents of record autorizados; seu AOR é o intermediário obrigatório.

Seu AOR, portanto, pode fazer o seguinte:

  • Procurar coberturas adequadas para a sua equipe
  • Representá-lo em negociações relacionadas a seguros de terceiros
  • Assessorá-lo em apólices de seguro e sinistros
  • Ajustar e renovar suas apólices, geralmente a seu critério

Em outras palavras, o Agent of Record é a pessoa em quem você confia para gerenciar todas as suas questões de seguro.

Por que as empresas contratam AORs?

A maioria das empresas contrata AORs para supervisionar suas apólices de seguro, principalmente aquelas relacionadas a saúde e indenizações.

Embora cada Agent of Record seja diferente, a maioria oferece os seguintes serviços:

Gerenciamento de apólices

Seu AOR supervisiona todas as suas apólices de seguro, desde a seleção até as renovações e extensões. Essa tarefa inclui:

  • Pesquisar as apólices disponíveis
  • Selecionar e assinar as apólices adequadas
  • Organizar e armazenar a documentação
  • Solicitar alterações nas apólices
  • Revisar suas políticas para garantir a conformidade

Avaliação de riscos

Os AORs realizam avaliações de risco para identificar possíveis áreas de risco e exposição para sua empresa. Após a avaliação, eles recomendam políticas e estratégias para ajudá-lo a mitigá-las.

Um AOR também pode auditar suas políticas existentes e recomendar benefícios, coberturas e ajustes na folha de pagamento, dependendo das necessidades da sua empresa e do tamanho da equipe.

Defesa de sinistros

Se surgirem sinistros decorrentes de suas apólices atuais, o Agent of Record atuará como seu defensor. Ele agenda e cuida das comunicações e negociações com os reclamantes e as seguradoras, representando seus melhores interesses em todos os sinistros apresentados.

Nesse sentido, seu AOR lida diretamente com suas seguradoras, para que você não precise fazê-lo. A principal função deles na defesa de sinistros é garantir o melhor resultado para você.

Consultoria e orientação profissional

Você pode contratar um AOR por sua experiência no setor. Nessa função, ele o aconselha a selecionar e gerenciar suas opções de cobertura, apólices de seguro, sinistros, pacotes de benefícios e riscos de seguro.

Esse serviço é quase sempre personalizado para pequenas empresas que ainda não podem contratar um AOR em tempo integral.

Acompanhamento do compliance

Como o seguro é um campo minado de compliance, os AORs monitoram as mudanças regulatórias, especialmente aquelas relacionadas às leis trabalhistas e de folha de pagamento, e atualizam suas políticas para garantir a conformidade.

Seu AOR pode ajustar suas políticas para incluir FMLA e seguro COBRA (se sua empresa atua nos EUA), seguro de viagem de negócios e outras coberturas que os governos estaduais e federais prescrevem para determinadas empresas.

Esse serviço é quase sempre personalizado para pequenas empresas que ainda não podem contratar um AOR em tempo integral.

Como funciona o processo de AOR?

O processo de AOR começa quando você decide trabalhar com um agente específico e leva cerca de dez dias para ser concluído. Ele inclui as seguintes etapas:

  • Fase 1: o novo agente lhe envia uma carta de Agent of Record com o nome da sua empresa, o nome da operadora, o número da apólice e a data de vigência da apólice
  • Fase 2: você examina o formulário de Agent of Record, lê-o atentamente, coloca-o no papel timbrado da sua empresa, assina-o como confirmação de recebimento, data-o e envia-o de volta ao agente
  • Fase 3: Seu novo agente envia a carta de AOR assinada à sua seguradora
  • Fase 4: a seguradora transfere suas apólices para o AOR dentro de 5 a 10 dias, a menos que receba uma rescisão do AOR do agente atual assinado pelo segurado

Quando a seguradora aceitar a carta de AOR, seu novo relacionamento com o AOR terá início e todos os contratos anteriores se tornarão nulos e sem efeito.

Quais são os benefícios de ter um AOR?

A contratação de um Agent of Record oferece os seguintes benefícios:

Economia de tempo e recursos

Delegar todas as suas tarefas relacionadas a seguros a um especialista em seguros libera seu tempo para se concentrar em seus negócios. Você não precisa gastar tempo escolhendo, gerenciando e renovando apólices. Os AORs também costumam ser mais econômicos do que ter uma equipe fiscal interna.

Tranquilidade

Em todas as suas negociações, os AORs são pagos para representar seus melhores interesses. Você delega a eles todas as suas preocupações com seguros e confia que eles administrarão tudo de uma maneira que atenda às metas mais amplas da sua empresa e às necessidades de ROI.

Experiência e apoio

Os AORs são especialistas em seguros. Eles usam seu conhecimento sobre o setor, o mercado e as estruturas regulatórias de seguros para obter as melhores apólices e resultados de sinistros.

Representação conveniente

Lidar com as seguradoras pode ser um incômodo. Os AORs cuidam de todas as comunicações com as seguradoras, tirando essa tarefa de suas mãos.

Cobertura personalizada

Como uma empresa nova ou em crescimento, você acaba contratando todas as apólices que aparecem no caminho, independentemente de elas atenderem às suas necessidades. Os AORs personalizam seus portfólios de apólices, escolhendo e ajustando as coberturas de acordo com o tamanho da sua equipe, o orçamento, o local, as leis aplicáveis, etc.

Quais são as possíveis desvantagens de ter um AOR?

Como qualquer contratação, os AORs podem comprometer sua organização se agirem incorretamente ou fora das políticas da empresa. As possíveis desvantagens de contratar um Agent of Record incluem:

Opções limitadas

Suas opções de política são tão abrangentes quanto as parcerias e afiliações do setor do seu AOR.

Se o seu AOR for relativamente novo no ramo ou estiver disposto a trabalhar apenas com algumas seguradoras, ele poderá fornecer uma amostra muito pequena de apólices para você escolher. Essas apólices podem oferecer cobertura inadequada ou não atender às suas metas e necessidades orçamentárias.

A melhor maneira de resolver esse problema é contratar um corretor de seguros estabelecido, com muitas afiliações no setor, e discutir detalhadamente suas necessidades de seguro antes de assinar qualquer contrato.

Possíveis conflitos de interesse

Por trabalharem no ramo de seguros, os AORs podem ter relacionamentos com seguradoras. Eles podem adquirir apólices com base nesses relacionamentos e não no seu melhor interesse, sobrecarregando-o com prêmios altos e cobertura incompreensível. Alguns AORs podem até receber incentivos e propinas das seguradoras.

Para evitar esse risco, trabalhe somente com empresas e indivíduos de AORs de boa reputação e com um histórico de sucesso e confiabilidade.

Dependência

Depender exclusivamente de um Agent of Record para atender às suas necessidades de seguro pode limitar a sua compreensão e o seu controle sobre as estruturas das apólices. Você pode não entender as necessidades de seguro da sua empresa, o que pode levá-lo a adquirir apólices inadequadas ou desnecessárias e a tomar decisões mal informadas.

Custos elevados

Especialmente para pequenas empresas, a contratação de um AOR pode não fazer sentido do ponto de vista financeiro. Os AORs cobram uma taxa por seus serviços, que é compensada pelas muitas e complexas necessidades de seguro das grandes organizações. Esse pode não ser o caso das pequenas empresas. Se você rescindir seu contrato antecipadamente, os AORs poderão cobrar pelos pagamentos não efetuados.

O que é uma carta de Agent of Record?

Uma carta de Agent of Record, ou carta de Broker of Record, é um documento formal assinado pelo proprietário de uma empresa especificando o agente que ele deseja que represente sua empresa.

Ela nomeia um agente ou corretor, seu representante, para negociar prêmios e cobertura com uma determinada companhia de seguros.

Ele o autoriza a atuar como seu contato, lidando com cotações de seguro, comunicação de contratos de seguro, detalhes da apólice, administração de benefícios e benefícios não obrigatórios em nome da empresa.

Quem precisa de uma carta de AOR?

Você deve assinar uma nova carta de Agent of Record para substituir qualquer AOR existente. A assinatura de uma carta para contratar um novo Agent of Record encerra automaticamente o antigo.

Você também pode assinar uma carta de AOR para nomear seu primeiro Agent of Record.

Que fatores devo considerar antes de assinar uma carta de AOR?

A contratação de um AOR para supervisionar todas as suas atividades de seguros é uma decisão comercial séria. Antes de assinar uma carta de AOR, considere o seguinte:

  • Nem todas as cartas de AOR ou BOR são iguais. Cada carta descreve os detalhes do contrato específicos para um determinado AOR. Analise atentamente os detalhes do contrato, de preferência com sua equipe jurídica.
  • Você deve demitir seu antigo AOR para trabalhar com um novo agente. Como essa é uma transferência oficial, não assine uma carta de AOR prematuramente.
  • Os corretores nem sempre são transparentes sobre seus relacionamentos e taxas com as seguradoras existentes. Seja cauteloso e considere várias opções antes de assinar um AOR.
  • Você pode incorrer em taxas de serviço: os AORs não são pagos pelo ano inteiro se você rescindir o contrato no meio do prazo da apólice. O AOR está trabalhando de graça desde a data em que assinou a carta do AOR até o dia em que a data de vigência da apólice começa. Por esse motivo, o agente/corretor pode cobrar uma taxa de serviço, já que a seguradora não está pagando a ele.

Novamente, nem todos os agentes informam isso de antemão, portanto, sempre leia o contrato com atenção para evitar surpresas ou mal-entendidos.

Por que eu rescindiria um contrato de AOR?

Na maioria dos casos, os segurados optam por mudar de agente de seguros porque estão insatisfeitos com seus serviços ou porque há uma desconexão na comunicação.

Talvez você queira rescindir um relacionamento existente com um AOR porque:

  • Você não está satisfeito com os serviços ou com a política de comunicação do AOR atual
  • Outro AOR tem mais experiência em seu setor
  • Seu Agent of Record não conseguiu prever uma questão vital
  • Seu agente atual não conduziu bem uma tarefa
  • Seu agente atual não tem acesso a um mercado específico de que você precisa

Outro cenário que pode exigir a rescisão de um contrato de AOR é quando você percebe uma lacuna significativa de especialização entre duas agências de seguros.

Digamos que você esteja no ramo de tecnologia e seu agente forneça serviços básicos de seguro. Mais tarde, você toma conhecimento de outra empresa que desenvolveu um processo especializado e sob medida para empresas de tecnologia.

Essa empresa oferece gerenciamento de riscos cibernéticos e serviços dedicados de sinistros e litígios de que sua empresa precisa. Nesse caso, faz sentido mudar de Agent of Record porque esse novo AOR protegerá, atenderá e monitorará melhor as necessidades da sua apólice.

Preciso de um AOR para minha equipe global?

Sim, embora os EORs ofereçam melhor proteção.

Seu AOR pode ajudá-lo a gerenciar os benefícios globais dos funcionários e as obrigações de seguro exigidas por lei. Seu conhecimento das leis de folha de pagamento e seguro também pode ser útil ao contratar prestadores de serviços e profissionais remotos internacionalmente em diferentes jurisdições.

No entanto, os AORs não assumem suas responsabilidades financeiras ou legais; eles representam seus interesses em questões de seguro. Para obter mais cobertura e suporte ao contratar e gerenciar equipes globais, um Employer of Record (EOR) oferece uma cobertura mais abrangente, assumindo todos os riscos de RH e compliance.

Qual é a diferença entre EOR e AOR?

Enquanto um Agent of Record gerencia suas apólices de seguro, seu EOR gerencia todas as tarefas de administração do emprego. Isso inclui:

  • Folha de pagamento
  • Aquisição e gestão de talentos
  • Administração de benefícios
  • Conformidade legal

Veja também: Contrate talentos internacionais com um Employer of Record

Acompanhe e gerencie seus contratos e políticas com a Deel

Ao contratar prestadores de serviços ou funcionários estrangeiros por meio da Deel, você obtém acesso à nossa ampla rede de benefícios e vantagens.

Ajudamos você a entender e oferecer benefícios obrigatórios aos funcionários em países estrangeiros e a administrar vantagens adicionais para atrair os melhores talentos.

Nossos serviços de EOR são abrangentes, cobrindo todas as tarefas administrativas e de RH, inclusive benefícios para funcionários, contratação e recrutamento e conformidade com seguros.

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