O que são deduções na folha de pagamento?

As deduções na folha de pagamento são valores retidos dos ganhos totais de um funcionário. As retenções são reservadas para o pagamento de impostos, benefícios e penhoras.

As deduções na folha de pagamento são refletidas no salário do funcionário e incluem tanto as deduções obrigatórias quanto as voluntárias. Algumas deduções na folha de pagamento são antes dos impostos, enquanto outras são retidas após os impostos.

O que são deduções na folha de pagamento?

As deduções na folha de pagamento são rendimentos retidos do pagamento de um funcionário para custear vários impostos, benefícios e penhoras, sem afetar o custo do funcionário para a empresa. O total das retenções é responsável pela diferença entre o salário bruto e o salário líquido, afetando o valor que o funcionário leva para casa.

Como funcionam as deduções na folha de pagamento?

O caso abaixo aborda o processo nos EUA; certifique-se de verificar as regulamentações fiscais locais de cada funcionário. O empregador é responsável por reter quantias do pagamento do funcionário, principalmente as deduções obrigatórias.

Ferramentas eficazes de software de folha de pagamento automatizam o cálculo, reduzindo erros e garantindo o compliance. As soluções de folha de pagamento são especialmente úteis para calcular as deduções da folha de pagamento de uma equipe global.

É responsabilidade do funcionário fornecer autorização por escrito para as deduções voluntárias na folha de pagamento. Esses detalhes estão descritos no formulário W-4 Employee Withholding Certificate do funcionário.

Dependendo da dedução específica e da jurisdição do funcionário e do empregador, as deduções na folha de pagamento funcionam das seguintes maneiras.

Deduções antes dos impostos

Como o nome indica, as deduções antes do imposto de renda são retidas do salário do funcionário antes da retenção de qualquer imposto federal. Nesse processo, as deduções antes dos impostos reduzem o valor da renda tributável obtida e diminuem o Federal Unemployment Tax (FUTA) do funcionário.

Exemplos de deduções antes dos impostos incluem:

• Seguro de saúde
• Seguro de vida em grupo
• Planos de aposentadoria

Os funcionários não precisam participar dessas contribuições. No entanto, é vantajoso que os funcionários contribuam, pois isso economiza dinheiro em comparação com o pagamento dos benefícios acima com base em impostos.

Observe que o Internal Revenue Service (IRS) especifica um limite de contribuição, como o valor total que pode ser pago a um plano de aposentadoria 401(k) antes dos impostos a cada ano.

Deduções legais

As deduções legais são pagamentos obrigatórios alocados a órgãos governamentais para programas e serviços públicos.

As deduções legais incluem os seguintes pagamentos:

• Retenção de imposto de renda federal - aplicada a salários, presentes em dinheiro, gorjetas, bônus e benefícios de desemprego, variando da taxa marginal de 10% a 37%
• Medicare- calculado como 1,45% da renda
• Social Security - calculado como 6,2% da renda
• Imposto FICA (Federal Insurance Contributions Act) - sustenta o Medicare e o Social Security
• Imposto de renda estadual - aplicável somente a determinados estados

O status de trabalho do funcionário afeta seu status de declaração e como essas deduções são pagas. Por exemplo, os prestadores de serviços são considerados autônomos, e a contratação de seus serviços isenta o empregador da responsabilidade de administrar a retenção do imposto de renda.

Impostos FICA

Os impostos FICA contribuem para os pagamentos do Social Security e do Medicare de um funcionário. Normalmente, os funcionários pagam 1,45% de sua renda para o Medicare e 6,2% de seus ganhos para o Social Security, totalizando 7,65% em impostos FICA. O funcionário é legalmente obrigado a igualar essa contribuição.

O imposto adicional de 0,9% sobre o Medicare se aplica a determinados funcionários, renda de trabalho autônomo e remuneração de aposentadoria ferroviária (RRTA). Nesse caso, os empregadores deduzem 0,9% do salário do funcionário a partir do período de pagamento em que os ganhos do indivíduo excedem US$ 200.000. Não é necessário que essas contribuições sejam equiparadas.

Impostos estaduais e locais

O valor devido de impostos estaduais e locais é determinado pelo estado onde o funcionário recebe a renda. Enquanto alguns estados cobram uma taxa fixa, outros usam faixas de impostos e alguns não cobram nada.

Desde 2020, os seguintes estados americanos não têm deduções de imposto de renda na folha de pagamento:

• Alasca
• Flórida
• Nevada
• Dakota do Sul
• Texas
• Washington
• Wyoming

Ao contratar uma equipe remota, é importante considerar a conformidade e as regulamentações fiscais locais.

Deduções pós-imposto

Uma vez que todos os impostos exigidos tenham sido retidos, as deduções pós-impostos são retidas. Como as deduções reduzem o salário líquido do funcionário, e não o salário bruto, as deduções pós-impostos não afetam a carga tributária do indivíduo.

As deduções comuns após os impostos incluem:

• Planos de aposentadoria Roth IRA
• Seguro de invalidez
• Doações ao sindicato
• Doações para instituições de caridade
• Penhora de salário

Todas essas deduções posteriores são voluntárias, exceto as penhoras de salário, que os funcionários podem ser obrigados a pagar.

Penhora de salário

As penhoras de salário são legalmente obrigadas a serem retidas por um empregador sob a instrução de uma ordem judicial. Uma ordem de penhora serve para reter uma parte do salário líquido de um funcionário para cobrir várias despesas, como:

• Pagamentos de pensão alimentícia para filhos
• Impostos não pagos (federais ou estaduais)
• Pensão alimentícia
• Empréstimos estudantis inadimplentes
• Outras multas monetárias

Os diferentes tipos de renda que podem ser penhorados incluem salários por hora, vencimentos, comissões, bônus e pagamentos de planos de aposentadoria.

Se as penhoras de salário forem pagas incorretamente, a empresa será responsável pelos pagamentos atrasados e não o funcionário. Durante esses cálculos, o Title III of the Consumer Credit Protection Act (CCPA) deve ser considerado com relação ao valor penhorado dos salários.

Deduções voluntárias

Os funcionários podem retirar mais de seus salários para cobrir o custo de vários benefícios. As deduções voluntárias na folha de pagamento não são exigidas por lei, mas geralmente são benéficas para os funcionários e para o empregador. As deduções voluntárias podem ser retidas antes ou depois dos impostos.

É importante obter o consentimento por escrito do funcionário antes de reter qualquer dedução voluntária de seu salário.

Seguro-saúde

Oferecer cobertura de seguro-saúde é um benefício atraente ao contratar um grupo de talentos competitivos. Os benefícios de saúde, como cobertura médica, odontológica e oftalmológica, também contribuem para uma alta taxa de retenção. Fazer contribuições por meio de um plano da Seção 125 com base em impostos oferece uma vantagem financeira.

Seguro de vida em grupo

Outra maneira de atrair novos talentos é oferecer um seguro de vida básico com cobertura de até US$ 50.000. Se os funcionários desejarem complementar essa contribuição, os fundos serão deduzidos após os impostos.

Planos de aposentadoria

Duas das opções mais populares de aposentadoria incluem uma conta 401(k) e uma conta de aposentadoria individual (Individual Retirement Account ou IRA) Roth. As contribuições dos funcionários para o 401(k) estão sujeitas a impostos FICA, enquanto as contribuições para a IRA são retidas após os impostos.

Despesas relacionadas ao trabalho

As despesas relacionadas ao trabalho são aplicáveis principalmente em empregos sindicalizados, nos quais os empregadores são responsáveis pelo pagamento da filiação do funcionário e de quaisquer benefícios tributáveis associados às contribuições sindicais. Outras despesas de trabalho incluem uniformes, refeições e despesas de viagem. Novamente, é importante avaliar a legislação local, pois alguns estados podem proibir essas deduções.

Como calcular a dedução na folha de pagamento

As deduções na folha de pagamento são determinadas durante o período de processamento da folha de pagamento. As deduções obrigatórias e voluntárias na folha de pagamento são consideradas no cálculo do pagamento de um funcionário. As seguintes etapas são seguidas no cálculo das deduções da folha de pagamento:

• Obter um formulário W-4 de cada funcionário para confirmar quais deduções devem ser retidas
• Calcular o pagamento bruto do funcionário (usando o salário ou multiplicando o salário por hora)
• Determinar o valor das horas extras devidas ao funcionário
• Ajustar o pagamento bruto para fins de Social Security
• Calcular o imposto de renda federal
• Calcular os impostos FICA
• Subtrair as deduções do imposto de renda estadual
• Deduzir outras deduções opcionais

Cada um desses itens deve ser refletido no holerite do funcionário, resultando no salário final. Como empregador, os proprietários de empresas também são responsáveis pelos impostos sobre a folha de pagamento do empregador.

Uma calculadora de folha de pagamento agiliza o processo de cálculo das deduções da folha de pagamento. O serviço de folha de pagamento também garante que os processos estejam em conformidade e atualizados.

Perguntas frequentes sobre a folha de pagamento

Às vezes, os cálculos da folha de pagamento podem ser muito complicados, mas é importante manter a conformidade. Considere as perguntas a seguir como um resumo das perguntas mais comuns sobre folha de pagamento.

Quais são as 4 deduções obrigatórias na folha de pagamento?

Embora algumas deduções na folha de pagamento sejam voluntárias, os seguintes tipos de deduções são obrigatórios e devem ser considerados por todas as empresas norte americanas:

• Imposto de renda federal
• Impostos estaduais e locais
• Impostos FICA
• Penhora de salário

Quais são os tipos de deduções na folha de pagamento?

As deduções na folha de pagamento podem ser categorizadas de várias maneiras. Mais comumente, elas são identificadas como deduções voluntárias e obrigatórias, bem como deduções antes e depois dos impostos.

• Deduções voluntárias - um funcionário pode optar por subtrair as deduções voluntárias de seu pagamento bruto
• Deduções obrigatórias - os empregadores são legalmente exigidos a reter as deduções obrigatórias do salário do funcionário
• Deduções antes dos impostos - as deduções são subtraídas do salário do funcionário antes da retenção dos impostos
• Deduções pós-impostos - as deduções são subtraídas dos ganhos do funcionário após a retenção dos impostos

A que se refere o termo “dedução na folha de pagamento”?

As deduções na folha de pagamento são salários retidos dos ganhos totais de um funcionário para contribuir com o pagamento de impostos, penhoras e benefícios. O valor é deduzido da folha de pagamento antes que os salários sejam pagos, e o valor atribuído às deduções da folha de pagamento é a diferença entre o salário bruto e o salário líquido.

Qual é a diferença entre deduções e retenções na folha de pagamento?

Embora semelhantes, as deduções na folha de pagamento e as retenções na fonte são dois termos diferentes.

• Retenções referem-se ao valor que é retirado do salário de um funcionário para pagar o imposto de renda devido no período de pagamento.
• Deduções referem-se à quantia de dinheiro retirada do salário do funcionário para pagar benefícios selecionados e doações escolhidas pelo funcionário. Por exemplo, aposentadoria, assistência médica ou fundos especiais. Os funcionários podem pagar pelo benefício integral ou contribuir para uma parte do total.

Na maioria dos casos, as retenções de impostos são determinadas por lei e os empregadores retêm o valor estipulado do funcionário. As deduções geralmente são voluntárias e determinadas pelas preferências do funcionário. É importante calcular o valor correto, pois se não for feito, a diferença deverá ser paga ao preencher a declaração de imposto de renda.