O que é um holerite?

Um holerite, também conhecido como recibo de pagamento, é uma declaração que descreve os detalhes de pagamento de um funcionário para um período específico.

Como é um holerite?

Os holerites vêm em duas formas:

1. Se os funcionários são pagos com contracheques físicos (também chamados de cheques de papel), os holerites são anexados aos contracheques por meio de perfuração
2. Se os funcionários são pagos digitalmente, por meio de um depósito direto em sua conta bancária, eles podem acessar os holerites por meio do serviço de folha de pagamento online que concordaram em usar

Quais informações estão no holerite?

Nos Estados Unidos, os holerites geralmente incluem estes elementos:

1. Informações do empregador: nome da empresa, endereço, informações de contato e Employer Identification Number (EIN)
2. Informações do funcionário: nome completo, endereço e Taxpayer Identification Number (TIN), Social Security Number (SSN) ou Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)
3. Taxa horária: quanto os funcionários horistas devem receber por uma hora de trabalho (os holerites também devem observar se essas taxas diferem durante os feriados)
4. Número de horas: total de horas trabalhadas durante o período no holerite
5. Pagamento de horas extras: quantas horas extras eles trabalharam e quanto lhes é devido
6. Bônus e recompensas: qualquer renda adicional que os funcionários recebam precisa ser anotada em um holerite
7. Folga remunerada: o número de dias de folga remunerados usados ​​pelo funcionário e seu pagamento para esse período de tempo
8. Salários brutos: o valor total, antes dos impostos, de dinheiro ganho antes de várias deduções serem aplicadas, com base no pagamento do funcionário taxa
9. Deduções fiscais (impostos sobre a folha de pagamento):* uma porcentagem do pagamento que os empregadores retêm para fins fiscais (federal, estadual, local, impostos do Federal Insurance Contributions Act/FICA, Medicare, Social Security), benefícios (plano de saúde, seguro de vida, seguro por invalidez), pagamentos 401k, planos de aposentadoria e penhoras de salários (para pagar dívidas como resultado de ordens judiciais/outras ações legais)
10. Pagamento atrasado/salários atrasados: o pagamento atrasado é uma "dívida" devida ao funcionário. Quando eles não recebem o valor total que ganharam, o pagamento atrasado é uma maneira do empregador consertar seu erro
11. Salário líquido: é o que resta depois que o imposto de renda federal, o imposto de renda estadual, os impostos de renda locais e outras deduções e contribuições da folha de pagamento são feitas. Os holerites controlam o pagamento líquido para o período de pagamento observado e para o ano inteiro

Um holerite é o mesmo que um contracheque?

Um holerite e um contracheque não são a mesma coisa. Um holerite é uma parte de um contracheque que elabora os detalhes do pagamento, enquanto um contracheque contém o pagamento real devido ao funcionário.

Para que servem os holerites?

Para os empregadores, é recomendado manter os holerites para fins fiscais e para evitar quaisquer disputas com os funcionários sobre discrepâncias salariais.

Os funcionários devem manter e revisar seus holerites para entender melhor os impostos, deduções e contribuições retidas de seus salários e para garantir que sejam pagos adequadamente por seu trabalho. Existem vários casos em que os funcionários podem precisar de recibos de pagamento:

• Para fins de moradia: se você quiser alugar ou comprar uma casa, provavelmente precisará provar que sua renda pode cobrir os pagamentos regulares exigidos (hipoteca ou aluguel)
• Para obter um empréstimo: pelo mesmo motivo acima, você precisará fornecer holerites para ser aprovado para um empréstimo
• Emprego: alguns empregadores podem solicitar ver os holerites anteriores de um candidato durante o processo de contratação, mas essa prática é amplamente considerada antiética e exploradora. Alguns estados (como Massachusetts, Nova York, Nova Orleans, Filadélfia e Pittsburgh) proíbem os empregadores de pedir para ver os holerites ao contratar novos funcionários

Os empregadores são obrigados a fornecer holerites?

Isso depende da sua localização. Nos Estados Unidos, não há nenhuma lei federal que exija que os empregadores forneçam recibos de pagamento aos seus funcionários — isso depende das leis estaduais. Os estados que não exigem que os empregadores emitam recibos de pagamento incluem:

• Alabama
• Arkansas
• Dakota do Sul
• Flórida
• Geórgia
• Louisiana
• Mississippi
• Ohio
• Tennessee

De acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA), os empregadores ainda precisam manter registros de folha de pagamento para cada funcionário por pelo menos três anos. As informações usadas para calcular os salários (horários, escalas de trabalho, cartões de ponto, informações de software de controle de tempo, deduções salariais e adições) devem ser mantidas por dois anos, pois o Department of Labor dos EUA pode solicitar inspecioná-los.

Esses padrões FLSA se aplicam a empregadores que contratam funcionários não isentos e ganham US$ 500.000 por ano (ou mais) ou estão envolvidos no comércio interestadual. Para os estados restantes, a emissão de holerites é obrigatória, mas os requisitos não são os mesmos.

Os funcionários geralmente são aconselhados a manter os holerites por um ano ou até que os comparem com o Formulário W-2 do IRS e a declaração anual do Social Security para confirmar se as informações correspondem. Um extrato de pagamento eletrônico é mais fácil de manter, caso as pessoas sintam necessidade de mantê-lo por mais tempo.

Acesso ao holerite

De acordo com a FLSA, os empregadores devem fornecer aos funcionários registros de emprego normalmente registrados em holerites. Se um empregador não fornecer holerites, ele pode fornecer informações de pagamento de diferentes maneiras, dependendo se está localizado em um estado de acesso ou estado de acesso/impressão.

1. Estados de acesso: os empregadores devem fornecer aos funcionários algum tipo de acesso aos seus holerites/detalhes da folha de pagamento. Pode ser uma cópia física ou um holerite eletrônico acessível por meio de software de folha de pagamento
2. Estados de acesso/impressão: os empregadores podem fornecer aos funcionários holerites físicos ou eletrônicos, mas eles devem ser facilmente acessíveis e imprimíveis

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