O que é um organograma?

Um organograma é uma representação visual da estrutura organizacional de uma empresa ou instituição, como um mapa que mostra quem responde a quem e como diferentes funções estão conectadas dentro da organização.

O organograma fornece uma descrição clara da cadeia de comando, das relações hierárquicas e das responsabilidades de cada cargo, o que facilita a compreensão da estrutura da empresa. Ele é gerenciado pelo departamento de recursos humanos e resume de forma simples as equipes de trabalho e as diferentes áreas de uma empresa.

Por que um organograma é importante para uma empresa?

Um organograma é crucial para a estruturação e transparência das informações relacionadas à organização interna de uma empresa ou instituição. Confira alguns pontos importantes dessa ferramenta: 

• Clareza na estrutura organizacional: o organograma fornece uma representação visual de como a empresa está estruturada, mostrando as diferentes áreas, departamentos e níveis de hierarquia. Isso ajuda os funcionários a entender a cadeia de comando e os relacionamentos dentro da organização, o que facilita a comunicação e a colaboração entre diferentes equipes.
• Identificação de responsabilidades e funções: o organograma define claramente as responsabilidades e funções de cada cargo dentro da organização. Isso ajuda a evitar confusão sobre quem é responsável por quais tarefas, o que melhora a eficiência e a produtividade.
• Orientação para novos funcionários: para os novos funcionários (e até mesmo para os antigos), entender a estrutura da empresa pode ser complicado. O organograma oferece a eles uma visão geral ordenada da organização e os ajuda a se localizarem em seus departamentos e na cadeia de comando. Isso acelera o processo de integração e facilita a adaptação ao ambiente de trabalho.

Por isso, é preciso garantir que o organograma seja atualizado regularmente para refletir mudanças na estrutura organizacional, como novas contratações, promoções, demissões ou reestruturações. 

Ele também deve ser fácil de ler e acessível a todos os funcionários. O uso de software de design de organograma pode facilitar a atualização e personalização. Além disso, incluir fotos e breves descrições de função pode torná-lo mais informativo.

Como o organograma pode ajudar a tornar os processos de uma empresa mais eficientes?

Por ser uma ferramenta visual, com informações bem estruturadas de toda a organização e por ser acessível a toda a equipe, o organograma pode ser fundamental para tornar os processos internos da empresa mais eficientes. Veja alguns dos processos que podem se beneficiar com o uso do organograma:

• Contratação: durante o processo de recrutamento e contratação, o organograma ajuda a equipe de RH a identificar lacunas na estrutura organizacional, compreender as necessidades de pessoal e definir claramente as responsabilidades do cargo. Ele também auxilia os candidatos a entenderem para quem eles estarão se reportando e como sua função se encaixa na empresa.
• Integração: durante a integração, um organograma ajuda novos funcionários a navegarem pela empresa, entendendo quem são as pessoas-chave e como a organização funciona. Isso pode acelerar o tempo que levam para se tornarem produtivos, pois eles podem identificar rapidamente colegas e supervisores relevantes para suas funções.
• Planejamento: um organograma é uma ferramenta fundamental para o planejamento organizacional, pois fornece uma visão panorâmica da estrutura atual da empresa. Ele permite que a liderança e a equipe de RH identifiquem redundâncias, determinem onde novos departamentos ou cargos podem ser necessários e planejem a sucessão para posições-chave. Isso é essencial para o desenvolvimento de estratégias de crescimento e reestruturação.
• Comunicação: um organograma facilita a comunicação e a colaboração, mostrando como os departamentos estão conectados e quem são os pontos de contato principais. Isso pode reduzir a confusão e os silos organizacionais, e incentivar uma abordagem mais integrada ao trabalho em equipe e à realização de projetos interdepartamentais.
• Mudanças organizacionais: um organograma pode ser uma ferramenta de comunicação eficaz durante períodos de mudança organizacional, como fusões, aquisições ou reestruturações. Ele pode ser usado para ilustrar a nova estrutura organizacional, facilitando a transição para os funcionários e ajudando-os a entender seu novo lugar dentro da empresa. Ele também pode ser um ponto de partida para discussões sobre mudanças e para o realinhamento de equipes e funções.

O que você deve considerar ao criar um organograma?

Com equipes globais e trabalho remoto, um organograma digital torna-se ainda mais essencial. Ele pode ser compartilhado de forma online para que todos os membros da equipe, independentemente de sua localização, tenham acesso à mesma informação atualizada. Isso facilita a comunicação e colaboração entre equipes dispersas geograficamente e ajuda a manter a coesão organizacional.

O próximo ponto são as questões legais e de conformidade que podem surgir, especialmente em relação à privacidade dos dados dos funcionários e à discriminação. É importante garantir que todas as informações no organograma estejam em conformidade com as leis de proteção de dados, como a LGPD. Além disso, o organograma não deve refletir nenhuma forma de discriminação ou desigualdade, como desequilíbrios de gênero ou raça em cargos de liderança.

Muito pelo contrário, aliás. Um organograma pode refletir a diversidade e inclusão mostrando uma distribuição equitativa de pessoas de diferentes gêneros, etnias e origens em todos os níveis da organização. A equipe de RH também pode usar o organograma para identificar áreas onde a diversidade está faltando e desenvolver estratégias de recrutamento e desenvolvimento de talentos para abordar essas lacunas.

Como criar um organograma?

Criar um organograma eficiente para a sua empresa é um processo que requer planejamento e atenção aos detalhes. Aqui estão algumas etapas que podem servir de referência:

• Identifique objetivos: antes de começar, defina o propósito do organograma, seja para mostrar a estrutura de uma empresa, equipe, projeto ou qualquer outra entidade.
• Colete informações: reúna informações sobre a hierarquia e estrutura da organização. Isso inclui nomes, títulos, departamentos e relações de supervisão. -** Escolha a ferramenta:** decida a ferramenta que você usará para criar o organograma, seja manualmente, em programas de edição de texto ou em ferramentas específicas de criação de organogramas, como o Microsoft Visio, Lucidchart, draw.io, entre outros.
• Defina níveis e cargos: organize os diferentes níveis hierárquicos e atribua cargos a cada posição, certificando-se de que a estrutura reflete precisamente a hierarquia da organização.
• Comece com a cúpula: inicie com a posição mais alta da organização (geralmente o CEO ou presidente) no topo do organograma.
• Adicione níveis intermediários: adicione os níveis intermediários (gerentes de departamento, diretores, etc.) e conecte-os às posições superiores.
• Inclua posições de base: adicione as posições de base ou de nível mais baixo no organograma e conecte cada uma ao nível imediatamente superior.
• Use a formatação adequada: utilize linhas sólidas para mostrar relações de supervisão direta e linhas pontilhadas para relações indiretas.
• Adicione detalhes: adicione informações relevantes, como nomes, títulos e, se necessário, informações adicionais sobre as responsabilidades de cada posição.
• Revise e atualize: revise o organograma para garantir precisão e clareza, e atualize se houverem alterações, conforme necessário.
• Compartilhe e distribua: depois de concluído e revisado, compartilhe o organograma com as partes interessadas relevantes, seja em forma de cópias físicas, compartilhando arquivos digitais ou integrando-o em apresentações.

Depois de criado e aplicado, a eficácia de um organograma pode ser medida pela sua utilidade para os funcionários e pela precisão com que reflete a estrutura organizacional. Pesquisas de feedback dos funcionários podem fornecer insights sobre como o organograma está sendo usado e se está ajudando na compreensão das relações hierárquicas e funcionais. Além disso, a velocidade com que os funcionários são capazes de identificar e se comunicar com as pessoas certas pode ser um indicador de um organograma eficaz.

Ofereça informações mais claras e estruturadas para sua equipe

Entender como uma empresa está estruturada pode ser complexo, especialmente para um novo funcionário. E, com o modelo de trabalho remoto, isso se torna ainda mais complexo. A criação de um organograma (org chart) é uma solução eficiente para esse problema, pois fornece uma visão geral ordenada da estrutura de uma empresa, ideal para apresentar a novos contratados ou até mesmo a investidores.

No entanto, o processo de criação e manutenção de um organograma preciso pode consumir muito tempo das equipes de Recursos Humanos (RH), especialmente quando elas não têm as ferramentas certas à disposição. Saiba mais sobre o Org Charts da Deel aqui e descubra como essa ferramenta pode simplificar a comunicação e melhorar a colaboração em sua empresa.