O que é política de trabalho remoto?

Uma política de trabalho remoto é um acordo de trabalho entre um funcionário e um empregador que descreve as funções, expectativas e procedimentos envolvidos em um arranjo de trabalho remoto.

O que há em uma política de trabalho remoto?

Ao redigir uma política de trabalho remoto para sua empresa, você precisa pensar em todos os aspectos do desempenho do trabalho, mesmo aqueles que você não consideraria significativos em um escritório tradicional. Termos e cláusulas comuns incluídos em uma política de trabalho remoto incluem:

Elegibilidade para trabalho remoto

Sua política de trabalho remoto deve começar definindo quais cargos são elegíveis para trabalhar remotamente. Se a empresa não for totalmente remota, o departamento de recursos humanos precisará analisar a estrutura organizacional e determinar quais funcionários podem trabalhar remotamente e com que frequência.

Autorização de trabalho remoto

Se o trabalho remoto for opcional, descreva como os funcionários devem enviar uma solicitação de trabalho remoto e se eles devem especificar se desejam trabalhar remotamente em tempo integral ou parcial. Essa solicitação precisa ser aprovada, o que nos leva à próxima etapa: autorização. Certifique-se de documentar quem aprova as solicitações de trabalho remoto e os procedimentos envolvidos.

Gestão de expectativas de trabalho

Seja que sua equipe remota cumpra o cronograma das nove às cinco ou tenha horários flexíveis, garanta que sua disponibilidade e horas de trabalho sejam destacadas no acordo de trabalho remoto.

Além das horas de trabalho, a política deve conter o resultado esperado (métricas de desempenho) do trabalho e das responsabilidades de seus funcionários. Enfatize quaisquer mudanças que possam afetar cargos específicos e sua carga de trabalho, defina diretrizes para comparecimento e dê instruções sobre processos de comunicação para gestão de expectativas de trabalho.

Remuneração e benefícios do profissional

Uma política profissional de trabalho remoto contém informações sobre o salário-base e quaisquer outras vantagens ou despesas às quais os profissionais remotos (ou seus familiares) têm direito. Folga remunerada, licença médica, plano de saúde, aposentadoria e outras contribuições precisam ser especificadas claramente, especialmente se você fizer parte de uma empresa híbrida.

Algumas empresas remotas oferecem vantagens atraentes, como dias de férias ilimitados ou equiparação de doações. Outras têm orçamentos de educação e treinamento para suas equipes. Se sua empresa fornecer quaisquer benefícios adicionais, mesmo caso a caso, certifique-se de listá-los na política da empresa com todas as suas limitações e condições de uso.

Despesas de trabalho e bem-estar

Seus profissionais remotos economizam muita energia e tempo em deslocamentos, mas eles têm despesas e necessidades, mesmo quando trabalham em casa. Considere a posição de cada profissional remoto e pense em maneiras de torná-los mais produtivos e satisfeitos. Você pode oferecer um subsídio mensal para seu bem-estar e saúde, como uma matrícula de academia ou uma aula de ioga?

Inclua todos os orçamentos ou opções de reembolso, suas limitações e procedimentos para aprovação na política.

Rescisão legítima

A rescisão legítima é uma parte padrão da maioria das políticas da empresa. Ela cobre a base para a rescisão e os procedimentos relacionados a ela. No entanto, uma política de funcionário remoto deve conter uma cláusula declarando que os funcionários não podem ser demitidos com base em sua decisão de trabalhar remotamente.

Essa inclusão simples impede que os gerentes tratem os profissionais remotos de forma diferente dos trabalhadores baseados no escritório devido à falta de contato pessoal. A cláusula de rescisão legítima também deve cobrir como os funcionários remotos devolvem o equipamento da empresa se sua posição for rescindida ou eles deixarem a empresa.

Conformidade com as políticas da empresa

Quer trabalhem remotamente ou não, todos os funcionários têm que cumprir as regras e políticas da empresa, como o Código de Conduta e o Código de Ética. Se sua empresa tem uma política Antidiscriminação ou de Igualdade de Oportunidades, seus funcionários remotos devem cumpri-la e se beneficiar dela.

A política de trabalho remoto também deve declarar claramente oportunidades iguais para seus profissionais remotos. Como os teletrabalhadores não podem ser "vistos" da mesma forma que os funcionários do escritório, eles podem ser facilmente esquecidos para promoções e bônus.

Segurança e proteção

Uma política de trabalho remoto exemplar deve abordar o seguro e a responsabilidade relacionados à segurança e proteção dos funcionários. A empresa pode exigir que os espaços de trabalho dos membros remotos sejam examinados e aprovados ou oferecer diretrizes sobre como criar um espaço de trabalho seguro em casa. De qualquer forma, procedimentos, regras e cobertura para lesões relacionadas ao trabalho precisam ser especificados na política de trabalho remoto.

Outra coisa que você deve considerar incluir em sua política de trabalho remoto é uma seção de segurança cibernética. Se seus funcionários estiverem usando equipamentos pessoais ou dispositivos móveis, peça ao seu departamento de TI para descrever as melhores práticas e softwares que devem ser implementados.

Medindo a produtividade para trabalho remoto

O surgimento de ambientes de trabalho flexíveis tornou possível medir os resultados do trabalho de alguém em vez do número de horas que eles passaram sentados em frente ao computador. Sua política deve incluir as responsabilidades e tarefas do seu profissional remoto, bem como métricas de produtividade e desempenho.

Protocolos de comunicação e política de capacidade de resposta

Compartilhe protocolos de comunicação que expliquem quais informações devem ser comunicadas por quais canais ao trabalhar remotamente. Esses protocolos garantirão que nada se perca na caixa de entrada de e-mail quando deveria ter sido enviado por um aplicativo de mensagens como o Slack, e vice-versa.

Você também deve definir o quão rápido alguém precisa responder a um colega de trabalho ou supervisor, e como se comunicar quando estiver longe de sua mesa por um longo período de tempo. Esses protocolos ajudam a mitigar problemas de comunicação e remover a necessidade de reuniões desnecessárias.

Confidencialidade

A maioria das pessoas não pensa ativamente sobre como trabalhar remotamente pode levar à violação de acordos de confidencialidade, por isso é essencial abordar esse tópico por escrito.

Quando os funcionários trabalham fora do escritório, informações confidenciais precisam de proteção excepcional. Identifique situações de risco, como conduzir uma reunião com um cliente via Zoom em uma cafeteria ou discutir informações confidenciais na presença de outras pessoas, e o que fazer em vez disso.

Proteção de dados para trabalho remoto

Sua política deve incluir termos que mantenham os dados da sua empresa seguros, como usar autenticação de dois fatores, não usar redes Wi-Fi públicas e treinamento obrigatório sobre como evitar tentativas de phishing. Defina quem precisa usar uma VPN e certifique-se de que todos os funcionários sigam as melhores práticas de criptografia. Por fim, defina qual software a empresa fornecerá para ajudar os profissionais remotos a proteger informações confidenciais.

Equipamento e suporte técnico

Determine as necessidades de equipamento da sua equipe remota e veja se a empresa precisa alocar um orçamento para uma configuração de escritório em casa. Em seguida, descreva as obrigações de manutenção e reparo de equipamentos quebrados.

Por fim, não se esqueça das dificuldades técnicas que acontecem com todos nós às vezes. Se sua empresa oferece equipe de suporte técnico designada para profissionais remotos, liste seus nomes, contatos e horários de trabalho na política de trabalho remoto.

Como implementar uma política de trabalho remoto

Depois de estabelecer todas as regras e procedimentos em torno do trabalho remoto, você pode implementar a política de trabalho remoto. Mantenha uma versão digital da política da sua empresa em algum lugar facilmente acessível para todos os funcionários, como um documento compartilhado do Notion, uma pasta do Google Drive ou fixada em um canal do Slack. Inclua a política no seu processo de onboarding de funcionários e faça com que todos os funcionários remotos assinem a política como um reconhecimento e concordância com seu conteúdo.

Se você quiser alinhar sua equipe remota em tópicos como frequência e controle de tempo, você pode usar o Template de Política de Controle de Frequência para Funcionários Remotos da Deel.