O que é um SIRH?

O SIRH (Sistema de Informações sobre Recursos Humanos), também conhecido como HRIS (Human Resources Information System) em inglês, é uma solução de software para aprimorar as principais funções de RH e o gerenciamento da força de trabalho. O software pode armazenar, organizar e analisar os dados das pessoas em um único espaço para que as empresas possam acessar facilmente as informações e tomar decisões baseadas em dados.

O SIRH combina a eficiência da automação digital com a conveniência de um hub centralizado para as informações dos funcionários. A maioria das opções de SIRH é altamente personalizável e geralmente vem com versões para desktop e aplicativos móveis alimentados pela nuvem, perfeitos para equipes distribuídas.

Qual é a principal função de um SIRH?

A principal função de um SIRH é servir como um repositório central para todos os dados relacionados aos recursos humanos. As equipes de RH podem personalizar os controles de acesso a essas informações para que os funcionários certos possam pesquisar e atualizar as informações conforme necessário, em vez de passar pela equipe de RH para acessá-las. Um SIRH eficaz permite que a equipe de RH gerencie essas informações de maneira eficiente e acessível.

Confira seis funcionalidades de um Sistema de Informação de Recursos Humanos:

• 1. Controle de tempo e presença: com um SIRH, é possível analisar as horas de trabalho, as ausências, os dias de licença médica e as folgas de cada funcionário em um único painel. Depois de coletar dados de RH suficientes, você pode acompanhar as tendências de engajamento de funcionários individuais e de toda a empresa para aprimorar suas políticas internas.
• 2. Automatização da folha de pagamento: a folha de pagamento automatizada economiza tempo ao rastrear as folhas de ponto, calcular salários e impostos, distribuir o pagamento e manter os registros da folha de pagamento. Esses sistemas automatizados de RH reduzem a chance de erro humano e aumentam a segurança dos dados para manter seguras as informações confidenciais da folha de pagamento.
• 3. Gerenciamento de benefícios e remunerações: por meio de um SIRH mais completo, os profissionais de RH podem gerenciar os pacotes de benefícios e remuneração dos funcionários. Eles destacam as vantagens da empresa, reúnem dados transparentes de remuneração para cada função na empresa e administram pacotes de benefícios para cada funcionário.
• 4. Rastreamento de candidatos: um SIRH de alto nível inclui um Applicant Tracking System (ATS), ou Sistema de Rastreamento de Candidatos, que oferece uma única fonte para todas as informações sobre os candidatos. Você pode processar candidaturas, gerenciar cada fase de seleção e reunir várias métricas.
• 5. Acompanhamento do treinamento e do desempenho dos funcionários: à medida que sua equipe cresce, sua empresa precisa de uma abordagem modular para o desenvolvimento e o gerenciamento do desempenho dos funcionários. Alguns sistemas SIRH têm a capacidade de automatizar e acompanhar o treinamento dos funcionários e auxiliar na gestão de talentos. Isso inclui a criação de fluxos de trabalho de aprendizado personalizados, o fornecimento de certificações e cursos autodirigidos e a geração de relatórios de treinamento e progresso.
• 6. Autonomia dos funcionários com autoatendimento: com o SIRH adequado, os funcionários podem definir suas próprias metas profissionais, acompanhar as avaliações de desempenho e assumir a responsabilidade pelo desenvolvimento de suas carreiras. Esse elemento de autoatendimento do funcionário permite que os profissionais assumam a liderança em seu aprendizado e desenvolvimento, reduzindo as tarefas demoradas para os membros da equipe de RH.

Como um SIRH pode beneficiar empresas e equipes de RH?

Um SIRH pode ser altamente personalizável, com módulos e funcionalidades que podem ser adaptados conforme as necessidades específicas de uma empresa. Isso pode incluir a personalização de formulários, fluxos de trabalho, relatórios e integrações com outros sistemas. A escolha de um SIRH modular permite que a empresa selecione as funções que são mais relevantes para suas operações e estratégia de RH, garantindo que o sistema cresça e evolua juntamente com a organização.

Confira quais aspectos do RH podem ser melhorados com a ajuda de um SIRH:

• Eficiência: um SIRH melhora a eficiência ao automatizar tarefas administrativas e operacionais rotineiras, permitindo à equipe de RH se concentrar em iniciativas estratégicas. A automatização reduz o risco de erros humanos e melhora a precisão dos dados. A eficiência é alcançada através de processos simplificados como entrada de dados única, atualizações em tempo real e relatórios automatizados, liberando tempo valioso para a equipe de RH.
• Contratação e retenção: um SIRH pode ter um impacto significativo na contratação e retenção de talentos, pois aprimora o processo de recrutamento ao fornecer ferramentas para rastrear candidatos e gerenciar o processo de seleção de forma mais eficaz. Além disso, oferece funcionalidades que ajudam a melhorar a experiência do funcionário, como autoatendimento para acesso a informações pessoais e de benefícios, o que pode aumentar o engajamento e, por sua vez, a retenção de colaboradores.
• Gestão de desempenho: um SIRH pode facilitar a gestão de desempenho ao permitir que os gerentes rastreiem e avaliem o desempenho dos funcionários de forma contínua. Ele oferece funcionalidades como definição de objetivos, feedback em tempo real, avaliações de desempenho e planejamento de desenvolvimento, contribuindo para um processo de gestão de desempenho mais dinâmico e eficaz.
• Relatórios e insights: a análise de dados de um SIRH fornece insights valiosos que podem informar decisões estratégicas em RH. Isso pode incluir tendências de contratação, padrões de rotatividade, análise de custo de benefícios e previsão de necessidades futuras de talentos. A tomada de decisão baseada em dados ajuda a alinhar as estratégias de RH com os objetivos gerais da empresa.
• Diversidade e inclusão: um SIRH pode apoiar iniciativas de diversidade e inclusão ao fornecer ferramentas para rastrear a composição demográfica da força de trabalho e identificar áreas de melhoria. Ele também pode auxiliar na implementação de políticas e programas voltados para a promoção da igualdade e da inclusão no local de trabalho, ajudando a criar um ambiente mais diversificado e inclusivo.
• Trabalho remoto e global: em um cenário de trabalho remoto e forças de trabalho globais, um SIRH oferece uma plataforma unificada que pode ser acessada de qualquer lugar, facilitando a gestão de equipes distribuídas. Ele fornece ferramentas para comunicação, colaboração e gerenciamento de desempenho que são essenciais para manter a produtividade e a cultura da empresa em ambientes de trabalho virtualizados.
• Benefícios: um SIRH desempenha um papel crucial na gestão de benefícios, simplificando a administração e permitindo que os funcionários selecionem e gerenciem seus próprios benefícios por meio de portais de autoatendimento. Isso melhora a eficiência e a precisão na gestão de benefícios, ao mesmo tempo em que fornece uma experiência de usuário mais satisfatória para os funcionários.

O que empresas devem considerar ao escolher e usar um SIRH?

Se você deseja implementar um SIRH em sua empresa e usufruir de todos os benefícios listados acima, é importante considerar alguns aspectos antes de escolher o ideal e começar a usá-lo.

Abrangência internacional 

Tanto empresas com equipes locais quanto aquelas com profissionais distribuídos ao redor do mundo podem se beneficiar de um Sistema de Informação de Recursos Humanos global, pois ele permite que você crie fluxos de trabalho e processos consistentes, proporcionando uma experiência de equipe uniforme para seus funcionários, independentemente de sua localização. Além disso, durante uma expansão global, um SIRH possibilita escalar e contratar de novos países rapidamente, sem ter que migrar todo o seu sistema para uma nova plataforma posteriormente.

Recursos disponíveis

Ao optar por um SIRH completo, ou seja, aquele que oferece todas as funcionalidades necessárias em um único lugar, a empresa economiza tempo, dinheiro e esforço gerenciando múltiplas plataformas de RH. Um SIRH tudo-em-um também facilita a organização, visualização e análise de dados de uma forma mais completa e detalhada, já que todas as informações estão no mesmo sistema. Dessa forma, a equipe de RH não precisa reunir informações fragmentadas de várias plataformas.

Análise de custo-benefício e métricas de desempenho

O ROI de um SIRH pode ser medido analisando a redução de custos operacionais, o aumento da produtividade da equipe de RH e a melhoria na tomada de decisões baseada em dados. Isso inclui comparar o tempo e os recursos gastos em tarefas antes e após a implementação do SIRH, bem como medir melhorias na precisão dos dados, na conformidade legal e na satisfação dos funcionários.

Privacidade de dados e regulamentações

Ao implementar um SIRH, as empresas devem estar cientes das leis de privacidade de dados, como a LGPD, e garantir que o sistema esteja em conformidade com essas regulamentações. Isso inclui a segurança dos dados dos funcionários, a capacidade de atender a solicitações de acesso e exclusão de dados e o cumprimento das leis trabalhistas locais e internacionais.

Protocolos de segurança e conformidade

Para garantir a segurança dos dados em um SIRH, é essencial implementar protocolos de segurança robustos, como criptografia de dados, autenticação de dois fatores e backups regulares. Além disso, é importante realizar auditorias de segurança frequentes e garantir que o SIRH esteja em conformidade com os padrões de segurança da indústria.

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