Tysklands obligatoriska tidrapportering: allt du behöver veta

Beslutet från Tysklands federala arbetsdomstol (Bundesarbeitsgericht, eller BAG) att införa obligatorisk tidrapportering för alla anställda i Tyskland har väckt stort intresse och diskussion bland både arbetstagare och arbetsgivare.

I den här artikeln går vi igenom detaljerna kring det nya kravet så att du kan förbereda ditt sätt att tidrapportera. Vi förklarar också hur Deels EOR-lösning har anpassats för att göra den nya lagstiftningen enkel att implementera för både tyska arbetsgivare och anställda.

Vad är det nya obligatoriska kravet på tidrapportering i Tyskland?

Den tyska arbetstidslagen (Arbeitszeitgesetz, eller ArbZG) omfattade ursprungligen endast registrering av anställdas övertidstimmar. Tysklands federala arbetsdomstol har dock klargjort kravet på att registrera anställdas fulla arbetstider. Eftersom domen inte specificerade hur tiden ska registreras har ministeriet för arbete och sociala frågor föreslagit ett lagförslag som förtydligar detta i lagen.

Här är vad du behöver veta:

• Anställda måste rapportera sina arbetstider för varje arbetsdag.
• Arbetstiden får inte överstiga tio timmar per dag och ska inkludera rast och viloperioder.
• Anställda måste rapportera sina arbetstider dagligen, helst innan arbetsdagen avslutas och senast sju dagar efter att arbetet utförts.
• Arbetsgivare kan delegera skyldigheten att registrera arbetstid till de anställda, men de ansvarar för att implementera och övervaka systemet för tidrapportering.
• Företag med en företagsråd måste involvera dem i beslut om att införa ett system för tidrapportering, eftersom rådet har medbestämmanderätt i frågan.
• Om arbetsgivaren inte registrerar arbetstiden enligt kraven kan det leda till böter på upp till 30 000 euro och är ett administrativt brott.
• Tidrapporter är personuppgifter, vilket gör det avgörande att följa lagar om skydd av anställdas personuppgifter vid insamling och lagring av dessa uppgifter.
• Flexibla arbetsmodeller, som förtroendearbetstid eller distansarbete, påverkas inte nämnvärt och förblir möjliga. Att ha ett system för tidrapportering på distans uppfyller de nya lagkraven.
• Även om förslagen från ministeriet för arbete och sociala frågor om att införa ett elektroniskt tidrapporteringssystem ännu inte har antagits och en ny arbetstidslag ännu inte har införts, uppmanas arbetsgivare att inte skjuta upp efterlevnaden av den senaste bindande rättspraxisen om tidrapportering, eftersom den är omedelbart bindande.

Hur ska arbetsgivare registrera arbetstiden?

Arbetsgivare måste införa en standardiserad företagsprocess för att registrera anställdas fulla arbetstider, och detta ska kommuniceras tydligt till alla anställda.

Du måste registrera dagliga arbetstider samma dag och noggrant följa lagstiftningsprocessen.

Eftersom domen inte specificerade hur arbetstiden ska registreras, har ministeriet för arbete och sociala frågor föreslagit elektronisk registrering av dagliga arbetstider för alla anställda. Du kan dock fortfarande använda alternativa, icke-elektroniska metoder om elektronisk registrering inte är på plats.

Termen "elektronisk" omfattar vanliga verktyg eller appar och kalkylprogram som Excel. Elektronisk tidrapportering betyder alltså inte nödvändigtvis automatisk registrering; du kan till exempel använda verktyg som Excel för att registrera arbetstid.

På begäran från den anställde måste arbetsgivaren dela registrerade arbetstider och tillhandahålla kopior. Detta kan göras genom att ge anställda tillgång till dessa register i det elektroniska systemet.

I fall av arrangemang med employer of record (EOR) kräver bestämmelsen att en EOR registrerar början, slutet och längden av den tillfälliga arbetstagarens dagliga arbetstider senast vid slutet av den sjunde dagen efter arbetsdagen.

Sammanfattning av tysk arbetstids- och övertidslag:

Den tyska arbetstidslagen begränsar den maximala arbetstiden.

Generellt sett får arbetstiden inte överstiga åtta timmar per dag. På kort sikt kan detta ökas till upp till 10 timmar per dag eller 60 timmar per vecka, men endast om den genomsnittliga dagliga arbetstiden under sex kalendermånader inte överstiger åtta timmar.

Arbetstiden ska inkludera pauser på 30 minuter för arbetsdagar som överstiger sex timmar och 45 minuter för arbetsdagar som överstiger nio timmar.

När det gäller övertid bör arbetsgivare och anställda följa de avtalade arbetstiderna, såvida det inte finns andra avvikande överenskommelser.

Spåra enkelt anställdas arbetstider och säkerställ regelefterlevnad med Deel

Som en del av noggrann och proaktiv regelefterlevnad av de nya kraven, och i samarbete med den tyska regeringen, har Deel infört ett krav på att alla tyska anställda som hanteras via Deel-plattformen ska registrera sina dagliga arbetstider elektroniskt, med en sjudagars buffert. Detta elektroniska system minimerar fel och säkerställer efterlevnad av hälso- och säkerhetsföreskrifter.

För att göra processen så enkel och smidig som möjligt kan EOR-anställda registrera sina arbetstider direkt på Deel-plattformen via den nya sektionen för tid och närvaro, som blir tillgänglig från och med februari.

Deel kommer att lagra alla register på ett säkert sätt och följa viktiga principer för dataskydd, inklusive dataminimering, lagringstid och krav på intern dataöverföring.

Låter detta som en idealisk lösning för ditt team? Läs mer om Deels HR-plattform för globala team, eller boka 30 minuter med en produktexpert för att få svar på dina frågor.