¿Qué es una reunión 1-1?

También se le conoce como reunión individual, 1:1, uno a uno o en inglés one on one y es un encuentro entre dos miembros del equipo de una organización, usualmente se da entre el trabajador y su mánager o líder. Son reuniones personales que fortalecen el ambiente laboral.

Las reuniones 1 a 1 brindan una manera efectiva para que los trabajadores y los empleadores se comuniquen. Brindan la oportunidad de conocerse cara a cara y conectar de manera significativa, descubrir obstáculos y ayudar con el desarrollo profesional.

Si bien las reuniones de equipos más grandes son valiosas, estas reuniones uno a uno brindan un espacio seguro para realizar una revisión del desempeño de los empleados, analizar el crecimiento profesional y ofrecer comentarios constructivos. Se deben desarrollar teniendo un objetivo de la reunión y un orden del día, logrando breves encuentros para discutir próximos pasos, plan de acción y atención de posibles problemas o bloqueos.

¿Cuándo organizar una reunión 1-1?

Las reuniones 1:1 son más efectivas cuando se tienen regularmente. Dependiendo de la naturaleza de la organización y la carga de trabajo de cada miembro del equipo, puedes decidir organizar estas reuniones semanalmente, quincenalmente o incluso una vez al mes.

Estas reuniones se llevan a cabo para motivar a los miembros del equipo, optimizar la productividad y fortalecer las relaciones. Las reuniones individuales son especialmente útiles en los siguientes casos:

• Al trabajar puntos según la agenda y las prioridades clave.

• Intercambiar retroalimentación para mejorar el rendimiento y escuchar puntos de vista.

• Practicar el coaching personalizado y la tutoría.

• Discutir los objetivos profesionales de un miembro de tu equipo, su desarrollo e identificar oportunidades.

• Conocer a los trabajadores a nivel personal y generar confianza.

• Dar seguimiento a la satisfacción laboral y e identificar los desafíos.

Asignar un tiempo dedicado para reuniones individuales de manera regular garantiza que el propósito y la misión de la marca estén alineados y que los problemas se resuelvan desde el principio, antes de que se desarrollen e impacten en las relaciones laborales. Alinear cuándo será la siguiente reunión permite garantizar el espacio dentro de la agenda del día a día y la gestión de las tareas pendientes.

¿Cuáles son los beneficios de una reunión uno a uno?

• Fomenta un clima laboral positivo y fortalece las relaciones dentro del equipo de trabajo.

• Promueve la escucha activa y el intercambio de ideas y opiniones.

• Facilita la evaluación de desempeño y el seguimiento individualizado.

• Permite alinear el flujo de trabajo y establecer prioridades claras.

• Contribuye a la gestión efectiva del talento y el desarrollo profesional.

• Crea un espacio seguro para discutir temas importantes y resolver posibles obstáculos.

• Mejora la comunicación interna y la colaboración entre líderes y miembros del equipo.

• Ayuda a identificar oportunidades de crecimiento y áreas de mejora.

• Proporciona retroalimentación personalizada y constructiva.

• Establece metas y objetivos claros para el miembro del equipo.

Las reuniones 1-1 son una herramienta valiosa para el desarrollo del equipo y la gestión del talento, al tiempo que promueven un ambiente de trabajo colaborativo y productivo.

¿Cómo tener una reunión one to one exitosa? Consejos y recomendaciones

Un poco de preparación puede contribuir en gran medida a aprovechar al máximo su reunión individual. Considera los siguientes consejos de preparación como punto de partida.

Agrega reuniones uno a uno regulares al cronograma

Varios expertos recomiendan que los mánagers o líderes programen reuniones individuales periódicas, incluso si no hay puntos de conversación específicos. Si bien es importante ser flexible, agregar una reunión de 30 minutos a su calendario cada dos semanas resulta valioso.

Las reuniones periódicas aumentan el valor del tiempo que pasan juntos a medida que construyen la relación y amplían los puntos de conversación. Si tienes que cancelar la reunión, haz un esfuerzo por reprogramarla para otro momento.

Utiliza una plantilla para reuniones 1:1

Los equipos de alto rendimiento son estratégicos con sus reuniones, y ahí es donde entra en juego una plantilla para la agenda de reuniones. El uso de plantillas de reuniones y el mantenimiento de una agenda ayuda a optimizar la reunión y garantiza que se aborden todos los problemas necesarios.

Algunos días, es posible que tengas una lista larga de temas de conversación. En otros días, es posible que debas hacer preguntas abiertas como parte de la rutina de registro de tu miembro de equipo. El uso de una plantilla guía la conversación mientras cubres todos los puntos.

Enfatiza la colaboración

Una encuesta reciente de Gallup reveló que solo el 21% de los empleados globales están comprometidos en el trabajo. Una forma de impulsar el compromiso (y la retención) de los empleados es enfatizando la colaboración. Llevar a cabo una reunión con franqueza contribuye a un ambiente colaborativo y mejora el trabajo en equipo.

Las reuniones individuales deben imitar una conversación en lugar de una conferencia. Los empleados senior deben adoptar una actitud de mente abierta antes de sentarse en la sala de conferencias (o unirse a la reunión a través de un chat de video) para que los empleados se sientan cómodos hablando sobre su experiencia laboral.

Afina las habilidades interpersonales

La revolución digital ha impactado la forma en que los humanos se comunican. Dado que Slack reemplazó a los tableros, los gerentes deben centrarse en las habilidades interpersonales para conectarse con los empleados en tiempo real.

Escuchar activamente, preguntar sobre la vida personal y hacer preguntas relevantes son prácticas útiles cuando se organiza una reunión individual.

Sugerencia: las habilidades blandas también son útiles al entrevistar a candidatos. Lee más en nuestro blog aquí.

Escribe notas y toma acción

¿Con qué frecuencia has estado en una reunión y te has olvidado de hacer un seguimiento de los puntos clave de la semana pasada? Documentar los puntos de conversación y determinar las acciones garantiza que la reunión individual sea productiva con efectos positivos a largo plazo.

Las herramientas sólidas para reuniones 1 a 1 son efectivas tanto para programar reuniones periódicas como para tomar notas. El enfoque ágil de las reuniones garantiza que ningún detalle se pierda mientras se sienta una base sólida para la productividad.

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Nuestro Toolkit de Contratación Global ayuda a los gerentes a gestionar la contratación internacional y la gestión de empleados y trabajadores en todo el mundo. También contamos con una selección de herramientas para ayudar a agilizar las reuniones 1 a 1, motivar a los empleados, fortalecer las relaciones y mejorar la productividad.