Hoe het overstappen naar Deel Teamflow één week administratie per maand bespaart

Teamflow is een virtuele 2D-kantoorruimte van waaruit verspreide teams direct verbinding kunnen maken en in realtime kunnen praten. Het draait helemaal om het terugkeren naar het gevoel op kantoor te zijn – de energie van samenwerken in dezelfde ruimte, de spontaniteit van gesprekken in de gang en de kick van het gevoel een team te zijn.

Flo Crivello, Founder and CEO of Teamflow, wanted his company to be 100% remote so they could experience the same day-to-day life as their customers. He also wanted his international teams to have the choice to get hired as contractors or employees, so he looked for an Employer of Record.

Initially, Teamflow chose a Deel competitor to hire and pay their global team with the promise of a cheaper price, but they found the experience to be quite difficult.

The problems with their previous provider began when Teamflow realized there was over $100,000 of unreconciled cash in their account. They reached out to their EOR provider for an explanation, and they replied that they (the provider) made a mistake by using US dollars instead of Mexican pesos when running their Mexican Payroll.

In plaats van alleen het verschil van de rekening te halen, haalde de EOR-provider de hele salariscyclus van de rekening van Teamflow. Volgens Chris Baugh, hoofd zakelijke activiteiten bij Teamflow, ging er meer dan een week voorbij voordat de EOR-provider toegaf wat er was gebeurd, plus nog eens zeven weken escalaties totdat de aanbieder het geld teruggaf aan Teamflow.

“The entire support coverage was the biggest problem because they had no urgency whatsoever to resolve what was a significant mistake,” said Baugh.

But the frustrations didn’t stop there. Teamflow ran into another issue when their provider incorrectly processed an employee termination and continued paying the person for over two months before it was caught and rectified.

For Teamflow—and for most software companies—a significant portion of their expenses come from payroll. Because that core cost was routinely incorrect, they chose to move on from that provider’s services.

But even the offboarding process presented challenges—taking over two weeks, with the provider setting arbitrary, undocumented rules.

Hoping to avoid working with another EOR provider that handled everything manually, with potential for similar payroll errors, Teamflow sought out a new solution. They wanted commitment, automation, fast support, and efficiency. Deel checked all the boxes (and more), so Teamflow reached out.

“We chose Deel mostly because of its extreme commitment to their mission and prioritization of customer success,” said Baugh.

Ultimately, Teamflow gets about a week’s worth of admin time back every month since switching to Deel.

Dankzij Deel heeft Teamflow de processen aanzienlijk kunnen verbeteren, waardoor ze hun HR-taken hebben gestroomlijnd.

Wat automatisering betreft integreerden ze Deel met Quickbooks. Ze vinden het geweldig omdat ze snel alle gegevens kunnen synchroniseren en de boeken aan het einde van de maand sneller en veel nauwkeuriger kunnen afsluiten, waardoor problemen met de financiële overzichten worden voorkomen. Terwijl hun vorige provider een grote fout maakte door de internationale loonadministratie handmatig af te handelen. Dit zorgde ervoor dat Teamflow bijna twee maanden bezig was met het aanvragen van ondersteuning totdat het probleem was opgelost.

Bij Deel hebben ze een toegewijde klantsuccesmanager die hen begeleidt en ondersteunt bij alle processen, en problemen sneller oplost. Bij hun vorige provider hadden ze lange wachttijden en escalaties die nergens toe leidden.

Contracten kunnen bovendien sneller en eenvoudiger vrijwillig worden beëindigd, alles kan binnen 3 eenvoudige stappen in het platform van Deel worden gedaan, terwijl voorheen alles via e-mail werd afgehandeld met een willekeurig en lang proces, dat meer coördinatie met de werknemers vereiste. Bovendien bleef de aanbieder de ontslagen werknemer ruim twee maanden doorbetalen.