Como um grupo imobiliário de 36 anos simplificou seu sistema com a Deel Global Payroll

O Beaumont Property Group é composto por sete empresas que vendem, alugam e administram propriedades comerciais na região noroeste de Sydney. Fundada em 1987, é uma organização familiar e a maior e mais antiga do seu género na região.

Quando o Beaumont Property Group foi fundado em 1987, era composto por duas empresas: uma agência imobiliária e uma empresa de gestão de estratos. Em março de 2023, o Grupo havia colocado outros cinco negócios sob sua égide, elevando o total para sete.

Para os contadores da empresa, que cuidaram da folha de pagamento por 36 anos, isso apresentou dois desafios. Em primeiro lugar, era demorado. “O trabalho dos contadores não era especificamente a folha de pagamento, então eles estavam tentando reservar um tempo aqui e ali para fazer isso”, diz Robert Odenthal, controlador financeiro do grupo.

Segundo, os erros começaram a aparecer. “Pequenas coisas estavam sendo esquecidas regularmente. Não foi nada terrível e não impediu que nossos negócios funcionassem, mas para o funcionário que vê um erro ou não recebe o contracheque, isso é importante. Nossa reputação com nossa equipe foi afetada. Quando pequenas coisas são perdidas, as pessoas começam a se perguntar o que mais está sendo perdido.”

Em vez de arriscar sua reputação com seus funcionários, o Grupo Beaumont decidiu que era hora de agir. Dado que os seus contabilistas não possuíam as competências especializadas necessárias para tratar de uma folha de pagamentos tão grande, a empresa decidiu externalizar. “Inicialmente, como somos uma empresa familiar, queríamos trabalhar com uma pequena empresa local”, diz Robert, “mas as pessoas com quem conversamos estavam preocupadas com os desafios que enfrentariam ao mudar nosso sistema antigo para um novo”.

No entanto, quando Robert falou com o PayGroup by Deel, a história era completamente diferente. “Foi como: 'Já fizemos isso antes, faremos de novo'”, diz ele. "Foi transmitido um grande nível de confiança."

Essa confiança surge da abordagem organizada e sistemática da PayGroup by Deel, bem como da expertise e experiência de seu pessoal. ” A abordagem deles para fazer a transição do nosso sistema para um novo parecia muito processual”, diz Robert. “Eles nos deram uma série de perguntas, prazos muito específicos e um plano de como isso fluiria.” Em 1º de julho — em três meses — o PayGroup havia, conforme prometido, transferido todas as informações relevantes para um novo banco de dados. Em 14 de julho, o sistema estava instalado e funcionando.

“Tudo o que eles disseram que aconteceria aconteceu”, diz Robert. Além de ser incrivelmente eficiente, o PayGroup by Deel se comunicou de forma clara e regular e forneceu amplo suporte durante todo o processo. Assim, Robert e a sua equipa nunca tiveram dúvidas.

"Nas três primeiras folhas de pagamento, a equipa de implementação deu-nos a mão e foi muito recetiva", afirma. “Sempre que tínhamos dúvidas ou dificuldades, eu sabia que poderia enviar um e-mail e obter uma resposta muito rapidamente, ou pegar o telefone e conversar sobre quaisquer problemas que tivéssemos.”

A mudança da Beaumont para o PayGroup by Deel a ajudou a fornecer pagamentos, dados e relatórios precisos e compatíveis em uma variedade complexa de arranjos de trabalho, desde funções ocasionais até funções premiadas. O sistema interpreta automaticamente os prémios, eliminando a possibilidade de erro humano.

Os funcionários também recuperaram a confiança no sistema (e em seu empregador). Na verdade, eles gostam de usá-lo, especialmente o aplicativo móvel PayGroup by Deel. “O feedback da equipe é que é muito fácil de usar e fornece todas as informações corretas sobre a folha de pagamento”, diz Robert.