Wat is een W-8BEN formulier?

"Formulier W-8BEN dient als een verklaring van buitenlandse status voor niet-Amerikaanse burgers en bedrijven om de volledige 30% belastinginhouding op inkomsten te voorkomen door hun belastingresidentie te verifiëren.

• Gebruik van Formulier W-8BEN: Niet-Amerikaanse burgers en bedrijven gebruiken Formulier W-8BEN om hun buitenlandse status te certificeren en hen te vrijstellen of te verlagen van de 30% belastinginhouding op in de VS verdiende inkomsten.
• Belang van naleving: Het niet indienen van Formulier W-8BEN kan leiden tot volledige belastinginhouding. Het formulier is essentieel voor buitenlandse freelancers en entiteiten die met Amerikaanse bedrijven werken om compliance met lokale belastingregels te verzekeren en onnodige belastingbetalingen te vermijden.
• Update van de IRS in 2021: De IRS heeft in 2021 een nieuwe versie van Formulier W-8BEN uitgebracht, met wijzigingen in de Amerikaanse belastingregelgeving. Het is belangrijk om het meest actuele formulier te gebruiken om aan de regels te voldoen.
• Geschiktheid en geldigheid: Formulier W-8BEN is bedoeld voor individuele buitenlandse personen, terwijl bedrijven Formulier W-8BEN-E moeten gebruiken. Het formulier blijft drie jaar geldig, tenzij er wijzigingen in persoonlijke omstandigheden optreden.
• Voordelen van belastingverdragen: Correct ingevulde W-8 formulieren kunnen individuen en entiteiten uit landen met belastingverdragen met de VS in staat stellen om te profiteren van verlaagde inhoudingstarieven, waardoor dubbele belasting wordt voorkomen.

Disclaimer: Dit artikel is alleen voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als belastingadvies. IRS-regelgeving kan wijzigen, dus controleer op www.irs.gov voor updates. Raadpleeg een accountant of belastingadviseur voor hulp bij belastingwetten.

Wat je moet weten over Formulier W-8BEN

Het naleven van arbeidswetten en -regelgevingen is cruciaal voor elk bedrijf, vooral voor bedrijven die met buitenlandse entiteiten werken.

Buitenlandse individuen die inkomsten vanuit Amerika ontvangen, hebben te maken met een belastingtarief van 30%, afhankelijk van het type inkomsten. Salaris als compensatie voor geleverde diensten zijn het meest voorkomend, maar ook rente, dividenden, royalty's, premies en annuïteiten hebben ook te maken met belastinginhouding.

IRS Formulier W-8BEN wordt gebruikt om te certificeren dat een contractant een buitenlands individu is, geen inwoner van de VS is, en werk buiten de Verenigde Staten uitvoert.

Dit formulier, soms aangeduid als een “certificate of foreign status”, bevestigt dat de contractant zowel een buitenlands persoon is als de uiteindelijke begunstigde van het betreffende bedrijf.

Als buitenlandse freelancer of werknemer wordt van je verwacht dat je de belasting op je buitenlandse inkomsten uit de VS op aangeeft. Het indienen van een Formulier W-8BEN kan resulteren in een verlaagd belastingtarief of zelfs een vrijstelling van de belasting als je inwoner bent van een land waar de Verenigde Staten een belastingverdrag mee heeft. Het verdrag betekent dat je niet dubbel belast wordt (eenmaal door de Amerikaanse overheid en nogmaals door de belastingdienst in je thuisland), dus het is een formulier dat zo snel mogelijk moet worden ingevuld.

Elk bedrijf in de Verenigde Staten moet Formulier W-8BEN verzamelen van alle niet-Amerikaanse personen (buitenlandse individuen) of bedrijven die betrokken zijn bij een contractuele overeenkomst. Het ingevulde formulier wordt verzameld door de inhoudingsplichtige of betaler, niet door de IRS.

Je kunt een sjabloon van Formulier W-8BEN verkrijgen op de website van de IRS.

De W-8BEN-update van 2021

In oktober 2021 publiceerde de IRS een nieuwe versie van het W-8BEN-formulier, bijgewerkt om te voldoen aan wijzigingen in de Amerikaanse belastingwetgeving. Hetzelfde geldt voor het belastingformulier dat door buitenlandse entiteiten wordt gebruikt W-8BEN-E. Ook de instructies voor het invullen van deze formulieren zijn bijgewerkt.

Wat is er veranderd in de W-8-formulieren? Er zijn updates met betrekking tot:

• Het invullen van het formulier namens iemand anders (toegestaan; een volmacht is vereist)
• Openbaarmakingsopties voor jurisdicties waar een TIN niet wettelijk verplicht is (vink vakje 6b aan op de W-8BEN als dit niet wettelijk verplicht is)
• Aanvullende informatie over buitenlandse overheden wanneer zij rekeninghouders en betalers zijn
• Aanvullende informatie over het claimen van de voordelen van het belastingverdrag In de bijgewerkte instructies voor het invullen van deze formulieren vind je aanvullende informatie over verdragsvoordelen en elektronische handtekeningen.

Oude formulieren mogen tot zes maanden na de nieuwe revisiedatum gebruikt worden, dus de oude revisie uit 2017 kan geaccepteerd worden tot eind april 2022. Natuurlijk is de beste optie om de documentatie zo snel mogelijk aan te passen aan de nieuwe regels. Vanaf mei 2022 moet je de nieuwe versie van 2021 gebruiken.

Als je al een W-8BEN of W-8BEN-E formulier heeft ingediend, hoef je geen nieuwe in te dienen. Oude W-8BEN-formulieren blijven geldig tot hun oorspronkelijke vervaldatum of totdat persoonlijke levensveranderingen deze onjuist maken.

Je kunt de belastingformulieren hier downloaden:

• Voor individuen: W-8BEN belastingformulier (PDF)
• Voor entiteiten: W-8BEN-E belastingformulier (PDF)

Wanneer je Formulier W-8BEN niet moet gebruiken

• Als je geen individu bent, maar een buitenlandse rechtspersoon, gebruik dan Formulier W-8BEN-E (zie hieronder).
• Als je een Amerikaans staatsburger of andere Amerikaanse persoon bent, inclusief een inwoner vreemdeling, gebruik dan Formulier W-9.
• Als je een uiteindelijke begunstigde bent die beweert dat inkomsten effectief verbonden zijn met het uitoefenen van handel of zaken binnen de VS (anders dan persoonlijke diensten), gebruik dan Formulier W-8ECI.
• Als je een uiteindelijke begunstigde bent die compensatie ontvangt voor persoonlijke diensten uitgevoerd in de Verenigde Staten, gebruik dan Formulier 8233 of W-4.
• Als je een gedekte expat bent die onderworpen is aan verschillende belastingregels, gebruik dan het formulier W-8 CE om de betaler over je status te informeren.

Wat is Formulier W-8BEN-E?

Formulier W-8BEN-E wordt ingediend en ingezonden door een buitenlandse entiteit, niet een individu, die Amerikaanse inkomsten ontvangt.

Net als een buitenlands persoon die inkomsten ontvangt, is de gegenereerde inkomst door buitenlandse entiteiten typisch onderhevig aan een belastingtarief van 30% door de betaler of inhoudingsagent in de Verenigde Staten. Formulier W-8BEN-E stelt het buitenlandse bedrijf in staat om een vermindering van deze Amerikaanse belastingen te claimen als zijn buitenlandse overheid een belastingverdrag heeft met de Verenigde Staten.

Niet-Amerikaanse bedrijven verstrekken Formulier W-8BEN-E voor dezelfde bronnen van inkomsten als een individu zou doen met een Formulier W-8BEN. Als buitenlandse entiteiten geen nauwkeurig Formulier W-8BEN-E verstrekken wanneer dat vereist is, riskeren ze het volledige belastingtarief van 30% te betalen.

Als voorbeeld, als je een freelancer bent die is opgezet als een besloten vennootschap of vennootschap, dan wil je een W-8BEN-E invullen.

Wanneer moet Formulier W-8BEN of Formulier W-8BEN-E worden uitgegeven?

Bedrijven moeten een Formulier W-8BEN of W-8BEN-E verzamelen van elke buitenlandse persoon (niet-ingezetene vreemdeling) die inkomsten zal ontvangen. Geef het W-8 niet aan de IRS.

Het W-8BEN is geldig voor drie kalenderjaren, eindigend op de laatste dag van het derde jaar. Bijvoorbeeld, als je iemand inhuurt in februari 2022, is het W-8BEN-formulier geldig tot 31 december 2025. Als een Amerikaans belastingidentificatienummer (TIN) wordt verstrekt, is het formulier onbeperkt geldig.

Als de informatie op het W-8BEN onjuist wordt (bijvoorbeeld omdat je hebt je naam hebt gewijzigd, bent verhuisd naar de VS, of naar een land dat geen belastingverdrag heeft), moet je binnen 30 dagen een nieuw W-8BEN of een ander passend formulier verstrekken.

Hoe het W-8BEN formulier in te vullen

Het W-8BEN-formulier wordt ingevuld door de buitenlandse begunstigde. Als je je aanmeldt via het Deel-platform, voltooi dan gewoon de vragen in de workflow en de secties worden automatisch voor je ingevuld.

Deel I:

Identificatie van de uiteindelijke begunstigde: Vul deel 1 in met je persoonlijke informatie:

• Naam van de individu - Voer je wettelijk gegeven naam in zoals die op je belastingaangifte staat.
• Land van staatsburgerschap
• Permanente woonadres: Voer je persoonlijke woonadres in. Gebruik geen postbus of verzorgingsadres. Je mag geen Amerikaans adres gebruiken.
• Je postadres, indien verschillend van je permanente woonadres.
• Amerikaans belastingidentificatienummer (SSN of ITIN), indien aanwezig. Over het algemeen hoef je, wanneer je dit formulier voor je klant of werkgever invult, geen Amerikaans SIN of ITIN te verkrijgen; je kunt gewoon het belastingidentificatienummer gebruiken dat je gewoonlijk gebruikt in je land van verblijf, zoals een burgerservicenummer, op regel 6.
• Geboortedatum: gebruik het formaat mm-dd-jjjj.

Deel II:

Aanspraak maken op voordelen van het belastingverdrag: Als je inwoner bent van een land met een belastingverdrag met de VS, vul dan deze sectie in om je vrijstelling van inhoudingsbelasting te claimen.

Lijst van landen met een belastingverdrag met de Verenigde Staten Armenië, Australië, Oostenrijk, Azerbeidzjan, Bangladesh, Barbados, Wit-Rusland, België, Bulgarije, Canada, China, Cyprus, Tsjechië, Denemarken, Egypte, Estland, Finland, Frankrijk, Georgië, Duitsland, Griekenland, Hongarije, IJsland, India, Indonesië, Ierland, Israël, Italië, Jamaica, Japan, Kazachstan, Kirgizië, Letland, Litouwen, Zuid-Korea, Luxemburg, Malta, Mexico, Moldavië, Marokko, Nederland, Nieuw-Zeeland, Noorwegen, Pakistan, Filipijnen, Polen, Portugal, Roemenië, Rusland, Slowakije, Slovenië, Zuid-Afrika, Spanje, Sri Lanka, Zweden, Zwitserland, Tadzjikistan, Thailand, Trinidad en Tobago, Tunesië, Turkije, Turkmenistan, Oekraïne, Verenigd Koninkrijk, Oezbekistan, Venezuela.

Als je land van verblijf geen belastingverdrag met de VS heeft, laat dan deze sectie leeg. De volledige lijst van verdragslanden is te vinden op de website van de IRS.

Deel III: Certificering

Om het formulier af te ronden, verklaar je dat je de informatie op dit formulier hebt onderzocht en naar je beste weten en overtuiging waar, correct en volledig is, onder straffe van meineed. Onderteken het formulier met je volledige wettelijke naam en voeg de datum en handtekening toe.

Hoe het Formulier W-8BEN-E in te vullen

Deel I: Identificatie van de uiteindelijke begunstigde

Vul dit deel in met basisinformatie over de entiteit, zoals:

• Naam van de organisatie die de uiteindelijke begunstigde is - Voer de volledige wettelijke naam van het bedrijf in zoals gebruikt voor de bedrijfsregistratie.
• Land van oprichting of organisatie
• Naam van genegeerde entiteit die de betaling ontvangt
• Status volgens Hoofdstuk 3 (entiteitstype) - Vink één vakje aan. Kies tussen de volgende: Buitenlandse Vennootschap, Buitenlandse Genegeerde entiteit, Buitenlands Partnerschap, Buitenlands Eenvoudig trust, Buitenlands Toekennend trust, Complex trust, Nalatenschap, Regering, Centrale Bank van uitgifte, Buitenlandse belastingvrije organisatie, Particuliere stichting of Internationale organisatie. Als de bedrijfsstatus in jouw land verschilt, vink dan de optie aan die het dichtst bij het lokale entiteitstype ligt.
• Als je 'genegeerde entiteit', 'buitenlands partnerschap', 'buitenlands eenvoudig trust' of 'buitenlands toekennend trust' heeft ingevoerd in de bovenstaande vraag, moet je aangeven of de entiteit een hybride is die een verdragsclaim maakt. Als je ""Ja"" aanvinkt, moet je Deel III invullen. Als je ""Nee"" aanvinkt, kun je Deel III overslaan.
• Status volgens Hoofdstuk 4 (FATCA-status)
• Permanente vestigingsadres (straat, appartement of suite nr., of landelijke route) - Voer het gedetailleerde zakelijke woonadres in. Houd er rekening mee dat je geen postbus of verzorgingsadres kunt gebruiken.
• Zakelijk postadres, indien verschillend van het zakelijke permanente woonadres
• Amerikaans belastingidentificatienummer (TIN), indien van toepassing
• GIIN en Buitenlands Belastingidentificatienummer (TIN)

Deel II: Genegeerde Entiteit of Vestiging die Betaling Ontvangt

Vul alleen in als een genegeerde entiteit met een GIIN (global intermediary identification number) of een vestiging van een FFI in een ander land dan het land van vestiging van de FFI.

• FATCA-status van genegeerde entiteit of vestiging die betaling ontvangt
• Adres van genegeerde entiteit of vestiging (straat, appartement of suite nr., of landelijke route). Houd er rekening mee dat je geen postbus of verzorgingsadres (anders dan een geregistreerd adres) kunt gebruiken.

Deel III: Claim van Belastingverdragsvoordelen (indien van toepassing)

In deze sectie moet je het volgende certificeren als het van toepassing is op je bedrijf:

• Het land van verblijf van de uiteindelijke begunstigde dat een belastingverdrag heeft met de VS
• De uiteindelijke begunstigde verkrijgt het (de) inkomensitem(s) waarvoor de verdragsvoordelen worden geclaimd, en voldoet, indien van toepassing, aan de vereisten van de verdragsbepaling die betrekking heeft op beperking van voordelen.
• De uiteindelijke begunstigde claimt verdragsvoordelen voor in de VS ontvangen dividenden van een buitenlandse vennootschap of rente van een handel of bedrijf van een buitenlandse vennootschap in de VS en voldoet aan de status van gekwalificeerde inwoner.

Voeg eventuele speciale tarieven en voorwaarden toe, indien van toepassing op jouw situatie. Als je de bepalingen claimt, vermeld dan het artikel en de paragraaf van het verdrag die op de regels hierboven zijn geïdentificeerd om een % inhoudingstarief te claimen en specificeer het type inkomen. Leg de aanvullende voorwaarden uit die je vervult om in aanmerking te komen voor het tarief van inhouding.

Begunstigden die mogelijk in aanmerking komen voor een belastingverlaging of zelfs uitsluiting zijn doorgaans buitenlandse overheden en stichtingen, en zij moeten het formulier W-8EXP invullen.

In Deel IV tot Deel XXIX, vermeld alle toepasselijke elementen met betrekking tot buitenlandse financiële instellingen die een belastingverdrag hebben met de Verenigde Staten.

Om het formulier af te ronden, lees en maak de vereiste verklaringen en certificeringen.

Automatisch invullen en verzamelen van W-8BEN via Deel

Naleving van de lokale wetgeving is de belangrijkste zorg voor veel werkgevers die internationaal personeel willen inhuren, maar laat dit je niet weerhouden om de wereldwijde talentenpool te verkennen.

Deel zorgt ervoor dat elk contract dat een fulltime werknemer of freelancer ondertekent volledig in overeenstemming is met lokale regelgeving. Eindelijk is het niet nodig om elke keer dat je klaar bent om iemand aan te nemen in een nieuw land, een nieuwe set regels te leren.

Bij Deel helpen we vaak bedrijven die in de VS zijn gevestigd en die aannemers en werknemers over de hele wereld willen inhuren en dit formulier nodig hebben. Je kunt Deel ook gebruiken om automatisch W-8BEN en W-8BEN-E formulieren te verzamelen van je internationale freelancers en W2-werknemers. Voltooide formulieren worden veilig opgeslagen op je Deel-dashboard.

Klinkt dit als de oplossing waarnaar je op zoek bent? Lees alles over het managen van compliance en boek een demo om Deel vandaag nog in actie te zien.

Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding."