Cómo escalar una startup en EE.UU. con ayuda de Deel

Para cualquier equipo que se expanda por EE.UU., garantizar que todos los procesos y sistemas cumplan con las normas es la prioridad número uno, pero también un gran desafío.

Cuando Strada, una startup de iPaaS fundada en EE.UU, comenzó a crecer, no tenía experiencia contratando o pagando a trabajadores estadounidenses. Gestionar las leyes tributarias estratificadas, los registros de entidades y la administración de beneficios era una tarea más grande de la que su pequeño equipo podía asumir por sí solo.

Al optimizar la gestión de RR.HH y de la nómina de EE.UU con Deel, pudieron ahorrar tiempo y dinero, y centrarse en hacer crecer su empresa.

Sin importar si eres una pequeña empresa local o una gran multinacional que busca crecer en los 50 estados, necesitas un partner a largo plazo que pueda escalar contigo. A continuación profundizaremos un poco más en cómo puedes utilizar Deel para respaldar tu expansión en EE.UU. en cada etapa del proceso.

Pequeñas empresas: de 1 a 9 empleados

En las primeras etapas de una empresa, los fundadores suelen gestionar ellos mismos la nómina y los recursos humanos. Con una fuerza laboral más pequeña en solo uno o dos estados, el manejo del registro estatal, los pagos, la compensación laboral y la administración de beneficios es bastante manejable.

Durante esta etapa, las empresas suelen utilizar Deel US Payroll para respaldar el procesamiento de su nómina, Deel Contractor Management para contratar y pagar a trabajadores independientes o Deel EOR para contratar empleados sin establecer entidades (especialmente si son una empresa internacional).

US Payroll de Deel

Puedes utilizar Deel US Payroll para pagar a los empleados de forma rápida y precisa y garantizar el cumplimiento legal de los impuestos, requisitos de presentación y registros específicos de cada estado.

Procesamiento de nómina optimizado

Deel US Payroll simplifica el procesamiento de nómina a través de tres sencillos pasos:

• Revisar: recibe notificaciones por e-mail cuando la nómina esté lista para revisión, según tu cronograma predeterminado.
• Aprobar: confirma los detalles de la nómina a nivel general o por empleado, haz los ajustes necesarios y mira el impacto en los cálculos instantáneamente.
• Enviar y financiar: tras la aprobación, recibe un paquete de nómina completo, que incluye un informe de G2N. Mientras tanto, Deel gestiona la presentación de impuestos ante agencias gubernamentales y distribuye el pago de la nómina a los empleados a través del portal del empleado.

Cumplimiento legal específico por estado

Deel ofrece asistencia con el registro cuando es necesario, simplificando el proceso de expansión de tu fuerza laboral en diferentes estados. Cuando se trata de la presentación de impuestos, Deel maneja todos los requisitos federales, estatales y locales, garantizando el cumplimiento legal de las regulaciones pertinentes, tales como:

• Documentos de cumplimiento tributario
• Cálculos salariales
• Deducciones
• Pagos de impuestos a empleados y empleadores
• y más

Deel también puede ayudarte a identificar la póliza de compensación laboral adecuada, trabajando con proveedores de seguros aliados para facilitar el cumplimiento legal.

Nómina, documentos e informes automatizados

Con Deel, puedes calcular salarios y pagar salario neto a los empleados de tiempo completo de manera instantánea. También puedes administrar y sincronizar depósitos directos y recibos de pago con tu software de contabilidad: Deel se integra con Expensify, NetSuite, Workday, Quickbooks y más.

💾Ver también: 9 integraciones de Deel que facilitan la nómina de startup

Al calcular y presentar automáticamente los impuestos sobre la nómina federales y estatales en nombre de tu empresa, Deel ayuda a los fundadores de empresas estadounidenses a ahorrar tiempo y a reducir el riesgo de errores asociados con los cálculos manuales.

Deel también automatiza documentos esenciales como los formularios W-2, W-4, 1099 y el I-9, agilizando el proceso de verificación y garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales.

Soporte 24/7 y orientación por parte de expertos

Benefíciate del soporte 24/7 por parte del equipo dedicado de Deel, incluidos representantes de servicio al cliente y customer success managers. Deel también cuenta con más de 350 especialistas legales y de nómina internos para ofrecer más experiencia en registro estatal, administración de beneficios, impuestos y leyes laborales.

Deel EOR

Deel EOR es un Employer of Record, que permite a las empresas contratar empleados sin crear una entidad legal. El uso de un EOR puede acelerar el crecimiento de empresas en proceso de expansión, ya que ayuda a demostrar su estabilidad a los inversores, mitiga los riesgos de cumplimiento legal, aumenta la agilidad, entre otros beneficios.

Procesos eficientes de onboarding

La plataforma EOR de Deel facilita procesos de onboarding optimizados con contratos localizados y automatización de documentos, lo que ayuda a las empresas a contratar e incorporar empleados en tiempo récord.

Mejores beneficios y apoyo para los empleados

Las startups pueden utilizar un EOR para aprovechar planes de beneficios de primer nivel, retener talento en caso de fusiones y adquisiciones, permitir el traslado de empleados y ofrecer equity y compensación variable, mejorando su atractivo para los posibles empleados.

Cumplimiento legal proactivo

Deel va más allá del cumplimiento legal básico al monitorear y señalar de manera proactiva los cambios regulatorios a través de su Compliance Hub, garantizando que las nuevas empresas sigan cumpliendo con las regulaciones en evolución.

Experiencia jurídica dedicada

Con más de 200 expertos legales especializados en regulaciones laborales, beneficios legales y leyes tributarias en todo el mundo, Deel brinda soporte legal dedicado para mantener el cumplimiento legal y apoyar a los equipos legales de las startups.

Gestión de freelancers

Para las empresas que quieren contratar trabajadores independientes, Deel Contractor Management automatiza la administración de RR.HH, mitiga el riesgo de clasificación errónea y garantiza pagos puntuales mientras mantiene el cumplimiento legal y la flexibilidad de pago.

Clasificación simplificada de trabajadores

Con nuestra herramienta de clasificación de trabajadores impulsada por AI, puedes clasificar a tu personal con hasta un 90% de precisión. Simplemente responde algunas preguntas y nuestra herramienta utilizará la jurisprudencia local relevante para determinar su clasificación, lo que te ayudará a evitar riesgos de cumplimiento legal asociados con una clasificación errónea.

Opciones de pago y facturación flexibles

Deel ofrece 15 opciones de pago flexibles para trabajadores independientes, incluidas criptomonedas, Wise, Revolut y más. También admite transacciones en 150 monedas y permite pagar a los freelancers por fuera de la plataforma. El sistema automatizado de gestión de facturas genera comprobantes digitales de manera instantánea después de cada pago y se sincroniza perfectamente con tus herramientas de contabilidad favoritas para una gestión financiera optimizada.

Deel Card

Deel Card brinda a los trabajadores independientes acceso rápido a fondos, capacidades de gasto seguras y la opción de mantener saldos en USD para mayor estabilidad, lo que les ayuda a administrar sus ganancias de manera eficiente y segura.

Crea, envía y firma documentos localizados

A diferencia de otros sistemas, recopilamos documentos específicos de cada país y garantizamos que los contratos estén siempre actualizados en 150 países, por lo que puedes estar tranquilo en cuanto a cumplimiento legal, sin importar dónde contrates a tus freelancers.

Startups en expansión: de 10 a 99 empleados

A medida que tu empresa se expande y contratas más empleados, gestionar el cumplimiento legal estado por estado se vuelve mucho más complejo. Buscar beneficios para grupos pequeños no es tan efectivo como solía ser, ni ayuda a atraer a los mejores talentos. Como resultado, es probable que necesites más apoyo en temas de nómina y RR.HH.

Deel PEO

Deel PEO es una gran solución para empresas en esta etapa de crecimiento. Una organización de empleadores profesionales (PEO) es un modelo que brinda soluciones integrales de RR.HH a las empresas. Cuando una empresa se asocia con una PEO, entabla una relación de coempleo en la que esta se convierte en el empleador a efectos fiscales y de seguros, asumiendo responsabilidades como el procesamiento de nómina, la administración de beneficios, la gestión del cumplimiento legal y otras funciones de recursos humanos.

Administración de nómina simplificada

Con Deel PEO, puedes pagarle a tus trabajadores estadounidenses fácilmente, garantizando el cumplimiento de las regulaciones locales de salarios, horas y el cumplimiento tributario multiestatal. Obtendrás un especialista dedicado que emitirá cheques de nómina y depósitos directos, y brindará asistencia en el registro, preparación y presentación de impuestos sobre la nómina.

También obtendrás acceso a reportes estándar y personalizados ilimitados, seguimiento de PTO, licencia por enfermedad y tiempo de libre remunerado, y podrás ver datos históricos de seguros, 401k y más.

Soporte integral de RRHH

Los expertos en recursos humanos de Deel ofrecen una experiencia invaluable en cuanto a gestión de empleados estadounidenses, abordando las reglas de licencias, la gestión de beneficios y garantizando el cumplimiento de las leyes laborales:

• Carteles de legislación laboral anuales.
• Acceso online a OSHA y a recursos de cumplimiento legal de RR.HH.
• Capacitación sobre acoso sexual y discriminación.
• Administración, audiencias y defensa de reclamos de desempleo.
• Cumplimiento legal y administración de licencias.
• Política de lugar de trabajo libre de drogas.
• Obligaciones de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEO) y las presentaciones correspondientes.

Paquetes de beneficios personalizados

Con los servicios PEO de Deel, las empresas pueden ofrecer con confianza beneficios que empoderen a los empleados y los posicionen como empleadores de primer nivel. Los beneficios se adaptan a cada negocio y ofrecen flexibilidad y personalización para incluir:

• Beneficios de salud: major medical, dental y visión, enfermedades críticas, indemnización hospitalaria, servicios de telesalud, atención directa.
• Seguro: 401(k), que incluye contribuciones paralelas del empleador, discapacidad a corto y largo plazo, seguro de vida, seguro contra accidentes y gap (protección garantizada contra accidentes).
• Cuentas de ahorro para la salud (HSA) y cuentas de gastos flexibles (FSA).
• Cumplimiento de las leyes de beneficios federales, estatales y locales, incluido el cumplimiento legal y la administración de COBRA y el cumplimiento de ACA.
• Y más

Soporte personalizado e inscripción simplificada

El equipo dedicado de beneficios para empleados de Deel brinda soporte personalizado para simplificar la selección de planes, las renovaciones anuales y otras tareas asociadas. La inscripción simplificada de beneficios online permite a los empleados revisar resúmenes de planes, acceder a materiales de cumplimiento legal y enviar formularios de inscripción cómodamente en un solo lugar.

Una empresa sólida con ambiciones globales: más de 100 empleados

Para cuando tu empresa alcance esta etapa de crecimiento, es muy probable que tengas la capacidad de volver a tener algunas funciones de RR.HH y nómina in-house y puedas negociar planes de salud grupales con los proveedores por tu cuenta para obtener tarifas a las que antes solo podías acceder con una PEO.

Pero como muchas empresas, la tuya también puede terminar utilizando un conjunto de varios sistemas de nómina y RR.HH, lo que resulta en informes fragmentados, costos más altos y un mayor riesgo de error.

Combina Deel US Payroll y Deel Global Payroll

Deel ofrece una solución todo en uno para gestionar tanto la nómina estadounidense como la nómina global dentro de una única plataforma, simplificando las operaciones en toda tu empresa y en todas las regiones en las que tienes colaboradores.

Automatización, integración y procesos estandarizados:

La automatización y la integración desempeñan un papel fundamental a la hora de optimizar los flujos de trabajo y garantizar la precisión en el procesamiento de nóminas. La plataforma de Deel se integra con más de 80 sistemas, automatizando tareas y minimizando los errores manuales. Los procesos estandarizados mejoran aún más la experiencia del usuario y minimizan el riesgo de errores humanos, ofreciendo así un sistema de gestión de nómina coherente y eficiente.

Además, la función Payroll Connect de Deel te permite consolidar todos los datos de nómina en un informe de bruto a neto, combinando los reportes de Deel con los de proveedores externos para unificarlos en todas las entidades.

Soporte global y gestión del cumplimiento legal

El equipo interno de administradores de nómina y expertos legales de Deel garantiza el cumplimiento de las regulaciones locales, ya sea que permanezcas en EEUU. o desees abrir una entidad internacional. Las auditorías trimestrales fortalecen aún más las medidas de cumplimiento, brindándote tranquilidad, mientras que el acceso a atención al cliente 24/7 garantiza que recibas ayuda rápida y efectiva, sin importar tu zona horaria.

Reportes completos

Las funciones de reportes globales de Deel brindan información integral sobre tus gastos de nómina, pagos y otras métricas clave para una toma de decisiones informada. Con paquetes de nómina detallados para cada ciclo, informes de nómina en una moneda unificada y un potente dashboard de análisis, obtendrás una descripción general completa de tus operaciones de nómina internacionales.

👀Ver también: Costos ocultos de nómina: efectos en el presupuesto global

Onboarding eficiente

¿Buscas una implementación y gestión del onboarding de empleados rápidos? Con Deel Global Payroll, puedes lograrlo entre uno y tres meses, dependiendo del número de empleados y las complejidades específicas del país. Mientras tanto, los proveedores de nómina tradicionales pueden tardar hasta ocho meses.

Procesamiento de nómina simplificado y opciones de financiación flexibles

Despídete de los retrasos innecesarios con el proceso de nómina directa de Deel Global Payroll. Sin intermediarios ni terceros involucrados: simplemente envía tu reporte de nómina y Deel lo procesará con nuestros gerentes de nómina internos, manejando todos los impuestos y deducciones locales para preparar un paquete de nómina. Una vez que apruebes esto y financies tu nómina, se les pagará a tus empleados.

Además, puedes optar por financiar la nómina directamente o aprovechar los servicios de tesorería de Deel, lo que te da la flexibilidad que necesitas para administrar tus finanzas como quieras.

Descubre cómo puedes escalar tu empresa con ayuda de Deel

Si bien este artículo describe las formas más comunes en que las empresas utilizan Deel durante su proceso de expansión, tú puedes adaptar la suite de productos de Deel a tus necesidades específicas.

Expandir tu negocio en EE.UU. ahora es más fácil que nunca con Deel. No importa si eres una empresa nacional o internacional, Deel ofrece una gama de servicios diseñados para respaldar equipos en crecimiento y garantizar el cumplimiento legal en 100 países.

Con Deel, puedes beneficiarte de:

• Un modelo de precios transparente que te brinda control y comprensión en cada paso.
• Flexibilidad para elegir tus proveedores de beneficios, lo que te permite continuar trabajando sin problemas con partners existentes.
• Procesos de implementación limpios, respaldados por un equipo de gerentes y especialistas dedicados.
• Soporte por chat en la app 24/7 y un tiempo de respuesta de 1,25 minutos.
• Conocimiento interno con expertos sobre registros estatales, nómina, impuestos, leyes laborales y otras regulaciones del estado de EE.UU.

Programa un demo de 30 minutos con uno de nuestros expertos para obtener más información sobre el uso de Deel en cada etapa de la expansión de tu empresa.