Expansión a Miami: consideraciones legales para startups

El auge de Miami como polo de innovación para nuevas empresas y emprendimiento es una realidad. De hecho, se encuentra entre los 30 principales destinos en el mundo para startups, ubicándose en el puesto número 23 a nivel global. Así, Miami se afirma como ecosistema deseado por los emprendedores, según el reporte de Startup Genome y Global Entrepreneurship Network.

Ahora bien, si tienes pensado expandir tu negocio a esta ciudad, es importante que consideres los aspectos legales que entran en juego para evitar futuras complicaciones. Un enfoque preventivo te permitirá consolidar el cumplimiento legal en cada etapa (desde la constitución de la entidad local hasta las retenciones e impuestos que correspondan, por ejemplo). En este blog, te guiaremos a través de los puntos clave que debes tener en cuenta para navegar con éxito en el panorama legal de Miami.

Solo en el último año, los países en los que más creció la contratación de profesionales por parte de empresas de EE.UU. son: Paraguay, Jamaica, República Dominicana, Honduras, Guatemala, de acuerdo a datos de contratación global en Deel.

¿Cómo es el marco legal de Florida en relación a otros estados?

La expansión de tu negocio a Miami puede ofrecerte un sinfín de posibilidades de crecimiento. Sin embargo, es crucial que estés al tanto sobre las leyes específicas de Florida, las cuales pueden diferir en áreas como impuestos, empleo y licencias en comparación con otros estados de Estados Unidos:

• Impuestos: Florida no tiene impuestos sobre la renta, pero sí sobre las ventas y la propiedad que los equipos legales de las startups deben considerar.
• Empleo: aquí, las leyes laborales fijan requisitos mínimos de salario, permisos, horas extras y beneficios. Por lo tanto, es fundamental cumplir con estas regulaciones para evitar sanciones legales y favorecer a un ambiente laboral positivo.
• Licencias: hay startups que pueden necesitar licencias y permisos específicos a nivel local, estatal o federal. Todo depende del tipo de negocio.

5 consideraciones legales para startups

A continuación, te compartimos cuáles son los primeros pasos que tienes que tener en cuenta al pensar en la expansión de tu negocio a Estados Unidos, específicamente para Miami. No importa si eres de México, Argentina, Perú o cualquier otro país, aplica a todos. 

Estas son las consideraciones legales que debes tener en cuenta al momento de armar tu plan de negocios y decidir expandirte hacia nuevos mercados:

1. Registra tu empresa en Miami y constituye una entidad local

Uno de los principales puntos críticos es el registro de tu startup. Por supuesto, este debe estar alineado con los requisitos estatales para operar de forma legal.

En primer lugar, elige la estructura legal más adecuada para tu negocio. Estos son los tipos de entidades legales disponibles:

• Empresa unipersonal: Hay un solo propietario y la responsabilidad personal ilimitada por deudas y obligaciones comerciales puede variar según la jurisdicción y el tipo específico de empresa unipersonal. Por ejemplo, en algunos lugares, puede existir una distinción entre una empresa unipersonal y una empresa unipersonal de responsabilidad limitada (SRL), que ofrece protección limitada de responsabilidad.
• Sociedad Anónima: conocida como S-Corp, los ingresos y deducciones de la sociedad se transfieren a las declaraciones fiscales de los accionistas. A su vez, la sociedad no paga impuestos federales sobre la renta. En otras palabras, los accionistas de este tipo de estructura tienen que pagar por los beneficios de la sociedad solo una vez. 
• Corporación tipo C: una C-Corp es el modelo tradicional de estructura legal de negocio en la que los propietarios están separados de la entidad. Además, suele tener una estructura con directorios y accionistas, más jerarquizada, y está sujeta a impuestos. Puede estar formada por extranjeros. Se encuentran sujetas a la tributación del impuesto sobre la renta de las empresas. Por otra parte, en algunos casos pueden estar sujetas a la doble imposición. 
• Sociedad de Responsabilidad Limitada: también conocida como Limited Liability Company (LLC), ofrece responsabilidad limitada a sus propietarios. Esto significa que los socios solo responden al pago de sus aportaciones, sin tener que comprometer su patrimonio personal.

Ahora bien, ¿cómo es el proceso de registro y cuáles son los requisitos legales esenciales para establecer tu startup? Aquí te presentamos una idea general:

• Cumplir con los requisitos básicos: ser mayor de 18 años, tener capacidad legal para contratar, tener una dirección física en Miami y designar un agente registrado, además de los aspectos que mencionamos a continuación.
• Elegir el nombre: debe estar disponible y se debe registrar en el Departamento de Estado de Florida.
• Redactar los artículos de la constitución: tienes que definir su estructura y funcionamiento en el documento de constitución de la entidad local.
• Obtener el Número de Identificación Fiscal Federal (EIN): es necesario obtenerlo para la apertura de cuentas bancarias, el cumplimiento de obligaciones fiscales y la contratación de empleados.
• Obtener los permisos y licencias: tienes que obtener las licencias y permisos que correspondan para operar con legalidad.
• Abrir las cuentas bancarias comerciales: para facilitar las operaciones comerciales, como los pagos y cobros, y la gestión de nóminas. A su vez, esto te permite mejorar el control financiero a partir de registros detallados de las transacciones bancarias.

Eso sí, te recomendamos buscar asesoramiento legal para elegir la estructura más adecuada a la realidad de tu negocio. Con la ayuda de expertos en el tema, podrás evaluar las diferentes estructuras que existen, reducir el riesgo de errores legales y asegurar el cumplimiento, y te guiarán en el proceso de registro y constitución de la entidad local.

2. Considera los impuestos estatales y locales

A diferencia de otros estados, Florida no tiene impuesto estatal sobre la renta personal, lo que la convierte en un destino llamativo para emprendedores e inversores. Sin embargo, tienes que cumplir con ciertas obligaciones tributarias a nivel estatal y local si quieres operar en Miami:

Impuestos estatales

• Impuesto sobre las ventas: se debe pagar un impuesto sobre las ventas de 6%, con ciertas excepciones (por ejemplo, los ingresos por máquinas recreativas tienen una tasa del 4%). Asimismo, cada gobierno municipal puede cobrar impuestos adicionales entre 0% y 1,5%.
• Impuestos a la propiedad: los bienes inmuebles, como locales comerciales y propiedades, están sujetos a impuestos a la propiedad anualmente. 

Impuestos locales

• Impuesto a la propiedad: aplica para todos los bienes inmuebles, incluyendo locales comerciales y propiedades. La tasa varía según la ubicación y el valor de la propiedad.
• Impuestos a la licencia comercial: la mayoría de las empresas que operan en Miami necesitan obtener un permiso o licencia comercial y pagar una tarifa asociada. Los requisitos y tarifas varían según el tipo de negocio.

3. Cumple con las normativas laborales

Las principales leyes laborales cubren una variedad de aspectos, desde salarios mínimos hasta seguridad en el lugar de trabajo. Veamos los casos más relevantes:

• El salario mínimo actual es de 12 USD por hora en Florida.
• Como empleador, debes pagar horas extras a quienes trabajen más de 40 horas por semana, en línea con la tarifa federal de horas extras (a menos que el empleado esté exento).
• Florida tiene leyes que protegen los derechos de los empleados, incluyendo el derecho a un entorno de trabajo seguro y saludable, protección contra la discriminación en el empleo y el derecho a recibir compensación por accidentes laborales.
• Lo mismo ocurre respecto a la seguridad laboral, con requisitos para la prevención de accidentes, capacitación en seguridad y el uso adecuado de equipo de protección personal.
• Florida es un estado de empleo a voluntad, lo que significa que tanto tú como empleador y tus empleados pueden terminar la relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo (siempre que no esté relacionado con un acto de discriminación como lo establecen las leyes u otras que sean aplicables).

Diferencias y consideraciones sobre la contratación dentro y fuera de Estados Unidos

Cuando se trata de contratar dentro y fuera de Estados Unidos, es importante considerar los siguientes puntos:

• Regulaciones laborales y fiscales: cada país tiene sus propias regulaciones, lo que significa que debes estar al tanto de las leyes y requisitos específicos en cada ubicación donde tu startup opera. Esto incluye aspectos como salarios mínimos, beneficios laborales e impuestos sobre la nómina. Por ejemplo, el salario mínimo a nivel federal en EE. UU. es de 7,25 USD, mientras que en Reino Unido es de 13,40 USD y en Colombia 2,04 USD por hora actualmente.
• Visas y permisos de trabajo: si tienes pensado contratar empleados internacionales, esto puede implicar trámites adicionales, como la obtención de visas de trabajo y permisos de residencia. Es importante que te asegures de que todos tus empleados cumplen con los requisitos legales para trabajar en el país correspondiente. Como explicamos en el glosario de trabajo global sobre permisos de trabajo, hay tres categorías diferentes de permisos de trabajo en Singapur. En cambio, EE. UU. tiene un sistema más complejo con varias categorías y subcategorías, en el que la clasificación específica depende del estatus migratorio del individuo y del tipo de trabajo que desea realizar.
• Cultura laboral y prácticas empresariales: las diferencias culturales pueden influir en la forma en que llevas a cabo las prácticas empresariales y la gestión de tus empleados. Ten en cuenta esto para adaptar tus estrategias de contratación y gestión de equipos en consecuencia. Por ejemplo, la cultura empresarial en EE. UU. suele ser menos formal y jerárquica que la de otros países, lo que refleja la creencia estadounidense en la igualdad, de acuerdo con la BBC.

Por cierto, si quieres garantizar que tus contratos y acuerdos cumplan con las leyes locales e internacionales, puedes contar con aliados como Deel. Nuestra solución te libera de la tarea de mantener tus conocimientos al día sobre los cambios normativos en cada lugar, ya que nos encargamos de gestionar todo el cumplimiento normativo por ti, para proteger tu startup. De esta manera, puedes crear y enviar contratos que se ajusten a las leyes locales. ¿Te gustaría saber más? En próximos apartados, te compartimos más detalles y buenas prácticas al respecto.

Cómo influye el compliance en el talento

En un escenario de alta competencia por el talento, en el cual captar y retener trabajadores es crucial para el éxito de tu startup, el cumplimiento de las leyes laborales se convierte en un factor diferenciador. Porque un entorno laboral justo, legal, confiable y seguro también contribuye a la atracción y retención de los mejores talentos en tu organización.

Sí, los empleados valoran cada vez más trabajar en empresas que respetan y cumplen con las regulaciones laborales, dado que les brinda estabilidad en el corto, mediano y largo plazo. Además, las startups que se preocupan por el bienestar y la seguridad de sus equipos tienden a ser percibidas como empleadores responsables y deseables.

4. Evita estos errores al contratar y ejecutar la nómina en Miami

A. Clasificación errónea de trabajadores

Uno de los errores más frecuentes en las startups es la clasificación incorrecta de los empleados como contratistas independientes. Cuando se clasifica de esta manera, generalmente resulta en algún tipo de evasión fiscal. Esta práctica ilegal, que pretende reducir los costos asociados a la contratación de los empleados, puede implicar multas significativas.

Pero, ¿cuáles son las principales diferencias legales y operativas entre empleados y trabajadores independientes?

• Definición: un empleado es una persona que trabaja bajo la dirección y supervisión directa de un empleador. En cambio, un contratista independiente presta servicios a una empresa de manera autónoma, bajo su propio control.
• Relación: en el caso del empleado, hay una relación de dependencia entre él y el empleador, ya que este último tiene control sobre las tareas, el horario y el lugar de trabajo del empleado. En otras palabras, hay una relación laboral. La situación es diferente para el contratista independiente porque existe una relación comercial entre las partes, en donde el prestador de servicio tiene control total de sus tareas, horario y lugar de trabajo.
• Responsabilidades: mientras que el empleador es quien debe pagarle al empleado un salario y las horas extras, además de garantizar vacaciones pagadas y cumplir con los beneficios laborales, el contratista independiente es responsable de pagar sus impuestos.
• Impuestos: el empleador debe retener los impuestos que correspondan de los cheques de pago de los empleados. En cambio, la empresa no debe retener ningún impuesto de los pagos realizados a los contratistas independientes.

B. Falta de cumplimiento de las normativas laborales y fiscales

Otro de los errores comunes es el desconocimiento u omisión de las regulaciones laborales que rigen en Miami. Ya sea sobre salario mínimo o las horas extras sobre las que te hemos comentado anteriormente, su incumplimiento puede traer serias consecuencias legales y financieras para tu empresa. Esto incluye demandas, multas y daño a tu reputación.

Lo mismo ocurre con las leyes fiscales federales y estatales, si no se retienen o reportan adecuadamente los impuestos que corresponden. Por ejemplo, en cuanto a los impuestos federales sobre la nómina mensual, tienes que retener los siguientes:

• Impuesto sobre la renta federal: en base a los ingresos y la situación fiscal de cada empleado, que incluye su estado civil y las deducciones y créditos fiscales aplicables. Por medio de la presentación del formulario W-4, los empleados pueden ajustar el monto retenido por este impuesto.
• Seguro Social: este impuesto se cobra para el financiamiento del sistema de Seguridad Social que proporciona beneficios para jubilados y discapacitados, por ejemplo. La tasa es fija y es del 6,2% del salario bruto del empleado.
• Medicare: su destino es para el financiamiento del programa de seguro de salud Medicare para personas de 65 o más años y para jóvenes con discapacidades. La tasa de contribución es de 1,45% sobre el salario bruto del empleado.

C. Inconsistencias debido a la diversidad de la fuerza laboral

¿Tienes empleados locales e internacionales? Entonces, puede que se te dificulte la gestión de la nómina debido a los diferentes regímenes fiscales y laborales a los que atender. Si tu startup opera en distintos países de Latinoamérica o del mundo y usas sistemas de nómina locales independientes, es normal que haya discrepancias en los procesos de pago y deducciones de tus empleados.

Por la misma razón, si no actualizas tus sistemas de nómina según los cambios en la legislación laboral en cada región en los que operas, puedes incurrir en errores de incumplimiento legal y fiscal.

5. Protege la propiedad intelectual y ten control sobre tus datos

Los derechos de propiedad intelectual (DPI) son un conjunto de normas y regulaciones que otorgan a los creadores y propietarios de obras, invenciones y marcas, ciertos derechos exclusivos sobre el uso de sus creaciones y descubrimientos.

La protección de la propiedad intelectual es fundamental, y en Miami no es la excepción. ¿Por qué? Las ideas, invenciones y logotipos de tu startup forman parte de tu propuesta de valor y se trata de uno de tus activos más valiosos. De hecho, es uno de los aspectos que brinda ventaja competitiva y es útil para atraer la atención de inversores y clientes. 

Ahora bien, ¿cómo puedes protegerla? Revisa estos ítems:

• Patentes y marcas registradas: puedes registrar tus marcas comerciales y patentes directamente en la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO).
• Derechos de autor y secretos comerciales: comprender y asegurar los derechos de autor y secretos comerciales ayuda a resguardar la información valiosa de la empresa. Entonces, puedes registrar tus derechos de autor en la Oficina de Derechos de Autor de los Estados Unidos. Asimismo, puedes utilizar acuerdos de confidencialidad (NDA) para fijar y hacer valer tus derechos con empleados, socios y contratistas que interactúen con la propiedad intelectual de tu startup. Con estos acuerdos, podrás evitar que terceros divulguen o utilicen información confidencial sin tu permiso.
• Manejo responsable de datos: debes cumplir con diversas regulaciones federales y estatales que rigen la recopilación de datos personales, como ocurre en la Unión Europea con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Tal es el caso de la Ley de Protección de la Privacidad del Consumidor de Florida (FPPC), la cual prohíbe a las empresas vender o alquilar la información de identificación personal de los consumidores sin su consentimiento explícito.

Un acuerdo de confidencialidad es esencial para cualquier empresa que busca proteger su información cuando trabaja con equipos remotos e internacionales. Descarga aquí nuestra plantilla gratuita.

Elige a Deel como tu aliado para acompañar cada paso de tu expansión a Miami

¿Por qué considerar a Deel para tu startup en Miami? Con nuestra solución, puedes acelerar el crecimiento hacia tu mercado objetivo y automatizar tus operaciones:

• Cumple con las normas legales: expandir tu startup a Miami es una oportunidad emocionante, pero navegar por las complejas leyes internacionales puede ser desafiante. Con Deel, puedes contratar talento internacional de manera eficiente mientras te aseguras de cumplir con todas las normativas legales, tanto locales como internacionales.
• Integra a los miembros de tu equipo en minutos: una rápida expansión de tu startup en Miami requiere una incorporación fluida de nuevos miembros del equipo. Con Deel, automatizamos el proceso de incorporación para que tus nuevos empleados puedan comenzar a trabajar legalmente en cuestión de minutos, lo que te permite enfocarte en el crecimiento de tu negocio.
• Paga a todo tu equipo con un solo pago masivo: gestionar los pagos de un equipo internacional puede ser complicado pero puedes simplificarlo con Deel. Porque automatizamos las facturas de trabajadores independientes, revisamos los salarios de todo tu equipo y facilitamos los pagos en la moneda local con un solo clic, para que te concentres en expandir tu startup a Miami.
• Nos encargamos de los impuestos de los empleados, las contribuciones sociales y mucho más: deja que nosotros nos ocupemos del trabajo duro. Nos encargamos de los impuestos de tus empleados, las contribuciones sociales y cualquier otro aspecto fiscal que surja.

En pocas palabras, puedes expandir tu startup a Miami de manera rápida y eficiente con Deel, asegurándote de cumplir con todas las normativas legales y simplificando la gestión de tu equipo internacional. ¡Conoce más sobre Deel para startups!

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