Plantilla de proceso de implementación de nómina

Descripción general de la Plantilla de proceso de implementación de nómina

Implementar un proceso de gestión de nómina puede resultar abrumador, especialmente si se realiza en varios países. De hecho, de acuerdo a un estudio reciente elaborado por Deel y Trendsity (consultora de investigación de mercado) 6 de cada 10 responsables de nómina internacional en Latinoamérica consideran que su sistema de gestión actual es demasiado complejo.

Y no es para menos. Según el mismo informe, las organizaciones en la región aún gestionan su nómina internacional de forma fragmentada, utilizando múltiples soluciones y proveedores, lo que las enfrenta con desafíos críticos como la disminución en la agilidad operativa, fallas en reporte y análisis de datos, y problemas de incumplimiento legal, entre otros.

En este contexto, la necesidad de un cambio de gestión de nómina se vuelve evidente. De hecho, 94 % de las empresas encuestadas considera imprescindible contar con una única solución de nómina para optimizar la gestión general, reducir tiempos y costos, mitigar riesgos legales y de seguridad de datos, y construir competitividad para atraer y retener a los mejores talentos globales.

Por ese motivo diseñamos este documento, para guiarte paso a paso en el proceso de implementar una solución de nómina consolidada acorde a las necesidades del contexto actual, brindándote una hoja de ruta para liderar el cambio de gestión de nómina que tu organización necesita.

En la planilla, encontrarás las tareas a considerar, ordenadas por fase de implementación:

• Inicio: designación de un líder para la supervisión del proyecto, creación del plan con plantillas adaptables, configuración del canal de comunicación y establecimiento de un cronograma y Plan de Acción Mutua (MAP).
• Preparación: recopilación de la información necesaria, realización de un Mapeo de Libro Mayor (General Ledger Mapping), recopilación de requisitos de los equipos internos y obtención de las aprobaciones necesarias.
• Onboarding: configuración de cada entidad jurídica, definición de estructura del equipo y áreas de optimización, carga de datos de los empleados, migración o creación de contratos, asignación de roles y diseños de flujo de trabajo, establecimiento de calendario de nómina, configuración de deducciones y beneficios, gestión de integraciones.
• Nómina paralela: programación y ejecución de un ciclo de nómina paralela con el fin de probar la configuración (confirmación de datos, documentos, cálculos de pago y deducciones, requisitos de compliance), resolver discrepancias y asegurar el buen funcionamiento del proceso.
• Nómina preparada: confirmación de fecha de entrada en funcionamiento y ejecución del primer ciclo de nómina.
• Lanzamiento: revisión final interna y transferencia de la gestión de nómina al manager o equipo designado.

Cómo usar esta plantilla

Sigue el paso a paso detallado en la plantilla para asegurar un proceso de implementación de nómina exitoso. Algunas consideraciones:

• Personaliza esta plantilla revisando las fases, pasos y estados según sea necesario.
• En la columna Involucrados, identifica las personas que deben participar o revisar cada paso y etiquétalas en consecuencia.
• Utiliza la columna de Alcance para aclarar si cada paso se aplica globalmente (a toda la organización) o es específico de un país (requiere personalización y repetición para cada país operativo).