How The AH&MRC saved 312 hours a year partnering with PayGroup by Deel

L'Aboriginal Health and Medical Research Council (AH & MRC), une organisation à but non lucratif, défend les intérêts de 47 services de santé contrôlés par la communauté aborigène (ACCHOs) en Nouvelle-Galles du Sud.

L'AH & MRC fournit à ACCHOS une main-d'œuvre hautement qualifiée et dotée de ressources suffisantes, ce qui l'aide à fournir des soins de santé primaires complets et de qualité aux communautés aborigènes.

Avant 2023, l'AH & MRC gérait sa paie manuellement. Charlie Coyle, directeur des finances et des services aux entreprises et secrétaire de la société AH & MRC, explique : « Nous l'avons fait [les salaires] en interne, en utilisant des feuilles de calcul Excel permettant au personnel d'enregistrer les présences et les heures travaillées. » Cette méthode comportait trois défis majeurs.

Tout d'abord, il était difficile de s'assurer de l'exactitude des dossiers. « En tant qu'organisation à but non lucratif, nous comptons sur des subventions », explique Coyle. L'organisation avait besoin de preuves solides de la production de son personnel. Ces données étaient donc essentielles.

Ensuite, il était difficile de garantir la conformité. Avec un total de 79 employés bénéficiant de trois subventions : le prix de l'éducation, le prix des professionnels de santé et le prix des services de santé contrôlés par la communauté aborigène, c'était un défi de s'assurer que l'organisation restait conforme à 100 %.

Enfin, le processus prenait beaucoup de temps et de main-d’œuvre pour l’unique commis à la paie de l’AH&MRC. « Si une seule personne s’occupe de toute la paie en plus de tout le reste, il y a un risque de faire des erreurs », explique M. Coyle. Il était temps de trouver une solution rationalisée.

Pour surmonter ces défis, l'AH & MRC a externalisé sa gestion de la paie à PayGroup by Deel. Le personnel enregistre désormais numériquement sa présence au travail, ce qui augmente la précision et la transparence et fournit de nombreuses preuves pour les demandes de subvention.

La plateforme PayGroup by Deel interprète automatiquement les récompenses, éliminant ainsi toute incertitude quant à la conformité. « C'est juste l'assurance que nous sommes conformes à 100 %, en termes de conditionnement des salaires, d'impôts et de rapports à la fin de l'exercice », explique Coyle. « Si une récompense est modifiée, nous pouvons la télécharger directement, via un lien. »

Dans le même temps, la numérisation de l'intégration et de la gestion des dépenses a permis à l'organisation de gagner un temps précieux. « C'est fantastique », déclare Coyle. « Chaque employé prend sa place, et il nous suffit de désigner le partenaire pour lequel il travaille et son taux de rémunération. »

Coyle fait également appel au service client de PayGroup by Deel en guise de bonus supplémentaire. « La communication est excellente », dit Coyle. « Lorsque vous décrochez le téléphone, vous parlez à quelqu’un : si vous avez des exigences ou des défis, ils sont ravis de vous répondre immédiatement. »

La paie étant entre les mains de PayGroup by Deel, l'équipe AH & MRC est totalement convaincue que ses dossiers sont exacts et que ses obligations légales et financières sont respectées.

De plus, des heures et des heures de temps précieux ont été économisées. « [PayGroup by Deel] fait tout le travail. Mon greffier n'a plus qu'à examiner et confirmer la paie », explique Coyle. Cela a permis à leur personnel d’économiser six heures par semaine, qui peuvent être consacrées à des tâches dans d’autres domaines importants de l’entreprise. « Nous n’avons plus besoin de trop penser à la masse salariale », explique Coyle.