How DevBase automated 20+ recruiting and HR processes with Deel

DevBase est une société de développement de logiciels proposant des solutions logicielles personnalisées aux entreprises de tous les secteurs. C'est une experte en développement de produits personnalisés, en développement web, en développement mobile, etc. Avec une équipe d’ingénieurs expérimentés, DevBase a livré avec succès de nombreux projets pour un large éventail de clients.

Ce qui distingue DevBase de ses concurrents est son modèle de travail entièrement à distance, ce qui lui permet de fournir des services à des clients partout dans le monde. Tous les professionnels qualifiés sont recrutés par l'intermédiaire de Deel, ce qui garantit que le contrat de chaque membre de l'équipe est pleinement conforme, quel que soit son lieu de résidence.

Au départ, les fondateurs de DevBase traitaient manuellement tous les paiements internationaux en utilisant des virements internationaux et des plateformes telles que Wise et Payoneer. Cependant, l’entreprise a commencé à se développer rapidement, et elle ne pouvait pas continuer à le faire elle-même. Mais il était difficile de déléguer cette tâche à l’équipe RH, car chaque plateforme de paiement avait ses propres informations d’identification. L’entreprise avait besoin d’une solution tout-en-un qui simplifie le processus de paiement et garantisse des pratiques d’embauche conformes.

Dans un premier temps, les fondateurs ont opté pour l’un des concurrents de Deel. Cependant, elle était plus chère et moins conviviale que les autres plateformes du marché. Lorsqu’ils ont découvert le nombre inégalé d’options de retrait et la solution tout-en-un de Deel, ils ont rapidement changé.

DevBase a fini par migrer tous les contrats mondiaux vers Deel et, avec l'aide du CSM de Deel, elle a facilité la migration de plus de 130 travailleurs.

DevBase utilise Airtable, une plateforme de base de données, pour gérer son budget et stocker toutes les données de ses travailleurs. Le problème, c'est qu'au moment de créer les contrats, d'ajouter des dépenses et de licencier des employés à Deel, ils avaient des processus dupliqués où ils devaient ajouter manuellement les données de Deel à Airtable pour que tout soit synchronisé. Ils y consacraient environ 5 heures par semaine, mais cela devenait difficile parce que l'équipe des ressources humaines n'est pas nombreuse. Ils avaient besoin d’automatisation pour suivre le rythme des effectifs et continuer à effectuer toutes les tâches dont ils avaient besoin.

Avec Deel Connect, Mastroberti, en collaboration avec Javier Maso et Daniel Ballarini, ont automatisé et intégré tout ce qui se trouve dans le cycle de vie des employés chez Airtable avec une application middleware qu'ils ont créée. Ainsi, ils pourront envoyer toutes les créations de dépenses, les annulations, les modifications de contrat, etc. d'Airtable à Deel.

Automatisation de l'intégration : DevBase envoie des offres d'emploi aux candidats via Airtable. Une fois que le candidat a accepté l'offre d'emploi, le contrat est automatiquement créé à Deel, signé par le responsable des ressources humaines et envoyé au contractant grâce à Deel Connect. Lorsque le contractant signe le contrat de Deel, son statut change à la fois dans Deel et dans Airtable en « Onboarding ». Grâce à l'intégration de l'API, en quelques clics, un processus qui prenait jusqu'à une heure de travail manuel est désormais parfaitement automatisé.

Dépenses : Au départ, les employés de DevBase devaient soumettre leurs dépenses via Airable, où ils tiennent toute leur comptabilité et leur budgétisation, et ils devaient également les connecter à la plateforme Deel pour que les dépenses soient approuvées et que le montant soit ajouté à leurs factures. Une fois Deel intégré à Airtable, ils ont pu synchroniser automatiquement les dépenses sur les deux plateformes, en veillant à ce que chaque dépense soumise soit payée à temps par Deel et correctement reflétée dans leur budget avec Airtable, ce qui leur ferait gagner beaucoup de temps.

Modifications des contrats : grâce à Deel Connect, DevBase peut désormais apporter des modifications personnalisées aux contrats existants dans Deel et les mettre à jour instantanément dans Airtable. De cette façon, l'équipe peut synchroniser facilement les informations de tous les travailleurs sur tous les systèmes.

L'équipe DevBase a également personnalisé l'automatisation avec l'équipe Deel Connect, afin de recevoir des notifications automatiques par e-mail au cas où un élément de la modification du contrat aurait besoin d'être revu manuellement.

Résiliations de contrats : Pour automatiser le cycle de vie des contrats de bout en bout, DevBase et l'équipe Deel Connect mettent en place une intégration personnalisée. Ainsi, chaque fois qu'un contrat est résilié dans Deel, il est également résilié dans Airtable.

D'habitude, le personnel des ressources humaines représente 10 à 15 % de l'effectif total. Mais avec l'automatisation de Deel Connect, c'est différent pour DevBase.

“We still are a 5% HR staff company for 130 people right now. That’s extremely lean for any company. It’s a great KPI that shows us we’re extremely productive because of all the integrations we have. Deel played a huge role in this efficiency and productivity we have. All of the validations that the recruiting team used to do, thanks to Deel, are now done automatically.” said Mastroberti.