11 cifras clave sobre la gestión de nómina en Latam

¿Gestionas la nómina en LATAM y quieres conocer cuáles son los principales desafíos y oportunidades que existen sobre ella en el mercado laboral? Has llegado al lugar indicado. La nómina es un proceso crítico para cualquier empresa, y conocer las estadísticas clave que reflejan su estado actual y su proyección futura es esencial para tomar decisiones informadas y optimizar su gestión.

Por eso, aquí te presentamos las cifras más relevantes del estudio Presente y futuro de la gestión de nómina en LATAM realizado por Trendsity para Deel en 2024. Más de 170 casos de nómina internacional se contemplaron. ¿Estás listo para descubrir estos datos? ¡Adelante!

1. Complejidad en la gestión de múltiples soluciones

Uno de los desafíos más grandes para las empresas que operan en varios países es la gestión de la nómina a través de múltiples soluciones. De hecho, las organizaciones utilizan en promedio tres soluciones diferentes para gestionar sus procesos de nómina en todos los países en los que operan, según el estudio focalizado en América Latina de Trendsity para Deel.

Esta multiplicidad de herramientas no solo incrementa la complejidad de la gestión de la nómina, sino que también reduce la eficiencia operativa del capital humano. ¿Cómo? La ecuación es fácil: si usas diferentes soluciones internas y externas en simultáneo (como software de nómina específico para equipos internos y la contratación de proveedores externos para el cálculo de nómina), tu equipo probablemente esté lidiando con sistemas que no siempre están bien integrados.

Por ejemplo, el uso de planillas de Excel es común en países como México, donde alcanzan un 44%, y en Colombia, con un 30%. Aunque Excel es una herramienta versátil y ampliamente utilizada, su aplicación en la gestión de la nómina puede ser problemática. Al carecer de automatización con inteligencia artificial y depender en gran medida de la entrada manual de datos, las planillas de Excel son propensas a errores humanos, como cálculos incorrectos o datos desactualizados.

2. Desafíos en la integración y análisis de datos

Cuando las soluciones no están bien conectadas, los datos de nómina quedan fragmentados en diferentes plataformas. Esto hace que sea difícil tener una visión clara de la información que se necesita para tomar decisiones estratégicas en relación a la gestión de recursos humanos. Y esto es bastante común. Porque un 61% de los responsables de nómina declaran que los datos se gestionan en herramientas independientes.

Por ejemplo, imagina que tienes operaciones en Chile, México, Perú, Colombia y Argentina. Para gestionar la nómina en cada región, utilizas distintos sistemas. Entonces, cuando llega el momento de consolidar esta información para generar un informe a nivel global de nómina, te enfrentas con la siguiente situación: debes recopilar datos de múltiples fuentes, verificar que toda la información sea coherente y luego integrarla de forma manual.

Ese proceso no solo es tedioso y propenso a errores, sino que también puede causar retrasos significativos en la toma de decisiones. Asimismo, la falta de integración impide el análisis eficiente de los datos. Al no contar con una plataforma unificada que centralice toda la información, es usual que haya dificultades para identificar patrones, realizar proyecciones o anticipar problemas.

3. Costo y eficiencia en la gestión descentralizada

Además de las dificultades que supone tener varios sistemas no integrados, el solo hecho de que sean dos o más herramientas distintas implica un alto costo de mantenimiento para el 58% de los líderes de nómina. Sin embargo, no solo eleva los gastos operativos. También dificulta la visibilidad total sobre los costos reales de la nómina.

Supongamos que tienes operaciones en diez países diferentes en Latinoamérica y Europa,, cada uno con su propio sistema de nómina. Cada mes, tienes que hacer un seguimiento de los costos asociados a cada proveedor y herramienta. La falta de un sistema centralizado no solo aumenta los gastos en licencias y mantenimiento, sino que también consume una gran cantidad de tiempo de tu fuerza laboral para llevar adelante estas tareas.

4. Problemas de seguridad de la información

Casi 7 de cada 10 responsables de nómina coinciden en que el trabajo operativo y manual que implica la gestión de nómina provoca riesgos en torno a la seguridad de los datos. Esto ocurre especialmente con respecto al envío de información sensible y confidencial. Es que el manejo de datos sensibles en sistemas no seguros o con procesos manuales expone a las empresas a riesgos importantes.

Ahora, estos riesgos no solo pueden comprometer la confidencialidad de la información de los empleados, sino que también pueden traducirse en sanciones legales y dañar la reputación de la empresa. Imagina que, como responsable de nómina en una multinacional en España, necesitas enviar datos sobre los tipos de contrato, el salario mínimo y las horas extras a un proveedor externo para procesar el pago de la nómina en Brasil.

Si ese proceso se realiza a través de correos electrónicos no cifrados o por medio de hojas de cálculo que se comparten entre varios equipos, la información personal y financiera de los empleados está en riesgo de que se filtre. Un solo error, como enviar la información al destinatario equivocado, podría resultar en una violación de datos que exponga información sensible como números de cuentas bancarias, sueldos o cualquier dato de identificación personal.

5. Prioridades de mejora en la gestión de nómina

Las prioridades de los responsables de nómina para los próximos 12 meses incluyen el hecho de mejorar procesos y análisis de datos, disminuir la complejidad con los proveedores y optimizar tiempos. Todo esto refleja la necesidad de reducir la carga operativa y minimizar los errores que pueden surgir en una gestión descentralizada.

Por otro lado, aspectos como la contratación y los pagos, junto con los costos de software, aparecen como objetivos de menor relevancia, especialmente para las organizaciones más grandes que tienen recursos más amplios para abordar estos desafíos.

Imagina una multinacional que identificó que los errores en el procesamiento de nómina están afectando la moral de los empleados y, también, la precisión en los informes financieros. Frente a esto, se decide priorizar la incorporación de nuevas tecnologías con automatización y centralización de los sistemas de nómina para reducir la cantidad de procesos manuales que son propensos a errores.

Gracias a la implementación de una solución integrada, se logra no solo disminuir el tiempo dedicado a la reconciliación de datos, sino que también se obtienen informes más precisos. A partir de estos datos, se pueden implementar buenas prácticas para optimizar la gestión de personas.

6. Oportunidad en la consolidación de la nómina

Un enfoque de nómina consolidado es altamente deseado porque reduce la complejidad operativa, mejora la eficiencia y ahorra costos significativos. Así, en lugar de lidiar con múltiples sistemas y proveedores, la consolidación de la nómina en una plataforma única permite superar muchos de los desafíos asociados con la gestión de la nómina descentralizada.

Entre las principales ventajas que destacan los responsables de nómina, se destaca la mejora de la gestión general (gestión de nómina y de datos, complejidad, toma de decisiones y procesos) y la reducción de tiempos administrativos y costos. También, la reducción de riesgos de compliance y de seguridad de los datos es relevante.

Supongamos que tu equipo, el cual antes gestionaba la nómina a través de varios sistemas independientes para diferentes países, decide implementar una solución global de nómina como Deel. Ahora, pueden beneficiarse de la integración con:

• Tiempo y asistencia: obtienen precisión en el pago de salarios, automatizan cálculos (como aguinaldo, prima vacacional, entre otros) y liberan tiempo a sus equipos para dedicarlo a tareas más estratégicas en lugar de gestionar manualmente la asistencia.
• Contabilidad: logran tener visibilidad financiera, conciliar las cuentas y preparar informes precisos, y facilita el proceso de auditoría financiera.
• Sistema de Recursos Humanos (SIRH): ahorran tiempo al tener la información actualizada, y tienen una visión integral y en tiempo real sobre la información de los empleados.
• Beneficios y compensaciones: pueden automatizar los descuentos de beneficios a empleados e incluso personalizarlos. 
• Cumplimiento normativo: con Customer Success Managers (CSM) internos y expertos en nóminas locales estarás seguro de cumplir con las leyes laborales de cada país.
• Informes globales en tiempo real: facilitan la comprensión de los gastos con solo dar un vistazo. Compara los costos de los empleadores, las bonificaciones, los impuestos y más entre tus entidades en una moneda estándar.

[Dato para destacar en imagen: "94% de los responsables de nómina consideran valioso disponer de una única solución de nómina para todos los países​"].

Consolidación de la nómina: la clave

La multiplicidad de soluciones que complejizan su gestión, la falta de integración, los altos costos asociados para mantener herramientas específicas para cada país, y los riesgos de utilizar canales inseguros para enviar datos sensibles hacen que la consolidación de la nómina sea la única solución para saldar los principales desafíos de la actualidad. Porque una visión integral de los colaboradores permitiría mejorar la gestión, reducir tiempo operativo y mitigar riesgos de cumplimiento y seguridad.