Withholding tax o retención de impuestos: lo que debes saber

En el mundo financiero y tributario, entender conceptos como withholding tax" o retención de impuestos es crucial tanto para las empresas como para los trabajadores. Esta práctica, común en muchos países, puede tener un impacto significativo tanto en las finanzas empresariales como en las personales. El withholding tax –WHT– es un sistema de recaudación fiscal anticipada que aplica el Estado de un país sobre determinados ingresos. 

Es importante que empleadores y empleados lo tengan en cuenta para anticipar y planificar el impacto del WHT en la liquidez y flujo monetario de la empresa, así como en los ingresos personales. Además, es necesario estar al día con los cambios y modificaciones en estas tasas. Si quieres tomar decisiones estratégicas, optimizar la gestión financiera y cumplir con las obligaciones fiscales en un contexto globalizado, aquí te compartimos los detalles principales de este tema.

¿Qué es withholding tax o retención retención de impuestos?

Withholding tax o retención de impustos es un mecanismo utilizado por las autoridades tributarias de cada país para recaudar impuestos a partir del cual una cierta cantidad de dinero se deduce de los ingresos de una persona o entidad. Gracias a esto, el Estado recauda cargas tributarias. Por ejemplo, cuando un empleado recibe su salario, pero antes, el empleador retiene una parte para pagar impuestos al gobierno. Así que, cuando el trabajador recibe el dinero, ya ha sido descontada esa parte. Esto se llama "de la fuente" porque el impuesto se retiene directamente de donde viene antes de que lo reciba el trabajador. Cabe destacar que el monto de dinero que se retiene dependerá del país donde se contrate al empleado, ya que cada país tiene su legislación laboral.

La retención de impuestos, también conocida como withholding tax, es un mecanismo utilizado por las autoridades fiscales para recaudar el impuesto de renta de manera anticipada. En este proceso, el sujeto pasivo, ya sea una persona natural o jurídica, ve una parte de su ingreso sujeto a retención, mientras que otra parte puede calificar como renta exenta. Esta retención se aplica directamente sobre los pagos realizados, lo que garantiza que una porción del impuesto de renta sea recaudada de manera eficiente y oportuna.

Se utiliza para garantizar que los impuestos sean pagados de manera oportuna y eficiente, ayudando así a financiar los gastos públicos y mantener el funcionamiento económico de los países. Esta práctica se aplica en una variedad de situaciones, desde el pago de salarios y honorarios hasta la distribución de dividendos y ganancias de capital. Así, por ejemplo, la retención de impuestos en el caso de los salarios debe realizarse cuando se calcula la nómina de los empleados, según el período de pago que corresponda. Es importante tener en cuenta que estas prácticas pueden variar según las leyes laborales de cada país donde se contrate.

Cómo funciona la retención de impuestos

La retención de impuestos es un mecanismo utilizado por las autoridades fiscales para recaudar impuestos de manera anticipada sobre ciertos tipos de ingresos. Funciona reteniendo una parte del ingreso en el momento en que se realiza el pago y remitiéndose al agente de retención. 

Cada país tiene su propio sistema tributario y regulaciones fiscales que determinan cómo funciona la retención de impuestos. Por lo tanto, es importante consultar las leyes y regulaciones fiscales locales para comprender cómo se aplica específicamente en cada jurisdicción.

• Determinación de las tasas de retención: dependen del tipo de ingreso. Para determinarlo, se establecen tasas específicas sobre el ingreso bruto. Por lo tanto, si alguien recibe ingresos por intereses, dividendos, salarios u otros conceptos, la tasa de retención puede ser diferente en cada caso.
• Variabilidad de tasas y tratados fiscales: como las tasas varían según las leyes fiscales de cada país, es importante que estés actualizado sobre las que corresponden en el caso particular de tu empresa. Por ejemplo, en México, las tasas de retención pueden variar según el tipo de ingreso y la situación específica del contribuyente. Además, es importante considerar los tratados fiscales internacionales que pueden afectar la retención de impuestos.

Relevancia del withholding tax

Para las empresas:

¿Estás evaluando contratar talento internacional? Entonces, tienes que saber por qué es importante que tu departamento de finanzas comprenda el WTH:

Tratados de doble imposición

¿Cómo puedes evitar que la renta sea gravada dos veces en dos jurisdicciones fiscales diferentes? Gracias a los tratados de doble imposición que muchos países han firmado. De esta forma, puedes reducir la tasa de retención aplicable a los pagos realizados a través de las fronteras. Entonces, supongamos que tu empresa tiene operaciones en dos países y contrata talento en ambos los cuales no tienen un tratado de doble imposición. Esto significa que, a la hora de gestionar las retenciones, es probable que enfrentes la carga de impuestos en ambas jurisdicciones.

Ahora, la situación es diferente si aprovechas un tratado, como el existente entre Colombia y México. Estos países tienen un convenio de doble imposición conocido como “Convenio para Evitar la Doble Imposición y Prevenir la Evasión Fiscal en Materia de Impuestos sobre la Renta" desde 2014. Así que, si tu empresa colombiana contrata en México, es clave revisar la carga fiscal total en el contexto del tratado.

Cumplimiento fiscal

Para que puedas cumplir con las leyes fiscales locales e internacionales, entender y aplicar correctamente las tasas de retención de impuestos es crucial. De lo contrario, puede traducirse en severas sanciones, multas y graves problemas legales. Es importante tener en cuenta que las normativas varían según el país y es fundamental estar al tanto de los requisitos específicos de cada jurisdicción.

Administración de relaciones internacionales

Si tu empresa cuenta con empleados internacionales, la correcta gestión de la retención de impuestos puede ser crucial. Por ejemplo, al garantizar que se retenga el impuesto adecuado en los salarios de los empleados en diferentes países, te aseguras de cumplir con las obligaciones fiscales locales y evitar posibles problemas legales. Esto no solo ayuda a mantener una relación laboral sólida con tus empleados internacionales, sino que también contribuye a la reputación de tu empresa a nivel internacional. De esta forma, estarás promoviendo una colaboración continua y exitosa.

Documentación y reporte

Para cumplir con las obligaciones fiscales de tu empresa, necesitas mantener la documentación en regla y organizada. Esto te permitirá respaldar todos los pagos de impuestos y estar preparado para cualquier proceso de auditoría que pueda surgir. 

Supongamos que tu empresa lleva a cabo transacciones internacionales con regularidad, mantener registros detallados sobre las retenciones de impuestos no sólo te ayudará a cumplir con tus obligaciones fiscales, sino que también facilitará los procesos de auditoría.

Planificación fiscal estratégica

La planificación fiscal estratégica es fundamental para cualquier empresa, ya que permite establecer estrategias financieras a largo plazo y optimizar la carga impositiva. En este sentido, el withholding tax juega un papel crucial. Esta retención afecta directamente el flujo de efectivo de la empresa y puede tener implicaciones significativas en su situación financiera. Por lo tanto, es importante incluir el withholding tax en la planificación fiscal estratégica de la empresa para garantizar una gestión eficiente de los impuestos y cumplir con las obligaciones legales. 

Para los trabajadores:

El funcionamiento del withholding tax difiere notablemente entre empleados y trabajadores independientes, y comprender estas diferencias es crucial para una gestión fiscal efectiva.

Empleados vs. trabajadores independientes: cómo afecta el WHT

Empleados

Trabajadores independientes

• Las empresas retienen y pagan el impuesto sobre la renta directamente de los salarios de los empleados.
• La retención se realiza en cada ciclo de pago y se informa y presenta al gobierno según las leyes fiscales locales.
• Parte fundamental del proceso de nómina para garantizar el cumplimiento tributario de los empleados.
• No hay retención de impuestos sobre los ingresos recibidos de clientes o contratantes. 
• Responsables de calcular, informar y pagar sus impuestos sobre la renta por cuenta propia. 
• Pueden implicar pagos trimestrales estimados o un pago único al final del año fiscal. 
• Requiere mantener registros precisos de ingresos y gastos para calcular la responsabilidad tributaria correctamente.

Sin embargo, el impuesto retenido de los ingresos es clave para todos los trabajadores porque afecta: 

1. El flujo de ingresos
2. El cumplimiento fiscal
3. La planificación financiera

Veamos aquí en detalle cada uno:

Simplificación del proceso de declaración de impuestos

El withholding tax facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales de tus trabajadores al automatizar el proceso de pago de impuestos. Como la retención del impuesto se hace directamente sobre el ingreso, la carga administrativa para el trabajador se reduce. Por lo tanto, no deben hacer pagos de impuestos estimados o anuales por su cuenta. Asimismo, como el pago se hace de manera continua a lo largo del año, el WTH previene situaciones en las que tus empleados podrían incurrir en sanciones por incumplimiento o pagos atrasados de impuestos.

En otras palabras, el proceso de declaración de impuestos se simplifica, ya que los montos retenidos y pagados al gobierno se registran y pueden ser directamente aplicados contra la obligación tributaria total de la persona. Esto hace más sencillo calcular el impuesto adeudado o el reembolso esperado al final del año fiscal.

Manejo eficiente del flujo de efectivo

Aunque la retención de impuestos reduce el monto neto recibido por el trabajador, también ayuda a gestionar el flujo de efectivo al distribuir la carga tributaria a lo largo del año. Considera a un empleado que trabaja de manera remota para una empresa extranjera. La retención de impuestos puede parecer inicialmente como una reducción en el salario pero, en realidad, facilita un manejo más eficiente del flujo de efectivo.

En lugar de que el trabajador se enfrente a un gran pago de impuestos al final del año fiscal, se trata solo de una distribución equitativa de la carga tributaria a lo largo del año. Esto no solo elimina sorpresas financieras desagradables, también le permite al empleado planificar y presupuestar con eficiencia.

Relevancia en la negociación de contratos

Para freelancers y contratistas independientes, la comprensión del withholding tax es fundamental al momento de negociar contratos. ¿Por qué? El monto neto recibido después de la retención fiscal puede influir en la decisión de aceptar o no un proyecto. Supongamos que un freelancer colombiano tiene la oportunidad de trabajar en un proyecto para una empresa en Estados Unidos. Aquí, la comprensión del WTH es clave para la negociación del contrato. Dado que las tasas de retención de impuestos aplican a los ingresos generados en Estados Unidos, el freelancer debe evaluar cómo esto impactará el monto neto que recibirá y cómo gestionar su declaración de renta en Colombia.

A propósito, si eres trabajador independiente (freelancer), seguramente te interesará conocer sobre Deel Bookkeeping. Todo lo que necesitas en términos de facturas, gastos y preparación de impuestos. ¡Descúbrelo en este otro blog!

¿Cuáles son los tipos de ingresos más comunes sujetos al withholding tax?

Si bien esto depende del gobierno nacional (local), y cada caso es diferente, te enseñamos cuáles son los tipos de ingresos que comúnmente están sujetos a este mecanismo de retención del sistema tributario. Aún así, te recomendamos asesorarte con un contactor en el territorio de la acción. Estos son:

• Salarios y otros ingresos laborales: los pagos por servicios laborales o profesionales realizados por empleadores o contratistas están sujetos a retención de impuestos.
• Intereses: se refiere al dinero que se gana al prestar una suma de dinero o al depositarla en una institución financiera, como un banco. Este dinero extra se paga como compensación por el uso del capital prestado o depositado. Los intereses obtenidos por depósitos bancarios, préstamos o inversiones financieras pueden estar sujetos a retención de impuestos. 
• Dividendos: es la distribución de las ganancias de una empresa a sus accionistas como una recompensa por su inversión en la compañía. La tasa de retención puede depender de si los dividendos son pagados a residentes o no residentes.
• Regalías: derivados del uso de propiedad intelectual, pueden estar sujetos a retención de impuestos. Por ejemplo, un autor puede recibir regalías por la venta de libros, y el editor retiene un porcentaje de pagarle.
• Honorarios por servicios profesionales: también pueden estar sujetos a WTH y varía de acuerdo con el tipo de actividad de la prestación de servicios y la categoría profesional. Pueden haber excepciones según el tipo de servicio prestado. Por ejemplo, un abogado presta servicios a una empresa y recibe un pago de 100.000 pesos chilenos como consecuencia. Supongamos que se le aplica una tasa del 10%, por lo que debe pagar 10.000 pesos chilenos en dicho concepto.
• Alquileres: la tasa de retención puede variar según la jurisdicción por el alquiler de propiedades.
• Ganancias de capital: aquellas ganancias obtenidas por la venta de activos pueden estar sujetas a retención de impuestos. Entonces, si una persona vende acciones y obtiene una ganancia de 2.000 pesos, la entidad financiera puede retener un porcentaje antes de entregarle los fondos.
• Premios y juegos de azar: incluye premios de loterías, rifas, bingos, concursos y juegos en general. Puede ser en efecto o en especie (si son susceptibles a la valuación monetaria).
• Pagos a no residentes: pueden estar sujetos a WTH, independientemente de la naturaleza de los ingresos. Así, una empresa paga el salario a un empleado no residente por su trabajo, y la organización retiene un porcentaje para cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
• Ingresos por contratos de construcción y servicios relacionados: contratistas y subcontratistas de obras y prestadores vinculados con la construcción pueden ser sujetos de WTH, según el país y tipo de contrato.

Withholding tax en contratación internacional

¿Quieres saber cómo funciona en relación a los contratistas? ¿Te gustaría saber cuáles son los países que cobran withholding tax para evitar la doble imposición? Descubre esto y mucho más en este apartado:

Withholding tax al contratar trabajadores independientes

En muchas ocasiones, cuando una empresa contrata los servicios de trabajadores independientes ubicados en otros países, surge la necesidad de aplicar withholding tax. Este impuesto –obligatorio en ciertos países– tiene como finalidad que las empresas que realizan pagos a personas no residentes en su jurisdicción cumplan con sus obligaciones fiscales.

Veamos los principales aspectos a considerar si contratas trabajadores independientes en otros países: 

• Obligatoriedad del WHT: como mencionamos anteriormente, en algunos países, es obligatorio que las empresas apliquen el WHT cuando contratan los servicios de trabajadores independientes que operan desde el extranjero. Esta medida busca garantizar que se cumplan las obligaciones tributarias tanto del cliente como del trabajador independiente.
• Aplicación del Impuesto: el WHT se aplica como una retención sobre el pago realizado al trabajador independiente por los servicios prestados. La empresa cliente retiene una parte del pago y la remite directamente al gobierno del país donde está registrada. 
• Cálculo y tasas: la tasa de retención puede variar según el país y el tipo de servicio prestado. Por lo general, se calcula como un porcentaje del monto total pagado al trabajador independiente. 
• Cumplimiento de obligaciones fiscales: es responsabilidad de la empresa cliente asegurarse de aplicar correctamente el WHT y remitir el impuesto retenido al gobierno correspondiente. No cumplir con estas obligaciones puede resultar en sanciones financieras y legales. 
• Tratados y acuerdos internacionales: En algunos casos, los países tienen tratados y acuerdos internacionales que regulan la retención de impuestos sobre servicios transfronterizos. Estos acuerdos pueden afectar las tasas de retención y los procedimientos aplicables. 

Por ejemplo, una empresa en Bogotá que paga a un contratista en Estados Unidos, aplicará un impuesto a la retención al salario bruto del contratista, el cual será entregado al gobierno colombiano.

¿Te gustaría profundizar más sobre los impuestos y contribuciones para trabajadores independientes en LATAM? Revisa este otro blog.

¿Qué países cobran WHT?

En primer lugar, el withholding tax depende de varios factores como:

• Ubicación de la empresa que contrata.
• Ubicación del contratista. Por ejemplo, el impuesto a la retención de India a EE.UU. es diferente al de India a España.
• Naturaleza del trabajo, en determinados países.

Los países más comunes que aplican WHT son Sudáfrica, México, Chile, India, Colombia, Honduras, Guatemala, Panamá, Nigeria, Kenia, España, Costa Rica, El Salvador, Brasil, Perú y Uruguay, entre otros. Cada país tiene sus propias regulaciones y tasas específicas de WHT, que se aplican a diferentes tipos de ingresos como dividendos, intereses, entre otros. Es importante tener en cuenta las regulaciones fiscales del país en el que se realizan transacciones financieras para comprender cómo afectará el WHT a las operaciones y planificar adecuadamente en consecuencia.

Otro aspecto crucial a considerar es que la aplicación del impuesto depende del país donde esté registrada fiscalmente la empresa contratante. Sin embargo, la tasa impositiva puede estar sujeta a variaciones según la residencia fiscal del contratista.

Withholding tax al contratar empleados

Cuando una empresa contrata empleados, debe tener en cuenta la retención de impuestose, un aspecto crucial en materia fiscal. La retención de impuestos es un mecanismo mediante el cual el empleador deduce una parte del salario bruto del empleado para cubrir impuestos que serán remitidos al fisco. 

Sin embargo, la aplicación de este impuesto varía según la legislación fiscal de cada país y puede incluir una serie de elementos a considerar.

• Legislación fiscal: cada país tiene sus propias leyes fiscales que regulan la retención de impuestos. Estas leyes determinan la tasa impositiva aplicable al salario de los empleados y los requisitos para su retención.
• Factores de cálculo: la tasa de retención puede estar basada en el salario del empleado, pero también puede depender de otros factores como el estado civil, las deducciones permitidas, y la naturaleza del empleo. 
• Periodicidad de retención: la retención de impuestos se realiza en cada período de pago, es decir, en cada vez que se emite el salario al empleado. Esto implica que el empleador debe calcular y deducir el impuesto correspondiente en cada ocasión.
• Consecuencias de incumplimiento: no cumplir con las obligaciones de retención de impuestos puede acarrear sanciones severas por parte de las autoridades fiscales, incluyendo multas y penalizaciones financieras.

Por tanto, es fundamental que las empresas estén al tanto de las regulaciones fiscales locales al momento de contratar empleados, y que cuenten con los mecanismos necesarios para cumplir con las obligaciones de retención de impuestos de manera correcta y oportuna.

A propósito, debido a que la retención de impuestos para contratar empleados depende en gran parte de los países involucrados y tiene muchos elementos a considerar, la función de este impuesto no está habilitada dentro de la plataforma Deel.

Contratar empleados a través de un EOR

Cuando una empresa contrata empleados internacionalmente bajo un modelo de Empleador de Registro (EOR, por sus siglas en inglés), la gestión del impuesto retenido de impuestos adquiere características particulares. El EOR actúa como el empleador legal para fines fiscales y de cumplimiento, asumiendo la responsabilidad de las retenciones fiscales y el cumplimiento de las obligaciones laborales en el país donde está empleado el trabajador.

Imagina que tu empresa tiene sede en Estados Unidos y quieres contratar empleados en Alemania a través de un Empleador de Registro. En este caso, el EOR asumiría la función de empleador legal. ¿Qué significa esto? Que gestionaría la retención del impuesto sobre la renta en Alemania siguiendo las leyes fiscales locales. Además, se encargaría de cumplir con las obligaciones laborales alemanas, como las contribuciones a la seguridad social y otros requisitos específicos. De esta manera, tu empresa estadounidense se expande en el plano internacional sin tener que lidiar directamente con la complejidad de las regulaciones fiscales y laborales alemanas (o de cualquier otro país donde quiera contratar).

En el caso de Deel, contratar empleados a través de nuestra solución EOR simplifica significativamente el proceso de contratación internacional, ya que nos ocupamos de garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales por ti. Evaluamos cada caso de contratación y así podrás entender los costos finales que incluyen nuestro servicio de EOR y los impuestos que conlleve de acuerdo a las leyes laborales. Nosotros nos encargaremos de las cosas difíciles, como las deducciones de impuestos, las pensiones, los beneficios y las tarifas gubernamentales. ¿Quieres saber más? Responderemos tus preguntas de contratación específicas del país y todo lo que quieras sobre sobre nuestro producto. ¡Habla con un especialista de Deel!

Deel, tu aliado en garantizar el cumplimiento legal y fiscal

Si quieres asegurar el éxito y la sostenibilidad de las operaciones internacionales de tu empresa, el cumplimiento fiscal y legal es fundamental. Con Deel, la gestión del withholding tax se vuelve más sencilla que nunca. Deel es una solución integral para asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones fiscales de cada país en todas tus contrataciones internacionales. 

No te enfrentes solo a la complejidad del withholding tax. Confía en Deel para simplificar tus procesos y mantener tu negocio al día con las regulaciones fiscales en cada país. Habla con un experto ahora para consultar el caso particular de tu empresa y cómo podemos ayudarte a garantizar este impuesto en cada contratación. ¡Escríbenos por WhatsApp!