Eficiencia operativa: 7 consejos para lograrla

Una empresa puede categorizarse como operativamente eficiente en la medida en que emplee sus recursos disponibles de la forma más óptima posible para alcanzar sus objetivos y metas. Desde luego, la eficiencia operativa tiene un impacto significativo en las organizaciones, porque reducen los costos, mejoran la calidad de sus productos y servicios. Al mismo tiempo, obtienen niveles superiores de productividad y de satisfacción del cliente. Incluso, tal como se explica en una publicación de Mckinsey, uno de los principales beneficios de la eficiencia operativa es la motivación y el entusiasmo de los empleados, un aspecto que tiene un efecto dominó positivo en todo el resto de la organización. Como CEO, puedes marcar la diferencia en tu empresa, al liderar iniciativas como las estrategias que aquí te compartimos.

¿Qué es la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa es la capacidad de una empresa para optimizar sus procesos y recursos internos con el objetivo de superar sus expectativas y alcanzar los resultados deseados. Se trata de un factor fundamental para el liderazgo en equipos de grandes organizaciones, ya que trabajar en él puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento en el mercado. 

Cuando una empresa puede hacer uso de sus recursos de la manera más efectiva posible en aras de maximizar sus niveles de producción, minimizar los costos asociados y, en última instancia, cumplir con las metas estratégicas, es eficiente en materia operativa. Esto implica la optimización de los procesos internos, la gestión de recursos humanos, la logística, la tecnología y la toma de decisiones. En simples palabras, se trata de “hacer más con menos” y hacerlo de una mejor manera.

Al respecto, hay varios fundamentos que es importante conocer, como los que te compartimos a continuación:

• Procesos optimizados: la revisión permanente y la mejora de todos los procesos organizacionales, para identificar cuellos de botella, eliminar tareas innecesarias y adoptar prácticas más productivas.
• Inversión tecnológica: la inversión en tecnología moderna y de vanguardia es clave, con herramientas de colaboración, gestión de proyectos, comunicación y análisis de datos, fundamentales para mantener una operación eficiente y competitiva.
• Desarrollo de estrategias de RR. HH.: la selección y desarrollo adecuado del talento no debe perderse de vista porque representan el corazón de cualquier organización, y la forma en que se reclutan, gestionan y desarrollan a los empleados puede tener un impacto profundo en la eficiencia de las operaciones.
• Decisiones basadas en datos: la toma de decisiones informada, respaldada con datos objetivos, concretos y de calidad, permiten que una empresa pueda evaluar internamente sus operaciones y hacer ajustes en las estrategias en consecuencia para potenciar el rendimiento.

Beneficios de la eficiencia operativa en los procesos operativos

Entre las ventajas más destacadas de la eficiencia operativa de una empresa, se encuentran las siguientes:

Aumento de la productividad

La eficiencia operativa impulsa el aumento de la productividad con la eliminación de las tareas innecesarias y la optimización de los tiempos y los recursos implicados en los diferentes procesos productivos que se llevan a cabo a diario. 

Así, por ejemplo, una empresa que opera de forma remota puede aprovechar herramientas como Engage de Deel para seguir y gestionar el tiempo libre fácilmente, con tan solo enviar un mensaje. Esto agiliza la solicitud, el seguimiento y el análisis del uso de tiempo libre de los colaboradores sin salir de Slack. Por consiguiente, los empleados y los gerentes no pierden tiempo para coordinar el PTO. Pero no solo eso. 

También, los profesionales de tu departamento de Recursos Humanos pueden recibir alertas automáticas sobre signos de agotamiento para tomar medidas de prevención. Sin duda, una ventaja competitiva inigualable.

Ahorro del tiempo

La optimización de procesos ahorra tiempo valioso y la cantidad de recursos que se destina para las diferentes actividades. Por lo tanto, puedes redirigir esfuerzos y dedicación a tareas de mayor valor, centradas en lo estratégico de tu negocio. 

Imagina que cuentas con una solución que le permite a tu equipo de trabajo mantenerse organizado con todos los datos de la empresa en un solo lugar… Adiós a las innumerables hojas de cálculo y los errores de datos, al mismo tiempo que te aseguras de que tanto los detalles como los documentos de la empresa sigan en regla con un sistema de registro óptimo.

Ahora, tu mano de obra puede saber a quién recurrir gracias a organigramas actualizados, y tu departamento de RR. HH. puede gestionar las compensaciones, roles y documentos con un historial de todo en un solo lugar. Eso es Deel HR, y te invitamos a conocer más.

Menos margen de error humano

Cuando los procesos se llevan a cabo de manera eficiente, el riesgo de error humano se reduce notablemente y se obtienen mejores resultados. Supongamos que necesitas acceder a informes personalizados acerca del funcionamiento de tu empresa y tu equipo. 

Por ejemplo, quieres visualizar los costos globales para hacer un análisis profundo, debido a que tienes interés en la reducción de costos de tu empresa. Si tuvieras que solicitar esa información al departamento de Finanzas, y este no contara con una herramienta automatizada para su generación, el reporte podría demorar unos cuantos días. Ni hablar del margen de error (ineficiencias) debido a la necesidad de hacer varias consultas entre diferentes archivos e intercambiar información con otros miembros del equipo al respecto.

En cambio, una solución como Deel HR permite crear, personalizar y compartir informes no solo para entender el escenario actual, sino también para anticipar futuros costos a nivel global y por tipo de acuerdo. Todo de forma automática. ¿Lo necesitas? Está a un clic.

Disminución de la dispersión de tareas

La eficiencia operativa también trae como beneficio la reducción de la dispersión de tareas, porque cada empleado tiene en claro cuáles son sus responsabilidades. Asimismo, esto es aún más crucial en empresas remotas, donde la comunicación supone un desafío clave a superar. Un sistema de gestión de tareas en línea, por ejemplo, permite a cada empleado ver claramente sus responsabilidades y fechas límite. 

La implementación de un sistema de gestión de tareas en línea no solo facilita la visibilidad y claridad en las responsabilidades de cada empleado, sino que también promueve una coordinación efectiva en equipos distribuidos geográficamente. En entornos laborales remotos, donde la comunicación enfrenta desafíos particulares, la claridad en las responsabilidades se convierte en un elemento crucial para el funcionamiento eficiente de la empresa.

Estrategias para lograr la eficiencia operativa

¿Te gustaría que tu empresa experimente esos mismos beneficios? Entérate qué estrategias puedes seguir para alcanzar la eficiencia operativa de tu empresa:

1. Automatización de procesos

Si aplicas la estrategia de automatización de procesos en Recursos Humanos, puedes mejorar la eficiencia y la productividad de tus departamentos de forma significativa. Pero, ¿cómo lograrlo?

• Identifica procesos clave: comienza por detectar aquellos procesos que se repiten en el tiempo, o que son propensos a errores, y que demandan más tiempo para su realización. Esto puede incluir la gestión de nóminas, la incorporación de nuevos empleados, el offboarding, la gestión de tiempo libre y la gestión de documentos del personal. Un líder con liderazgo situacional reconocería que algunos procesos son ideales para la automatización, mientras que otros requieren supervisión y toma de decisiones más personalizada.
• Evalúa soluciones idóneas: investiga y selecciona herramientas que respondan a las necesidades de tu empresa, para automatizar dichos procesos. Asegúrate que sean soluciones fáciles de implementar.
• Define tus objetivos: pregúntate qué deseas lograr en materia de automatización. Estos objetivos podrían estar relacionados con la disminución o erradicación de errores en la gestión de nóminas, la aceleración en la incorporación de nuevas contrataciones o la mejora en la precisión de los registros históricos de tus empleados.
• Capacita al personal: toda nueva herramienta o solución especializada requiere un mínimo grado de entrenamiento. Asegúrate que todos comprendan cómo llevar a cabo sus tareas en esta plataforma y las funcionalidades que pueden hacer uso.

2. Tecnología y centralización de datos

En primer lugar, son diversos los estudios avalan que hay una conexión muy estrecha entre la productividad y el grado de digitalización de las empresas, como sostiene la investigación de Harvard Business Review. Sin embargo, generalmente, las organizaciones obtienen sólo entre el 25% y el 30% del valor esperado producto de las transformaciones digitales que realizan. Este resultado es porque no aprovechan las fortalezas digitales, y no actualizan la estrategia y el modelo de negocio. Un claro ejemplo podría ser la incorporación de una plataforma para automatizar procesos de recursos humanos y mantener las herramientas tecnológicas actualizadas y sincronizadas, como Deel HR, sobre la que te hemos contado anteriormente.

Con ella, los profesionales de RR. HH. ahorran tiempo y pueden centrarse en tareas estratégicas en lugar de tareas administrativas rutinarias. Sin embargo, si a pesar de la incorporación de esta plataforma se continúan utilizando las mismas prácticas y políticas de recursos humanos que se tenía antes de su incorporación, los resultados no serán muy diferentes. Por ejemplo, con la posibilidad de agilizar el onboarding de nuevos talentos, se puede acelerar el proceso de incorporación y ofrecer una experiencia más atractiva. Pero, si se continúa con un proceso tradicional y largo, no se aprovechan las ventajas de la automatización.

Por otro lado, al apoyarse en tecnología como esta que favorece a la centralización de los datos en un único lugar, se puede obtener información precisa y en tiempo real sobre el número de empleados o tendencias relativas a la gestión de nóminas. Aún más, si utilizas nuevas tecnologías de punta como Inteligencia Artificial a largo plazo, para validar la información de las nóminas con el propósito de garantizar números precisos para cada talento. En base a dichas conclusiones, puedes como CEO tomar mejores decisiones para el futuro de tu empresa.

3. Eliminación de procesos manuales

La tecnología puede reemplazar procesos manuales, como ocurre en las siguientes situaciones:

• Automatización de la nómina: las soluciones especializadas para Recursos Humanos permiten la automatización del cálculo y la gestión integral de las nóminas de los empleados. Los sistemas de software de nómina pueden calcular automáticamente los salarios, deducciones y retenciones fiscales, eliminando el tedioso proceso de hacerlo manualmente para la mejora continua.
• Onboarding completamente online: las nuevas contrataciones pueden completar formularios, firmar documentos y recibir materiales de capacitación en línea.
• Gestión del tiempo y asistencia automatizada: por ejemplo, para el registro de las horas trabajadas de forma online. Se trata de sistemas virtuales que cuentan con la capacidad para calcular automáticamente las horas de trabajo, reduciendo la necesidad de registros manuales y minimizando los errores.

Para lograrlo, es importante que realices una buena investigación a fondo y escojas soluciones tecnológicas que respondan y se adapten a tus necesidades específicas. Asimismo, cuanto más fácil sean de utilizar esas herramientas, más rápido podrás construir un equipo de alto rendimiento.

4. Formación del personal en herramientas digitales

La formación de los empleados sobre el uso de diversas herramientas y recursos digitales se ha convertido en un componente esencial de toda gestión de Recursos Humanos en la actualidad. Porque el dominio de nuevas herramientas basadas en datos, permite agilizar tareas del día a día, lo que significa un importante ahorro de tiempo y recursos. Por otra parte, esta formación es clave para interpretar datos y tomar decisiones informadas, en todo ámbito empresarial. Imagina cómo los reportes sobre tendencias del comportamiento de tu talento podría ayudar al equipo de RR. HH. a actuar antes de tiempo en favor de la retención.

En adición, a medida que las empresas abrazan la transformación digital, es necesario que exista un programa de entrenamiento y formación permanente. Solo así los empleados pueden mantenerse actualizados sobre las últimas novedades, cambios y tendencias tecnológicas.

5. Monitoreo y medición continuos

En un contexto de constante evolución y un mercado altamente competitivo, como CEO puedes recurrir a esta estrategia para tener éxito en todas las áreas de gestión. Porque mantenerse enfocado en la mejora constante y evaluar el progreso permite medir la eficacia de las políticas que se lleven a cabo, identificar áreas de mejora en el corto plazo y hacer adaptaciones frente a cambios internos y externos. Por ejemplo, si hubiera procesos ineficientes ligados a desafíos de capacitación o áreas de rotación crítica, podrías activar nuevas estrategias y tácticas antes de que pase más tiempo.

6. Comunicación efectiva y colaboración

¿Tienes un equipo distribuido en diferentes regiones y países del mundo? ¿Cómo puedes asegurar que todo el talento esté alineado sobre las necesidades y los progresos en los distintos proyectos que participan? La respuesta a estas preguntas está en las herramientas tecnológicas, las cuales ayudan a mejorar la comunicación y colaboración. Así, tu empleado de Argentina puede comunicarse con otro ubicado en México o India, a pesar de la distancia. Veamos algunos ejemplos concretos:

• Mensajería instantánea: Slack y Microsoft Teams son soluciones ideales para que los equipos puedan conectarse y mantener un diálogo instantáneo.
• Videoconferencias: Google Meet y Zoom permiten coordinar y realizar reuniones virtuales cara a cara, lo que mejora la interacción personal, a pesar de no compartir un espacio físico de oficina tradicional.
• Colaboración: con la suite de Google, tus empleados pueden compartir documentos online y trabajar sobre ellos en simultáneo.
• Gestión de proyectos: Asana, Trello y Jira son los indicados para la planificación, organización y seguimiento tanto de proyectos como de tareas, para una mayor transparencia entre todos. Son vitales para mejorar los tiempos de entrega en los flujos de trabajo y que los resultados obtenidos en los proyectos resulten de alta calidad.

7. Importancia de un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH)

El SIRH se ha transformado en un pilar central de toda búsqueda de la eficiencia operativa dentro del área de Recursos Humanos. Ya sea para optimizar y para centralizar datos y procesos relacionados con el capital humano, esta plataforma es la respuesta indicada. De esta manera, los profesionales de este sector evitarán tener la información dispersa y podrán tener un acceso más fácil y ordenado a dichos datos, lo cual también favorece a que no exista duplicación de información entre diferentes sistemas, reduciendo así el error humano.

Pero, también, el SIRH agiliza tareas relacionadas con la nómina, la incorporación de nuevos empleados y la gestión de tiempo libre, por lo que se aceleran los procesos de Recursos Humanos y se reduce la carga de trabajo manual. Todo ese mayor tiempo disponible ahora puede invertirse en la planeación de nuevas estrategias para mejorar los indicadores clave de rendimiento (KPI) del sector.

Alcanza la eficiencia operativa con Deel

La eficiencia operativa en las organizaciones es un componente crucial para optimizar la productividad y la claridad en las responsabilidades. Reducir la dispersión de tareas, ahorrar tiempo, y asegurar el margen de error en los procesos operativos es fundamental para el éxito empresarial. Esto cobra aún mayor importancia en entornos remotos. La implementación de sistemas de gestión de Recursos Humanos permite alcanzar la eficiencia operativa de una empresa.

¿Te gustaría garantizar que tus procesos de contratación cumplan con los requerimientos legales? ¿Y qué te parece la idea de impulsar tu cultura empresarial y fomentar un lugar de trabajo en el que prime la diversidad y la comunicación abierta? Esto solo es posible con la elección de las herramientas más versátiles, como lo es Deel. Hay muchas más razones para tener un Sistema de Información de Recursos Humanos, y aquí te las contamos.

Para conocer más de nuestras soluciones en Deel, agenda un demo con uno de nuestros especialistas.