Auditoría de Recursos Humanos: qué es y cómo hacerla

Si te gustaría mejorar alguno de los procesos en tu departamento de Recursos Humanos o sientes que hay un bloqueo pero no logras identificar cómo o dónde mejorar, te invitamos a conocer más sobre la auditoría y sus beneficios.

La auditoría de RR.HH. es un excelente recurso para evaluar el desempeño y rendimiento con el propósito de hallar oportunidades de mejora. Aquí te contamos de qué se trata y cómo puedes llevarla a cabo en tu organización.

¿Qué es una auditoría de Recursos Humanos?

La auditoría de Recursos Humanos refiere al proceso en el que se evalúa cómo es el funcionamiento y rendimiento de dicho sector en una empresa, examinando distintas variables y aspectos laborales que forman parte del proceso de trabajo de RR.HH. Por ejemplo, cómo es el abordaje del proceso de contratación y cómo se definen los niveles de compensación por departamento y tipo de cargo laboral.

Los principales objetivos de una auditoría de este estilo:

• Identificación de las tareas relevantes, en línea con los objetivos y expectativas del negocio.
• Medición del desempeño.
• Disminución de costos.
• Aplicación de buenas y mejores prácticas.
• Detección de errores y problemas.
• Promoción del cambio.
• Asignación de recursos de forma óptima.
• Optimización del tiempo y recursos.
• Mejoras para hacer que el área sea más eficiente.

Sobre los elementos que componen una auditoría de gestión de Recursos Humanos, se encuentran los siguientes:

• Nombre: es la identificación de la auditoría (proyecto o proceso en particular a evaluar).
• Objetivos: se indican los objetivos generales y específicos que se persiguen gracias a la implementación de esta auditoría.
• Actividades: se especifican todas las actividades a desarrollar (o las más relevantes) en el marco de dicha evaluación, como puntos clave.
• Fecha de inicio y finalización: cuándo se llevará a cabo.
• Fecha de entrega: corresponde a la fecha de entrega del informe efectuado, con las conclusiones más importantes.
• Auditor: el nombre de la persona que asume dicho rol en el proceso.
• Recursos: se especifican todos los recursos necesarios para su realización.

La auditoría puede realizarla tanto un profesional externo como un empleado del sector. Generalmente, este proceso puede llevarse a cabo in-house, siempre y cuando se cuente con el expertise, los recursos y el tiempo necesario para realizarlo.

Una cuestión que es imprescindible es que el auditor debe tener acceso a toda la información necesaria, al mismo tiempo que debe contar con el liderazgo suficiente y la personalidad indicada para impulsar los cambios que resulten necesarios, producto de la auditoría realizada.

Tipos de auditorías de recursos humanos

Hay diferentes tipos de auditorías de Recursos Humanos, de acuerdo con la perspectiva que se examine el departamento o según los elementos o procesos que se desean evaluar:

• Auditoría de cumplimiento legal: se hace con la finalidad de detectar si todas las tareas de RR.HH. se están realizando según la normativa vigente en materia de derecho laboral, por ejemplo, para asegurarse del cumplimiento de las disposiciones legales.
• Auditoría I-9: se utiliza en los casos que se quiere verificar si todo el personal dispone del permiso de trabajo vigente. Es importante contar con el mismo frente a la solicitud del organismo de control estatal sobre inmigración y aduanas.
• Auditoría externa: cuando quien lleva adelante la evaluación lo realiza un consultor o una empresa que es ajena a la organización.
• Auditoría de enfoque comparativo: se propone la comparación de dos áreas de RR.HH. (la que se quiere auditar y otra que ya realizó los cambios producto de una auditoría).
• Auditoría de enfoque estadístico: antes de proponer acciones de mejora, se analiza la situación en base a la información estadística. La veracidad en los datos y el método de recolección deben ser precisos.
• Auditoría por objetivos: se comparan los resultados obtenidos por el departamento y los objetivos deseados.

¿Por qué deberías hacer una auditoría de RR.HH. regularmente?

Estas son las principales ventajas:

Perspectiva detallada sobre el funcionamiento del departamento

A partir de una auditoría, puedes tener una visión más específica sobre cuáles son las funciones de Recursos Humanos y cómo performa cada uno de los elementos y aspectos que hacen a dicha área de trabajo. Asimismo, esta revisión es útil para verificar la integración del departamento con el resto de la organización, cómo influye y cómo actúa frente a las demandas y necesidades que aparecen día a día con los empleados y sus requerimientos.

Mejora de procesos

¿Sabías que, de acuerdo a información disponible en Gartner, una de las prioridades de los responsables de RR.HH. es la experiencia del empleado? En línea con esto, las auditorías son necesarias para detectar oportunidades de mejora, pero no sólo en este campo.

Sin lugar a dudas, el progreso es más que importante cuando se trata de crecer como empresa, para obtener un ROI más óptimo y pensar en la expansión a nuevos mercados, por poner otro ejemplo. De esta forma, la identificación de puntos débiles y amenazas permiten tomar decisiones acertadas que contribuyan con el crecimiento no solo de este departamento en particular sino de toda la empresa (como en lo que respecta al clima laboral).

Así, por ejemplo, puede detectarse que para people analytics se requieren mejores métodos de recolección de información. También puede ocurrir que se detecten fallas por no disponer de la información de manera centralizada (frente a lo cual, el Sistema de Información de Recursos Humanos es una excelente solución).

Valoración sobre el accionar de RR.HH.

Muchas veces, las empresas suelen dejar a un lado al departamento de Recursos Humanos, considerándola como necesaria solo en caso de nóminas, gestión de prestaciones sociales o contratación de empleados. Sin embargo, esta área es fundamental para cuidar el recurso más preciado de cualquier organización: el capital humano.

Esa (errónea) perspectiva pueden tenerla personas de otros sectores dentro de la misma empresa. Pero con la realización de una auditoría, se puede dar lugar a un enfoque distinto y más positivo en relación con la administración de personal, de manera indirecta.

Ya que ayuda a comprender que RR.HH. no es ajeno al funcionamiento del negocio, sino que sus decisiones repercuten más de lo que se cree (desde ya, en cuanto al reclutamiento virtual de personal y/o promoción interna, por ejemplo).

Cómo hacer la auditoría de recursos humanos: paso a paso

Aquí te compartimos el paso a paso:

1. Definir los pilares de la auditoría

En otras palabras, se trata de determinar cuál es el grado de alcance de la auditoría a realizar. Esto implica tanto los objetivos como las áreas y aspectos a evaluar. Si no hay experiencia en auditar procesos en la empresa, una buena práctica es comenzar por generalidades (esto significa, evaluar toda el área con los procesos más relevantes).

Por lo tanto, como auditor debes hacerte las siguientes preguntas en este primer paso:

• ¿Qué objetivos quieres alcanzar?
• ¿Qué procesos evaluarás (por ejemplo, el proceso de selección)?
• ¿Qué recursos precisas para realizarlo?
• ¿Qué tipo de auditoría es preciso implementar?

2. Identifica las preguntas clave

¿Cuáles son aquellas preguntas imprescindibles que debes responder para la auditoría? Recuerda que deben estar en línea con los objetivos y expectativas. Por ejemplo:

• ¿La tasa de rotación de personal amerita una examinación de los motivos?
• ¿Por qué creció el absentismo?
• ¿Cómo se están implementando los programas de desarrollo de carrera en la empresa?
• ¿Cuáles son las nuevas necesidades del equipo de trabajo?

3. Recolecta la información que necesitas

En esta instancia, como auditor debes recopilar toda la información que precisas para realizar la auditoría. Los instrumentos más utilizados son:

• Entrevistas: puedes realizar entrevistas 1:1 con los empleados para recabar perspectivas y necesidades de los empleados del departamento. Sus comentarios puedes registrarlos para luego encontrar conexiones o identificar posibles causas que respondan a las preguntas que tienes como auditor.
• Datos históricos: ¿existe información de meses y años anteriores en relación con la rotación de personal? Solicita y busca todos los datos que sea relevante para futuras comparaciones.
• Información externa: puedes recurrir a información sobre el procedimiento de RR.HH. en otras empresas, por ejemplo, a través de consultoras o cámaras de comercio.
• Encuestas: las encuestas anónimas pueden arrojar claves a las que de otra manera no podría accederse, por el hecho de ser anónimas. Este punto contribuye a la honestidad en las respuestas y elimina posibles ocultamientos por desconfianza o temor.

Pregúntate:

• ¿Qué tipo de estadísticas necesitas?
• ¿A qué fuentes de información recurrirás?
• ¿Qué tan objetivos son los datos que necesitas?
• ¿Qué indicadores necesitas evaluar y, por ende, qué información debes solicitar?
• ¿Qué tipo de documentos son clave para hallar oportunidades de mejora?
• ¿Qué documentos existe en relación con los modos de llevar a cabo ciertos procesos internos de RR.HH.?
• ¿Cómo reciben los empleados la información sobre la empresa cuando recién comienzan (onboarding)?

4. Compara los datos

Para detectar mejoras, es importante acceder a información histórica (por ejemplo, comparar el último trimestre con otro período similar del pasado). Esto puede llevarse a cabo cuando se trata de una auditoría interna. Ahora, en el caso de las externas, también podrían compararse los datos con una muestra proveniente del mercado (y fijar parámetros).

Algunos interrogantes clave:

• ¿Cuál es el desempeño de RR.HH. en este proceso?
• ¿Qué cambió?
• ¿Qué se mejoró?
• ¿Qué es necesario recuperar del pasado?

5. Elabora el informe de auditoría

Tras la recolección y la comparación de datos, llega el momento de elaborar el informe. Este no solo debe contener los resultados, sino también conclusiones que colaboren con la toma de decisiones.

• ¿Qué oportunidades de mejora existen?
• ¿Qué prácticas deberían eliminarse o realizarse de forma más eficiente?
• ¿Qué otras áreas de la empresa podrían intervenir para mejorar el performance de RR.HH. y de qué manera?

Asimismo, este informe puede ser el punto de partida para la redacción o ajuste del manual de gestión del departamento. Cuando hablamos de manual, no se trata de un documento que se escribe una vez y luego no se consulta para modificarlo. Todo lo contrario, este documento implica posteriores revisiones y ajustes en la medida que sea necesario, para mejorar procesos, políticas y formas de hacer.

6. Diseña un plan de acción

Es importante crear un accionable que actúe como hoja de ruta para implementar los cambios necesarios, como paso a paso y tareas concretas, con el propósito de arribar a determinados objetivos concretos en el tiempo.

• ¿En cuánto tiempo se debe alcanzar cierto objetivo?
• ¿Qué tareas deben realizarse para lograrlo?
• ¿Quiénes deben ejecutarlas?
• ¿Quién hará ese seguimiento?
• ¿Cómo será el flujo de trabajo a partir de este plan?

7. Conviértelo en un hábito

La mejora como hábito es imprescindible para una mejor competitividad en el mercado. La auditoría es tan solo una herramienta y un claro ejemplo de la relevancia que tiene el mindset de la búsqueda de mejoras en los procesos internos.

Para esto, puedes preguntarte:

• ¿Cómo, desde tu lugar de liderazgo, puedes fomentar el cambio?
• ¿Qué cuestiones deberían cambiar en todos los departamentos para encontrar nuevas oportunidades de crecimiento?

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En síntesis, una auditoría de Recursos Humanos puede implementarse con diversos propósitos. Entre los objetivos más destacados, se encuentran los siguientes: evaluar cuáles son las políticas para cada aspecto de la gestión del talento humano (como el onboarding, los planes de carrera o los salarios), redefinir los objetivos del área y alinearlos a los del negocio, motivar a las personas de RR.HH. para promover el cambio y la innovación en la empresa, disminuir los costos por procesos mal ejecutados (a partir de la automatización y la integración de tecnología, por ejemplo) y detectar inconvenientes aledaños.

¿Quieres saber más sobre cómo mejorar la intervención de RR.HH. en tu empresa para maximizar su rendimiento? Te invitamos a leer estos artículos recomendados de nuestro blog:

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