Guía de reclutamiento virtual: Proceso, consejos y estrategias

Hace unos años, las empresas hacían todo lo posible para evitar la contratación virtual. Muchos vieron el reclutamiento online como el último recurso para atraer talento cuando no podían encontrar un candidato calificado que estuviera lo suficientemente cerca para entrevistarlo en la oficina. Pero cuando llegó la pandemia, el reclutamiento físico ya no era seguro ni eficiente, y las empresas tuvieron que adaptarse.

Ahora, gran parte de las empresas a nivel global han migrado su proceso de contratación a la virtualidad. Aún así, se necesita tiempo para acostumbrarse al reclutamiento online y aún más esfuerzo para hacerlo bien. En lugar de dar consejos para superar los obstaculos frente a este tema, este artículo te enseñará cómo crear una estrategia de reclutamiento virtual con visión de futuro, brindar una experiencia de candidato atractiva y sumar el mejor talento remoto a tu equipo.

¿Qué es el reclutamiento virtual?

El reclutamiento virtual es una estrategia de adquisición de talento online que se utiliza para atraer y examinar candidatos para un puesto sin reunirse en persona. Este proceso abre tu estrategia de reclutamiento a un pool de candidatos mucho más grande y diverso, especialmente si reclutas globalmente.

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Beneficios del reclutamiento virtual

Al ampliar tu estrategia de contratación para incluir el reclutamiento virtual, podrás agilizar tu proceso de adquisición de talento y mejorar la experiencia de tus candidatos.

Menor tiempo de contratación: los reclutadores podrán examinar a varios candidatos al mismo tiempo enviando assesments digitales o solicitando entrevistas en video pregrabadas.

Menos trabajo de RR.HH: la mayoría de las plataformas de contratación virtual incluyen gestión de documentos digitales y funciones de firma electrónica para reducir el papeleo que deben gestionar los equipos de RR.HH. Las funciones de automatización más comunes también pueden enviar e-mails de actualización a los candidatos en nombre de la empresa cuando son descartados o cuando avanzan en el proceso.

Menores gastos: tu equipo puede ahorrar dinero al organizar eventos virtuales de reclutamiento en lugar de eventos en persona. No tienes que pagar tarifas por el alquiler del lugar, el personal, el estacionamiento y el seguro del evento. vFairs, una plataforma de eventos virtuales, estima que una feria de empleo física cuesta $ 27,715 (USD) mientras que usar una plataforma de eventos virtual cuesta $ 9,000 (USD).

Sesgo reducido: al usar un software como PinPoint, podrás dentificar información relevante en los curriculums, anonimizar a los candidatos y contratar en función de la experiencia y la habilidad para reducir el riesgo de sesgo consciente o inconsciente.

Pool de talentos más diverso: podrás contratar empleados virtuales de cualquier parte del mundo y obtener una ventaja competitiva, con su experiencia, educación y cultura. Las empresas que son más diversas superan en innovación y rendimiento a las empresas que carecen de diversidad.

Desafíos del reclutamiento virtual

Si no te preparas para los desafíos del reclutamiento virtual, podrías entorpecer tu proceso de contratación y disuadir a los candidatos calificados.

Problemas tecnológicos: si un candidato tiene una mala conexión a Internet, su laptop está fallando o no está familiarizado con las plataformas que utilizas, este tendrá una experiencia negativa. Evita la pérdida de tiempo solucionando este tipo de cosas de manera proactiva y elaborando planes de respaldo para problemas técnicos.

Diferencias de zona horaria: si estás contratando a nivel internacional, es posible que tus horas de trabajo y las horas de trabajo de los candidatos no coincidan. Encontrar un momento que funcione para todos puede ser frustrante y retrasar el progreso.

Comunicación limitada: el 55 % de la comunicación es no verbal, es decir, el contacto visual, el espacio, la postura y el tacto comunican lo que pensamos y sentimos. En entornos virtuales, esas formas de comunicación desaparecen o se reducen en gran medida, lo que dificulta la conexión con los candidatos.

Diferencias culturales: si tu equipo no ha recibido la capacitación adecuada en temas de inclusión cultural, equidad y diversidad, encontrar diferencias respecto a esto podría exacerbar el sesgo al contratar a nivel mundial.

Cómo construir una fuerte estrategia de reclutamiento virtual

Según Aptitude Research, una de cada cuatro empresas no alcanzará sus objetivos de contratación. Para volver a la normalidad, los equipos de contratación intentan encontrar más candidatos en menos tiempo. Esto es lo que pueden hacer los equipos de adquisición de talento para mejorar su estrategia de contratación virtual y alcanzar sus objetivos de contratación.

1. Conoce tus requisitos legales

En algunos paises los empleadores deben cumplir con las leyes anti-discriminación las cuales establecen que es ilegal que los empleadores recluten trabajadores de una manera que discrimine en términos de:

• Raza
• Color
• Religión
• Sexo (incluyendo identidad de género, orientación sexual y embarazo)
• Nacionalidad (país de origen)
• Edad (40 años o más)
• Discapacidad
• Información genética

Las leyes de contratación se vuelven complejas cuando contratas trabajadores en otro país, o incluso en otra ciudad o Estado.

Si estás reclutando trabajadores independientes, debes cumplir con las leyes laborales locales de tu candidato para evitar la clasificación errónea. Esto se refiere a contratar y pagarle indebidamente a una persona como trabajador independiente en lugar de como empleado.

Obtén más información sobre cómo reclutar y contratar talento en el extranjero.

2. Impresiona a tus candidatos con una fuerte marca de empleador

Una marca de empleador (o employer brand) engloba aspectos como la cultura, la misión, la personalidad y los valores de tu empresa. Más del 75% de los adultos consideran estos antes de postularse para un puesto, por lo que debes comunicar los tuyos de manera efectiva.

Tener una marca de empleador clara y sólida te da una ventaja sobre tus competidores. Si un solicitante de empleo visitara tu sitio web, ¿entendería rápidamente los valores de tu equipo? Si ven que estos se alinean con los suyos, probablemente aplicarían sin dudarlo.

Las redes sociales son la herramienta más eficaz para hacer crecer la marca de un empleador, seguido de los sitios web y los eventos de contratación presenciales/virtuales. Esto es lo que deberías compartir online:

• Fotos y videos de reuniones de equipo
• Reviews de empleados de sitios web de crowdsourcing como Glassdoor
• Entrevistas a empleados (escritas o verbales)
• Una sección del sitio web dedicada a la cultura de tu empresa (fotos, videos, contenido escrito sobre ventajas y beneficios, etc.)
• Otra sección en el sitio web que describa tu misión, tu visión y tus core values.
• Contenido en el sitio web y en tus redes sociales que refleje la personalidad de la marca (informal, humorístico, inclusivo, agresivo, etc.)

3. Ofrece beneficios que atraigan talento remoto

Las empresas tuvieron que repensar su cobertura de beneficios después del auge del trabajo remoto. Por ejemplo, tras encuestar a 1549 estadounidenses, Staples descubrió que el 62 % de sus empleados aceptaría un salario más bajo a cambio de mejores beneficios en el lugar de trabajo. Algunas de las ventajas y beneficios más valorados por los empleados remotos incluyen:

• Subsidio para adecuación de oficina en casa (laptop, auriculares, silla ergonómica, escritorio de pie)
• Time off remunerado (PTO) ilimitado
• Seguro de salud
• Cobertura en temas de salud mental y bienestar (acceso a terapia, equipo para entrenar en casa, por ejemplo)
• Apoyo al cuidador
• Subsidio de aprendizaje y desarrollo
• Horario flexible
• Membresía en un espacio de co-working

4. Filtra a los candidatos con encuestas de skill-testing

Las encuestas de skill-testing demuestran cómo se desempeñaría un candidato en tu equipo. Dado que las encuestas son digitales, puedes enviarlas a varios candidatos a la vez, lo que agiliza tu reclutamiento en línea.

Envía los tests al principio del proceso de contratación, entre la selección inicial de candidatos y antes de las entrevistas virtuales. Para mostrar a los candidatos que respetas su tiempo y esfuerzo, mantén el tiempo de duración de los tests por debajo de tres horas y considera pagar a los participantes por su trabajo.

Puedes usar skill tests para evaluar a los candidatos en términos de las habilidades técnicas o de aquellas relacionadas con el rol en específico que desempeñarían. El equipo de Adaface ha desarrollado una variedad de pruebas de codificación y aptitud diseñadas específicamente para evaluar a los candidatos que compiten por puestos de tecnología y software. Para asegurarte de que un candidato es un buen match bien para la cultura de tu empresa, utiliza una plataforma como Plum para evaluar la personalidad, la capacidad de resolución de problemas y la inteligencia social de los candidatos.

5. Organiza un evento de reclutamiento virtual

Este es un evento online donde los candidatos y los gerentes de contratación pueden conectarse. Las mujeres, los estudiantes de color y los estudiantes neurodiversos encuentran que los eventos profesionales y entrevistas virtuales generan menos ansiedad, son más fáciles de equilibrar y más accesibles que conocer a posibles empleadores en persona.

Los eventos de contratación virtual son como jornadas de puertas abiertas para tu empresa. Este debería incluir seminarios web informativos sobre el negocio, los roles disponibles, la cultura del equipo y una sesión de preguntas y respuestas. A su vez, los candidatos deberían poder participar en los debates a través de una función de chat en vivo.

Las empresas a menudo organizan ferias profesionales virtuales cuando tienen muchos roles que cubrir. Algunas de estas son eventos de varios días, mientras que otras duran solo unas pocas horas. Incluye sesiones de trabajo para entrevistas grupales o entrevistas de video one-on-one donde los gerentes de contratación pueden evaluar a los candidatos.

Aquí hay algunas mejores prácticas a seguir:

• Promociona tu evento de reclutamiento virtual en tus redes sociales y sitio web, en sitios web de eventos y a través de publicaciones en bolsas de trabajo.
• Host a mock event with your internal team to test out the platform and get familiar with the layout and functions
• Organiza un evento simulado con tu equipo interno para probar la plataforma y familiarizarse con el diseño y las funciones
• Crea un cronograma para el evento y comparte el documento con los inscritos al menos 24 horas antes del inicio de este
• Envía un e-mail de seguimiento o una encuesta a los asistentes solicitando feedback sobre el evento.

6. Anticipa los desafíos de la zona horaria al programar entrevistas

El reclutamiento virtual te permite contratar al mejor talento en todo el mundo, pero programar entrevistas puede complicarse cuando te encuentras con diferentes zonas horarias, especialmente si tienes una gran cantidad de candidatos internacionales.

Evita que las diferencias de zona horaria detengan tu proceso de contratación usando una herramienta (o aplicación) de conversión de zona horaria sencilla. Siempre que necesites programar una reunión, ingresa tu ciudad y la ciudad del candidato para calcular la diferencia horaria. Si un candidato y tu tienen una diferencia horaria sustancial, revisa dónde se superponen las horas de trabajo estándar de ambos y reserva un espacio que se ajuste a ambos horarios.

También puedes usar un scheduling software como Calendly para crear una experiencia más colaborativa. Calendly detecta automáticamente las zonas horarias de los usuarios y ajusta sus horarios para que no tengas que hacer ningún cálculo manual de zona horaria. Establece tu horario, comparte tu enlace con los candidatos y permíteles elegir el intervalo de tiempo que más les convenga según tu disponibilidad.

7. Reemplaza las cover letters con entrevistas en video unidireccionales

Algunos reclutadores no leen las cover letters porque el contenido suele ser el mismo que el del currículum del candidato. Otros reclutadores dicen que no tienen tiempo para leer todas las cartas de presentación que reciben. Así que si estás buscando una forma más rápida y perspicaz de conocer a los candidatos en el proceso de reclutamiento, intenta reemplazar las cover letters con entrevistas en video unidireccionales.

A continuación te explicamos cómo hacer una entrevista unidireccional:

• Crea una lista de preguntas que normalmente no se responden en los currículums para evitar recibir información duplicada
• Comparte la lista de preguntas con los candidatos y pídeles que graben sus respuestas en un video corto
• Dales consejos sobre cómo grabar videos con éxito (grabar con buena iluminación, reducir el ruido de fondo, mirar a la cámara, hablar despacio y con claridad, etc.)

Las entrevistas unidireccionales funcionan especialmente bien para los reclutadores que contratan a varias personas a la vez. El método permite a los candidatos mostrar más de su personalidad y les da a los gerentes de contratación una noción de sus habilidades de comunicación verbal.

8. Comunícate con frecuencia para brindar una excelente experiencia a los candidatos

Trata a los candidatos como nuevos empleados durante el proceso de contratación virtual. Comunícate de manera proactiva con ellos y mantén una actitud positiva; recuerda, ellos están evaluando tu empresa al igual que tu los estás evaluando a ellos.

Al comienzo del proceso de contratación, envía a los candidatos un cronograma que describa cómo avanzarán en cada etapa de este e incluye a quién conocerán del equipo y cuándo. Ten un backup plan para cuando ocurran problemas técnicos y comparte esto con los candidatos. Por ejemplo, si tu Internet se corta antes de una entrevista en video y no pueden volver a conectarse, indícales un número de teléfono para llamar y poder continuar con la entrevista.

Al final del proceso de reclutamiento, los candidatos deberían percibir positivamente a tu empresa, incluso si no son contratados. Cuando tienen una gran experiencia, es más probable que vuelvan a solicitar un puesto en el futuro o que recomienden su empresa a alguien de su red.

9. Mejora tu tech-stack de reclutamiento

Según el 68% de los profesionales de contratación, la mejor manera de mejorar el los resultados del proceso de contratación es invertir en nueva tecnología. Considera el uso de herramientas de reclutamiento como chatbots, sistemas de seguimiento de candidatos, onboarding virtual y firma electrónica de documentos.

Los softwares de reclutamiento como Greenhouse incluyen comunicación automatizada con candidatos, reportes y organización de datos. Los candidatos también pueden pregrabar en la plataforma la pronunciación correcta de su nombre y sus pronombres preferidos para los gerentes de contratación, lo que crea una experiencia de contratación más cómoda e inclusiva.

Las redes sociales siguen siendo una excelente manera de reclutar a los mejores talentos. Las más utilizadas para esto son Facebook y LinkedIn. En estos canales se obtienen candidatos de la más alta calidad.

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10. Rastrea y evalúa tu proceso de reclutamiento

Las empresas necesitan datos para tomar decisiones sobre el talento, pero el 57% de estas no tienen la información necesaria porque no la están rastreando. Cuando recopilas y evalúas datos de reclutamiento virtual, puedes tomar decisiones informadas e identificar áreas de mejora más fácilmente. Además, cuando te acercas a los líderes de la organización para obtener más recursos o apoyo, tienes la información que necesitas para justificar tus solicitudes.

Aquí hay algunas cosas que deberís rastrear y medir:

• Dónde estás buscando el mayor número de candidatos
• Dónde estás buscando candidatos de la más alta calidad
• Número de registros en eventos
• Número de asistentes a los eventos
• Tasa de ofertas de trabajo aceptadas
• Tasa de ofertas de trabajo rechazadas
• Dónde los candidatos abandonan el proceso

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