Cómo hacer una entrevista remota efectiva si eres reclutador

Uno de los cambios más notables que trajo la pandemia en 2020 es la introducción del trabajo remoto en casi todas las empresas del mundo.

La mayoría de las empresas se vieron obligadas a desplazar edificios enteros con muy poca antelación y a cambiar todos sus procesos para volverlos online. La contratación no fue una excepción: las entrevistas remotas no eran una opción, sino una necesidad.

Sin embargo, la mayoría de las empresas no estaban del todo preparadas para que cada entrevista de trabajo se convirtiera en "una videollamada", esto tuvo un grave impacto en la calidad del output. Los gerentes de contratación no tienen mucha experiencia en entrevistas remotas, ni tampoco los reclutadores. Es difícil incluso imaginar cómo se deben sentir los candidatos cuando ingresan ansiosamente a una entrevista virtual.

¿Cómo es diferente una entrevista remota de una en vivo?

Tener un rol remoto ha disminuido el nivel de contacto. Al hacerlo, el proceso de contratación, especialmente las entrevistas remotas, se volvió menos personal.

Algunos de los mayores desafíos incluyen transmitir la cultura de la empresa: la calidez del espacio de oficina, el ambiente en las oficinas y el contacto en persona. Muchos sintieron que se había perdido mucho cuando todo el mundo comenzó a trabajar de forma remota. Sin embargo, siempre hay dos lados en cada historia.

Hablar con alguien mientras estás en tu propia casa, a menudo interrumpido por niños, mascotas o incluso vecinos ruidosos, ha introducido un cierto nivel de intimidad en el difícil desafío de trabajar de forma remota. Muchos se sintieron más cerca que nunca, ya que la distancia se convirtió en una norma para todos los trabajadores remotos. Adaptarse a la nueva normalidad es un proceso continuo, y RRHH siempre es el primero en ayudar a contribuir a la causa. En cada entrevista remota, hay formas en que puedes ayudar a cerrar la brecha y guiar a los candidatos a través de todo el proceso de contratación sin que sientan que se están perdiendo algo.

De hecho, entrevistar virtualmente puede ser lo mejor que hayas implementado en tus procesos de contratación.

El trabajo remoto y la entrevistas remota traen cambios al proceso de reclutamiento

Para realizar una transición exitosa a un entorno remoto, debes comenzar adaptando el proceso de la entrevista.

Primero, debes comprender que el proceso offline no puede simplemente replicarse y llevarse al mundo online de la misma forma. Cualquier intento de hacerlo, sin duda, fracasará. La evaluación de las personas debe abordarse desde una perspectiva completamente diferente. Desde que estalló la pandemia mundial, el cambio abrupto al trabajo remoto causó muchas molestias, pero solo para los inflexibles y aquellos que no estaban preparados. Si adaptas con éxito tu proceso de contratación y cambias de una entrevista presencial a una virtual sin disminuir la calidad del proceso o la dedicación al candidato, no tendrás ningún problema para obtener los resultados que esperas.

Muchos han estado realizando entrevistas virtuales durante años para muchas empresas que operan únicamente de forma remota en todo el mundo. Sin embargo, la pandemia forzó a muchos reclutadores a hacerlo, pero estas habilidades y conocimientos deben adquirirse con rapidez y eficiencia. En este artículo, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre las entrevistas remotas, incluso si nunca antes lo has hecho.

¿Cuál es la mejor manera de realizar una entrevista remota?

Comienza describiendo los aspectos más importantes y los componentes clave de una exitosa entrevista en persona:

• ¿Qué tipo de experiencia de usuario deseas para tus candidatos?
• ¿Cuál es el resultado deseado?
• ¿Cómo logras eso?

Cuando comienzas a cambiar tu proceso de entrevista, es crucial que el nivel de calidad que solía ofrecer tu empresa siga siendo el mismo. El mismo pensamiento y dedicación que se le daba a una entrevista en persona simplemente debe redirigirse para mejorar el proceso de entrevista remota. Quizás no puedas hacerlo de inmediato: tu primera entrevista online seguramente no estará exenta de contratiempos. Sin embargo, puedes mejorar lentamente tu metodología y alcanzar el nivel deseado de calidad y satisfacción para cada entrevista virtual, beneficiando así a tus trabajadores actuales y futuros.

Ten en cuenta que estás contratando a alguien que probablemente continuará trabajando de forma remota durante mucho tiempo. Tal vez en algún momento, su papel cambie, pero a partir de ahora las condiciones que ofreces probablemente no lo harán. Afortunadamente, el trabajo remoto tiene muchos beneficios, por lo que puedes usarlo a tu favor, así que empieza a pensar en cómo puedes adaptarte a un entorno remoto. El objetivo del proceso no es solo que los candidatos estén satisfechos, sino que tu departamento de RRHHH también esté contento con el proceso. Reclutar a los mejores talentos, manteniendo la marca de tu empleador, siempre debe ser el objetivo de un proceso de contratación. Cada empresa tiene un conjunto único de valores y prioridades, pero a aquí puedes leer algunos consejos para comenzar.

La entrevista de trabajo remota requiere mucha preparación

Eso es si quieres hacerlo con éxito. Encender tu cámara para una entrevista en video no será suficiente, así que asegúrate de estar listo para esta "nueva normalidad" en el mundo pandémico. Una vez que dediques tus recursos a mejorar el proceso, podrás cosechar los frutos de tu trabajo y solo modificar un par de cosas a medida que realizas más entrevistas remotas.

Antes de cada entrevista virtual

Estar preparado

En primer lugar, debes prepararte. El entrevistador tiene un papel vital en cualquier proceso de contratación, así que asegúrate de conocer todo acerca de su entrevistado, al igual que lo harías con cualquier entrevista en persona. Revisa cuidadosamente su CV, perfil de LinkedIn, así como cualquier perfil de redes sociales público. Obtén la carta de presentación o cualquier tipo de test que sea parte de tu proceso de entrevista. Ten una imagen clara del candidato antes de comenzar tu entrevista de trabajo remota. Habla con el gerente de contratación involucrado en el proceso de entrevista y prepara algún material con anticipación. Incluye a los futuros miembros de tu equipo y escucha sus perspectivas para tener una imagen completa.

Prepara al candidato

Asegúrate de haber informado al candidato todo lo que necesita saber. Todo el mundo está nervioso antes de aplicar a un nuevo trabajo, pero de alguna manera las entrevistas remotas parecen ser aún más estresantes. Hazles saber cuáles son tus expectativas, qué plataforma se utiliza en la empresa y qué deben hacer con anticipación. Dales todos los detalles sobre lo que sucederá, quién estará presente y cuánto durará. Comparte con ellos algunos consejos útiles para entrevistas y siempre verifica dos veces lo que se acordó. Incluso los problemas más pequeños, como las diferentes zonas horarias, pueden causar mucha confusión. Las videoconferencias no son fáciles y ellos deben saber qué esperar.

Presenta la empresa

Lo que muchos no entienden es que el nuevo trabajador potencial también está evaluando a la empresa. Causar la mejor impresión no es solo el objetivo del candidato, sino también el de la empresa. Toda la experiencia de un nuevo trabajador empieza con el primer contacto que tiene con la empresa, que suele ser el proceso de selección. La primera vez que este realmente hable con un representante de la empresa será durante la entrevista virtual, por esto, ya sea sea online u offline, este necesita obtener toda tu atención. El candidato podría considerar tu vacante como un trabajo soñado, así que asegúrate de al finalizar la llamada este se lleve con una primera impresión positiva.

Mejores prácticas de entrevistas remotas

Una vez que tengas todo eso cubierto, puedes dedicarte a las particularidades de la etiqueta de las entrevistas de trabajo remotas. Aquí hay algunos consejos que te prepararán para el éxito:

• Comienza por organizar el espacio a tu alrededor. No debe ser una distracción para la otra persona durante la entrevista, ni para ti. Elige un lugar tranquilo con distracciones mínimas.
• Minimiza el desorden en el escritorio, los artículos personales, las tazas de café, la comida para llevar, los juguetes de los niños, etc. y ponte frente a un fondo neutro en un entorno bien iluminado.
• Si estás trabajando desde casa, informa a tus compañeros de cuarto o familiares que necesitas estar en una zona libre de distracciones, para que puedas trabajar en un espacio tranquilo.
• Vístete para la ocasión. Tu entrevista puede ser en Google Hangouts, pero debes mantener la etiqueta de la oficina de todos modos.
• Silencia las notificaciones, apaga tu celular y limpia la carpeta de escritorio de tu computadora si compartes tu pantalla. Prueba tu equipo de antemano: cámara web, micrófono, todo lo que usarás. Presta atención a tu candidato y mantente enfocado en sus necesidades.
• Asegúrate de tener una segunda fuente de alimentación en modo de espera, en caso de que te quedes sin batería o experimentes alguna dificultad.
• Siempre preséntate al menos unos minutos antes, con todo ya configurado.
• Discute los desafíos únicos que representa la nueva forma de trabajar y no te asustes ante las preguntas difíciles.
• Concéntrate en escuchar y evaluar habilidades duras y blandas. Trata de no sobrecomunicarte y de no abrumar a ninguno de tus potenciales colegas.
• Después de completar con éxito tu entrevista virtual, envía un correo electrónico de seguimiento con una nota de agradecimiento y un resumen detallado con los próximos pasos y los plazos previstos.

Evita problemas técnicos con un plan alternativo

Las entrevistas remotas no siempre salen según lo planeado, ya que la tecnología puede fallar. Asegúrate de tener siempre un plan b, de modo que un problema técnico como una mala conexión a Internet no obligue a tener que reprogramarla. Siempre es mejor estar preparado y hacer pruebas con anticipación.

Sin embargo, si continúas experimentando muchas dificultades con la videollamada, considera cambiar a una entrevista telefónica para no causarle demasiados problemas al candidato. Solo pídales su número de teléfono y continúa desde allí.

Toma notas durante la entrevista

Decide cómo documentarás la conversación durante la entrevista virtual. Si eliges escribir, el sonido puede distraer al candidato, así que tomar notas a mano puede ser una mejor opción, solo asegúrate de no perder el contacto visual con el candidato. Si decides grabar la entrevista, pide permiso al entrevistado de antemano, hazlo incluso si estás realizando una entrevista telefónica.

Mantén el toque humano

Lo más difícil de la entrevista remota es poder mantener el factor humano y personal mientras se está físicamente separado del candidato. Estas no deben sentirse rígidas, distantes, incómodas o hacer que el potencial trabajador se sienta incómodo. La mejor manera de lograrlo es permitiéndoles comunicarse libremente e invitándolos a ser abiertos siendo tú mismo igual de abierto. Usa mucho el lenguaje corporal, el contacto visual y las expresiones faciales. Crea un espacio seguro donde puedan relajarse y comunicar sus ideas. Aunque es más difícil lograr esto cuando estás en una videollamada, no es imposible.

Todo comienza con el reclutador: este imitará tu propia postura, comportamiento y actitud, así que dale la bienvenida con una sonrisa amistosa y mantén la conversación. Al igual que con una entrevista cara a cara, empieza rompiendo el hielo, dedica unos minutos a charlar de forma amistosa.

En lugar de preguntar sobre el clima o lo difícil que fue encontrar la ubicación de la oficina, pregúntales sobre algo que ves o escuchas en el fondo. Minimiza hablar sobre temas incómodos, haz que se sientan cómodos haciendo entrevistas virtuales. Mantén esta actitud y comportamiento durante todo el proceso de la entrevista y verás cómo esto impacta de manera positiva a los candidatos.

La mejor plataforma de videollamadas para una entrevista de trabajo remota

Es genial que tu equipo esté funcionando, tu escritorio esté despejado y tus hijos sepan que no deben hacer ruido. Pero, ¿qué plataforma usarás? Esto puede tener un gran impacto en todo el proceso, así que no descuides este paso. Hay varias plataformas, por lo que debes averiguar cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Por ejemplo, si un candidato va a presentar su portafolio o una propuesta durante la entrevista virtual, tu herramienta de videoconferencia debe admitir el uso compartido de pantalla. Piensa en la estructura de la entrevista y elige la mejor plataforma.

Las plataformas de video como Zoom, Skype y Google Meet son buenas opciones para realizar una entrevista remota. Consulta a tus superiores sobre tu presupuesto y prueba todos los softwares que estén dentro de este. Esto te ayudará a comprender mejor la tecnología y elegir la más adecuada para ti.

Preguntas para hacer en una entrevista remota

Como ya mencionamos, es importante que consultes esto con tus gerentes de contratación con antelación. Es mucho más fácil coordinar cuando no estás haciendo una entrevista virtual, así que haz de cuenta de que no podrás hacerlo mientras el candidato esté presente.

También puedes probar hacerlo como si fuera un equipo y practicar la coordinación con tu gerente de contratación. Incluso durante una entrevista tradicional, es difícil trabajar en armonía con alguien con quien no está acostumbrado a trabajar. Hacerlo de forma remota solo lo convierte en un desafío mayor, así que practica antes de hablar con un candidato a través de la pantalla.

Una parte de la entrevista definitivamente debe permanecer igual, la que trata sobre la esencia del puesto al que están aplicando. Debes hacerle al candidato las mismas preguntas que le harías durante una entrevista cara a cara. Sin embargo, dado que probablemente lo contratarás para un puesto de trabajo remoto, se deben agregar algunas preguntas adicionales.

Trabajar desde casa durante una pandemia global ha demostrado ser todo un desafío para muchos trabajadores en todo el mundo, aunque ha creado muchas más oportunidades laborales. Tener un trabajo remoto quizás no sea algo que muchos tuvieran en sus planes. Por eso es tan importante que tu nuevo trabajador pueda adaptarse a estas nuevas circunstancias, trabajar bien bajo presión, ser proactivo y capaz de motivarse a sí mismo. Estar físicamente separado del resto de los miembros de la empresa, especialmente durante el onboarding, puede ser todo un desafío. Un rol remoto no es para todos, así que puedes evaluar todo esto durante una entrevista virtual, pidiéndoles que compartan ejemplos específicos, tantos como puedan.

Comienza por compilar una lista de habilidades y características que debe tener un nuevo trabajador en función del puesto remoto para el que estás contratando. No te olvides de los rasgos generales, como habilidades de comunicación, conocimiento técnico, trabajo en equipo, etc. Esta debería ser una parte clave de tu proceso de entrevista.

Durante una entrevista virtual, concéntrate en aprender más sobre ellos y la forma en que trabajan.

• ¿Puedes contarme sobre tu día a día y cómo te organizas?
• ¿Qué es lo más importante para ti para lograr el mejor desempeño?
• ¿Puedes decirme qué te motiva a ser productivo en estas nuevas circunstancias que estamos enfrentando?

Digamos que estás reclutando para un trabajo de representante de servicio al cliente. En la mayoría de los casos, esta persona pasa la mayor parte de su jornada laboral comunicándose con otros, intercambiando información, lidiando con diferentes clientes y trabajando bajo presión. Si deseas encontrar a la persona adecuada, debes probar no solo si podrá hacerlo, sino también si podrá hacerlo solo, en casa, quizás en una zona horaria diferente y sin ningún contacto en persona con sus compañeros de trabajo o sus clientes.

Durante la entrevista, pregúntales sobre su proceso de pensamiento, qué harán paso a paso cuando se encuentren con un cliente particularmente difícil. ¿Brillará su personalidad a través del conflicto, o confiarán en su conocimiento, experiencia y ejemplos de buenas prácticas?

Como entrevistador, tu responsabilidad es encontrar al candidato adecuado en función de todos los criterios necesarios: qué y cómo realizará una tarea.

Puedes aprender mucho sobre alguien si le haces una pregunta abierta como esa. Hacer las preguntas correctas durante una entrevista de trabajo puede ayudarte a descubrir qué tipo de candidato tienes frente a ti, incluso si es por videollamada. No te desanimes por el hecho de que no puedas conocer a tus candidatos en persona, plataformas como Zoom o Google Meets hacen el trabajo igual de bien. Es posible que el rol de tu futuro trabajador no permanezca remoto para siempre, pero por ahora, debe poder ser capaz de hacer su trabajo a distancia y hacerlo bien.

Terminar una entrevista de trabajo remota: próximos pasos

Esta es una parte del proceso que es igualmente importante tanto para las entrevistas remotas como para las presenciales. Lo último que el candidato debería escuchar son los pasos a seguir en el proceso.

Asegúrate de haberle dado un período de tiempo realista para la toma de la decisión y de haberle informado sobre lo que puede esperar que suceda en los siguientes días o semanas. Muchos trabajadores se sienten inseguros ya que el cambio al trabajo remoto les causo temor al no saber con certeza cómo se mediría su trabajo. Hazle saber sobre las políticas de trabajo remoto que tu empresa está implementando, y si hay más pasos en el proceso de contratación, tómate el tiempo para explicarlos.

Quizás la entrevista para una vacante remota sea virtual, pero sus sentimientos y pensamientos no lo son. Incluso si no son adecuados para el puesto al que aplicaron, deben terminar la entrevista con una actitud positiva hacia tu empresa.

Mejora el proceso de contratación al involucrar a los gerentes de contratación

Tener todas las notas y registros de cada entrevistado es esencial para un proceso de reclutamiento exitoso. Como entrevistador, debes poder transmitir los puntos más importantes para que tú y el resto de los gerentes de contratación puedan verlos y comprender el resultado de la entrevista remota. Puede ser tan simple como un archivo de Google Docs que compartas en un mensaje grupal de Slack con el equipo de contratación, puede parecer sencillo, pero contribuirá en gran medida a optimizar el proceso de contratación remota.

Incluso puedes hacer una prueba y pedir retroalimentación a tus colegas después de un par de entrevistas. Si tienen algún comentario constructivo, puedes mejorar tu método, y al menos estarás seguro de ir en la dirección correcta y que tus habilidades para entrevistas por videollamada solo pueden mejorar. La posición para la cuál estás reclutando puede cambiar, pero tu, como entrevistador, podrás adaptarte más fácilmente.