Lo que debes saber si gestionas el pago de nómina en México

Si contratas personal de manera remota en México, en este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre el pago de nómina en este país. ¡Sigue leyendo!

¿Contratas personal de manera remota en México? ¿Tienes dudas sobre el pago de la nómina de tu capital humano? En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber para gestionar el pago de nómina en este país y cumplir con la legislación local. El pago de nómina se encuentra entre las prioridades de toda empresa. Por un lado, esta debe procurar cumplir con los aspectos legales que conlleva la contratación de personal. Y por el otro, el trabajador tiene derecho a percibir un ingreso acorde a sus responsabilidades y tiempo dedicado a la empresa. Por lo tanto, es de gran importancia para mantener una relación entre ambas partes. 

Si gestionas el pago de la nómina en México, debes saber que está sujeta a la Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social y el Código Fiscal de la Federación. Más adelante te explicaremos cada una en detalle.

¿Qué es la nómina y qué incluye?

La nómina es un documento legal donde se ve reflejada la remuneración total del trabajador. Incluye sueldos, salarios, percepciones y deducciones correspondientes en un periodo determinado. Obtén toda la información sobre los tipos de nómina o cómo hacer una nómina paso a paso. 

Se puede clasificar según la periodicidad con la que se abona a los trabajadores y según el tipo de personal contratado por la empresa. Este documento contiene los datos fiscales de la empresa o ente emisor del pago y aquellos correspondientes al trabajador. 

Se estructura de la siguiente forma:

Percepciones

Compuestas por los ingresos que percibe el trabajador. Se incluye el salario, los bonos y horas extras. 

Deducciones

Aquellos conceptos por los cuales se retiene parte del pago del trabajador. Dependen del tipo de contrato, algunas pueden ser:  Impuesto Sobre La Renta (ISR), Cuota obrero patronales (IMSS), Impuesto al Valor Agregado (IVA), Fondo de Vivienda (Infonavit). 

Periodicidad

Las nóminas pueden ser semanales, catorcenales, quincenales o mensuales, según lo que se haya acordado entre el empleador y el trabajador.

Tipo de contrato

Es el acuerdo que existe entre el empleador y el trabajador, el cual establece las condiciones que regulan la relación entre ellos y detalla los servicios a prestar a cambio de una retribución. 

En el caso de México, hay 5 tipos de contrato, enunciados en el artículo 35 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), la cual desarrollaremos más adelante. Estos son:

1. Contrato por tiempo indeterminado o tiempo indefinido. Es el más conocido en México, y se caracteriza por no tener una fecha de finalización. Aquí se comprenden aquellas relaciones laborales que perduran más de 180 días consecutivos, sin fecha límite.

2. Contrato por obra o tiempo determinado. Este cuenta con una fecha de finalización, la cual se debe expresar en el documento.

3. Contrato laboral de temporada. También llamado contrato por relación de trabajo por temporada, se suele implementar en aquellos casos en los que se requiere personal para desempeñar tareas discontinuas, para labores específicas y continuas, para actividades de temporada.

4. Contrato laboral para capacitación inicial. Se implementa en aquellos vínculos laborales que se centran en el entrenamiento de los colaboradores en las habilidades que requieren desarrollar al máximo para desempeñar su trabajo de forma correcta.

5. Contrato de período de prueba. Está directamente relacionado con el contrato por tiempo indeterminado, dado que generalmente se suele celebrar, en una primera instancia, el contrato de período de prueba por 30 días.

Lee más: ¿Cuáles son los 5 Tipos de Contratos Laborales en México?

Leyes que regulan la nómina en México

La relación laboral entre el empleador y el trabajador está sujeta a derechos y obligaciones que deben ser identificadas por ambas partes. Antes de contratar capital humano en un país extranjero, es importante conocer las normativas y la forma de pago que regulan el trabajo para evitar inconvenientes con las autoridades. 

En cuanto al pago de la nómina en México, debes conocer las siguientes leyes que impactan directamente en esta: 

Ley Federal del Trabajo

La normativa referida a lo laboral está desarrollada en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Publicada en 1931, la Ley Federal del Trabajo es la ley de derecho laboral más importante en este país, ya que define la integración de un salario, el salario mínimo y las deducciones.

La misma entiende por trabajo digno: 

“(...) aquel en el que se respeta plenamente la dignidad humana del trabajador; no existe discriminación por origen étnico o nacional, género, edad, discapacidad, condición social, condiciones de salud, religión, condición migratoria, opiniones, preferencias sexuales o estado civil; se tiene acceso a la seguridad social y se percibe un salario remunerador; se recibe capacitación continua para el incremento de la productividad con beneficios compartidos, y se cuenta con condiciones óptimas de seguridad e higiene para prevenir riesgos de trabajo”. 

A su vez, en el artículo 804, establece dos puntos fundamentales: primero, la empresa debe conservar y exhibir los contratos individuales que se realicen. Segundo, se debe conservar el registro de la nómina personal de los trabajadores, que incluye los controles de asistencia, los comprobantes de pagos de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y los pagos de primas que se otorguen. Estos comprobantes y recibos se deben conservar mientras dure la relación laboral con los trabajadores y hasta un año después del cese de la misma.

Ley del Seguro Social

Regulada por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), ente encargado de brindar atención médica a los trabajadores, ofrece seguros por riesgo de trabajo, enfermedad y maternidad, prestaciones sociales, retiro y cesantía en edad avanzada.

El artículo 15 de la Ley del Seguro Social establece la obligación del empleador de inscribir a los trabajadores en el IMSS. Se deben incluir los detalles de la nómina: salario y cantidad de días trabajados. La compañía debe conservar este registro hasta 5 años después de su inscripción. 

Actualmente, la Ley tiene como objetivo:

• La asistencia médica
• La protección de los medios de subsistencia
• Los servicios generales para el bienestar, tanto individual como colectivo
• El otorgar una pensión que, siendo cumplidos los requisitos legales, será garantizada por el Estado

Código Fiscal de la Federación

Es un compendio de diversos aspectos fiscales, que rige las obligaciones de los contribuyentes con alguna actividad económica. El Código Fiscal de la Federación tiene como objetivo determinar las contribuciones y las obligaciones que se deben cumplir en relación con los impuestos federales. 

En términos legales, es el ordenamiento jurídico que define los conceptos fiscales fundamentales y fija los procedimientos para obtener los ingresos fiscales del gobierno. 

Conoce más sobre las leyes mexicanas: Nueva ley de outsourcing en México 2021: ¿En qué consiste la reforma?

Impuestos regulatorios de la nómina

Todas las empresas se deben registrar en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) para poder pagar los impuestos de forma mensual y anual. 

Además de las leyes mencionadas, para el pago de la nómina en México se deben considerar aquellos impuestos que la regulan, los cuales nombramos a continuación:

• INFONAVIT: El Instituto Nacional de la Vivienda para los Trabajadores tiene como objetivo brindar créditos a los empleados que les permitan adquirir una vivienda. Los artículos 97 y 110 de la Ley Federal del Trabajo establecen la obligación de los empleadores de pagar a esta entidad un 5% del salario base de cada trabajador para que pueda acceder a estos préstamos. Este porcentaje será descontado de su nómina. 
• ISR o Impuesto Sobre la Renta: Se aplica a las ganancias obtenidas en actividades como la venta o renta de inmuebles, o la prestación de algún tipo de servicio. Se debe pagar de manera mensual al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es la diferencia entre los ingresos y las deducciones autorizadas por el gobierno para todos los contribuyentes. Todas las personas están obligadas a la contribución del Impuesto sobre la Renta, o ISR, sin importar la naturaleza, denominación u origen de sus ingresos. Lee más acerca del ISR. 

Documentos necesarios para el pago de nómina en México

• CFDI de Nómina: es una factura electrónica que ejerce como un comprobante digital del pago a un trabajador.  El artículo 94 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) mencionada anteriormente, establece que el empleador debe expedir una factura o CFDI de nómina por la actividad laboral de un trabajador, esto con el objetivo de formalizar la relación comercial.

Formato: Está regido por el Código Fiscal de la Federación, donde se establece de qué manera se debe estructurar el contenido de la nómina para tener validez de comprobante fiscal. Debe incluir los siguientes conceptos establecidos por la legislación vigente en México: 

• Datos identificativos de la empresa
• Datos del trabajador
• Periodo de liquidación correspondiente al recibo de nómina
• Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales
• Detalle de las deducciones realizadas
• Líquido a percibir
• Lugar de emisión, firma y sello de la empresa y trabajador

¿Por qué es importante la nómina?

La gestión de la nómina es un proceso vital en el funcionamiento de toda empresa. Permite que la misma funcione de manera ordenada, al llevar registro financiero de los pagos a los trabajadores, es decir, de los egresos de la compañía.

Es valioso, además, para que la empresa esté al día con el cumplimiento según lo establecido legalmente en materia de derecho laboral y regulaciones vinculadas al trabajo en el país donde opere. 

En la nómina se conservan documentos y archivos requeridos por la ley. Lo que hemos desarrollado en este artículo tiene la intención de ayudarte a conocer algunas exigencias de las legislaciones que rigen el trabajo en México para que tu empresa pueda operar sin inconvenientes.

Para establecer y mantener los vínculos laborales con trabajadores mexicanos, te recomendamos seguir informado sobre las leyes y sus modificaciones. En cuanto al trabajo remoto, actualmente existe una Ley del Teletrabajo en México que lo regula. 

💡 Además, puedes leer sobre Cómo Contratar Talento Desde Cualquier Lugar.

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