Cómo hacer una planeación estratégica para tu empresa

¿Cómo las empresas pueden tener una visión a largo plazo con metas claras y objetivas? ¿Cómo pueden anticipar y adaptarse a los cambios radicales y graduales del mercado? ¿Cómo pueden asignar recursos de una mejor manera gracias a la identificación de áreas clave? La respuesta es la planeación estratégica para la expansión internacional y cualquier meta de crecimiento, un proceso fundamental para el crecimiento y la eficiencia organizacional, ya que actúa como una hoja de ruta para el logro de los objetivos y el cumplimiento de expectativas. Aquí te contamos más detalles sobre este tema.

¿Qué es la planeación estratégica?

La planeación estratégica es un proceso que permite definir el horizonte hacia el que una organización se encamina y, en consecuencia, incluye la toma de decisiones que se centran en el futuro de la misma. Por medio de esta planeación, las empresas pueden definir sus objetivos, desarrollar estrategias para alcanzarlos y evaluar su progreso a lo largo del tiempo. En otras palabras, es esencial para el desarrollo y el éxito a largo plazo, ya que permite:

• Alinear los objetivos con las acciones: ayuda a las empresas a definir sus objetivos y a desarrollar estrategias para alcanzarlos. Por lo tanto, esto permite que las empresas tomen decisiones correctas para asegurar el alcance de sus metas.
• Tomar decisiones informadas: proporciona una base de información bastante sólida para hacerlo, evitando tomar decisiones que sean apresuradas o que no tengan un respaldo objetivo.
• Responder a los cambios requeridos: garantiza la adaptabilidad frente a un escenario empresarial en permanente cambio. De hecho, aquellas organizaciones que no sean capaces de adaptarse a esos cambios corren el riesgo de perder competitividad. Con la planeación estratégica son capaces de mantenerse competitivas.

¿Cómo hacer una planeación estratégica para tu empresa?

Aquí te compartimos el paso a paso:

1. Haz una evaluación de necesidades actuales con un análisis del entorno

El primer paso del proceso de planeación estratégica empresarial es realizar una evaluación de las necesidades actuales de la empresa, para construir y escalar con pasos firmes. De esta forma, es posible identificar fortalezas y debilidades, así como también oportunidades y amenazas. Para eso, es importante recopilar información sobre su situación actual (su desempeño financiero, su posición competitiva, su cultura organizacional y sus procesos internos) y su entorno (analizar las tendencias del mercado, la competencia, la tecnología y las regulaciones). Así, una vez que se cuenta con dichos datos, es posible identificar las necesidades actuales y futuras al interior de la empresa para la elaboración de un plan estratégico sólido en base al estado actual y a lo que se aspira llegar.

A continuación, algunos ejemplos de posibles necesidades que se podrían detectar con un análisis FODA o DAFO para la estrategia empresarial:

• Necesidad de invertir en investigación y desarrollo, mejorar su servicio al cliente o ampliar su distribución para llegar a nuevos mercados (el enfoque de global mobility es necesario para eso).
• Necesidad de desarrollar una oferta comercial más robusta, con nuevos productos o servicios, al mismo tiempo que hacer cambios en la estrategia de marketing para expandirse a mercados aún desconocidos.
• Necesidad de automatizar diversos procesos internos, mejorar los sistemas de información o reducir costos.

2. Establece objetivos estratégicos

Este próximo paso para la planificación estratégica consiste en la definición de objetivos de la organización que se desean lograr a largo plazo (es decir, objetivos generales para los próximos años). Por medio de esto, es posible que una empresa tenga una dirección clara hacia la que apuntar y esto también es beneficioso para los empleados, porque estos pueden centrar sus esfuerzos en tareas que estén alineadas con el éxito que se pretende lograr. Por otro lado, proporcionan un marco para la evaluación del desempeño, para saber si la organización está progresando y para identificar cuáles son las áreas que requieren mejoras, producto del análisis interno y el análisis externo. Ahora bien, a la hora de definir los objetivos, es importante seguir la regla SMART:

• Específico: deben ser claros y específicos. Por ejemplo, incrementar la participación en el mercado o reducir los costos operativos de manera significativa.
• Medibles: deben poder ser medidos para evaluar el progreso a lo largo del tiempo. Por ejemplo, lograr un aumento del 10% en la cuota del mercado o disminuir el 25% de los costos operativos.
• Alcanzables: deben ser factibles de ser alcanzados, aunque también deben ser desafiantes. Por ejemplo, basado en un análisis de mercado y la capacidad de la empresa para expandirse.
• Relevantes: deben serlo para la estrategia general. Por ejemplo, contribuye a la mejora de la rentabilidad o contribuye directamente al crecimiento.
• Temporal: deben tener un plazo determinado. Por ejemplo, se establece un plazo de un año para la implementación y evaluación.

Para una visión más precisa del proceso de planificación estratégica, el mapa estratégico en el balanced scorecard o cuadro de mando integral es recomendable porque permite tener un panorama claro de los objetivos a alcanzar por parte del equipo de trabajo. Sin duda, es esencial para seguir todo plan de acción alineado al análisis estratégico y los factores internos que entran en juego.

3. Desarrolla los Indicadores Clave de Desempeño (KPI)

Estos KPIs son fundamentales como métricas específicas que permiten medir el rendimiento en áreas críticas que se encuentran en sintonía directa con los objetivos estratégicos delineados en el paso anterior. Por consiguiente, la identificación y el desarrollo de los Indicadores Clave de Desempeño es necesario para evaluar cuál es el rendimiento en términos cuantitativos, al mismo tiempo que esto asegura que la atención se centre en áreas críticas para el éxito estratégico. Es decir, evita la dispersión de recursos y esfuerzos en aspectos menos significativos.

Entre los KPI más utilizados, se encuentran los siguientes:

• Tasa de conversión de ventas: su propósito es medir la eficacia de las actividad de ventas. La fórmula es (Número de Ventas / Número de Visitantes) * 100. Indica la eficiencia de la conversión de clientes potenciales en reales.
• Retención de clientes: su propósito es evaluar la lealtad de los clientes. La fórmula es ((Número de Clientes al Final del Periodo - Nuevos Clientes Adquiridos) / Número de Clientes al Inicio del Periodo) * 100. Una alta retención de clientes puede indicar la satisfacción del cliente y la calidad de los productos o servicios.
• Costo de adquisición de clientes: su propósito es medir el gasto asociado con la obtención de nuevos clientes. La fórmula es Costo Total de Marketing y Ventas / Número de Nuevos Clientes Adquiridos. Este KPI permite evaluar la eficiencia de las estrategias de adquisición de clientes en relación con los recursos invertidos.
• Índice de rotación de empleados: su propósito es evaluar la retención y la satisfacción de los empleados. La fórmula es (Número de Empleados que Dejan la Empresa / Número Total de Empleados) * 100. Así, una baja rotación puede indicar un entorno de trabajo saludable y la efectividad de las prácticas de gestión de recursos humanos.
• Tiempo de ciclo de producción: su propósito es medir la eficiencia en la producción. La fórmula es Tiempo Total de Producción / Número de Unidades Producidas. Indica la velocidad con la que la empresa puede entregar productos al mercado.

4. Establece una conexión con el presupuesto

Sin duda, el plan financiero es elemental para que todo lo delineado en los pasos anteriores del modelo de planeación estratégica puede verse reflejado en acciones y recursos acorde a lo establecido. En dicho presupuesto se especifica cuánto dinero se gastará en las diferentes áreas de la empresa para el logro de las metas pautadas. Asimismo, el presupuesto proporciona información sobre los recursos disponibles, lo que puede ayudar a la empresa a tomar decisiones más informadas sobre cómo asignar recursos y, a su vez, permite tener una noción clara sobre la manera en la que se utilizarán los recursos para una posterior auditoría. Ahora bien, para establecer una conexión efectiva entre la planeación estratégica y el presupuesto, se debe hacer lo siguiente:

• Alinearlos objetivos estratégicos con los objetivos del presupuesto.
• Identificar los recursos necesarios para el éxito de la planeación estratégica.
• Asignar recursos de forma eficiente.

Por otra parte, es importante aclarar que esta parte de la planeación estratégica tiene relación directa con la gestión de Recursos Humanos, debido a que ambas partes se centran en el futuro organizacional. De esta manera, la planeación define los objetivos de la empresa y la gestión de recursos humanos ayuda a la empresa a alcanzar esos objetivos con programas de desarrollo de habilidades, monitoreo del clima laboral interno y otras acciones relevantes. En concreto, la gestión de RR. HH. puede ayudar de las siguientes maneras:

• Proveer información sobre los empleados: como sus habilidades, experiencia y conocimientos, así como también es necesario para identificar posibles brechas relacionadas con los objetivos de productividad y rentabilidad. Por ejemplo, si has detectado la necesidad de mejorar las habilidades de asistencia virtual del talento non-tech, puedes saber en qué áreas de dicha skill se requieren desarrollo.
• Desarrollar estrategias de talento: desarrollar estrategias de talento que apoyen sus objetivos estratégicos, las cuales pueden incluir iniciativas de reclutamiento, desarrollo, retención y compensación.
• Implementar estrategias relacionadas con el personal: puede incluir el desarrollo de programas y procesos para atraer, desarrollar, retener y recompensar al talento.

Por ejemplo, una empresa que tiene como objetivo aumentar sus ingresos podría desarrollar una estrategia de talento que se centre en atraer y retener a los mejores talentos por medio de iniciativas como el ofrecimiento de salarios competitivos, programas de desarrollo profesional y oportunidades de trabajo flexibles.

5. Realiza una selección del stack tecnológico

En primer lugar, ¿qué es el stack tecnológico? Este es un conjunto de herramientas y software que utiliza una empresa para ejecutar sus operaciones y su elección es relevante para la planeación estratégica porque puede ayudar a optimizar procesos internos (automatizarlos, reducir costos y mejora la eficiencia operativa), mejorar la toma de decisiones (con datos objetivos y depurados) y alinearse con los objetivos pautados. Para eso, se deben considerar los siguientes factores al seleccionar el stack más idóneo:

• El grado de compatibilidad del stack con los objetivos.
• Las necesidades deben ser plausibles de ser satisfechas según el tamaño, industria o ubicación.
• El presupuesto debe poder responder a ese stack.

Asimismo, la gestión de Recursos Humanos es un área fundamental que puede beneficiarse de la elección del stack adecuado, para automatizar la contratación y la nómina, mejorar la comunicación entre los empleados y mandos superiores del personal, y obtener información en tiempo real (reportes de people analytics) como el desempeño y la contribución al buen clima laboral. En este sentido, Deel HR y Global Payroll son dos soluciones que ayudan a las empresas a centralizar datos y simplificar la gestión de nóminas internacionales:

Deel HR

Deel HR es una plataforma de recursos humanos que ayuda a las empresas a gestionar el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación hasta la salida. Con ella, puedes centralizar datos cruciales sobre los empleados y simplificar tareas del sector de RR. HH. como la gestión de time off, gastos, documentos, cambios de compensación y mucho más, desde un sólo lugar.

• Incorpora a cualquier persona en cuestión de minutos. Gestiona el onboarding de cualquier colaborador usando nuestra plataforma, con personalizaciones diseñadas para cada tipo de contrato.
• Haz seguimiento a los cambios, comprende los costos globales y anticipa aumentos con nuestros informes de analytics en tiempo real.
• Mantente organizado con todos los datos de tu equipo en un solo lugar. Deshazte de las hojas de cálculo, los errores de datos, y asegúrate de que los detalles y documentos del equipo sigan en regla gracias a un sistema de registro.
• Simplifica la colaboración de tu equipo con flujos de trabajo personalizados. Ya no tienes que pedirle a Finanzas la aprobación de un aumento salarial o notificar a un manager sobre el cambio de una fecha de ingreso. Deel lo hace todo por ti.

Global Payroll

Global Payroll es una plataforma de nómina global que puedes ejecutar mientras duermes en más de 100 países para agilizar las operaciones internacionales y eliminar la administración continua del compliance local, los impuestos y los beneficios, entre otros.

• Puedes sincronizar automáticamente los detalles de los colaboradores desde tu plataforma de RR.HH y haz que tu equipo se sume sin problemas.
• Revisa los salarios e impuestos de tu equipo en un solo sistema, en lugar de utilizar múltiples plataformas de nómina.
• Ten la seguridad que nuestros administradores de nómina verifican que todos tus pagos cumplan con las regulaciones legales locales. Ellos se encargan de todo, desde los impuestos y las declaraciones gubernamentales hasta el procesamiento de los pagos en tu nombre en los países elegibles.

6. Define la estrategia de optimización de procesos

La estrategia de optimización de procesos es un plan que establece cómo la empresa mejorará sus procesos internos como ventaja competitiva, incluso a corto plazo. Y su definición es clave porque permite mejorar la eficiencia al reducir costos y potenciar la productividad, mejorar la calidad de los productos o servicios, y aumentar la innovación. Ahora bien, para definir una estrategia de este estilo, es necesario considerar cuáles son los objetivos estratégicos de la empresa, cuáles son los procesos actuales de la empresa y en qué estado de situación se encuentran y, por último, la estrategia de optimización de procesos debe tener en cuenta las mejores prácticas de otras empresas. Para una referencia más precisa, aquí algunas líneas de definición para esta estrategia:

• Implementar sistemas automatizados para realizar tareas rutinarias y repetitivas, liberando a los empleados para actividades de mayor valor agregado.
• Reevaluar y rediseñar completamente los procesos de fabricación para eliminar cuellos de botella y mejorar la eficiencia.
• Adoptar metodologías ágiles, como Scrum o Kanban, para gestionar proyectos de manera más flexible, colaborativa y eficiente.
• Invertir en la formación y desarrollo del personal para mejorar las habilidades y competencias, aumentando la eficiencia.
• Mejorar los procesos relacionados con la atención al cliente para aumentar la satisfacción y la retención.

7. Monitorea y evalúa de forma continua

El paso de monitorear y evaluar de forma continua en la planeación estratégica empresarial implica la implementación de un sistema robusto de seguimiento y análisis para evaluar el progreso hacia los objetivos estratégicos. Este proceso permite a la empresa ajustar sus estrategias en tiempo real, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para mantenerse en la senda correcta hacia el éxito a largo plazo:

• Programa reuniones regulares para revisar el progreso estratégico, a partir de un cronograma en el que se involucren los miembros de la organización o las partes interesadas de forma proactiva.
• Realiza análisis comparativos con competidores del sector para evaluar el rendimiento relativo.
• Haz evaluaciones periódicas y encuestas a los empleados para saber cómo se sienten al respecto, a modo de seguimiento del equipo remoto.
• Con base en la información recopilada, ajusta las estrategias según sea necesario.

8. Adáptate a los cambios externos

Imaginemos una empresa de venta al por menor que, a pesar de la creciente preferencia del mercado por las compras en línea, se aferra a un modelo de negocio tradicional basado únicamente en tiendas físicas. Esta empresa podría experimentar una disminución constante en las ventas y la participación de mercado debido a la falta de adaptación a las tendencias cambiantes del comportamiento del consumidor. En cambio, una organización similar que reconoce la creciente importancia del comercio electrónico, ésta invierte en la creación de una plataforma en línea robusta, mejora la experiencia de compra digital y optimiza sus operaciones para cumplir con pedidos en línea de manera eficiente. Además, implementa estrategias de marketing digital para llegar a nuevos segmentos de clientes. En este caso, la organización se adapta a los cambios externos, capitalizando la evolución del comportamiento del consumidor y asegurando su relevancia en un mercado en constante transformación.

Por lo tanto, este último paso implica la capacidad de la organización para responder de manera efectiva a las transformaciones en el entorno empresarial. Las compañías que reconocen y se ajustan proactivamente a cambios externos, como tendencias del mercado, avances tecnológicos o factores económicos, están mejor posicionadas para mantener su competitividad y sostenibilidad a largo plazo.

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