¿Qué es el onboarding? 5 mejores prácticas

Según una encuesta de The Muse, el 20 % de los millennials y de la generación Z renunciaría a un trabajo nuevo en un mes o menos si resultara diferente a lo anunciado, mientras que el 41 % lo haría en dos a seis meses.

Frente a esta situación, las empresas pueden repensar sus procesos de onboarding o implementar uno, en el caso de que no lo hubiera, para disminuir la rotación de personal recientemente incorporado en la empresa y mejorar la experiencia del empleado en general.

Aquí te contamos sobre los pasos que deberías tomar para crear un proceso de onboarding eficaz.

¿Qué es el proceso de onboarding y por qué es importante sistematizarlo?

El proceso de onboarding refiere al proceso de inducción de nuevos empleados para que conozcan la empresa, cuál es el rol en la misma, cómo están compuestos los departamentos y cuáles son los objetivos y la misión de la organización. Asimismo, los nuevos trabajadores pueden tener más claro sobre cómo desempeñar las funciones en la organización y qué se espera de ellos.

Entre los principales beneficios de la sistematización de este proceso, se encuentran:

• La retención de talento
• El aumento de la productividad
• La construcción de una marca empleadora sólida
• Costos reducidos del procesos de selección y contratación

Por otra parte, desde la óptica de los nuevos integrantes, estos sienten un compromiso mayor con la empresa, tienen más conocimiento sobre la organización y cómo llevar adelante sus tareas y cuentan con una elevada motivación para trabajar en equipo y de forma colaborativa. Sin dudas, esto reduce las posibilidades de renuncia.

En línea con Charney & Associates Recruiting, estudios muestran que las nuevas contrataciones que vieron su proceso de incorporación de manera positiva tuvieron una satisfacción laboral 30 veces mayor. Imagina cómo el onboarding puede traer este y más efectos positivos en tu organización.

¿Qué pasos debe tener el proceso de onboarding?

Estos son los principales pasos de un buen proceso de onboarding por parte de la empresa:

1. Envío del kit de bienvenida de la empresa

Una gran forma de empezar la relación laboral es con el envío de un kit personalizado con la identidad de la marca empleadora (es decir, los colores, la tipografía y el logo de la marca). Generalmente, las empresas suelen hacer este presente el día anterior o el mismo día de inicio. Este paso puede ser muy significativo en empresas remotas, donde un detalle así de pequeño puede ayudar a que el nuevo empleado se sienta parte del equipo.

Un buen detalle es incluir una nota de bienvenida o enviar un correo electrónico con un mensaje de recibimiento a la nueva incorporación. A su vez, es importante que todo el equipo esté al tanto de su llegada y de cómo se estructura el onboarding (para saber desde qué momento pueden requerir su colaboración en los proyectos y actividades del día a día de la organización).

2. Firma y suministro de documentación

Hay herramientas que facilitan la firma digital de documentos, como los contratos de trabajo, que permiten agilizar el onboarding online. Asimismo, aquí se pueden contemplar documentos relacionados con las políticas de confidencialidad de la empresa y sobre la cesión de los implementos informáticos.

3. Lectura del handbook

El manual de empleados debe ser lo suficientemente atractivo para generar una imagen positiva. Si bien no es obligatorio por ley, muchas empresas optan por su confección y envío para facilitar la adaptación de los nuevos trabajadores. Puede incluir:

• Información sobre las políticas.
• Procedimientos habituales de la empresa (ejemplo: gestión de las bajas o política de vacaciones y tiempo libre).
• Expectativas sobre las responsabilidades internas.
• Derechos del empleado y del empleador.

4. Acceso a las herramientas de trabajo

Es importante que el empleado conozca cuáles son las herramientas de trabajo desde el primer día. Quizás no sea necesario que sepa sobre todas desde el principio, pero sí sobre las que resultan más relevantes. Por ejemplo, en caso de que se utilice un sistema de fichaje, darle información sobre dónde encontrarlo y cómo es el procedimiento. Lo mismo en cuanto a la comunicación (chats internos y correo electrónico personalizado).

5. Encuentros con los miembros del equipo

¿Quiénes son los compañeros de trabajo? ¿Cómo está compuesto el equipo? ¿Quién es quién y qué rol desempeña cada uno? ¿Quién es el superior inmediato? Los nuevos empleados deben conocer con quién trabajarán de ahora en más. Por eso, la planificación de encuentros virtuales (videollamadas) es esencial.

6. Product training

Uno de los errores más frecuentes en las empresas, al momento de diseñar sus procesos de onboarding, es la falta de relevancia a los productos y/o servicios de la oferta comercial. Esto suele perjudicar el buen desempeño de los empleados desde un principio y se puede trasladar en un déficit de productividad hasta un mal clima organizacional (y, sin lugar a dudas, significativas pérdidas monetarias que tienen sus correlatos en el ambiente laboral).

Después de todo, resulta muy difícil vender o generar una estrategia ganadora que supere a la de la competencia si el propio equipo de trabajo desconoce las características y beneficios de la oferta de la compañía.

7. Seguimiento

Los primeros días y, sobre todo, la primera semana requieren de mucho seguimiento. Una buena práctica es la asignación de un mentor que no necesariamente debe ser un trabajador del mismo departamento, puede ser de otra área.

El seguimiento a corto plazo favorece a la adopción de herramientas digitales de uso frecuente en la empresa y al proceso de integración y conocimiento sobre la cultura corporativa.

¿Por qué es más complicado el proceso de onboarding virtual?

A la hora de incorporar talento global en un equipo distribuido, las empresas se enfrentan a varios desafíos:

• Configuración de los programas: a diferencia de un trabajo presencial, el onboarding virtual puede requerir de una importante participación del nuevo empleado para la configuración de los programas y dispositivos a utilizar. Aunque esto no es lo más frecuente, porque muchas veces los equipos de IT configuran los implementos de antemano y luego se los hacen llegar a los trabajadores.
• Una comunicación interna diferente: no es lo mismo que un trabajador comparta información de valor en voz alta en la oficina que hacerlo de manera virtual. Esta es el área de recursos humanos: es relevante que desde un principio se establezcan las pautas de comunicación interna, qué se puede comunicar y por qué canales.
• Creación de una cultura sólida: el aislamiento es uno de los desafíos a los que toda empresa con equipos remotos se enfrenta. Cuando los trabajadores se encuentran solos frente a la pantalla, pueden perder el sentido de pertenencia y el por qué y para qué están haciendo lo que hacen. Sin embargo, hay solución. La respuesta radica en dedicar tiempo para la conexión y forjar canales de comunicación con objetivos bien claros, aprovechando las herramientas que trae aparejada la transformación digital. Así, por ejemplo, en Slack se pueden generar canales dedicados para los nuevos trabajadores donde participen mentores.
• Suministro de la información en tiempos concretos: si los nuevos trabajadores reciben toda la información de una vez, esto puede ser un verdadero exceso de conocimiento que se le dificultará mucho aprender. Desde Recursos Humanos, es vital estructurar la información y jerarquizarla para su distribución, al mismo tiempo que se debe atender cuáles son los formatos más idóneos para hacerlo. Por ejemplo, hacer reuniones 1:1 de capacitación y proporcionar información sobre la historia de la empresa en un documento pdf breve. Esto también facilita la reducción de malos entendidos y una mayor productividad. 

A nivel general, todos estos desafíos tienen solución si se planifica y realiza un monitoreo frecuente sobre el rendimiento del proceso y, a su vez, si el talento contratado reúne las habilidades blandas necesarias para llevar a cabo el trabajo remoto.

5 mejores prácticas de onboarding virtual en un equipo remoto

¿Quieres saber cuál es la mejor manera de activar un buen plan de onboarding virtual? Conoce estas prácticas:

1. Divide el plan por semanas

Es una norma general que los procesos de onboarding tengan al menos una duración de tres meses (incluso puede extenderse a seis). Sin embargo, para que haya coherencia en el suministro de información y en la adaptación de los nuevos empleados, es importante estructurar el plan por semanas. Esto también facilita el seguimiento y la detección de oportunidades de mejora del proceso.

Pregúntate sobre qué temas trabajarás cada semana de onboarding y si realmente es útil a los fines de la adaptación y aprendizaje del talento sobre tu empresa y lo que ésta espera de cada nuevo empleado.

2. Utiliza herramientas de automatización del proceso

Algunas tareas o actividades del onboarding pueden ser tediosas y demandar mucho tiempo. Frente a esto, puedes adoptar herramientas digitales que facilitan su realización gracias a funciones automáticas. Por ejemplo, para el envío de documentación o la firma digital de documentos.

Utilizar la tecnología a tu favor, de eso se trata incluso más allá de los procesos de onboarding. Elegir la tecnología en RR.HH. que facilite y apoye al equipo de global mobility es imprescindible para una experiencia atractiva. Esto incluye la incorporación de Inteligencia Artificial para validar información de documentos y hacer recomendaciones sobre el desarrollo de habilidades necesarias para el desempeño de funciones.

3. Agenda check-ins

Los encuentros virtuales son necesarios, aún más, en esta instancia o fase inicial. Por eso, debes solicitar feedback al nuevo empleado. Pregúntale:

• ¿Tienes toda la información que necesitas?
• ¿Necesitas más recursos?
• ¿Tienes dudas? ¿Te gustaría rever algún punto de la información que has aprendido hasta el momento?
• ¿Qué más te gustaría saber o conocer en este momento?
• ¿Estás satisfecho con la experiencia?
• ¿La empresa te ofrece lo acordado?

Y no olvides anticipar qué hará al siguiente día. Así generas expectativas al mismo tiempo que generas seguridad.

4. Dale la bienvenida en las redes sociales

Muchas empresas optan por darle la bienvenida a los nuevos empleados en LinkedIn para que estos se sientan más comprometidos y sepan que no pasan inadvertidos en su incorporación, sino todo lo contrario. Puedes pedirle al colaborador que se tome una fotografía con el kit de bienvenida y que se lo envíe al equipo de marketing para que haga una publicación en la página oficial de la empresa en Internet.

📩 Si quieres inspirarte para el mensaje de bienvenida, en este otro artículo te dejamos unos cuantos ejemplos que puedes adecuar al tono de tu empresa.

5. Realiza tests

Las pruebas podrían ser semanales con la finalidad de encontrar tópicos o aspectos sobre los que es necesario reforzar con más información, por ejemplo. La técnica de evaluación debe ser con la finalidad de ayudar a los nuevos empleados a que comprendan de forma correcta la cultura de la empresa y cuál es su rol en la misma.

Cuida a tus nuevos miembros desde el minuto cero

Hasta aquí vimos qué es el onboarding, qué pasos debes seguir, por qué es complicada su implementación y cuáles son las mejores prácticas para realizarlo. Por lo tanto, para tener éxito en la cultura organizacional, los nuevos colaboradores deben atravesar un proceso de onboarding desde el primer día de trabajo, no solo para que conozcan su puesto de trabajo, sino que también entren en confianza con el equipo y sepan cómo es el funcionamiento interno de la empresa.

En resumen, el rol del departamento de Recursos Humanos es clave para generar una primera impresión positiva y un efectivo onboarding digital que suponga nuevo talento a largo plazo. Un punto esencial para la gestión de talento humano remoto.

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